蔣璀 王同軍 鐘德燕 吳磊 甘利濤 唐晉

[摘 要] 文章從管理心理學(xué)的視角，深入分析事業(yè)單位檔案工作人員的心理現(xiàn)狀，探索如何科學(xué)運用管理心理學(xué)，使其發(fā)揮積極作用，構(gòu)建幫助檔案工作人員樹立自信心、提高思想覺悟、增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感的策略，為改善事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)狀提供新思路。

[關(guān)鍵詞] 管理心理學(xué)；事業(yè)單位；檔案工作

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

管理心理學(xué)是通過對管理活動中人們行為規(guī)律的分析以探索其潛在的心理機(jī)制，在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案，是個人、組織、單位各項重要實踐活動的真實記錄，每一份檔案都是寶貴的歷史資料。然而，檔案的收集、整理、入庫等日常管理工作，對檔案工作人員來說往往是枯燥乏味的。文章將對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，從而進(jìn)一步研究檔案工作人員的心理現(xiàn)狀，探索調(diào)動檔案工作人員積極性的策略，以期能夠提高事業(yè)單位檔案工作效率和服務(wù)水平[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理及工作人員心理現(xiàn)狀

（一）專業(yè)化水平較低，人才結(jié)構(gòu)尚需優(yōu)化

近年來，隨著我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作隊伍建設(shè)取得了令人矚目的成績。但由于事業(yè)單位偏向于檔案實體的管理，對檔案工作人員的管理還存在一些問題：一方面，檔案人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，工作效率不高，專業(yè)化水平較低；另一方面，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)兩極化、學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低、專業(yè)技術(shù)職務(wù)中級居多，且專職少、兼職多，工作隊伍尚不健全。

（二）缺乏創(chuàng)新意識，服務(wù)水平不高

創(chuàng)新對于事業(yè)單位的發(fā)展非常重要，檔案工作人員的創(chuàng)新能力的提高能夠促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案工作人員安于現(xiàn)狀，創(chuàng)新意識不夠，服務(wù)水平不高，管理方式陳舊，科研不積極，科研成果轉(zhuǎn)化率低，導(dǎo)致檔案利用不足。一方面，事業(yè)單位檔案服務(wù)中主要以查借閱原件為主，缺乏檔案編研、檔案展覽等形式，延伸服務(wù)非常少；另一方面，在辦公自動化、檔案數(shù)字化等智能辦公的大背景下，一些事業(yè)單位還主要以紙質(zhì)件的辦公、保存為主，檔案查借閱不夠便利，造成檔案的利用率低[2]。

（三）軟硬件條件欠缺，缺乏職業(yè)認(rèn)同感

目前，大多數(shù)單位的工作重心都放在能直接產(chǎn)生效益的工作上，對檔案工作重視程度不夠。這跟檔案工作屬于基礎(chǔ)工作，不能直接出成績有關(guān)。一方面，許多單位檔案室設(shè)備陳舊，智能化、信息化進(jìn)程緩慢，影響到日常的工作效率。再加上資金投入不足，專業(yè)培訓(xùn)不到位，無法跟進(jìn)學(xué)習(xí)國內(nèi)外前沿知識，長期發(fā)展滯后。另一方面，激勵機(jī)制的缺乏，待遇偏低，也使得檔案管理人員缺乏對單位、職業(yè)的認(rèn)同感。缺乏職業(yè)認(rèn)同感，不僅對檔案工作人員的身心、情感、認(rèn)知、行為等有著較大的負(fù)面影響，也會對檔案借閱對象產(chǎn)生消極影響，進(jìn)而影響到整個單位的健康發(fā)展[3]。

二、檔案管理工作中應(yīng)用管理心理學(xué)的重要性

（一）激發(fā)檔案工作人員的工作熱情

心理學(xué)研究結(jié)果表明，通過行為的動機(jī)分析、行為推動、行為改造，能夠分析出行為產(chǎn)生的原因，對人力開發(fā)和保護(hù)的強(qiáng)調(diào)，又能夠提高人的創(chuàng)造性。管理部門如果能夠重視檔案工作人員的訴求，滿足其物質(zhì)和精神上的合理需求，一定程度上有助于激發(fā)檔案工作人員的工作熱情，提高其工作效率，增加其工作成就感。

（二）提高檔案工作人員的思想覺悟

相對其他部門而言，檔案部門比較閉塞、自我價值體現(xiàn)不足、上升空間狹小，容易產(chǎn)生心理偏差。領(lǐng)導(dǎo)者如果學(xué)習(xí)管理心理學(xué)的有關(guān)理論和方法，研究檔案工作人員的心理及其變化規(guī)律，把握其思想、行為轉(zhuǎn)變的特點，針對性地開展思想教育工作，將有助于提升檔案工作人員的思想覺悟。

