張菁

【摘要】隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各領(lǐng)域的深入應(yīng)用，在這樣的大背景下人事檔案的管理逐漸走向信息化的管理方式，信息化的檔案管理對(duì)新時(shí)代的人事制度有著建設(shè)性的重大意義，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中必須結(jié)合多方面技術(shù)，充分做好人事檔案的開(kāi)發(fā)管理工作，合理配置信息化工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 人事檔案 檔案管理

1、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 宏雙峽貝狀

在當(dāng)下人事檔案的收集和整理等工作過(guò)程中，信息化的程度一直不高，要進(jìn)行歸檔收集和分類(lèi)等工作，往往會(huì)耗費(fèi)大量的人力資源，而與此同時(shí)因?yàn)槿耸聶n案管理的動(dòng)態(tài)性，導(dǎo)致要對(duì)這一工作內(nèi)容進(jìn)行全面的信息化發(fā)展存在了嚴(yán)重的阻力。而現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)讓信息化和大數(shù)據(jù)化有了新的進(jìn)展，人事檔案的管理工作可以更加真實(shí)的反映出工作人員的工作水平，確保工作的有效性，進(jìn)而能夠確保單位和企業(yè)的有效發(fā)展。人事檔案的管理工作和職業(yè)發(fā)展有著直觀的聯(lián)系，實(shí)際進(jìn)行管理的過(guò)程中必須要充分做好人事檔案的數(shù)字化管理和存儲(chǔ)，從而不斷提高工作效率，最終從根本上確保人力資源管理工作的有效性。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案工作中的作用

用人單位實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，人事檔案可以為人力資源管理部門(mén)提供重要的工作依據(jù)?？梢哉f(shuō)人事檔案就是個(gè)人工作過(guò)程的具體石錄過(guò)程，如果能夠?qū)n案進(jìn)行合理的應(yīng)用，則可以更加直觀清晰的了解到個(gè)人的職業(yè)生涯發(fā)展軌跡，進(jìn)行更加科學(xué)合理的工作?，F(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)也是人才的競(jìng)爭(zhēng)，在這一過(guò)程中企業(yè)必須要充分做好相關(guān)工作內(nèi)容，選賢舉能，全面的做好檔案管理相關(guān)工作內(nèi)容，并有機(jī)結(jié)合員工的業(yè)務(wù)水平和歷史情況等一系列的原始資料，深入的考核員工資質(zhì)能力等多方面的實(shí)際情況，進(jìn)而確保人力資源能夠得到更加充分有效的應(yīng)用，提高人力資源的應(yīng)用效果。人事檔案對(duì)于人力資源管理工作有著十分重要的作用和意義，從這一點(diǎn)來(lái)看，如果可以對(duì)其進(jìn)行信息化電子化管理，從而節(jié)省成本和提高的效率，讓個(gè)人信息個(gè)人能力能夠得到充分的發(fā)揮，確保工作人員學(xué)習(xí)和工作的有效性，最終確保企業(yè)整體效益。

1.3 文檔進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理的過(guò)渡過(guò)程

檔案管理占用空間較大，要進(jìn)行管理和查閱都較為不方便，而電子化的工作可以提高其應(yīng)用效率，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)讓人事檔案管理工作進(jìn)一步大數(shù)據(jù)電子化則可以進(jìn)一步確保人力資源管理工作能夠順利開(kāi)展，高效率開(kāi)展。人事檔案的文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，要進(jìn)行電子化的數(shù)據(jù)建設(shè)，需要完整規(guī)范的完成信息采集過(guò)程，從數(shù)據(jù)采集開(kāi)始，到后期的維護(hù)完善，都需要充分確保過(guò)程的有效性，其中需要掃描照片，應(yīng)當(dāng)盡量使用高清晰度的照片，確保資源的有效性，進(jìn)行管理的過(guò)程中也應(yīng)當(dāng)應(yīng)用盡可能高水平、高標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)來(lái)完成。人事檔案的信息化建設(shè)工作可以讓管理工作很大程度上變的更加便捷，進(jìn)行數(shù)字檔案的管理存儲(chǔ)過(guò)程中，電子檔案表現(xiàn)為更加新型更加有效的載體，也是數(shù)字信息化檔案管理過(guò)程中十分重要的一個(gè)內(nèi)容，可以將檔案內(nèi)容存儲(chǔ)在磁盤(pán)或者云空間上，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快捷高效的傳遞。

2、大數(shù)據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)

