劉瑞花

摘 要：近年來現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，各機(jī)關(guān)單位也注重開始重視信息化建設(shè)工作，文件資料的形成和傳遞方式有了很大程度的改變，也要求機(jī)關(guān)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理方式和內(nèi)容。在信息時(shí)代下，機(jī)關(guān)單位檔案材料數(shù)量日益增多，檔案資源開發(fā)利用需求也持續(xù)增大，信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，在這樣的背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作人員必須要采取科學(xué)有效的對策，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化水平的提升。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對此問題展開了探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;機(jī)關(guān)檔案管理;存在問題;解決對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.112

檔案是人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成、間接積累的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案屬于第一手參考資料，并且有很高的法律效用，檔案管理工作涉及對檔案信息的整理、相關(guān)文件的分類、各類材料的保存等等。機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，想方設(shè)法提升了檔案管理質(zhì)量，能夠維護(hù)機(jī)關(guān)單位的歷史面貌，為機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)、現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定下良好的基礎(chǔ)。在信息化時(shí)代中，機(jī)關(guān)檔案管理困境的突破、正確的決策同等重要。

1 信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理存的問題

1）檔案意識(shí)有待加強(qiáng)。近年來，大力推行行政管理體制改革，建設(shè)服務(wù)型政府，部分機(jī)關(guān)單位推行“容缺辦理”、“免填單業(yè)務(wù)”等等便民服務(wù)措施，轉(zhuǎn)變職能了，效能提高了。但是機(jī)關(guān)單位人員對檔案管理的意識(shí)卻逐漸淡薄了，認(rèn)為檔案可有可無，單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理部門在實(shí)際工作開展過程當(dāng)中也嚴(yán)重缺乏科學(xué)的管理知識(shí)和管理理念。

2）檔案管理人員素質(zhì)不高。很多機(jī)關(guān)單位當(dāng)前都缺乏專職檔案管理人員，即便是有專職人員，也是普遍專業(yè)素質(zhì)較低，很多單位都是由內(nèi)部人員兼職處理檔案管理工作，根本無法滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。這種工作安排無法滿足檔案管理工作的日常要求，因?yàn)榛靵y的工作流程導(dǎo)致大量重要文件流失，嚴(yán)重影響到機(jī)關(guān)單位檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

3）檔案管理方法陳舊。科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益進(jìn)步，辦公“自動(dòng)化”和管理工作的“信息化”建設(shè)要求越來越多。機(jī)關(guān)單位想要適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理過程中運(yùn)用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人員仍用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案資料的整理，管理工作的推進(jìn)，不僅降低了信息化時(shí)代中機(jī)關(guān)檔案管理工作的“實(shí)效性”，更影響到了機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的現(xiàn)代化建設(shè)，創(chuàng)新管理難度大，檔案管理更復(fù)雜，即使有一些機(jī)會(huì)擺在面前，機(jī)關(guān)單位也走不出檔案管理困境，難以實(shí)現(xiàn)突破與創(chuàng)新，其他部門工作的開展因此變得阻力重重。

4）辦公效率相對較低。在信息時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)背景下需要對檔案材料的收進(jìn)、轉(zhuǎn)出、保存、開發(fā)利用等情況做出統(tǒng)計(jì)，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)匯報(bào)情況統(tǒng)計(jì)。過去的人工管理無法第一時(shí)間準(zhǔn)確完整地將檔案數(shù)據(jù)信息傳遞出去，導(dǎo)致檔案資源的開發(fā)利用程度不高，唯有進(jìn)一步落實(shí)檔案數(shù)據(jù)庫以及多媒體庫的建設(shè)，形成更加系統(tǒng)化的檢索體系，對各類檔案材料實(shí)施數(shù)字化處理，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)全文信息查詢，從而促進(jìn)辦公效率的提升。

5）安全意識(shí)較為淡薄。一方面，檔案安全意識(shí)淡薄。目前絕大部分檔案工作者的檔案安全意識(shí)有待提升，同時(shí)對計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)不了解，造成檔案資料信息防范水平不高。不能第一時(shí)間對檔案材料進(jìn)行備份和存檔，造成檔案資料丟失或由于安全措施不到位造成病毒入侵，對機(jī)關(guān)單位的檔案資源造成安全隱患。另一方面，檔案服務(wù)不到位，現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案資源的利用現(xiàn)狀是檔案利用人員僅僅可以被動(dòng)地獲取單向服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)能力不到位，遠(yuǎn)程服務(wù)也有待提升，從而影響到檔案材料的開發(fā)利用。

