梁瑞明， 徐 艟， 吳潔思

(河源職業(yè)技術學院， 廣東 河源 517000)

在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達的今天，個人即時通訊軟件已經(jīng)越發(fā)顯得成熟，雖然它已成為目前網(wǎng)絡溝通的重要工具，但是作為企業(yè)卻存在一個問題，一旦采用娛樂功能多的個人聊天軟件如QQ、MSN,那么私聊現(xiàn)象以及無處不在的娛樂游戲，會讓管理者不勝其煩，最不能接受的是企業(yè)員工自發(fā)形成的個人聊天圈，每天會將工作時間更多地浪費在“炒股”、“交友”、“偷菜”、 “團購”上，QQ聊天軟件動輒彈出的新聞窗口、配套的各種誘人的娛樂信息無形中大大降低了企業(yè)的工作效率，這使得眾多的企業(yè)管理者決心放棄這些免費個人聊天軟件，采用企業(yè)專用信息溝通工具軟件[1]。

在考慮選擇企業(yè)即時信息溝通軟件時，讓文字、文件的傳遞達到最佳，語音、視頻的功能做得更強大，抑或企業(yè)架構體系做得更完美，這些都伴隨著成本的提高。當企業(yè)以天價購買該軟件以后，隨之而來的后期維護成本也讓管理者覺得無法承受，以至于很多企業(yè)購買了這些軟件和服務器之后，使用了一段時間便因為高昂的成本維護而束之高閣，所以對于企業(yè)來說這些軟件最好是低成本或零成本。隨著科技發(fā)展，這一切已經(jīng)變?yōu)榭赡?，很多現(xiàn)在大力推廣的企業(yè)信息溝通軟件已經(jīng)免費，而且這些軟件的功能也越來越豐富，穩(wěn)定性也越來越好，實用性也更貼近企業(yè)實際，而這一切還都建立在免費的基礎上。下面重點分析從成本的角度，怎樣看待企業(yè)即時溝通軟件的發(fā)展趨勢[2]。

1 企業(yè)的時間等待就是無形的成本投入

過去很多企業(yè)在面對公司規(guī)模的擴大、人員和分支機構的增多使得企業(yè)各部門相互之間的溝通要求也越來越高，如果還是按照原始的人與人之間當面溝通的模式，必然會使公司的生產(chǎn)效率越來越低，管理的執(zhí)行力也越來越不到位，導致的運營成本也居高不下，很多企業(yè)管理者迫切希望采用企業(yè)內部溝通信息化的手段，運用現(xiàn)代化的信息溝通技術來解決這個問題，當初很多老板首先想到去購買相應的軟件，通過派人在市場上了解各種企業(yè)即時通訊軟件的優(yōu)勢、性能、價格，再絞盡腦汁地搜尋最佳性價比的產(chǎn)品，投入大量的人力、物力在眾多的供應商中去選擇最佳，老板們也騰出很多的時間去和眾多來訪的供應商洽談、詢價并確定最后的中標者，隨后又集中技術人員、采購人員及法律顧問去簽訂合同，合同簽好又涉及執(zhí)行，當然又是會計人員的付款，相關軟件的驗收、試用及硬件服務器的安裝等等，這一切沒有一兩個月估計是辦不好的，因為按照這樣的軟件購買模式必然要走這樣的程序和時間，這期間企業(yè)所付出的時間等待成本應該是難以計數(shù)的，在當下時間就是金錢的概念中，這種無形的成本投入顯而易見不是企業(yè)所期望的，所以現(xiàn)在企業(yè)即時通訊產(chǎn)品由軟件向平臺過渡的趨勢已經(jīng)不可阻擋，那種自己投入購買一臺服務器，裝一套軟件，為員工提供企業(yè)郵箱的服務的模式，已經(jīng)越來越多地將這種服務外包給了專業(yè)的企業(yè)郵箱服務商所替代，要想為中國四百萬上網(wǎng)企業(yè)提供高效的、穩(wěn)健的、專業(yè)而純凈的即時信息溝通服務，免費的互聯(lián)網(wǎng)溝通平臺及互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上辦公環(huán)境將是首選。在這里的所有服務并不由企業(yè)內部所部署，根本不需要任何資金，只要求企業(yè)開通一個專有賬號，然后向各個員工和分支機構分配賬號就可以了，如此簡潔的操作步驟，如此快節(jié)奏的企業(yè)信息溝通服務模塊的開通樣式，如此無成本的信息溝通平臺的建立，其所花費的時間成本只需要用幾分鐘的時間就可以全部搞定，顯然后者的選項自然是占據(jù)成本最低的優(yōu)勢制高點，更是可以實現(xiàn)企業(yè)管理者預期的內部信息良好溝通的目標[3]。

