張 蓉

（合肥職業(yè)技術(shù)學院，安徽 合肥 238000）

檔案主要是指過去以及現(xiàn)在國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事軍事、政治、科學、經(jīng)濟、文化、宗教以及技術(shù)等活動直接形成的對于社會以及國家具有一定保存價值的圖表、文字、聲像等各種形式的歷史記錄。高職院校在發(fā)展過程中自然也會形成較多的檔案信息，這不僅是其進行有效管理的重要依據(jù)，同時也是其在人才培養(yǎng)水平上的重要體現(xiàn)。在現(xiàn)今這個信息時代，高職院校檔案管理工作也逐漸開始運用信息技術(shù)。身處在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)依賴于人工來進行檔案管理已明顯無法有效滿足高職院校檔案管理需求，如何借助于信息化時代發(fā)展機遇進行檔案管理創(chuàng)新也就成了重要課題，本文也對其進行研究和闡述。

一、信息時代高職院校檔案管理現(xiàn)狀

信息時代背景之下，高職院校檔案管理工作數(shù)量以及繁雜程度也在不斷提升，借助于信息技術(shù)來進行檔案管理，能夠?qū)n案信息資源進行有效管理、處理，從而真正發(fā)揮出其存在的作用，推動檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。這也能夠從中體現(xiàn)出信息技術(shù)對于高職院校檔案管理質(zhì)量提升的重要影響。可是，就近年來高職院校檔案管理情況來看，其還尚未真正實現(xiàn)檔案信息化管理，在管理過程中還是存在著較多的問題。例如，專業(yè)設(shè)備配置率不高、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案進程緩慢、檔案管理信息資源利用率低下等等。而在這些問題之中，最為主要的問題還是體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案管理人員構(gòu)成以及硬件配置不夠合理。在高職院校檔案管理隊伍之中，檔案專業(yè)專職人員較少有數(shù)據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，在高職院校檔案管理過程中，檔案專業(yè)管理人員僅為2%，信息化專業(yè)技術(shù)較強的檔案管理專業(yè)人才僅有17%；本科以及以上學歷的檔案管理工作人員僅有8%；而在這其中兼職人員可謂是高達92%。高職院校檔案信息化管理過程中，掃描儀、計算機、復印機等一系列硬件配置是必不可少的，雖然現(xiàn)如今很多高職院校也都配置了計算機，可是在其他設(shè)備上的配置還尚未完善，所以這也制約了高職院校檔案管理工作質(zhì)量得以提升。其次，高職院校檔案管理模式存在問題。在計算機不斷普及的信息時代環(huán)境中，高職院校也都離不開excel等辦公軟件，可是在進行檔案管理的時候，依然還是有部分管理人員因為年齡過大，不知道要如何有效應(yīng)用相關(guān)軟件，這也就進一步抑制了工作的開展。最后，信息化系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，促使高職院校在進行檔案管理的時候，也具備了獨立的管理系統(tǒng)，可是真正有學校結(jié)合實際建設(shè)的情況還是較少，學校檔案資源無法將其價值有效發(fā)揮出來。

二、信息時代提升高職院校檔案管理績效的新途徑

（一）提高重視程度

信息時代背景下高職院校檔案管理質(zhì)量要想得以提升，首先還是需要院校領(lǐng)導人員以及檔案管理工作人員強化自身重視程度，因為只有真正提高認識，才能真正將這一項工作放在心上〔1〕。為此，在進行檔案管理之前，一定要先加大對檔案信息化建設(shè)與宣傳的力度，在這一過程中，市委組織部、省委組織部等部門均可以定期進行會議，通過會議的方式來讓高職院校領(lǐng)導人員樹立起正確的認識，提高對于院校檔案管理工作的重視程度，這樣領(lǐng)導者自然會從思想上直接摒棄之前對于檔案管理工作的認識，讓其將這一項工作嚴格執(zhí)行下去〔2〕。高職院校檔案管理工作在信息化時代背景之下，還需要進行信息化建設(shè)，具體包含檔案完善、紙質(zhì)到電子的有效轉(zhuǎn)化、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等等，而這些都離不開學校的支持，所以在發(fā)展過程中一定要加強對這一項工作的重視，真正將這一項工作納入到院校發(fā)展與進步規(guī)劃之中，通過宣傳與教育來有效提高相關(guān)人員對于這一項工作的重視程度，這樣就能有效實現(xiàn)信息化發(fā)展與進步〔3〕。另一方面，還需要加強對基層檔案管理人員的教育與宣傳，讓其也能夠意識到這一項工作的重要性，同時借助于有效的約束手段來對管理人員進行約束，這樣檔案管理人員自然能夠真正意識到這一項工作的重要性，積極主動地投身于檔案管理之中，同時促進檔案信息化進程得以加快。

（二）做好檔案管理隊伍建設(shè)

信息時代背景下高職院校檔案管理質(zhì)量要想得以提升，檔案管理隊伍建設(shè)也是必不可少的，這也是檔案管理工作實施的基礎(chǔ)與前提。在信息時代背景之下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用也開始變得越發(fā)的普遍，所以在信息時代背景之下，高職院校在對管理人員進行招聘的時候，不僅要對其專業(yè)知識進行考慮與分析，同時結(jié)合應(yīng)聘者實際情況來篩選出最佳的工作管理人員〔4〕。此外，還可以借助于繼續(xù)培訓與教育，讓檔案管理人員重視程度、管理技能以及信息化操作技能均能夠得到提升，從而真正有效實現(xiàn)信息時代背景下高職院校檔案管理提升效果。另一方面，在進行檔案管理隊伍建設(shè)的時候，還需要加強崗位培訓，積極鼓勵檔案管理人員不斷拓展自身知識面，引導其在實際管理過程中多借助于信息時代背景下的信息技術(shù)來進行檔案管理，這樣才能真正有效提升高職院校檔案管理工作人員管理水平，從而有效促進其發(fā)展與提升。在這一過程中，相互之間的知識面也在不斷擴大，而崗位培訓的目的就是進一步提升檔案管理質(zhì)量與效果，最終培養(yǎng)出一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的隊伍，這也是高職院校需要執(zhí)行的一項任務(wù)。

