程 鑫

淺論依托項(xiàng)目管理優(yōu)化高校后勤資源配置

程 鑫

[清華大學(xué)接待服務(wù)中心]

把現(xiàn)代企業(yè)中項(xiàng)目管理的理論和方法借鑒到高校后勤管理中來可以優(yōu)化資源配置，提升后勤工作效能。本文基于對項(xiàng)目管理內(nèi)涵和意義的理解，以項(xiàng)目論證、項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目動態(tài)管理為方法和視角，對如何通過項(xiàng)目管理促進(jìn)高校后勤資源的優(yōu)化配置提出了建議和思路。

項(xiàng)目管理；資源配置；高校后勤

高校后勤系統(tǒng)是高校改革與發(fā)展的重要支持系統(tǒng)，為高校科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)和文化傳承等功能的實(shí)現(xiàn)提供保障。后勤管理現(xiàn)代化水平直接影響到高校的辦學(xué)水平，而資源配置是管理現(xiàn)代化的核心要素。樹立新型管理理念、依托項(xiàng)目管理優(yōu)化高校后勤資源配置，對于提升大學(xué)辦學(xué)質(zhì)量、創(chuàng)建高水平大學(xué)具有重要意義。

一、項(xiàng)目管理對高校后勤資源配置的意義

伴隨著人類社會的產(chǎn)生，尤其是在解決日益復(fù)雜的任務(wù)時，分工和協(xié)作變得越來越普遍，以項(xiàng)目的方式推進(jìn)任務(wù)的完成逐漸被人們所熟悉。項(xiàng)目管理作為專業(yè)術(shù)語出現(xiàn)是在20世紀(jì)50年代，隨著管理理論運(yùn)動的發(fā)展以及管理學(xué)科的成熟，項(xiàng)目管理成為專門研究領(lǐng)域，以前所未有的速度在各個應(yīng)用領(lǐng)域得到發(fā)展。高校作為公共部門的一個重要組成部分，其管理機(jī)制和運(yùn)行模式深受工業(yè)主義邏輯的影響，科層制的影響根深蒂固，組織規(guī)模龐大，層級較多，自上而下的命令鏈條較長，“控制”的特征較為鮮明，管理效能有待提升。在這種情況下，資源附著于等級制序列，通常以條塊方式進(jìn)行分割，資源配置方式較為單一，部門間邊界清晰但相互較為封閉，資源之間流動性差，資源利用率較低，因?yàn)榱鲃佣鴦?chuàng)生新資源的可能性較小。

項(xiàng)目管理與傳統(tǒng)管理方式的最大區(qū)別在于注重系統(tǒng)觀，聚焦核心任務(wù)，在一定范圍內(nèi)重構(gòu)權(quán)力體系、重組資源體系，它涵蓋了多個部門的組合管理，有助于提升資源配置的靈活性，同時可以加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。在項(xiàng)目管理中，各個組成部分相互作用，相互依賴，為了一個共同的目標(biāo)而工作。把不同部門分管的工作打通整合，凝聚公共目標(biāo)和價值共識，責(zé)任、權(quán)力和利益相互結(jié)合，從流程上將決策、執(zhí)行和評估分開，做好設(shè)計(jì)與規(guī)劃，各個環(huán)節(jié)目標(biāo)一致、相互支持。項(xiàng)目管理的全過程以系統(tǒng)論為依據(jù)展開。如果說在傳統(tǒng)的管理過程中，更加關(guān)注部分和要素的優(yōu)化，那么在項(xiàng)目管理過程中，除了關(guān)注部分和要素之外，更加關(guān)注關(guān)系，從而形成部分之和大于整體的系統(tǒng)效應(yīng)。重視文化和價值引領(lǐng)的、動態(tài)的、綜合性的管理與綜合協(xié)調(diào)的項(xiàng)目管理更有利于項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成，同時做好時間、人力、物力成本的控制，做好技術(shù)、風(fēng)險管理，從而體現(xiàn)職權(quán)明晰、以人為本、關(guān)注成本的現(xiàn)代管理特征。

二、基于資源優(yōu)化的項(xiàng)目動態(tài)管理方法

高校后勤是一個大系統(tǒng)，在項(xiàng)目管理過程中，應(yīng)按照服務(wù)育人和辦學(xué)質(zhì)量提高的原則分解成各個子系統(tǒng)，即一個個項(xiàng)目，相關(guān)教職工對所接受的項(xiàng)目負(fù)責(zé)，而不僅僅是對某一具體任務(wù)負(fù)責(zé)。這樣既有利于團(tuán)隊(duì)明確工作目標(biāo)，也有利于發(fā)揮員工的能動性，更有利于干部和團(tuán)隊(duì)成員的資源整合。盡管有的項(xiàng)目不可量化，但卻是更加具有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)。運(yùn)用項(xiàng)目管理的方式對資源進(jìn)行配置是一個系統(tǒng)工程，項(xiàng)目規(guī)劃是起點(diǎn)，項(xiàng)目規(guī)劃的定位和方式直接影響到項(xiàng)目管理的進(jìn)程和效果。

