□ 王志強(qiáng) WANG Zhi-qiang 李奕璋 LI Yi-zhang

Objective To optimize the management process of consignment medical consumables from purchase to circulation, to realize scientific and efficient management. Methods The existing management process was sorted out to identify its loopholes and shortcomings, and then the rules were improved to increase the refinement degree of closed-loop management of consignment medical consumables. Results The perfect process achieved the whole process traceability of consignment medical consumables circulating in the hospital, improved the professional level of warehouse management personnel, and significantly reduced the loss of consumables. Conclusion The scientific and refined management of hospital consignment medical consumables can effectively improve the management quality and service level of high-value consumables and create more social and economic benefits for the hospital.

自2017年4月北京地區(qū)全面推行以“取消藥品加成，取消醫(yī)療機(jī)構(gòu)掛號(hào)費(fèi)、診療費(fèi)，設(shè)立醫(yī)師服務(wù)費(fèi)”等措施為主的醫(yī)藥分開綜合改革政策[1]以來，開源節(jié)流、降低成本為目標(biāo)的改革措施成為絕大多數(shù)醫(yī)院運(yùn)營管理的中心工作，其中對(duì)于寄售類醫(yī)用耗材使用的管理改革成為重中之重。

醫(yī)院寄售類耗材管理

醫(yī)用耗材大致可分為高值耗材和低值耗材。高值耗材一般指對(duì)安全要求極高、生產(chǎn)使用控制嚴(yán)格、適用范圍相對(duì)局限且價(jià)格相對(duì)較高的消耗性醫(yī)療器械。低值耗材一般是指相對(duì)通用的醫(yī)療注射、化驗(yàn)、門診、常規(guī)手術(shù)(如闌尾炎、節(jié)育、剖宮產(chǎn))等價(jià)格相對(duì)較低的耗材[2]。寄售最早是在國際貿(mào)易中被習(xí)慣采用的一種貿(mào)易形式，是一種先發(fā)貨后銷售的現(xiàn)貨買賣方式[3]。寄售方式可以提高和加強(qiáng)醫(yī)用耗材物流配送管理，以及對(duì)科室成本實(shí)行精細(xì)化控制，提高醫(yī)院的管理效率和經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大醫(yī)院的社會(huì)效益[4]。

寄售類耗材管理存在的問題

1.寄售類耗材管理存在的問題。自2010年企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)(Enterprise Resource Planning，ERP)[2]上線以來，醫(yī)院對(duì)耗材，特別是寄售類耗材的管理已經(jīng)形成了較為完善的閉環(huán)體系[5]。打破傳統(tǒng)模式，醫(yī)院在新院中心手術(shù)室、心導(dǎo)管室、老院手術(shù)室及全院虛擬病房分別建立了醫(yī)用寄售類耗材的基數(shù)庫房。耗材通過條碼匹配，實(shí)現(xiàn)從入庫到出庫收費(fèi)的閉環(huán)流程管理。基本實(shí)現(xiàn)了科室寄售類耗材申領(lǐng)與使用確認(rèn)、自動(dòng)生成采購單、供應(yīng)商寄售庫存的跟蹤、耗材條形碼的自動(dòng)生成與打印、自動(dòng)扣減供應(yīng)商寄售庫存與記錄科室支出等環(huán)節(jié)的信息化，并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院寄售類耗材的供應(yīng)商寄售庫存管理、科室領(lǐng)用申請(qǐng)、確認(rèn)使用，到與供應(yīng)商結(jié)算的整個(gè)環(huán)節(jié)全程監(jiān)督管理。具體申購及使用流程如圖1所示。

然而，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的不斷增加，涉及的寄售類耗材品規(guī)不斷擴(kuò)大，原有耗材申購使用流程的弊端逐漸顯現(xiàn)。

