胡麗娟

一、引言

在國家發(fā)展戰(zhàn)略部署的背景下，地方普通本科高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)變是一種趨勢，也是一種必然。檔案工作在應(yīng)用型本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展、提升內(nèi)涵建設(shè)過程中必不可少，高校檔案工作不僅是管理的基礎(chǔ)和條件，也是學(xué)校管理的工具和手段。高校教學(xué)檔案是高等院校在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動中的原始記錄，是記錄一所學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)優(yōu)勢和辦學(xué)特色形成過程的重要載體[1]97。

有學(xué)者認(rèn)為，教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量保障的基礎(chǔ)和體現(xiàn)，應(yīng)將科學(xué)全面的教學(xué)檔案管理機(jī)制納入重構(gòu)教學(xué)質(zhì)量保障體系中[2]140。有學(xué)者強(qiáng)調(diào)，高校教學(xué)檔案是體現(xiàn)大學(xué)文化的重要載體，大學(xué)文化積累的重要資源，傳承創(chuàng)新大學(xué)文化的重要依據(jù)和開展大學(xué)文化建設(shè)的重要素材[3]186。有學(xué)者認(rèn)為對教學(xué)檔案的充分開發(fā)與利用有助于促進(jìn)教學(xué)改革，幫助教師豐富教學(xué)內(nèi)容并提高教學(xué)水平，從而推動高校整體教學(xué)質(zhì)量的提升[4]98。

可以看出，教學(xué)檔案在傳承校園文化、提升教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)人才培養(yǎng)方面都起著不可忽視的作用，但教學(xué)檔案要發(fā)揮其功能作用，必須建立在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上。教學(xué)檔案管理是否規(guī)范，需要有科學(xué)、規(guī)范的指標(biāo)體系作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。對于高校檔案指標(biāo)體系的研究并不多，主要從檔案網(wǎng)站和利用服務(wù)的角度進(jìn)行研究，如解素芳、王朋、焦淑靜等從信息構(gòu)建的角度論述了高校檔案館網(wǎng)站評價指標(biāo)體系[5]53；寇冰、陳彤以山西省高校為例對高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)體系進(jìn)行了研究[6]103，馬仁杰教授以安徽省為例對高校檔案工作規(guī)范管理評價進(jìn)行了系統(tǒng)研究，并給出了具體的評價指標(biāo)內(nèi)容。

綜上，學(xué)者們雖然從不同的角度對高校檔案工作進(jìn)行了研究，但對教學(xué)檔案規(guī)范管理研究還較為薄弱，應(yīng)用型本科院校還缺乏一個系統(tǒng)的評價指標(biāo)體系來監(jiān)督和引導(dǎo)教學(xué)檔案規(guī)范管理。雖然馬仁杰教授以安徽省為例對高校檔案規(guī)范管理進(jìn)行了研究，也給本研究指標(biāo)體系的設(shè)置提供了有益的參考，但應(yīng)用型本科院校是高等院校體系中的一個重要類型，教學(xué)檔案的規(guī)范有著特殊意義。筆者以貴州省11 所應(yīng)用型本科院校為對象，通過問卷調(diào)查、實(shí)地走訪等形式對教學(xué)檔案的基本情況進(jìn)行了調(diào)研，通過構(gòu)建應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理評價指標(biāo)體系，以期豐富應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理研究，為應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案的規(guī)范管理提供理論依據(jù)和引導(dǎo)目標(biāo)。最終為提升教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)人才培養(yǎng)，提供材料支撐和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

二、指標(biāo)體系構(gòu)建原則

1.系統(tǒng)性。教學(xué)檔案規(guī)范管理涉及多個方面，既包括教學(xué)檔案自身的規(guī)范，也包括教學(xué)檔案外部條件保障，比如檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置是否合理、制度是否健全、檔案庫房是否符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)等等。因此，教學(xué)檔案規(guī)范管理指標(biāo)體系的構(gòu)建應(yīng)遵循系統(tǒng)性原則。

2.導(dǎo)向性。應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案管理有自身的特點(diǎn)，評價指標(biāo)是為了使應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案管理朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展，是改進(jìn)和完善的依據(jù)，因此指標(biāo)的設(shè)置應(yīng)考慮到影響規(guī)范管理的重要因素，對突出的問題在權(quán)重設(shè)置時有所側(cè)重，使最終構(gòu)建的指標(biāo)體系能夠檢查出一些主要的問題，為下一步工作方向提供指導(dǎo)性意見。