2.1 信息量較大。大數(shù)據(jù)技術(shù)相對(duì)來(lái)說(shuō)有著十分龐大的數(shù)據(jù)容量，其可以儲(chǔ)存的信息量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的超過(guò)了以往的人事檔案存儲(chǔ)信息量。人事檔案實(shí)際進(jìn)行管理過(guò)程中，包括了任聘合同、考核報(bào)表、考核內(nèi)容以及專業(yè)技術(shù)認(rèn)證等一系列內(nèi)容，內(nèi)容十分龐雜且數(shù)量很大。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理過(guò)程可以綜合應(yīng)用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，確保人事檔案資料能夠隨時(shí)精準(zhǔn)的錄入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，有效的確保檔案管理工作的實(shí)時(shí)性和有戈交險(xiǎn)。

2.2 價(jià)值較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理的工作過(guò)程當(dāng)中，檔案資料管理的工作可以表現(xiàn)出更高的效率和更高的準(zhǔn)確性，進(jìn)而能夠表現(xiàn)出更高的應(yīng)用價(jià)值。實(shí)際進(jìn)行人力檔案的管理過(guò)程中，必須要充分做好不同階段的資源整合工作，其中檔案管理部門(mén)需要有效的利用人事檔案來(lái)對(duì)員工行為和員工能力進(jìn)行深入的分析工作。與此同時(shí)，還可以有效的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)讓人事檔案和工作文書(shū)之間形成有效的聯(lián)系，確保人才應(yīng)用的有效性，確保對(duì)員工的多角度考察。

2.3 效率較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中有著相當(dāng)高的運(yùn)行效率，不僅對(duì)于人事檔案的減速過(guò)程有著很高的效率，與此同時(shí)要對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和變動(dòng)也有著更高的效率。很多大型事業(yè)單位運(yùn)行的過(guò)程中，有著十分復(fù)雜的人力資源配置，工作人員的類(lèi)別多種多樣，因而也有著十分龐大的人力資源檔案記錄文件，而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以針對(duì)性的建立起分門(mén)別類(lèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效的連接起來(lái)各種數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，進(jìn)而確保人事檔案能夠表現(xiàn)出良好的應(yīng)用效果。

3、人事檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

3.1 管理滯后

很多工作人員在面臨全新的大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)比較茫然，不知道從何下手，這也是人事檔案管理工作難以與時(shí)俱進(jìn)的一個(gè)根本原因，這樣的問(wèn)題最直觀的體現(xiàn)就是相關(guān)管理工作人員難以主動(dòng)接納大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)工作，與此同時(shí)也不會(huì)積極的響應(yīng)相關(guān)的技術(shù)工作內(nèi)容。以上是心理方面，與此同時(shí)實(shí)踐操作方面也存在了一定的滯后性管理的問(wèn)題，很多管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果和應(yīng)用方法都不是很了解，這樣就需要相關(guān)管理工作人員提高自身技術(shù)素養(yǎng)，充分了解大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用以及實(shí)際應(yīng)用效果，進(jìn)而在后續(xù)工作的過(guò)程中就能夠有效的結(jié)合工作實(shí)際情況來(lái)應(yīng)用具體的技術(shù)，提高工作效率。目前人事檔案具體管理的過(guò)程中可以分為工人檔案和干部檔案，兩者分別進(jìn)行歸檔和管理工作，但是實(shí)際管理的過(guò)程中工人檔案的具體分類(lèi)和管理沒(méi)有明確規(guī)定，如果將兩方面的檔案都按照同樣的方式進(jìn)行歸檔和分類(lèi)則難以滿足需求。針對(duì)這一情況，需要檔案管理工作人員能夠結(jié)合實(shí)際需求，不區(qū)別身份的進(jìn)行統(tǒng)一化檔案歸檔管理，集中進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上建立大數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于查詢權(quán)限進(jìn)行分級(jí)，進(jìn)而能夠讓檔案工作表現(xiàn)出更高的效率，發(fā)揮出檔案的作用。

3.2 歸檔方式落后

目前來(lái)看，很多人事檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，都沒(méi)有充分的法律決見(jiàn)定對(duì)其進(jìn)行學(xué)習(xí)，要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理比較難實(shí)現(xiàn)。在新時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)人事檔案的要求逐漸提高，人事檔案管理工作必須要做好頂層建設(shè)，做好標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的設(shè)計(jì)準(zhǔn)備。需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展實(shí)際情況，尤其是結(jié)合目前可以應(yīng)用到的技術(shù)，及時(shí)的更新完善歸檔方法。實(shí)際進(jìn)行歸檔工作的過(guò)程中需要結(jié)合材料導(dǎo)向，認(rèn)清人事檔案的歸檔目的，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)處理，除此之外還需要確定歸檔的材料紙張大小以及一些具體的格式內(nèi)容。

