張玥婷 黃浩 文婷

摘 要：隨著公立醫(yī)院改革的不斷深化和穩(wěn)步推進(jìn)，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)外的簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量及金額逐年遞增。為滿(mǎn)足醫(yī)院合同管理的需要，醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)針對(duì)合同開(kāi)展了日常或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)，在建立健全醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制方面發(fā)揮了作用，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題。本文將就存在的問(wèn)題、產(chǎn)生的原因以及可采取的措施進(jìn)行研究分析。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院? 內(nèi)部控制? 審計(jì)

內(nèi)部控制是指單位為實(shí)現(xiàn)其控制目標(biāo)，按照分崗設(shè)權(quán)、分事行權(quán)、定期輪崗、分級(jí)授權(quán)、流程控制、依法合規(guī)運(yùn)行等的要求，通過(guò)制定制度、措施實(shí)施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控，而內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制的檢驗(yàn)和保證、監(jiān)督和評(píng)價(jià)。隨著醫(yī)院的發(fā)展壯大，簽訂的經(jīng)濟(jì)合同逐漸增多，對(duì)合同的管理貫穿醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終，涉及預(yù)算、收支、采購(gòu)、建設(shè)項(xiàng)目、資產(chǎn)管理、合同管理、科研項(xiàng)目等多個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。以?xún)?nèi)部控制為出發(fā)點(diǎn)對(duì)合同進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問(wèn)題，找到產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因并提出改進(jìn)措施，提升綜合運(yùn)用審計(jì)結(jié)果促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部控制的管理水平。

一、醫(yī)院合同管理存在的主要問(wèn)題

（一）合同內(nèi)容表述不夠嚴(yán)謹(jǐn)

醫(yī)院合同實(shí)行歸口管理，各職能部門(mén)各司其職，項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的草擬，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的洽談與簽訂，財(cái)務(wù)部門(mén)主要負(fù)責(zé)合同經(jīng)濟(jì)條款的審查，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)整個(gè)合同簽訂的監(jiān)督、檢查及備案工作。但醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)設(shè)法務(wù)部門(mén)或?qū)Ｂ毞▌?wù)人員，導(dǎo)致整個(gè)合同的談判與簽訂過(guò)程缺乏法律專(zhuān)業(yè)人員的參與。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：合同文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)，文字不精練，容易產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合同無(wú)法履行或引起爭(zhēng)議;合同內(nèi)容不完整，缺乏核心條款，如，常常漏掉違約責(zé)任相關(guān)條款。

（二）合同執(zhí)行過(guò)程控制不足

醫(yī)院各職能部門(mén)通常比較重視合同前期的簽訂環(huán)節(jié)，但合同簽訂后，通常對(duì)合同內(nèi)容的進(jìn)一步分析、交底、執(zhí)行不夠重視，合同簽訂人員與具體執(zhí)行人員分屬不同部門(mén)不同崗位，造成合同簽訂與實(shí)際執(zhí)行過(guò)程脫節(jié)，導(dǎo)致醫(yī)院正當(dāng)利益受損，也為日后的合同糾紛埋下隱患。例如，醫(yī)院某些設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)合同，合同中已經(jīng)雙方協(xié)商一致約定了該維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目的價(jià)格、內(nèi)容、開(kāi)機(jī)率、保養(yǎng)次數(shù)、雙方責(zé)任、違約賠償?shù)葍?nèi)容，但實(shí)際操作設(shè)備或設(shè)備管理人員對(duì)合同內(nèi)容并不了解。維保公司在實(shí)際履約時(shí)，則可能存在偷工減料，蒙混過(guò)關(guān)的情況，對(duì)醫(yī)院造成不利影響。

（三）合同變更隨意

按照合法程序簽訂的合同，對(duì)合同各方均具有法律約束力，各方都應(yīng)承擔(dān)各自的權(quán)利義務(wù)。在合同的實(shí)際履行過(guò)程中，不可避免地會(huì)遇到各種不可抗力因素，需對(duì)原合同的部分內(nèi)容進(jìn)行變更。若發(fā)生了這種情況，應(yīng)根據(jù)合同約定的相關(guān)條款，經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照法定程序，對(duì)合同進(jìn)行變更，并及時(shí)簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。但在實(shí)際的工作中，存在項(xiàng)目部門(mén)在合同變更時(shí)，未及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反映，未經(jīng)過(guò)相關(guān)流程批準(zhǔn)，僅作口頭約定，醫(yī)院的合法權(quán)益得不到有效保障。

二、問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因

（一）合同法律意識(shí)淡薄

簽訂合同目的在于明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)，維護(hù)雙方合法權(quán)益，以便更有效地履行合同。但醫(yī)院部分管理人員法律意識(shí)淡薄，未充分認(rèn)識(shí)合同的重要性，缺乏依法訂立和履行的法律意識(shí)，未簽訂合同或合同內(nèi)容不完善，以致產(chǎn)生后期合同管理難的問(wèn)題。

