金席

【摘 要】近十年間，我國經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展進入加速調(diào)整轉(zhuǎn)型期，國內(nèi)化工市場投資逐步削減。在此市場大環(huán)境下，公司積極探索海外業(yè)務(wù)發(fā)展。從科學(xué)發(fā)展觀的角度看，企業(yè)外事工作在遵循相關(guān)外事政策前提條件下，更應(yīng)順應(yīng)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展降本增效。

【關(guān)鍵詞】外事管理;精細(xì)管控;降本增效

一、新形勢下外事工作在企業(yè)發(fā)展的作用

2008年金融危機后，世界經(jīng)濟格局發(fā)生了大變化，以中國為代表的發(fā)展中國家崛起，形成了對世界經(jīng)濟原有結(jié)構(gòu)的大挑戰(zhàn)和大改變。經(jīng)濟全球化的迅猛發(fā)展推動了全球生產(chǎn)力大發(fā)展，加速了世界經(jīng)濟增長，也加劇了國際競爭，增加了國際風(fēng)險，進而影響著新一輪經(jīng)濟全球化的調(diào)整。

“十二五”以來，公司持續(xù)加大海外市場開拓力度，相繼中標(biāo)沙特和馬來西亞項目。相較“十一五”，公司近十年因公出國（境）團組數(shù)量和人次大幅增長，更高效地外事管理也成必然。

二、外事管理實踐精細(xì)管控費用的內(nèi)涵

精細(xì)管控要求企業(yè)運用“精益思維”，其核心就是以最小資源投入，在更短時間內(nèi)創(chuàng)造出盡可能多的價值和令人滿意的服務(wù)，并逐步將業(yè)務(wù)管理提升到戰(zhàn)略管理高度，為企業(yè)提速發(fā)展、降本節(jié)支、創(chuàng)造更多經(jīng)濟利益。

三、企業(yè)外事管理精細(xì)管控費用的主要做法

（一）精細(xì)管控費用支出，對比規(guī)劃航線航班

近十年來，公司海外業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展，大量人員派往沙特、馬來西亞等項目現(xiàn)場，因公出國（境）團組數(shù)和人次數(shù)增長迅猛。

2018年，公司加強出國費用成本管理。由于總部制定的開支標(biāo)準(zhǔn)已接近所赴國家實際消費水平，外事部門就在價格浮動較大的機票費用上動腦筋，降成本。

沙特項目自開工以來，往返中沙兩國人員日益頻繁，國際航班費用逐漸上升。經(jīng)對國內(nèi)外相關(guān)航空票務(wù)機構(gòu)詢價發(fā)現(xiàn)，同航線國內(nèi)與國外經(jīng)濟艙價格有一定差異，存在降低成本的可行性。外事部門進一步細(xì)化申購機票流程，嚴(yán)格管控適用范圍和購票委托許可。目前，沙特項目共計13人符合該購票流程，已購買7人次往返機票以及2人次單程機票。按經(jīng)濟艙往返機票節(jié)約5000元/張估算，已為項目節(jié)約4萬余元。同樣，在其他出國（境）團組中，外事部門在可協(xié)調(diào)日期和航線范圍內(nèi)，訂購該期間最低價機票。例如某赴德國、荷蘭團組可退改與不可退改經(jīng)濟艙機票存在5000元/張的差價。外事部門與團組確認(rèn)出訪行程后，訂購不可退改機票，為該團組節(jié)約2.6萬余元，既保證了團組執(zhí)行涉外任務(wù)，又節(jié)省費用成本。

（二）靈活選擇簽證種類，方便海外項目管理

1. 公司申辦馬來西亞簽證種類及特點

2016年，公司中標(biāo)馬來西亞某總承包項目，首次進入馬來西亞化工市場。在辦簽過程中，外事部門以方便項目管理、服務(wù)項目人員、節(jié)省項目經(jīng)費為出發(fā)點，及時了解相關(guān)政策。由于該項目地處馬來西亞西部最南端的柔佛州，相較吉隆坡，離新加坡更近，外事部門主動向總部請示并獲準(zhǔn)出訪人員經(jīng)停新加坡赴柔佛州現(xiàn)場的入境方案;利用當(dāng)時新加坡和馬來西亞對我國公民的過境及免簽政策，對符合要求的短期任務(wù)人員，為其赴總部開具出境證明出境，節(jié)省辦簽時間和費用。

針對長期任務(wù)人員，在了解馬來西亞EP（Employment Pass 熟練外籍人才準(zhǔn)證）和PVP（Professional Visit Pass專業(yè)外籍人才準(zhǔn)證）兩類工作簽證的區(qū)別后（見表1），外事部門為現(xiàn)場長期工作但時間跨度較短的人員辦理PVP，而為項目主要管理人員和長期駐扎現(xiàn)場的人員辦理EP（結(jié)束工作后須按規(guī)定注銷，否則無法再次申辦EP簽證），避免了EP簽證人員在項目后期必須赴現(xiàn)場注銷或延期的麻煩。

2. 公司申辦沙特阿拉伯簽證種類及特點

2019年，我公司沙特項目進入施工高峰，赴沙特批次、人次數(shù)量巨大。期間，沙特政府多次改變簽證辦理政策。同年9月沙特政府規(guī)定辦理工作簽證人員除需完成體檢、接種疫苗、開具無犯罪證明記錄、提供工種單、與沙分公司簽訂的勞動合同、中方派遣函等材料以外，經(jīng)理級別人員還須進行學(xué)歷證書的公證認(rèn)證，經(jīng)濟專業(yè)工種須進行學(xué)歷以及經(jīng)濟專業(yè)證書的公證認(rèn)證，而普通工種也須提供工作經(jīng)驗證明。而公證認(rèn)證需要較長時間，單沙特駐華大使館雙認(rèn)證就需要一個月以上。外事部門從各種渠道及時了解沙特簽證政策（見表2），在辦簽前，提前一周確認(rèn)當(dāng)前政策，加快應(yīng)變速度，降低政策變化對辦簽的影響。

針對工作簽證指標(biāo)較少、相關(guān)費用昂貴、材料繁瑣、耗時較長的特點，外事部門兼顧時間和費用成本，對于短期單次赴沙特人員申辦較易辦理的單次商務(wù)訪問簽。為急需赴沙特執(zhí)行任務(wù)的人員以申辦可一年多次往返，且辦理速度較快的工作訪問簽為主（注1）。對后續(xù)派出人員盡早著手準(zhǔn)備工作簽材料，保證簽證辦理的成功率，使公司派員更為靈活，也為公司節(jié)省了大量簽證費用。

總結(jié)

據(jù)統(tǒng)計，“十二五”期間，赴沙特及馬來西亞人次約占出國（境）總?cè)舜蔚?9%;而“十三五”期間，這個數(shù)據(jù)大幅上漲到51%。結(jié)合公司執(zhí)行沙特、馬來西亞兩國項目的歷史背景，精細(xì)管控費用的成效必將更加明顯。

在新經(jīng)濟形勢背景下，企業(yè)外事工作必須強調(diào)辦理有效率，管理出效益。此外，完善外事制度規(guī)范，建立信息管控流程;熟悉外事便利措施，縮短流程申報時間;強化人員動態(tài)管控，及時處置突發(fā)事件等一系列舉措均對公司外事管理工作起到保駕護航。

參考文獻：

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