（三）構(gòu)建激勵機制

在信息時代背景下高職院校檔案管理工作質(zhì)量要想得提升，還需要在管理過程中積極構(gòu)建出相應(yīng)的激勵機制，以此來有效提升管理人員工作積極性與主動性，讓這一項工作得以有序?qū)嵤┫氯ァ?〕。一方面，學?？梢詫⒐芾砣藛T考核結(jié)果與薪酬掛鉤，使用量化積分的方式來對管理人員進行考核，通過這一方式來實現(xiàn)多勞多得、按勞分配，同時有效避免出現(xiàn)因為其他原因而引發(fā)的不良現(xiàn)象，讓管理人員自身潛能以及積極性得到了有效提升，從而有效推進高職院校檔案管理工作質(zhì)量得以提升。另一方面，高職院校在發(fā)展過程中還可以進一步進入基層來對檔案管理人員需求進行調(diào)查與分析，通過這一方式來及時把握檔案管理人員需求，然后再基于此選擇具有針對性的激勵手段來有效滿足教職工個性化需求，這樣就能真正有效促進高職院校檔案管理質(zhì)量得以提升。例如，假設(shè)檔案管理人員具有物質(zhì)需求，高職院校就可以在發(fā)展過程中就可以借助于增加福利或者是提高待遇等方式來對其進行激勵，讓其能夠繼續(xù)維持在檔案管理工作職位之上，從而真正有效提升高職院校檔案管理質(zhì)量。

（四）做好大數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在信息時代背景之下，高職院校檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，除了上述幾種途徑之外，高職院校在發(fā)展過程中還可以從以下兩方面著手：一方面，在發(fā)展過程中需要進一步加快高職院校檔案管理電子化進程，促進信息化建設(shè)活動的有序?qū)嵤＞湍壳皩嶋H情況來分析的話，大多數(shù)高職院校在進行檔案管理的時候，還尚未實現(xiàn)完全的紙質(zhì)到電子轉(zhuǎn)化，所以在進行管理的時候，一定要先借助于數(shù)據(jù)壓縮、掃描儀等技術(shù)設(shè)備及時地將紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子，促進高職院校檔案管理效率得以提升。另一方面，在發(fā)展過程中還可以對數(shù)據(jù)庫進行完善，同時基于此來真正加強信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與更新，通過這一方式來進一步提升高職院校檔案管理效果。在這一過程中，首先檔案管理人員在管理過程中一定要真正保證檔案信息的真實性以及準確性，這也是檔案管理過程中最為基礎(chǔ)的任務(wù)與要求。為此，檔案管理人員在進行檔案管理的時候，一定要加強對原始材料的觀察，一旦發(fā)現(xiàn)有存在與原始材料不一致的情況，一定要及時進行核查與處理，這樣才能準確無誤地對檔案數(shù)據(jù)庫進行完善，最大化提升檔案管理質(zhì)量。在對檔案數(shù)據(jù)庫進行完善的時候，檔案管理人員一定要準確意識到這一項工作并不是對一些基礎(chǔ)性的信息內(nèi)容進行檢索，同時也是學校展開學歷、職稱等師資力量統(tǒng)計，不管是對于教職工專業(yè)或者是年齡分布情況而言都有著較為顯著的作用，而進一步完善數(shù)據(jù)庫信息，則能夠真正有效提升高職院校檔案管理效率和質(zhì)量。

（五）構(gòu)建出個性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式

高職院校檔案管理工作實施的目的就是為了更好地發(fā)揮出檔案存在的價值，所以要想有效提升其管理質(zhì)量，還需要積極構(gòu)建出個性化的網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，這能有效提升資源共享水平，擴大檔案利用率。在這一過程中，各個高職院?？梢约訌姕贤ㄅc聯(lián)系，對分散的資源進行整合，同時對所有信息進行共享，并且結(jié)合自身實際情況來制定出具有針對性的個性化數(shù)據(jù)共享架構(gòu)模式，這樣就能進一步提升檔案資源共享水平。在構(gòu)建過程中，管理人員一定要按照具體的要求來制定出相應(yīng)的共享準則，同時還需要構(gòu)建出相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享模式，為了能夠更好地落實這一項工作，院校相互之間可以制定出統(tǒng)一且規(guī)范化的執(zhí)行標準，同時對集中式檔案資源提供模式進行完善，明確中心服務(wù)，然后再在這一基礎(chǔ)上對層級式信息整合系統(tǒng)搭建集中式的資源提供模式，這樣就能有效提升檔案資源共享效果，充分發(fā)揮出檔案存在的價值。

三、結(jié)語

綜上所述，高職院校檔案管理工作在實施過程中不能只流于形式，需要真正結(jié)合學校規(guī)模以及實際需求來進行檔案管理創(chuàng)新，結(jié)合信息時代帶來的便利和優(yōu)勢來進行信息化建設(shè)，推進檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，從而真正有效發(fā)揮出高職院校檔案管理工作的價值，促進高職院校的發(fā)展與進步。