3.可操作性。指標(biāo)體系的構(gòu)建針對的是應(yīng)用型本科院校的教學(xué)檔案，而不是其他類型的高校，因此指標(biāo)體系的構(gòu)建具有一定的針對性。結(jié)合應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案工作實(shí)際，制定的指標(biāo)體系是為應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理提供切實(shí)可行的依據(jù)，通過指標(biāo)體系有利于發(fā)現(xiàn)目前教學(xué)檔案管理存在的不足，有針對性地進(jìn)行改善，為應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案未來發(fā)展指明方向。因此，指標(biāo)體系的構(gòu)建必須具有一定的可行性、可操作性。

4.前瞻性。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，不同時期對教學(xué)檔案管理工作也會提出不同的要求，教學(xué)檔案規(guī)范管理評價指標(biāo)的構(gòu)建既要滿足當(dāng)前需要解決的問題，也要考慮到未來數(shù)年內(nèi)的需要。因此，指標(biāo)體系的構(gòu)建要體現(xiàn)出一定的前瞻性。

三、評價指標(biāo)的選取

教學(xué)檔案規(guī)范管理評價指標(biāo)的選取，主要通過對調(diào)研結(jié)果的分析，對《高等學(xué)校檔案管理辦法》的研究，參考評價指標(biāo)體系相關(guān)的研究，以及筆者在高校檔案機(jī)構(gòu)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

1.機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備。建立與辦學(xué)規(guī)模相匹配的檔案機(jī)構(gòu)，配備滿足檔案工作開展需求的人員，是有效確保教學(xué)檔案規(guī)范管理的前提和基礎(chǔ)，是影響教學(xué)檔案規(guī)范管理的重要保障性因素。通過調(diào)研筆者發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用型本科院校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置與辦學(xué)規(guī)模不匹配的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，應(yīng)用型本科院校都已達(dá)到了建立檔案館的要求，但真正已經(jīng)建館的只有45%，而這個數(shù)據(jù)當(dāng)中有一部分還不是完全獨(dú)立建館，有的是合署辦公，有的只是行政級別為處級建制，卻沒有真正在履行檔案館的職責(zé)，因此機(jī)構(gòu)設(shè)置是評價指標(biāo)體系中必不可少的指標(biāo)。在機(jī)構(gòu)設(shè)置中，機(jī)構(gòu)職責(zé)是不可或缺的一項(xiàng)，因?yàn)橹挥新男邢鄳?yīng)的職責(zé)才能確保檔案機(jī)構(gòu)職能的發(fā)揮。同時，任何一項(xiàng)檔案工作的開展都離不開檔案人員，明確檔案人員數(shù)量和檔案人員待遇是解決檔案人員問題的關(guān)鍵因素，因此檔案人員也需作為一項(xiàng)考核指標(biāo)。

2.條件保障。教學(xué)檔案是高校檔案的一部分，教學(xué)檔案規(guī)范管理，除自身基礎(chǔ)管理規(guī)范外，還需要一定的條件為規(guī)范管理提供保障，如管理體制、經(jīng)費(fèi)保障、設(shè)備保障，因此在條件保障一級指標(biāo)下，需將以上幾個指標(biāo)納入考核項(xiàng)目。首先，檔案工作應(yīng)由校長負(fù)責(zé)，并需明確一名分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)。只有明確職責(zé)，檔案工作才能引起重視；領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作才能納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，劃撥經(jīng)費(fèi)，購買檔案管理所需要設(shè)施設(shè)備。教學(xué)檔案管理工作的開展離不開固定的經(jīng)費(fèi)作為保障，如教學(xué)檔案的編研、教學(xué)檔案的信息化等都需要一定的經(jīng)費(fèi)支持，如無經(jīng)費(fèi)很多工作將無法開展，同時教學(xué)檔案的保管需要有一定的設(shè)施設(shè)備來保障教學(xué)檔案的安全和長期可用。

3.教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作。教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作，是相對教學(xué)檔案外部條件來說的，指的是教學(xué)檔案自身的規(guī)范，是教學(xué)檔案指標(biāo)體系的重中之重，主要包括教學(xué)檔案的管理制度，教學(xué)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀等各方面。