（一）項(xiàng)目規(guī)劃

項(xiàng)目規(guī)劃是項(xiàng)目組依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)功能特點(diǎn)、實(shí)踐基礎(chǔ)等對項(xiàng)目實(shí)施過程中進(jìn)行的各種活動做出的系統(tǒng)設(shè)計(jì)與安排，不僅是一個自上而下的過程，也是一個自下而上的過程。規(guī)劃圍繞總體目標(biāo)做出長期目標(biāo)、短期目標(biāo)的協(xié)調(diào)，確定具體目標(biāo)和任務(wù)，設(shè)計(jì)任務(wù)進(jìn)度表，并做好實(shí)踐基礎(chǔ)、資源情況的調(diào)查和摸底，了解組織成員的需求。在這個過程中，一方面要突出高校后勤管理的已有優(yōu)勢，另一方面聚焦解決突出問題。

在項(xiàng)目管理與實(shí)踐中，要處理好項(xiàng)目規(guī)劃與組織目標(biāo)間的關(guān)系，處理好不同項(xiàng)目間的邊界，避免資源內(nèi)耗，明確項(xiàng)目內(nèi)部多維體系，通過制定項(xiàng)目規(guī)劃，后勤各部門能充分利用時間和空間，進(jìn)行各種技術(shù)和方法的比較與優(yōu)化，節(jié)約各項(xiàng)資源。需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，項(xiàng)目規(guī)劃的完成，并非是項(xiàng)目規(guī)劃過程的結(jié)束，充其量只是階段性目標(biāo)的完成。應(yīng)以動態(tài)變化的理念看待項(xiàng)目規(guī)劃，依總體目標(biāo)、問題解決、實(shí)踐情境、任務(wù)推進(jìn)的情況及時修訂，以確保項(xiàng)目規(guī)劃的有效實(shí)施。在整個項(xiàng)目生命周期內(nèi)，項(xiàng)目規(guī)劃過程與項(xiàng)目綜合變更控制是一個多次循環(huán)往復(fù)的過程。[1]資源配置的有效方式是建立資源庫并建立資源互動的規(guī)則。管理者必須明確人力資源、技術(shù)資源、財(cái)務(wù)資源、信息資源等的占有和分布情況，分析優(yōu)勢和劣勢，把握資源流動和創(chuàng)生中的價值訴求，定期開展資源使用效率的評估。同時，學(xué)校要重視建設(shè)學(xué)緣結(jié)構(gòu)合理、知識體系多元的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，既要包括成員的選拔，也應(yīng)包括對團(tuán)隊(duì)成員的培養(yǎng)。

（二）項(xiàng)目進(jìn)度管理

進(jìn)度是衡量管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。進(jìn)度管理是基于項(xiàng)目總體價值、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和科學(xué)方法對項(xiàng)目推進(jìn)的過程、階段性成效、各個階段間的關(guān)系進(jìn)行管理和控制。在與項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目費(fèi)用和項(xiàng)目目標(biāo)協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上按時完成。時間、成本、質(zhì)量是項(xiàng)目進(jìn)度管理要聚焦的主要維度。首先要明確進(jìn)度管理人員，做好人員培訓(xùn)，明確任務(wù)和責(zé)任，結(jié)合組織結(jié)構(gòu)變革和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，依據(jù)項(xiàng)目的復(fù)雜情況，有時可能會形成多中心決策體系，在做好項(xiàng)目分解的情況下確定項(xiàng)目進(jìn)度子目標(biāo)。同時，還可以運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和資源做好進(jìn)度管理的保障。要求管理人員能及時發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目執(zhí)行與項(xiàng)目規(guī)劃之間的差別并進(jìn)行分析，已確定是糾正的偏差還是正常范圍內(nèi)的問題。這需要對項(xiàng)目的執(zhí)行狀況進(jìn)行有效的診斷，否則即使是小的問題也很有可能會變成大問題，對組織和項(xiàng)目造成更大傷害。進(jìn)度管理是避免這種傷害的重要手段，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定科學(xué)有效的指標(biāo)體系，做好階段性診斷和進(jìn)度管理對科學(xué)有效解決問題非常關(guān)鍵。

（三）項(xiàng)目風(fēng)險監(jiān)控

項(xiàng)目風(fēng)險監(jiān)控包括風(fēng)險識別、風(fēng)險度量、風(fēng)險分析、風(fēng)險應(yīng)變和風(fēng)險控制的系統(tǒng)過程。風(fēng)險控制的作用是將項(xiàng)目發(fā)生不良后果的可能性減小到最小，通過對風(fēng)險的影響做出結(jié)合實(shí)際的評估，將由于不確定性造成的損失減小到最低限度[2]，從而減少資源浪費(fèi)。項(xiàng)目風(fēng)險管理應(yīng)該始終貫穿高校后勤項(xiàng)目管理的全過程，通過系統(tǒng)、全面、科學(xué)地對項(xiàng)目風(fēng)險進(jìn)行全過程管理，有效預(yù)測風(fēng)險點(diǎn)，提高后勤管理的質(zhì)量。