3.3 信息化進(jìn)展效率較低

目前人事管理信息相關(guān)內(nèi)容在管理的過(guò)程中數(shù)據(jù)化程度依然不高，要建設(shè)大數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)則首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行大量的前期工作，這一工作需要有專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)才能完成，但是實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中工作內(nèi)容沒(méi)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，因而需要自行摸索。但是實(shí)際進(jìn)行摸索和技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，系統(tǒng)應(yīng)用不夠方便，維護(hù)工作也會(huì)消耗大量的人力物力，這樣一來(lái)就難以表現(xiàn)出其運(yùn)行的效率。實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，在社會(huì)方面的應(yīng)用也不足，當(dāng)前很多人需要出具證明時(shí)經(jīng)常需要在各個(gè)部門(mén)奔走，這樣也反映出目前人事檔案的信息化管理做的還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。人事檔案事關(guān)人們的個(gè)人信息安全，如何對(duì)其進(jìn)行管理是一個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題，實(shí)際工作的過(guò)程中可以對(duì)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行等級(jí)劃分。例如個(gè)人能夠看到的檔案信息應(yīng)當(dāng)開(kāi)放權(quán)限，人們需要得到的檔案信息內(nèi)容大部分都是可以進(jìn)行開(kāi)放的，這樣也有利于消除人事檔案的神秘性。

4、提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用效果的意義

4.1 改變管理方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代下要做好人事檔案的管理工作，需要在安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)行有針對(duì)性、有效性的數(shù)據(jù)加工和信息開(kāi)發(fā)等一系列具體工作內(nèi)容，確保能夠產(chǎn)生更好的服務(wù)效果。在實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)改變以往的傳統(tǒng)管理方式，在計(jì)算機(jī)和信息管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步應(yīng)用數(shù)據(jù)管理技術(shù)，確保人事檔案的管理工作能夠進(jìn)一步深度信息化，進(jìn)而促進(jìn)各個(gè)地區(qū)和各個(gè)層級(jí)之間的人事檔案管理工作，確保如果出現(xiàn)人員流動(dòng)情況，也可以第一時(shí)間找到個(gè)人的詳細(xì)檔案。做好這樣的工作可以進(jìn)一步促進(jìn)各個(gè)部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，而要做到這一點(diǎn)，就需要確保各層之間和人事檔案管理部門(mén)之間能夠有著及時(shí)有效的溝通渠道，確保檔案的流通性。

4.2 深入記錄，普遍宣傳

大數(shù)據(jù)技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)的信息化管理技術(shù)來(lái)說(shuō)，可以應(yīng)對(duì)非常龐大的海量數(shù)據(jù)，在這一基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員可以將人員檔案直接錄入系統(tǒng)當(dāng)中以提高檔案資料收錄的效率。實(shí)際進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，還需要將個(gè)人基本工作情況放人資料當(dāng)中，例如其他人對(duì)于員工的評(píng)價(jià)，員工工作過(guò)程中獲取的實(shí)際成果等。人員檔案在管理的過(guò)程中，需要定期的對(duì)內(nèi)容進(jìn)行更新和維護(hù)，確保人員資料能夠得到有效的補(bǔ)充，確保資料的實(shí)時(shí)性。除此之外，很多人事檔案相關(guān)內(nèi)容都需要學(xué)校和行政單位來(lái)進(jìn)行加工，這些單位在人事檔案的加工過(guò)程中扮演了重要的角色。我國(guó)當(dāng)前進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，依然還有一部分是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄和保存，事業(yè)單位發(fā)生人員流動(dòng)時(shí)就會(huì)出現(xiàn)調(diào)檔和檔案流動(dòng)之類(lèi)的問(wèn)題。但是具體進(jìn)行人事檔案調(diào)動(dòng)時(shí)，需要多個(gè)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，有著一定的復(fù)雜性，經(jīng)常會(huì)有著十分繁雜的手續(xù)，很容易導(dǎo)致用人單位的對(duì)接出現(xiàn)時(shí)間差，甚至引發(fā)更加嚴(yán)重的后果。而現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用讓這一問(wèn)題有了解決的路徑，人事檔案管理工作需要緊跟技術(shù)發(fā)展和時(shí)代步伐，進(jìn)一步增加其中科學(xué)含量，確保人事檔案的信息資源管理有效性，滿足社會(huì)和人們對(duì)]這一技術(shù)的客觀需求。事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中需要有效的進(jìn)行人事檔案的信息化管理，結(jié)合工作實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行有關(guān)規(guī)章制度的宣傳和普及工作，確保大致工作過(guò)程可以為人所知，進(jìn)而實(shí)際開(kāi)展工作時(shí)，受到的阻力就會(huì)減刁、，進(jìn)一步確保人事檔案的信息化建設(shè)。