制度是具有一定的指導(dǎo)性、約束性、規(guī)范性和穩(wěn)定性的，因此教學(xué)檔案的規(guī)范管理離不開健全的管理制度。檔案的收集是確保檔案齊全完整的重要環(huán)節(jié)，優(yōu)質(zhì)的教學(xué)檔案利用服務(wù)離不開豐富的教學(xué)檔案資源，而制定科學(xué)、完整的《教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》能夠有效確保教學(xué)檔案資源的豐富。教學(xué)檔案的規(guī)范整理，是為了日后的利用，因此檔案的整理必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，不管時間或人員如何變化，都能確保按照一定規(guī)律快速查找到所需檔案。教學(xué)檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀，是為了有效保障教學(xué)檔案的安全，通過鑒定銷毀，使教學(xué)檔案在有限的人力物力下能夠得到更好的管理。因此，需將以上幾個指標(biāo)作為教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作的考核項(xiàng)目。

4.教學(xué)檔案服務(wù)。教學(xué)檔案的保管最終是為了提供檔案利用服務(wù)，教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量的高低是檢驗(yàn)教學(xué)檔案規(guī)范管理的尺子，因此需將教學(xué)檔案服務(wù)納入考核指標(biāo)。教學(xué)檔案的利用、教學(xué)檔案信息化、教學(xué)檔案編研等是衡量教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量的幾個關(guān)鍵因素。教學(xué)檔案的利用主要是指教學(xué)檔案提供利用的方式，隨著信息化社會的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的利用也要符合人們對信息獲取方式的要求，單一的線下服務(wù)無法滿足現(xiàn)階段用戶的需求，因此教學(xué)檔案信息化，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案利用服務(wù)多元化的前提。教學(xué)檔案編研是積極主動提供利用的一種方式，優(yōu)質(zhì)的教學(xué)檔案利用服務(wù)，絕不僅僅只停留在復(fù)印原件的基礎(chǔ)上，更多的是對信息的挖掘和研究，提供有價值的編研成果。因此，以上幾個指標(biāo)需納入考核項(xiàng)目。

四、評價指標(biāo)體系的賦值

指標(biāo)體系通過權(quán)重來說明指標(biāo)的相對重要性，本研究主要以貴州省11 所應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案管理為研究對象，考慮到研究對象的數(shù)量，不宜采用定量分析法來確定指標(biāo)的權(quán)重。根據(jù)實(shí)際調(diào)研結(jié)果，結(jié)合筆者的檔案學(xué)專業(yè)背景，以及八年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，選擇了定性分析的優(yōu)序?qū)Ρ确▉沓醪接?jì)算權(quán)重，然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)，最終得出指標(biāo)的分值。優(yōu)序?qū)Ρ确ㄊ峭ㄟ^各項(xiàng)指標(biāo)兩兩進(jìn)行對比，通過指標(biāo)之間的聯(lián)系與相對重要性，確定其權(quán)重。優(yōu)序?qū)Ρ确ㄔ谀骋慌卸ㄉ嫌捎谥饔^因素，可能會出現(xiàn)一定的偏差，但可以通過與其他指標(biāo)的比較得到彌補(bǔ)，因此具有較大的客觀科學(xué)性。優(yōu)序?qū)Ρ确?，一般情況下用1、2、3、4、5 來表示重要程度，數(shù)字越大，表示越重要。例如A、B 兩個指標(biāo)相比較，A 比B重要，按照重要程度，如果A 為4，則B 為1，如果A 為3，則B 為2；反之如果B 比A 重要，按照重要程度，如果B 為4，則A 為1，如果B 為3，則A 為2；總之A、B 指標(biāo)賦予重要程度的值和為5。

1.一級指標(biāo)權(quán)重。為了便于統(tǒng)計(jì)，將一級指標(biāo)中的機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備設(shè)置為A，條件保障設(shè)置為B，教學(xué)檔案管理設(shè)置為C, 教學(xué)檔案服務(wù)設(shè)置為D，將這些指標(biāo)，作兩兩比較，最終通過所占比例得出最終權(quán)重，如下表所示。