在進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險監(jiān)控時，首先要對風(fēng)險進(jìn)行識別，風(fēng)險識別不是一次事件，而是一個過程，應(yīng)該有意識地構(gòu)建風(fēng)險識別機(jī)制，自始至終存在于項(xiàng)目推進(jìn)的過程中。風(fēng)險識別包括識別風(fēng)險點(diǎn)、評估風(fēng)險產(chǎn)生的條件、描述風(fēng)險特征并確定產(chǎn)生風(fēng)險的空間，這是一個多維的內(nèi)容模型。常用的風(fēng)險識別方法包括頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法和座談法等，以此建立通達(dá)的信息溝通機(jī)制和反饋機(jī)制，進(jìn)行信息管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該依據(jù)風(fēng)險對目標(biāo)的影響程度對項(xiàng)目風(fēng)險進(jìn)行分級排序，對風(fēng)險進(jìn)行量化評估，盡可能推斷出風(fēng)險發(fā)生的概率和風(fēng)險對項(xiàng)目目標(biāo)的影響程度，從而利用面談、決策分析模擬的方法制定風(fēng)險應(yīng)對策略。風(fēng)險應(yīng)對策略是在對風(fēng)險量化評估結(jié)果的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，依據(jù)項(xiàng)目管理目標(biāo)科學(xué)制訂方案降低風(fēng)險、規(guī)避傷害、主動構(gòu)建策略的過程，一般包括如下環(huán)節(jié)，即回避、轉(zhuǎn)移、緩和與接受。風(fēng)險回避是指依據(jù)現(xiàn)有條件改變項(xiàng)目規(guī)劃，從而消除風(fēng)險或消除產(chǎn)生風(fēng)險條件以保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。[3]項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不可能回避所有風(fēng)險，但通過詳細(xì)的計(jì)劃和監(jiān)控可避免一些具體的風(fēng)險。風(fēng)險轉(zhuǎn)移不是降低風(fēng)險發(fā)生的概率和不利后果的大小，而是通過制定有效措施將盡可能轉(zhuǎn)移風(fēng)險的損失，實(shí)際上這個過程并沒有消除風(fēng)險，只是因?yàn)閷⒐芾碡?zé)任交給第三方所以降低損失。風(fēng)險緩和是降低風(fēng)險發(fā)生的概率，或者將風(fēng)險帶來的不利影響降低到預(yù)期中可接受的水平。事實(shí)上，并不是所有風(fēng)險都可以回避或者緩和的，有時接受風(fēng)險是一種不得已的選擇。接受風(fēng)險是以面對風(fēng)險為基礎(chǔ)，同時接受風(fēng)險可能帶來的后果。接受有時是主動的，很多時候卻是被動的。根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控的實(shí)際情況積極做好預(yù)防、主動采取措施會降低成本，有助于取得更好的效果。

（四）項(xiàng)目溝通

高校后勤項(xiàng)目溝通又稱項(xiàng)目信息體系構(gòu)建，是指在項(xiàng)目推進(jìn)過程中搜集、分析、加工、交換并最終運(yùn)用項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的信息的過程。對于后勤管理來說，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展和人工智能時代，做好信息溝通和信息體系建設(shè)，就是掌握了項(xiàng)目管理的主動權(quán)，有利于更好地配置資源、形成支持體系、高質(zhì)量地完成項(xiàng)目目標(biāo)，從而為決策提供依據(jù)。通過信息溝通、豐富的信息流動起來，多元主體因?yàn)橐庖姷慕粨Q聯(lián)結(jié)貫通起來，在個體、團(tuán)隊(duì)和組織層面形成信息網(wǎng)，圍繞共同目標(biāo)真正成為一個整體。信息溝通還能滿足人的情感需要和心理需要，在信息交換的過程中，人們通過思想、信息交流，也會減少沖突，改善關(guān)系，凝結(jié)情感，形成了項(xiàng)目管理重要的、同時也是非正式的基礎(chǔ)。各個項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要了解項(xiàng)目信息在什么時候，以什么方式進(jìn)行交流最為有效，不間斷地維護(hù)項(xiàng)目內(nèi)部與外部之間良好的溝通，從而保障高校后勤管理項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

[1]蔚林巍.21世紀(jì)的項(xiàng)目管理[J].企業(yè)管理.2001（10）：5-22.

[2]李寶寶.內(nèi)控視角下商業(yè)銀行操作風(fēng)險管理研究[D].南京航空航天大學(xué)博士學(xué)位論文，2013：12.

[3]李曉峰.企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新風(fēng)險測度與決策及其預(yù)控研究[D].四川大學(xué)博士學(xué)位論文，2005：37.

（責(zé)任編輯：楊書元）