2 免費基礎上的先進技術廣泛應用

大家應該破除免費的就不會是好東西，免費的東西自然不會有什么好技術支撐的陳腐觀念，目前很多企業(yè)所采用的先進即時信息溝通系統(tǒng)都包含了眾多先進的技術含量，譬如可以支持第三方插件的擴展和二次開發(fā)接口，從而可以將原有軟件的功能得以擴展，并使得企業(yè)可以針對自己需要，在不破壞軟件基本內核功能的前提下，獲得更多企業(yè)所必需的特有的專業(yè)功能，能夠對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的集成，方便企業(yè)自我完善，以提高自己的信息系統(tǒng)處理能力；為確保通信網(wǎng)絡安全，將先進的通訊協(xié)議Ecc算法和128位AES算法加密加以運用，前者是橢圓曲線的加密算法，原理是采用比較短的密鑰就可以達到舊有算法相同的加密程度，后者更是先進的高級加密標準，這一標準遠遠領先即將要淘汰的DES加密標準，從而保證信息和數(shù)據(jù)的安全；為使外來訪客和企業(yè)平臺客服進行方便交流，可以在網(wǎng)站頁面中鑲嵌入一段系統(tǒng)生成的代碼，讓屬于客服的LOGO懸浮或固定在企業(yè)網(wǎng)站上，只要點擊客服圖標，外來訪客就可以實現(xiàn)和網(wǎng)站的客服展開交流；有的企業(yè)信息溝通系統(tǒng)采用全新的《域》技術，讓嚴格的《域》策略確保信息溝通的安全性，通過采用“賬號隔離機制”增強企業(yè)內部用戶和外部用戶之間進行安全的通信，這正是引入這種管理方式的目的。所有這些先進技術的使用都無需企業(yè)額外投入費用，這也是越來越多的企業(yè)傾向于使用這種基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的先進信息溝通系統(tǒng)的原因[4]。

3 無成本的眾多功能的部署

個人即時通訊軟件會被很多企業(yè)選中的原因，主要在于這些軟件免費使用的同時還具備了很多的功能，包括：離線文件的傳輸、群組的建立、遠程協(xié)助、音頻、視頻會話、多方交談、白板功能等，這些都是企業(yè)所需要的。但是個人即時溝通軟件先天是以人作為社會人的身份出現(xiàn)，所有交往的需求是基于個體在社會中的需要而建立的，包含了交友、相親、游戲等，這就和企業(yè)即時溝通軟件有很大的區(qū)別，企業(yè)即時溝通軟件是建立在企業(yè)成員的基礎上，每個成員在這種身份下的溝通需求，導致了它必須建立在企業(yè)的組織架構下來展開，現(xiàn)在更多的基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的企業(yè)即時溝通軟件絕大多數(shù)都免費，很多在個人即時溝通軟件都具備的功能的前提下又增加了一些企業(yè)信息溝通軟件所特有的功能[5]。

首先體現(xiàn)在賬號的獲取方式上，企業(yè)即時溝通軟件的賬號是可以管理的，先申請一個企業(yè)的總賬號，然后由管理者向下屬員工分配賬號，這些賬號都含有企業(yè)標示的統(tǒng)一后綴，從而有利于提升企業(yè)的形象，即使這個員工離職了也可以把賬號收回，這考慮到了企業(yè)資源的保密性。相反個人即時溝通軟件的賬號，一旦獲取以后就歸個人所有，一輩子也不必要更改，哪里都可以使用，其使用權和占有者都歸個人所有，他人無權干涉。

企業(yè)的信息溝通軟件明顯的帶有企業(yè)組織機構的特征，相關的電子公告欄和電子名片只有在企業(yè)商務應用中才會用到，個人的信息溝通軟件在交往時是互相對等的，自由的和不可控的。相反企業(yè)級的信息溝通軟件往往交談者有嚴格的等級關系，或者是上司、同事或合作伙伴。剛入職的新員工通過企業(yè)信息溝通軟件可以快速熟悉公司的各個組織機構、部門，一目了然地通過電子名片瀏覽同事的照片和聯(lián)系方式，從而很快地知曉公司的部門人員情況，以最短的時間融入到企業(yè)文化中去。當然員工的考勤和外出管理更是企業(yè)信息溝通軟件的必選項目，隨著企業(yè)溝通范圍的擴大使得企業(yè)級的信息溝通不僅僅局限于企業(yè)內部，更希望公司與分公司之間，組織和商業(yè)機構之間，以及和下屬連鎖機構、相關會員單位之間都要進行互聯(lián)互通，而企業(yè)間的互聯(lián)互通往往要遠遠多于企業(yè)內部溝通的次數(shù)，這就更使得互聯(lián)互通顯得愈發(fā)重要[6]。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，將企業(yè)信息溝通軟件移植到手機終端的需求越益高漲，隨著辦公移動化的同時，移動端的安全問題也愈加重視。使用個人聊天軟件辦公信息遭受破譯的概率大增，信息安全無法保證。而企業(yè)級的信息溝通軟件可以通過臨時加密鑰匙，故障恢復，及時備份策略，部署獨立的服務器、云服務等措施保護企業(yè)客戶的數(shù)據(jù)安全。