一級指標(biāo)權(quán)重

2.二級指標(biāo)權(quán)重。同理，利用優(yōu)序?qū)Ρ确ㄋ愠龆壷笜?biāo)具體權(quán)重，如下表所示：

一級指標(biāo)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備條件保障教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作教學(xué)檔案服務(wù)二級指標(biāo)機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)職責(zé)人員配備管理體制經(jīng)費(fèi)保障設(shè)施設(shè)備管理制度檔案的收集檔案的整理檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀檔案的信息化檔案的編研提供利用的方式權(quán)重0.47 0.13 0.4 0.14 0.53 0.33 0.33 0.27 0.23 0.17 0.47 0.33 0.2

3.指標(biāo)體系分值的設(shè)置。通過優(yōu)序?qū)Ρ确?，算出了各?xiàng)指標(biāo)權(quán)重后，筆者將總的分值設(shè)置為100 分，通過權(quán)重算出分值后，根據(jù)實(shí)際情況再做一定的微調(diào)，最終得出每級指標(biāo)的具體分值，具體如下表所示。

一級指標(biāo)機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備條件保障分值30分值12 6 12 18教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作30教學(xué)檔案服務(wù)22二級指標(biāo)機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)職責(zé)人員配備管理體制經(jīng)費(fèi)保障設(shè)施設(shè)備管理制度檔案的收集檔案的整理檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀檔案的信息化檔案的編研提供利用的方式5 8 5 9 8 8 5 1 0 8 4

4.評分細(xì)則的設(shè)定。

（1）機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備（30 分）。機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備是整個檔案工作規(guī)范與否的基礎(chǔ)和前提，主要通過以下觀測點(diǎn)來衡量機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)職責(zé)、人員配備情況。

①機(jī)構(gòu)設(shè)置（12 分）。機(jī)構(gòu)設(shè)置主要針對是否建立處級建制的檔案館來進(jìn)行考核。檔案機(jī)構(gòu)的行政級別會影響到人員職數(shù)的配備、經(jīng)費(fèi)的多少、庫房的面積等等，因此會直接影響到教學(xué)檔案工作的開展。目前應(yīng)用型本科院校建立獨(dú)立檔案館的高校較少，也是比較突出的問題，因此機(jī)構(gòu)設(shè)置12 分中，建立了獨(dú)立的正處級檔案館得12 分，其中檔案館為合署辦公或附屬于其他某一部門的處級建制機(jī)構(gòu)得10 分，建立了綜合檔案室得8 分，檔案室若為某一部門的內(nèi)部科室得5 分。

②機(jī)構(gòu)職責(zé)（6 分）。機(jī)構(gòu)職責(zé)涉及的內(nèi)容比較多：負(fù)責(zé)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；負(fù)責(zé)各類檔案的接收（征集）、整理、保管、利用工作；負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，挖掘檔案信息，開展檔案編研；負(fù)責(zé)檢查、總結(jié)、表彰檔案工作。這幾點(diǎn)同等重要，因此各為1 分。其次，每年至少開展一次全校性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推動檔案信息化建設(shè)工作；開展檔案宣傳；參加檔案學(xué)術(shù)交流活動，各項(xiàng)為0.5 分。

③人員配備（12）。人員配備中最重要的是檔案人員的數(shù)量，因此配置專職檔案人員3 名及以上的得6 分，1—2 人得3 分，事實(shí)證明兼職檔案人員在檔案工作中也起著非常重要的作用，因此各部門配有兼職檔案人員得2 分；其次負(fù)責(zé)人的專業(yè)技術(shù)職稱對檔案工作的開展會起到很大的引領(lǐng)作用，因此檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人具有副高及以上職稱的得4 分。

（2）條件保障（18 分）。檔案工作的開展，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，將檔案工作納入學(xué)校規(guī)劃，由校長負(fù)責(zé)檔案工作，使檔案工作成為學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。教學(xué)檔案規(guī)范管理需要一定的經(jīng)費(fèi)來支撐檔案工作的開展，需要有固定、安全的場所為教學(xué)檔案提供長期保存。這些指標(biāo)都為教學(xué)檔案的規(guī)范管理提供了一定的條件保障，具體應(yīng)從以下幾點(diǎn)進(jìn)行考核。

①管理體制（5 分）。在實(shí)踐中，對檔案推動最大，最能體現(xiàn)檔案工作是否納入學(xué)校整體規(guī)劃是檔案工作是否納入年終目標(biāo)考核，因此在管理體制中，這一點(diǎn)最重要，設(shè)置為4 分，其中檔案納入目標(biāo)考核得2 分，獨(dú)立考核增加1 分，能夠嚴(yán)格執(zhí)行考核制度再增加1 分；其次，檔案工作由校長負(fù)責(zé)并明確一名分管校領(lǐng)導(dǎo)增加1 分。