2 檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢

1）存儲(chǔ)量較大。在信息化時(shí)代下，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠依托于硬盤或者光盤這種現(xiàn)代化的存儲(chǔ)介質(zhì)來存儲(chǔ)檔案材料，其突出特點(diǎn)在于存儲(chǔ)量大，對存儲(chǔ)環(huán)境要求不是非常嚴(yán)格，僅僅需要一間辦公室即可同時(shí)存儲(chǔ)海量的檔案材料，還可以支持異地傳輸，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分共享。

2）規(guī)范性較強(qiáng)。信息時(shí)代下檔案管理工作能夠和辦公自動(dòng)化之間實(shí)現(xiàn)有效銜接，檔案材料數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)存儲(chǔ)，同時(shí)按照提前擬定好的程序分類存儲(chǔ)，進(jìn)行查詢時(shí)僅僅需要輸入相關(guān)參數(shù)即可第一時(shí)間獲得所需要的檔案信息。依靠對檔案數(shù)據(jù)、電子文件的篩選整合，對檔案資料進(jìn)行深加工，從而讓單位能夠更好的開展檔案管理服務(wù)。

3）效率更高。借助于信息化的開發(fā)利用方式，依靠信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的高效開發(fā)利用，促進(jìn)檔案材料數(shù)字化水平的不斷提升，進(jìn)而有效提升檔案服務(wù)效率。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理擁有了發(fā)展的信息化基礎(chǔ)，基于信息時(shí)代下的機(jī)關(guān)檔案管理不單單要確保存量數(shù)字化和增量電子化，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)搭建資源共享平臺(tái)以及檔案信息傳輸查詢交互平臺(tái)，以促進(jìn)工作效率的提升。

3 信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理的對策分析

1）貫徹落實(shí)信息管理。機(jī)關(guān)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)真正重視檔案管理，要堅(jiān)持從轉(zhuǎn)變個(gè)人思想觀念的角度著手，借助于持續(xù)更新的思想認(rèn)識(shí)來不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。另外還應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，一般來說包含了定期收集、集中收集、科室收集等幾種類型，收集形式通常是一邊使用一邊積累，借助于信息技術(shù)把檔案數(shù)據(jù)資料形成電子文件，利用電子轉(zhuǎn)換檔案功能，制定有針對性的檔案數(shù)據(jù)信息收集制度，將其納入檔案管理流程中來，確保門診檔案的有效收集歸檔[2]。

2）健全信息管理體系。必須要充分意識(shí)到檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法適應(yīng)電子檔案管理工作的需要，尤其是在今天這樣一個(gè)信息時(shí)代下，電子檔案材料數(shù)據(jù)越來越多，云計(jì)算技術(shù)的普及應(yīng)用，必須要有完善系統(tǒng)的體系指導(dǎo)，不能夠各單位獨(dú)立行事。在現(xiàn)階段，各級(jí)檔案管理部門已經(jīng)積累了較為豐富的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠指導(dǎo)未來信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定，如智能化檔案分析、云計(jì)算服務(wù)數(shù)據(jù)保密協(xié)定等，對于檔案信息化建設(shè)工作的有序開展具有非常重要的意義。

3）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。首先要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)盡快對在崗人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)積極引進(jìn)更多的人才，充實(shí)到檔案信息化管理工作人員隊(duì)伍中來。其次要建立完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，提高檔案工作人員的工作熱情，對檔案管理部門，將考核結(jié)果和薪酬福利直接掛鉤，針對考核結(jié)果優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。最后應(yīng)當(dāng)做好督查監(jiān)督，定期開展巡查監(jiān)督，落實(shí)責(zé)任，督促檔案管理人員奮進(jìn)爭先。

4）加強(qiáng)檔案安全管理。機(jī)關(guān)檔案管理安全是檔案工作的核心所在。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到安全保密工作的重要性。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制定檔案數(shù)據(jù)調(diào)閱密級(jí)審核制度，檢索檔案數(shù)據(jù)必須要按照具體情況設(shè)置分級(jí)保密程序進(jìn)行調(diào)用，如果電子信息系統(tǒng)存在問題，其中保存的檔案需要根據(jù)保密制度委派專業(yè)的維修人員進(jìn)行處理，防止檔案數(shù)據(jù)泄露，從而加強(qiáng)對電子檔案信息的保密工作。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代的來臨，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的推廣，不僅給人們的日常生活帶來了巨大便利，還使各行各業(yè)開展管理工作的創(chuàng)新有了更多機(jī)會(huì)。構(gòu)建信息化的檔案管理模式，機(jī)關(guān)檔案管理工作走出困境，檔案管理放在戰(zhàn)略高度上具體執(zhí)行，機(jī)關(guān)部門綜合職能有了很大程度的提升，相關(guān)人員共同努力下，期待機(jī)關(guān)檔案管理工作走向新的成功、創(chuàng)造更多奇跡。

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