以上如此復雜多變的功能會使初學者感覺很難上手，但是近年移動互聯(lián)網(wǎng)的爆發(fā)式發(fā)展，使得app產(chǎn)品迅猛增加，易學好用的這類產(chǎn)品使得消費者掌握一門軟件的時間越來越短，對于員工來說消化一款企業(yè)即時通訊軟件的時間被大幅度的降低?，F(xiàn)在開發(fā)的這類軟件的界面往往簡潔美觀，聚合常用功能容易學習，更方便管理。適合于自學的軟件操作模式使得企業(yè)的培訓成本大幅度降低，不再需要聘請專門的培訓教師，也不需要支出額外的培訓費用?？梢娨豢顜в幸陨现T多功能部署的企業(yè)信息溝通軟件，在滿足其日常使用的同時，更用免費的無成本優(yōu)勢打動了管理者[7]。

4 消除后期維護、升級的成本負擔

過去通過購買軟件所建立的企業(yè)信息溝通平臺，其購買的軟件通常安裝在企業(yè)的服務器中，服務器的日常維護以及升級服務，都需要技術人員的幫助，光是支付技術人員的工資，也是一筆不小的投入，往往很多人也會誤以為通過互聯(lián)網(wǎng)平臺所建立的免費的企業(yè)信息溝通軟件，其日后的維護、升級費用肯定要企業(yè)另外再支付，往往開始的無償變成了日后的有償服務，剛入門的零投入不可能換做永久的分文不付的免費使用，如果真是這個局面，那么企業(yè)信息溝通軟件的發(fā)展趨勢必然會遭遇瓶頸，然而事實并非如此，在當今的網(wǎng)絡時代無需花費消費者任何費用的產(chǎn)品到處都是，有些質量一點也不差，例如騰訊QQ、360安全衛(wèi)士等，因為免費，所以很容易遭受使用者替換，唯有做得更好、更穩(wěn)定，才可以吸引用戶長期使用，當然這一點對于企業(yè)的信息溝通軟件也是如此，不光考慮到企業(yè)的時間等待成本、各項軟件功能的部署成本，還應該為日后的維護、升級成本加以關注，以往有很多的企業(yè)信息化應用，譬如OA、CRM、ERP等，這些應用往往只用了一段時間后就逐步荒廢不用了，據(jù)統(tǒng)計70%以上企業(yè)認為這些系統(tǒng)后期的成本太高，是導致企業(yè)放棄的重要因素，因為無論員工還是管理者都認為如此高昂的后期維護成本嚴重影響了正常的企業(yè)生產(chǎn)工作，所以目前更多的企業(yè)信息溝通軟件開發(fā)商認識到了這一點，無論是軟件的源代碼開放以便企業(yè)的二次開發(fā)、展開功能擴展，還是進行在線的軟件升級，抑或設計軟件層面各項功能的具體維護都不再收取任何費用，真正做到了至始至終的零成本無償使用[8]。

5 免費企業(yè)即時溝通軟件是供需雙方的選擇

隨著互聯(lián)網(wǎng)基礎服務軟件越來越趨于免費，例如殺毒軟件、云端存儲等，而作為個人信息溝通的微信、QQ、微博更是從它誕生之日起就是免費使用，這一現(xiàn)象促使越來越多的企業(yè)即時溝通軟件也逐步開始免費，譬如阿里釘釘、智企ID、華為uc、Imo等。當然從使用者的角度來看，實現(xiàn)同樣功能的企業(yè)即時溝通軟件，免費絕對是首選，畢竟成本是當下絕大多數(shù)企業(yè)主的都會重點考慮的問題。