圖1 寄售類耗材申購及使用流程

1.1 庫房劃分精細(xì)程度不足，管理越發(fā)困難。流程建立之初，為簡化矛盾，便于管理，虛擬病房中只建立了一個(gè)“病房耗材庫”的總庫，由設(shè)備處統(tǒng)一辦理入庫，各臨床科室在使用前辦理出庫手續(xù)，使得各個(gè)病房庫房入庫出庫的閉環(huán)流程不夠完善，隨著耗材品規(guī)的增加，耗材流轉(zhuǎn)的增速，庫房管理越發(fā)困難，難于精確統(tǒng)計(jì)各個(gè)病房庫房的耗材供應(yīng)及使用情況，“賬物分離”條目的積累越來越多。

1.2 ERP報(bào)表缺失，耗材追蹤困難。從既往寄售類耗材申購及使用流程可以看出，系統(tǒng)僅在申購和結(jié)賬前生成相應(yīng)報(bào)表，耗材在醫(yī)院內(nèi)部流轉(zhuǎn)的整個(gè)過程追蹤困難，入庫出庫痕跡不明確，管理部門無法準(zhǔn)確掌握耗材流轉(zhuǎn)多個(gè)節(jié)點(diǎn)的問題所在。耗材條碼的錯(cuò)帖、丟失，甚至耗材的遺失時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致醫(yī)院耗材收支賬目匹配誤差。

1.3 人員培訓(xùn)不足，崗位責(zé)任模糊。由于部分庫房管理人員不固定，導(dǎo)致庫房管理工作交接頻繁，增加了出錯(cuò)的幾率。同時(shí)，由于庫管工作培訓(xùn)的相對(duì)不足，庫管員缺乏專業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，使得部分科室存在“進(jìn)、銷、存”操作不規(guī)范的情況。

1.4 退庫流程不明確，閉環(huán)管理不完整。醫(yī)用耗材在使用過程中難免會(huì)出現(xiàn)污染、尺寸不合適等多種原因?qū)е碌臒o法使用。在既往的流程中，這類廢棄耗材的退庫流程不夠明確，導(dǎo)致各庫房在處理此類問題時(shí)的隨意性很大，制約了耗材精細(xì)化管理的深入推進(jìn)，是醫(yī)院資產(chǎn)流失的一個(gè)主要渠道。

寄售類耗材管理的改進(jìn)措施

針對(duì)上述寄售類耗材管理中存在的不足，醫(yī)院專門成立項(xiàng)目小組，由分管耗材的副院長擔(dān)任組長，聯(lián)合設(shè)備處、學(xué)科發(fā)展管理部、信息中心等部門，定期組織開會(huì)討論，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、布置下一步工作內(nèi)容。

1.拆分庫房，化整為零。在原有“病房耗材庫”的基礎(chǔ)上，根據(jù)科室臨床工作需求，病房建立各自的寄售類耗材庫并指派庫房管理員。其次，將原有的設(shè)備處統(tǒng)一入庫登記改為由各病房耗材庫庫管員自行登記入庫，完成了各病房完整的入庫出庫閉環(huán)管理。同時(shí)，在醫(yī)院的統(tǒng)一安排下，由信息中心配合，各病房將原有“病房耗材庫”中涉及本病房的陳舊賬目先行導(dǎo)入到新庫中，以備后期逐一處理。

2.完善信息，統(tǒng)一報(bào)表。依托ERP的強(qiáng)大信息平臺(tái)，進(jìn)一步完善各病房及平臺(tái)科室耗材庫的入庫、庫存、出庫、收費(fèi)及退庫報(bào)表，使得寄售類耗材的管理實(shí)現(xiàn)全程信息化。報(bào)表的完善使得管理部門及各臨床科室可以實(shí)時(shí)了解耗材的使用及庫存情況，既方便了臨床醫(yī)療工作的使用，又促進(jìn)了醫(yī)院精細(xì)化管理的發(fā)展。