②經(jīng)費(fèi)保障（8 分）。只有將經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校預(yù)算，才能保證檔案工作有固定經(jīng)費(fèi)來源，因此將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校預(yù)算設(shè)置為4 分，實(shí)際工作中真正用于檔案工作的開展得1 分，經(jīng)費(fèi)預(yù)算中包含了檔案信息化得1 分，包含了檔案編研得1 分，包含了檔案宣傳得1 分；同時檔案工作經(jīng)費(fèi)的多少，是衡量檔案工作是否能夠正常運(yùn)行的先決條件，根據(jù)調(diào)研和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，檔案機(jī)構(gòu)一年最低需要3 萬元才能保證檔案工作的基本運(yùn)轉(zhuǎn)，因此檔案機(jī)構(gòu)每年有3 萬元及以上的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)得4 分，1—2萬元得2 分。

③設(shè)施設(shè)備（5 分）。設(shè)施設(shè)備主要是保護(hù)檔案的長期可用性，因此庫房的“八防”措施是最重要的，“八防”設(shè)施設(shè)備齊全得2 分，缺一項(xiàng)扣0.5 分，直到此項(xiàng)分值扣完；其次，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)提供專用的符合檔案管理要求的檔案庫房得1 分；檔案裝具（檔案柜、檔案盒）符合要求，特殊載體檔案配備了專門的存放設(shè)備，得1 分；最后，檔案機(jī)構(gòu)能夠達(dá)到“三室分開”得0.5 分；檔案庫房能夠滿足未來30 年及以上的檔案保管需求，得0.5 分。

（3）教學(xué)檔案基礎(chǔ)工作（30 分）。教學(xué)管理規(guī)范主要體現(xiàn)在，制度是否健全，檔案收集是否齊全，檔案整理是否規(guī)范，是否按照要求開展檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀工作。具體從以下幾點(diǎn)進(jìn)行考核。

①教學(xué)檔案管理制度（9 分）。教學(xué)檔案管理規(guī)范離不開制度的保障：首先，應(yīng)建立檔案工作的檢查、考核與評估制度，因此此項(xiàng)設(shè)為2 分；其次，需建立教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，此項(xiàng)設(shè)為1 分，制定了教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限加1 分；最后應(yīng)建立檔案庫房管理制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、部門立卷制度、檔案的鑒定銷毀制度，每項(xiàng)各為1 分。

②教學(xué)檔案的收集（8 分）。教學(xué)檔案收集目前主要存在的問題是收集不齊全、不完整，而教學(xué)檔案的齊全完整對后續(xù)檔案工作服務(wù)質(zhì)量影響非常大，因此按照《教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限表》，歸檔文件齊全完整設(shè)為5 分；教學(xué)檔案在次學(xué)年寒假前按時歸檔，無積存零散文件，是確保教學(xué)檔案完整的一種方式，此項(xiàng)設(shè)置為3 分。

③教學(xué)檔案的整理（8 分）。教學(xué)檔案整理的規(guī)范，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：按照重要程度首先是檔案分類科學(xué)（1 分），組卷合理（1 分），案卷與卷內(nèi)文件排列合理有序（1 分）；其次是教學(xué)檔案歸檔材料質(zhì)地優(yōu)良，簽章完備、材料字跡工整，用字規(guī)范、無模糊不清的現(xiàn)象（2 分），本單位形成的歸檔原件（1 分），制作規(guī)范的目錄（1 分）；最后是編制頁號（0.5 分），裝訂規(guī)范（0.5 分）。

④檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀（5 分）。檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)與銷毀，是為了在有限的財(cái)力物力下，檔案得到更好的管理，因此嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，做好教學(xué)檔案統(tǒng)計(jì)工作，定期對教學(xué)檔案進(jìn)行檢查，對老舊檔案進(jìn)行修復(fù)，各為1 分；其次是為了保證有足夠的空間存放有價值的檔案，開展檔案鑒定銷毀工作，因此成立學(xué)校檔案鑒定工作組織，定期開展檔案鑒定與銷毀工作各為0.5 分。