三、如何科學(xué)運用管理心理學(xué)發(fā)揮其積極作用

檔案工作需要緊跟管理發(fā)展新理念，不斷探索檔案管理新手段，本研究從以下方面探索當(dāng)前檔案管理工作中問題的解決方案。

（一）領(lǐng)導(dǎo)行為

領(lǐng)導(dǎo)行為通過整合組織中的有利因素，引領(lǐng)成員實現(xiàn)組織的整體目標(biāo)和個人價值追求。由于檔案部門不是事業(yè)單位的主責(zé)主業(yè)，在本單位的重視程度不夠。同時，與專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系也不密切，導(dǎo)致業(yè)務(wù)提升渠道不暢通。因此，改變檔案工作面臨的困境，可以從改變領(lǐng)導(dǎo)行為著手。領(lǐng)導(dǎo)者通過對本單位的資源整合，對檔案工作場所、設(shè)施設(shè)備、人員配備給予支持；制定相關(guān)的工作規(guī)劃為檔案工作人員謀劃工作愿景；通過組織形式多樣的職工活動展示檔案工作人員的成績和風(fēng)采，讓其他職工認(rèn)同檔案工作的價值，營造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍。如此以往，領(lǐng)導(dǎo)行為不僅對檔案工作產(chǎn)生積極效果，甚至?xí)绊懙秸麄€單位的工作成效[4]。

（二）激勵行為

通過激發(fā)人的動機(jī)，激勵行為能夠使人有朝著所期望的目標(biāo)前進(jìn)的動力。激勵行為可以調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性，引導(dǎo)和規(guī)范人的行為，凝聚人心以及提高組織績效和實現(xiàn)組織目標(biāo)。檔案工作人員如果長期工作積極性低下，就會造成自我評價低，工作態(tài)度消極。在檔案工作中使用一定的激勵方式，能夠提高職工的勝任力，提升自我成就感，保障檔案工作成效。方式有：（1）設(shè)定檔案工作的中長期或短期目標(biāo)，編制相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)和評優(yōu)機(jī)制，細(xì)化工作內(nèi)容。（2）建立良好的上下級關(guān)系和同事關(guān)系，搭建溝通渠道，形成和諧的工作氣氛。（3）創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，完善硬件設(shè)施，保障工作便利。

（三）創(chuàng)新理論

創(chuàng)新是涉及多種心理活動過程的心理范疇。創(chuàng)新主體應(yīng)具備創(chuàng)新的動機(jī)，在創(chuàng)新過程中采用不同尋常的方法，產(chǎn)生獨特的效果，使得組織和個人的效益顯著。收集、整理、保管、統(tǒng)計、移交、編研和利用等是檔案工作最基礎(chǔ)且不能少的工作。隨著辦公自動化、檔案數(shù)字化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，這些基礎(chǔ)的工作若能實現(xiàn)數(shù)字化的管理，必將使檔案信息資源得到更有效的利用，將“死”檔案變“活”檔案。然而，事業(yè)單位檔案信息化管理不是某一個部門就能包攬的，需要多部門多方位多渠道多層面合作，方能加大檔案共建共享力度，加快創(chuàng)新發(fā)展。

（四）人性管理

人性化的管理，就是在團(tuán)隊管理過程中關(guān)注人性要素，尊重個體，有一定的激勵機(jī)制，使人的潛能被發(fā)掘，團(tuán)隊成員能從中得到成長、獲得發(fā)展機(jī)會，并在整個團(tuán)隊中發(fā)揮出積極的作用。在事業(yè)單位的檔案工作人員隊伍中，既有專職，也有兼職，就應(yīng)當(dāng)視其崗位的不同，根據(jù)工作需求、工作態(tài)度、工作看法等因素，建立健全工作機(jī)制、組織對應(yīng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以打造專業(yè)的工作隊伍。此外，加快檔案信息化建設(shè)，組織學(xué)習(xí)相關(guān)新技能，提升檔案工作人員對崗位的認(rèn)可度，也是人性管理的體現(xiàn)[5]。

四、結(jié)語

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，運用管理心理學(xué)方法，能更好地掌握檔案工作人員的心理及其變化，人性化管理以提高其思想素質(zhì)和政治素養(yǎng)，培養(yǎng)專業(yè)型、復(fù)合型人才；還能夠科學(xué)整合人力資源，實現(xiàn)資源配置最優(yōu)化，大大提升工作效率，以檔案事業(yè)的進(jìn)步保障整個單位的事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉永芳.管理心理學(xué)[M].北京：清華大學(xué)出版社.2008.

[2]蔡亞瓊.從管理心理學(xué)角度談高職院校的檔案管理與利用[J].蘭臺世界，2016（14）：70-71。

[3]王婷婷.淺談如何利用管理心理學(xué)知識緩解檔案工作人員的職業(yè)倦怠[J].現(xiàn)代國企研究，2016（8）：151。

[4]嚴(yán)悅.從心理學(xué)角度對高校檔案利用服務(wù)工作的思考[J].信息系統(tǒng)工程，2015（4）：154-155。

[5]Scott I. Donaldson View authors OrcID profile Joo Young Lee Stewart I. Donaldson，Evaluating Positive psychology Interventions at work：a Systematic Review and Meta-Analysis[J].International Journal of Applied Positive Psychology，2019，4（3）：113-134.