（二）合同管理不規(guī)范

管理人員通常重簽訂輕履行，更談不上利用合同條款來(lái)維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。例如，在基建工程中，有些施工單位不按照合同約定的程序?qū)㈦[蔽工程工程的變更及時(shí)上報(bào)醫(yī)院相關(guān)管理部門(mén)，擅自改變?cè)O(shè)計(jì)進(jìn)行施工，這給工程的質(zhì)量和今后的維護(hù)埋下隱患。在這種情況下，醫(yī)院若不嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，相關(guān)違約責(zé)任條款也就形同虛設(shè)。

（三）合同管理的內(nèi)部控制制度不完善

建立健全一整套的內(nèi)部控制體系并保證其有效運(yùn)行是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程。醫(yī)院現(xiàn)有內(nèi)部控制管理制度，涵蓋了醫(yī)院各業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但仍有一些管理環(huán)節(jié)缺乏細(xì)化的管理制度，且部分制度之間存在一定的相互沖突;同時(shí)，在實(shí)際工作中，部分管理制度在制定時(shí)未充分考慮實(shí)際問(wèn)題，缺乏科學(xué)性，導(dǎo)致無(wú)法執(zhí)行。

（四）合同信息化管理落后

目前，大部分醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理仍然采用傳統(tǒng)手工方式管理，無(wú)經(jīng)濟(jì)合同管理信息系統(tǒng)，無(wú)法信息的實(shí)時(shí)共享。物資的申請(qǐng)、采購(gòu)、合同、入庫(kù)、出庫(kù)、付款等相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)，無(wú)法追根溯源。同時(shí)，基于人工管理的合同，無(wú)法進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。

三、加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制的措施

（一）醫(yī)院內(nèi)部控制制度評(píng)價(jià)

建立健全內(nèi)部控制制度。制定并完善合同管理制度，明確合同談判、擬定、審批、履行等環(huán)節(jié)的程序和具體要求，制作工作流程圖;明確各職能部門(mén)的職責(zé)權(quán)限，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序簽署合同;嚴(yán)禁超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)對(duì)外簽訂合同;對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控。

合理設(shè)置工作崗位。醫(yī)院各職能部門(mén)需按照職能分工在其職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同業(yè)務(wù)，同時(shí)內(nèi)審部門(mén)可配合相關(guān)部門(mén)參與合同簽訂前的市場(chǎng)調(diào)研、采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性及準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。

（二）充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在合同管理內(nèi)部控制中的作用

內(nèi)審部門(mén)不參與業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，這使內(nèi)審部門(mén)可以從全局出發(fā)，從客觀的角度甄別合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)為業(yè)務(wù)部門(mén)提供合理化建議，以達(dá)到防控風(fēng)險(xiǎn)的作用。同時(shí)，內(nèi)審部門(mén)應(yīng)對(duì)已出現(xiàn)的問(wèn)題，積極督促業(yè)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行認(rèn)真落實(shí)整改，并持續(xù)關(guān)注整改過(guò)程，為醫(yī)院管理層出謀劃策，提供建設(shè)性的意見(jiàn)建議。

（三）抓牢合同管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)

嚴(yán)格控制合同簽訂環(huán)節(jié)。在合同簽訂前，應(yīng)召集相關(guān)部門(mén)及專(zhuān)家進(jìn)行充分論證，深入了解合同對(duì)方的資質(zhì)、市場(chǎng)準(zhǔn)入情況、信用等級(jí)，履約能力等，從源頭上進(jìn)行防控。同時(shí)，建立供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、廉潔誠(chéng)信、應(yīng)急響應(yīng)等方面進(jìn)行評(píng)估打分，并將考核情況納入日常管理中。

建立并切實(shí)執(zhí)行責(zé)任追究到人的機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)詳細(xì)制定各職能部門(mén)的工作權(quán)限，明確各崗位職責(zé)，健全不相容職務(wù)分離制度、授權(quán)審批制度和責(zé)任追究制度。對(duì)合同管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)有專(zhuān)人在規(guī)定的期限內(nèi)負(fù)責(zé)解決;在限期內(nèi)無(wú)法解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)按程序向上級(jí)匯報(bào);若該問(wèn)題由相關(guān)責(zé)任人辦事不力、行為過(guò)失造成的，且給醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益損失，應(yīng)嚴(yán)肅查辦，追究責(zé)任，并起到警示作用。

（四）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)在合同管理中的運(yùn)用

強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的采集和管理，將信息化嵌入合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中。注重多維度數(shù)據(jù)分析，將供應(yīng)商、入庫(kù)、合同、使用、付款等數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析，提高發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，評(píng)價(jià)判斷、感知風(fēng)險(xiǎn)的方面能力。

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