軟件供應商面對激烈的市場競爭，以及互聯(lián)網(wǎng)服務軟件的免費大潮，以零成本面向企業(yè)提供即時溝通軟件也是在所難免。企業(yè)信息溝通軟件中眾多的免費項目不知不覺會讓使用者感到困惑，軟件開發(fā)商究竟如何盈利呢？畢竟它不是慈善機構，更不可能永遠在做虧本的生意，這不符合一般的商業(yè)原則，于是一些收費的企業(yè)信息溝通軟件就宣稱：“免費的不可能長久，收費肯定比免費的要好”，大家看到作為個人信息溝通軟件的鼻祖QQ，從誕生之日起就是免費，走到今天更是從沒有收取任何費用，但是面對幾百億的騰訊公司市值從來沒有人敢否認CEO馬化騰的成就，360殺毒軟件也是從免費起家，目前幾乎每個國內電腦終端都安裝的這個殺毒軟件，依賴于增值服務的成功，奠定了其在行業(yè)中的老大地位，應該說免費的企業(yè)信息溝通軟件的開發(fā)商，看中的更多是未來的用戶數(shù)量和由此建立的渠道網(wǎng)絡覆蓋面，所以大家今天看到很多免費軟件開發(fā)商正在竭盡全力地招募代理商，許諾了豐厚的代理回報來促進其軟件的推廣成功。

當然任何企業(yè)都應考慮盈利，企業(yè)即時通訊軟件也不例外，最簡單的盈利模式自然是在獲得大量用戶基數(shù)后，以投放廣告的方式獲取利潤，但是如何避免用戶因廣告紛擾而棄用，在合適的地方、時間，顯示能讓用戶接受的廣告，這里面的學問很大，這必然要考慮軟文、植入等諸多富有創(chuàng)意且潛移默化的隱形廣告為首選，誠然不依賴廣告，完全靠自己另外的增值業(yè)務也可以拓展利潤。Linkedin平臺自2004年上線以來，用戶數(shù)量由一百萬增加到2014年的一億多，這當然要歸功于其提供的免費增值和基礎服務，面對市場占有率的大幅提升，Linkedin就可以從容展開招聘解決方案、市場推廣、高級會員服務等收費項目，簡言之Linkedin的盈利模式完全是高級會員的付費服務，在Linkedin幾乎看不到任何廣告，雖然只有接近20%的用戶支付了諸如：人力資源、營銷高級項目服務等增值服務，也在2017年的1季度給Linkedin帶來了10億美元的收入[9]。

6 規(guī)避免費使用軟件所產(chǎn)生的風險

當使用者面對低成本乃至免費的軟件產(chǎn)品時，往往更關注的是質量以及后期使用的安全性和穩(wěn)定性。首先使用者盡量選擇大品牌的軟件，譬如Imo、阿里釘釘?shù)?，畢竟實力雄厚的企業(yè)可以保證運營的可靠性，巨大的用戶基數(shù)也可以使它的兼容性更廣，更能將風險降至最低。

其次企業(yè)在使用即時溝通軟件時，應該在企業(yè)內部組成一個管理架構，所有用戶的注冊管理、組群加入的密碼驗證、企業(yè)成員的辨識標記等都應該規(guī)范化、制度化。大家知道任何風險的產(chǎn)生都可以歸結為責任和來源，企業(yè)在最初決策使用軟件時，就將風險防范的工作做好，將一切可能的不安全因素扼殺在源頭，并建立企業(yè)內部的責任管理機制，如此一來風險自然會降至最低。

再者一定要建立服務器的安全證書，在每一個企業(yè)用戶訪問軟件所在的服務器時，都應該確認并識別，防止用戶名、密碼泄露給釣魚網(wǎng)站。 另外同一臺服務器盡量避免安裝太多的免費服務系統(tǒng)，一旦被黑客破解了源代碼就很容易被攻擊。只有做足了上述防范措施，大家在使用免費的企業(yè)即時溝通軟件時，才能夠回避風險、保證安全。

7 結 語

在當初搜索引擎軟件百度、google推出的競價排名的營銷模式時，很多網(wǎng)絡營銷商并不看好，但是現(xiàn)在看來簡直是錯過了一個絕好的商機；當微博剛剛出現(xiàn)時，新浪開始也沒有把它作為收費項目以圖短期利潤，而是精心梳理品牌效應讓新浪微博做大做強，時至今日誰敢否認新浪微博已成為自媒體的最大陣地，個中蘊含的巨大商機更是讓各路渠道商仰慕。所以大家應該堅信免費的企業(yè)信息溝通軟件推廣必然會帶來巨大的品牌效應，未來不可限量的商機更是一塊巨大的誘人蛋糕，畢竟中小企業(yè)的數(shù)量，在中國這個巨大的市場中占的比例應該是不容小覷的，而這正是導致企業(yè)信息溝通軟件的免費化的大勢所趨不可阻擋！