3.人員培訓(xùn)，庫房盤點(diǎn)。項(xiàng)目小組制定詳細(xì)的庫管員培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)的形式既包括全員開會(huì)，亦包括學(xué)科助理的定期溝通。信息中心配置專人進(jìn)行具體問題的處理和解答，使庫管員熟練掌握耗材管理規(guī)定，熟悉耗材采購使用流程。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院的安排，各學(xué)科的學(xué)科助理定期下到科室協(xié)助庫管員進(jìn)行庫存耗材的盤點(diǎn)工作并登記在冊(cè)。這樣既可以對(duì)報(bào)表進(jìn)行校對(duì)驗(yàn)證，也起到了督促庫房管理工作的作用。

4.完善流程，封堵漏洞。針對(duì)廢棄耗材的退庫情況，項(xiàng)目小組組織各臨床科室的庫管員及相關(guān)管理部門，共同商討出各種情形下的退庫流程，并充分考慮院感等部門的規(guī)章制度，將污染耗材和未污染耗材的退庫區(qū)別對(duì)待。堅(jiān)決杜絕過去供應(yīng)商參與運(yùn)送退庫耗材的情況，做到耗材在入庫之后，退庫之前全程院內(nèi)人員參與，保證了耗材入院后閉環(huán)管理的完整性。見圖2。

圖2 廢棄耗材退庫流程

5.結(jié)合績效，獎(jiǎng)罰分明。通過對(duì)各病房耗材庫的拆分重組和精細(xì)化管理，配合醫(yī)院積極推行的績效獎(jiǎng)金改革措施，將耗材的使用作為成本，精確核算后計(jì)入科室的獎(jiǎng)金體系，納入科室收支的考核中，以經(jīng)濟(jì)為杠桿，多方面提高醫(yī)院開源節(jié)流的目標(biāo)效果，提高醫(yī)院的整體運(yùn)行效率，在醫(yī)改大趨勢(shì)下另辟蹊徑，謀求發(fā)展。

寄售類耗材管理的效果評(píng)價(jià)

1.效果顯著。自寄售類耗材管理項(xiàng)目小組成立半年以來，寄售類耗材的管理得到明顯改觀：(1)各庫管員對(duì)所管理的耗材使用及庫存情況了如指掌，降低了庫房積壓的程度，加快了耗材流轉(zhuǎn)的效率；(2)通過培訓(xùn)，庫管員操作日趨規(guī)范，存在多年的“出庫未收費(fèi)”“收費(fèi)未出庫”等不規(guī)范的行為明顯減少；(3)通過流程的完善和管理部門與庫管員自查自糾，醫(yī)院寄售類耗材的滅失情況(在耗材追蹤的過程中，耗材入庫后既未出庫收費(fèi)，也不在庫存中的情況)明顯好轉(zhuǎn)。體現(xiàn)在滅失耗材的數(shù)量及涉及采購金額的比例均明顯下降，見表1。

表1 兩次庫房清查情況

2.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。利用定期庫房盤點(diǎn)的機(jī)會(huì)，各學(xué)科助理積極與相關(guān)人員進(jìn)行深入交流，不斷發(fā)現(xiàn)新問題，及時(shí)匯總及反饋，組織討論，提出改進(jìn)方案，完善規(guī)章制度，使管理工作不斷深化，有章可循，統(tǒng)一規(guī)范[6]。

結(jié)語

醫(yī)院管理寄售類耗材的實(shí)踐表明，科學(xué)地做好醫(yī)用耗材管理工作，降低成本消耗對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行管理乃至發(fā)展至關(guān)重要。只有做好醫(yī)用耗材管理工作，才能降低醫(yī)院成本消耗，提高醫(yī)院競爭力，節(jié)省醫(yī)院資金，降低患者就醫(yī)成本。同時(shí)，醫(yī)用耗材管理貫穿于醫(yī)院的物流管理、醫(yī)療管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量管理、信息管理等方面。因此，通過制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目刂屏鞒滩⑼ㄟ^信息系統(tǒng)進(jìn)行固化，結(jié)合績效的激勵(lì)作用，才能夠高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地將各部門緊密聯(lián)系起來[7]。