文/余立軍（湖北省隨州市隨縣公共檢驗(yàn)檢測(cè)中心）

科技的高速發(fā)展和人類智慧的充分發(fā)揮推動(dòng)了整個(gè)社會(huì)時(shí)代的高質(zhì)量發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也推動(dòng)了各行各業(yè)工作節(jié)奏和工作進(jìn)程步伐的加快，事業(yè)單位也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位快速高效的工作節(jié)奏，并且傳統(tǒng)檔案管理模式占用較多的人力、物力等，在查閱利用的過程中也比較煩瑣，花費(fèi)的時(shí)間比較多。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案資料很容易在長(zhǎng)期的查閱和利用過程中造成損壞或者是遺失等。鑒于此，對(duì)檔案管理實(shí)施信息化手段勢(shì)在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化的必要性

一方面對(duì)檔案管理實(shí)施信息化可以保證檔案資料信息彌補(bǔ)紙質(zhì)文件容易損壞和遺失的缺陷，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為可以長(zhǎng)期保存且容易檢索查閱和利用的電子文件信息資料；二是對(duì)檔案管理實(shí)施信息化，可以在很大程度上提高工作效率，推進(jìn)事業(yè)單位的快速、優(yōu)質(zhì)、健康發(fā)展；三是對(duì)檔案管理實(shí)施信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的網(wǎng)絡(luò)共享，提高其服務(wù)功能與成效。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（1）對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。當(dāng)前不少事業(yè)單位將主要精力放在了如何提高各項(xiàng)中心工作的質(zhì)量和效率上，實(shí)現(xiàn)中心工作任務(wù)的現(xiàn)代化、高質(zhì)量開展，而對(duì)檔案管理工作沒有與中心工作同步提升到應(yīng)有的重視程度，從而影響了事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化的進(jìn)程和速度。（2）檔案建設(shè)資金投入不夠。有一些單位對(duì)于檔案管理硬件設(shè)施的資金投入很少，還有一些單位的檔案建設(shè)僅僅停留在人工歸檔，難以適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的要求。（3）專業(yè)管理人才的缺乏?，F(xiàn)階段較多的事業(yè)單位檔案建設(shè)工作是由一些年齡結(jié)構(gòu)偏大的工作人員來開展，他們雖然經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但是卻缺乏現(xiàn)代化技術(shù)理念和信息化專業(yè)技術(shù)，無法完成信息化的檔案建設(shè)。（4）對(duì)軟件認(rèn)知水平不高。在不少事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理工作人員并沒有對(duì)專業(yè)軟件有一個(gè)深入的認(rèn)知，以為只要選用傳統(tǒng)的檔案管理軟件就行了，還存在對(duì)應(yīng)用于檔案管理方面的軟件的認(rèn)知及使用程度不高的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（1）從思想上提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，各行各業(yè)都對(duì)檔案管理工作及其重要性有了一個(gè)更加深入的正確認(rèn)知，對(duì)于事業(yè)單位來說應(yīng)該更加注重檔案信息資源的管理與利用，加快其信息化建設(shè)的步伐，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。首先，不能守著傳統(tǒng)的管理思想，務(wù)必從思想觀念上進(jìn)行改革。一是事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。在當(dāng)今這個(gè)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍推廣應(yīng)用的新時(shí)代下，檔案管理工作也必將借力信息化技術(shù)來更好地服務(wù)于各項(xiàng)相關(guān)工作，這是社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的必然需求。領(lǐng)導(dǎo)在轉(zhuǎn)變了思想觀念，在單位就能夠起到一種示范帶頭作用，對(duì)單位其他工作人員起到示范引領(lǐng)作用，從而有效帶動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作的順利、高效開展。二是要大力宣傳信息化檔案管理工作，以此來提高工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度和認(rèn)知水平，進(jìn)而提高工作人員參與檔案管理信息化建設(shè)的主動(dòng)性與能動(dòng)性。從而提高大家參與檔案信息化管理建設(shè)的積極性和主動(dòng)性，凝聚強(qiáng)大的工作合力，保障信息化檔案管理模式的最終形成，建立完備的管理體系，促使單位持續(xù)健康發(fā)展。（2）從資金上加大檔案管理的投入。提升檔案管理的效率，離不開良好的辦公環(huán)境和專業(yè)的人才，而這些都需要資金的投入。一是不斷加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)。為事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)提供完善的硬件支持和環(huán)境支持；二是提高工作人員對(duì)檔案管理軟件的操作水平和實(shí)踐應(yīng)用能力。不僅要加大檔案管理應(yīng)用軟件的資金投入，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其充分掌握檔案管理軟件的各項(xiàng)功能和操作流程，逐步發(fā)展成為專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)者，不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)新信息技術(shù)的能力。要想做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，必須做好硬件設(shè)施和軟件技術(shù)的同步落實(shí)與運(yùn)行，才能迅速提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。（3）從應(yīng)用上采用適合事業(yè)單位性質(zhì)的專業(yè)檔案管理軟件。只有適合事業(yè)單位特點(diǎn)與性質(zhì)的檔案管理軟件才能夠?qū)n案管理工作的效用充分發(fā)揮出來。在選擇檔案管理軟件之前要對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行充分了解，同時(shí)要在檔案管理軟件專業(yè)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行應(yīng)用軟件的選擇與購(gòu)買。另外，如何在市場(chǎng)上找到符合事業(yè)單位檔案管理需求的應(yīng)用軟件，可以聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)工作人員針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作需求進(jìn)行量身開發(fā)，充分保證發(fā)揮其對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的推動(dòng)作用。

四、結(jié)語

觀望當(dāng)下，信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)是今非昔比，我們必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，將信息技術(shù)有機(jī)、高效地運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、優(yōu)質(zhì)化管理，充分發(fā)揮檔案管理的功能和作用，從而推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展。