（4）教學(xué)檔案服務(wù)（22 分）。教學(xué)檔案的價值是通過服務(wù)來實(shí)現(xiàn)的，教學(xué)檔案信息化是服務(wù)的基礎(chǔ)，教學(xué)檔案編研是積極主動提供服務(wù)的一種方式，提供教學(xué)檔案利用是教學(xué)檔案服務(wù)的常規(guī)工作。教學(xué)檔案服務(wù)具體從以下幾點(diǎn)進(jìn)行考核。

①教學(xué)檔案的信息化（10 分）。建立館藏教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫是教學(xué)檔案信息化的基礎(chǔ)也是最重要的工作。目前，應(yīng)用型本科院校在這一點(diǎn)上需要進(jìn)一步加強(qiáng)，因此這一點(diǎn)總分為5.5 分。由于應(yīng)用型本科院校檔案信息化工作處于剛剛起步的階段，建立教學(xué)檔案全文數(shù)據(jù)庫還需要一段時間，但是建立目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)是現(xiàn)階段信息化必須完成的工作，因此建立紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫得2分，建立教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫得2 分，建立教學(xué)工作相關(guān)的聲像檔案全文數(shù)據(jù)庫得1 分，收集畢業(yè)生合影照片得0.5 分。其次，檔案工作網(wǎng)站或網(wǎng)頁是檔案宣傳和了解檔案工作的窗口，設(shè)置為2 分。最后檔案信息化還需要購買檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理（1 分）；建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性（1 分）；教學(xué)檔案紙質(zhì)與電子檔案材料同步歸檔設(shè)為0.5 分。

②教學(xué)檔案編研（8 分）。教學(xué)檔案編研是衡量教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量的一項(xiàng)重要指標(biāo)，由于檔案編研是對檔案信息的挖掘和開發(fā)，此項(xiàng)工作重在編輯和研究，需要對館藏檔案的內(nèi)容、對利用者的需求有一定的了解，對檔案編研人員有一定的要求。因此需要有固定的編研人員專門從事編研工作，此項(xiàng)設(shè)置為4 分。檔案編研需要制訂一定的計(jì)劃，定期開展，才能使編研工作逐步開展起來，設(shè)置為4 分。

③教學(xué)檔案的利用（4 分）。教學(xué)檔案利用需要編制檢索工具，才能快速地在數(shù)量眾多的檔案中查找到需要的檔案，此項(xiàng)設(shè)置為1 分；隨著時代的進(jìn)步，獲取信息的手段發(fā)生了變化，因此開展網(wǎng)上教學(xué)檔案利用服務(wù)也成為教學(xué)檔案利用的一個考核指標(biāo)，開展網(wǎng)上教學(xué)檔案利用服務(wù)，開通了微信或微博服務(wù)，各設(shè)置為1 分；利用檔案有審批與登記手續(xù)，為1 分。

5.應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理評價指標(biāo)體系表（見下頁）。

五、結(jié)語

應(yīng)用型本科高校是大學(xué)的一種類型，有別于其他類型的高校，具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)[7]。應(yīng)用轉(zhuǎn)型實(shí)質(zhì)就是進(jìn)行一種改革和創(chuàng)新，涉及學(xué)科專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)模式、師資隊(duì)伍建設(shè)等改革，高校教學(xué)檔案是高等學(xué)校在教學(xué)活動中形成的具有保存價值的各類材料匯總，生動再現(xiàn)了教育教學(xué)的全過程[8]。教學(xué)檔案作用的發(fā)揮，需要建立在規(guī)范管理工作的基礎(chǔ)上，教學(xué)檔案是否規(guī)范需要有相應(yīng)的指標(biāo)體系作為檢驗(yàn)的尺子。本研究以貴州省11 所應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理為調(diào)查研究對象，構(gòu)建了“應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理評價指標(biāo)體系”。該指標(biāo)體系涵蓋了4 個一級指標(biāo)、13 個二級指標(biāo)、49 個觀測點(diǎn)，通過優(yōu)序?qū)Ρ确?，對每個指標(biāo)都賦予了權(quán)重，直觀體現(xiàn)了各個指標(biāo)在教學(xué)檔案規(guī)范管理中的重要性，同時為應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案規(guī)范管理評價提供了科學(xué)依據(jù)，強(qiáng)化了教學(xué)檔案規(guī)范管理建設(shè)的可操作性，能夠有效地規(guī)范教學(xué)檔案管理，同時也為高校教學(xué)檔案規(guī)范管理提供了有益的參考。