4.3 強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

人事檔案管理工作的頂層建設(shè)主要是朝向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，實(shí)際進(jìn)行管理的過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化理念體現(xiàn)在檔案從收集分類(lèi)、到存儲(chǔ)利用和管理等全過(guò)程，有著重要的意義。檔案管理工作有著充分的重要性和保密性，但是實(shí)際進(jìn)行檔案管理機(jī)制建設(shè)的過(guò)程中，則應(yīng)當(dāng)秉持開(kāi)放的態(tài)度，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，做好頂層設(shè)計(jì)，確保服務(wù)的有效性。要做到這一點(diǎn)，首先要培養(yǎng)出一支有著足夠?qū)I(yè)素質(zhì)水平的檔案管理工作隊(duì)伍，隊(duì)伍內(nèi)的員工應(yīng)當(dāng)有著敢于學(xué)習(xí)的態(tài)度，積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)內(nèi)容，確保自身能夠充分接收新理念和新技術(shù)。實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作人員培訓(xùn)的過(guò)程中，因?yàn)闄n案管理工作人員以文科背景人員為主，而理工科的工作人員相對(duì)較少，所以進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和普及過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)難以跟上進(jìn)度，針對(duì)這一情況就需要在日常工作中加以技能培訓(xùn)和知識(shí)普及。進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作人員的人員結(jié)構(gòu)，提高員工的知識(shí)結(jié)構(gòu)和自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用能力，從而讓工作人員成為新時(shí)代復(fù)合型人才，能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門(mén)也應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行必要的大數(shù)據(jù)技術(shù)培訓(xùn)。

人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程大致可以分為三個(gè)步驟，第一步就是對(duì)人事檔案的各方面需求進(jìn)行調(diào)查和分析，確定哪些內(nèi)容需要進(jìn)行歸檔，各個(gè)組織以及工作人員對(duì)于檔案的需求，進(jìn)而確保歸檔的標(biāo)準(zhǔn);第二步是建立起以檔案為核心的標(biāo)準(zhǔn)化體系，提高檔案利用的效率;第三步是縱深推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化工作，確保標(biāo)準(zhǔn)化可以以多種不同的形式進(jìn)行體現(xiàn)，支持檔案開(kāi)發(fā)利用效率的提升。

5、以高校為例，分析人事檔案中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

5.1 收集模式的轉(zhuǎn)變

近些年來(lái)，檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的改變，從紙質(zhì)檔案管理發(fā)展到了信息化檔案管理，到現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)管理方式，這一過(guò)程中檔案管理的資源和有效性都在快速提升。具體進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)于檔案資源也進(jìn)行了進(jìn)一步深入的劃分，以往的管理過(guò)程都是面向結(jié)構(gòu)化的資源，而現(xiàn)在的管理工作逐漸包含了半結(jié)構(gòu)化資源，甚至有時(shí)會(huì)選擇非結(jié)構(gòu)化資源。隨時(shí)時(shí)代的發(fā)展，檔案收集相關(guān)工作也在發(fā)生劇烈的轉(zhuǎn)變，目前高校的人事檔案管理工作當(dāng)中，大部分依然是使用信息化的檔案管理工作，大數(shù)據(jù)信息化依然是起步階段。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校的人事檔案管理和開(kāi)發(fā)主要目標(biāo)是進(jìn)一步收集非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步拓寬信息的采集面和渠道，進(jìn)而及時(shí)更新并有效開(kāi)發(fā)信息資源，促進(jìn)決策和規(guī)劃的有效性。人事檔案管理和采集的過(guò)程中，首先要讓檔案制定者轉(zhuǎn)變檔案觀念，及時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和錄入，確保信息資料的實(shí)時(shí)性和有效性，同時(shí)還需要對(duì)檔案使用者的瀏覽記錄和檢索記錄中找出線索，找到新的信息點(diǎn)，進(jìn)而將有效的信息更方便的推送給查詢?nèi)藛T。

5.2 工作人員業(yè)務(wù)能力的轉(zhuǎn)變

長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)于人事檔案管理相關(guān)工作都沒(méi)有給予足夠的重視程度，經(jīng)常認(rèn)為人事檔案管理工作屬于邊緣化的工作，這樣的情況下就導(dǎo)致了相關(guān)管理工作人員沒(méi)有足夠的專業(yè)知識(shí)，經(jīng)常存在聘用大量非在編任用等問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要進(jìn)行有效的檔案管理，必須要求有關(guān)工作人員能夠有著充分的專業(yè)素質(zhì)，能夠在面對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)有著積極主動(dòng)的接納心態(tài)，因而就需要設(shè)立檔案部門(mén)的人員編制，提高專業(yè)人才的占比，在此基礎(chǔ)上還需要系統(tǒng)的進(jìn)行最新知識(shí)、知識(shí)等知識(shí)內(nèi)容的培訓(xùn)輔導(dǎo)等，確保檔案管理工作人員能夠表現(xiàn)出足夠的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)水平。

6、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下各種技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于人事檔案管理工作起著關(guān)鍵的作用，可以進(jìn)一步提升檔案管理工作的有效性和管理效率。但是與此同時(shí)，檔案管理工作實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題需要采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，進(jìn)而提高人事檔案的管理工作成果。

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