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企業(yè)管理協(xié)同變革

2016-12-30 18:27:18陸凱
青年時代 2016年19期
關(guān)鍵詞:信息化系統(tǒng)信息溝通組織

陸凱

摘要:面對當前中國經(jīng)濟轉(zhuǎn)型期,許多企業(yè)都在為自身變革進行探索。高效的內(nèi)外部協(xié)同不僅可以解決企業(yè)經(jīng)營管理的諸多問題,還可以降低企業(yè)的經(jīng)營成本。社交化的信息技術(shù)和應(yīng)用使得協(xié)同變得隨時隨地,極大提高了經(jīng)營效率,降低了經(jīng)營成本,規(guī)避了信息孤島,積淀了企業(yè)知識,增強了企業(yè)認同感,提升了企業(yè)凝聚力。

關(guān)鍵詞:協(xié)同;組織;信息溝通;信息化系統(tǒng)

一、協(xié)同概述

1.組織

現(xiàn)代管理理論之父切斯特·巴納德從組織管理的現(xiàn)實訴求對組織進行了闡述:組織是由具有協(xié)作意愿且擁有共同目標的人群,以信息交流為主要溝通渠道組成的龐大的協(xié)作系統(tǒng)。其中,組織要素主要包括:

協(xié)作意愿:

共同目標:

信息交流的人群。

自然,企業(yè)即為世界上數(shù)量最為龐大的正式組織。

2.協(xié)同

組織的存在是以共同目標為前提,組織協(xié)作是一種普遍存在的群體行為,根據(jù)其他個體的態(tài)度、行為來規(guī)劃、調(diào)整自身行為的現(xiàn)象就是協(xié)作。在協(xié)作過程中,協(xié)商成功則有所作為,協(xié)商不成則不作為甚至胡作為、亂作為、反作為。由于組織有共同目標,故協(xié)作必不可少。由此,協(xié)同即協(xié)作達到共同目標——“協(xié)”是過程,“同”是結(jié)果。

(1)協(xié)同發(fā)展

協(xié)同概念的重要源流之一來自德國物理學家哈肯創(chuàng)立的協(xié)同學,也稱協(xié)同論、協(xié)和論。學者安索夫最早在管理學領(lǐng)域提出“協(xié)同”這一概念,指他出組織整體的價值大于組織各個獨立組成部分價值的總和。伊丹廣之又將之分解為“互補效應(yīng)”、“協(xié)同效應(yīng)”兩部分,使協(xié)同目標更加明確發(fā)揮組織資源效能最大化。

(2)企業(yè)管理協(xié)同化

企業(yè)作為數(shù)量最為龐大的正式組織,不論大小均設(shè)置有多個部門,在企業(yè)發(fā)展過程中部門的設(shè)立、裁撤、合并非常常見。不同的部門有其特有的使命,同樣亦有其生命周期。以職能部門為例,最低級的層次為辦事部門,而最高級的層次為戰(zhàn)略部門。一旦達到戰(zhàn)略部門層級,職能部門便如同心臟一樣決定企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展的每一步。

巴納德將協(xié)作定義為Collaboration,安索夫?qū)f(xié)同定義為Strategy Synery,從組織管理的層面來看,二者都體現(xiàn)出企業(yè)管理應(yīng)用過程。無論是CRM、ERP、HR均已呈現(xiàn)出不可逆的協(xié)同化趨勢。

(3)組織的高效協(xié)同

巴納德在社會協(xié)作組織理論中提出了有效協(xié)作以達成組織目標的信息溝通基本原則:

組織成員的信息溝通需建立在正式溝通線路中;

信息溝通線路應(yīng)盡可能便捷、直接;

信息溝通中,避免跳過線路層級,以免產(chǎn)生矛盾、誤解:

信息溝通線路必須被組織成員所了解、熟悉;

信息溝通線路各級管理人員必須稱職:

信息溝通線路在組織運行期間不能中斷。

二零一六年,“互聯(lián)網(wǎng)+”寫入政府工作報告,體現(xiàn)出高效信息溝通是隨著科技創(chuàng)新步伐而前進的,并已深入到組織管理的各個方面。促進組織高效溝通、高效協(xié)同,讓協(xié)同隨時隨地,使組織管理行為可視化、溝通過程可塑化、時間控制實現(xiàn)精細化,打破組織原有信息壁壘,降低組織協(xié)作成本,提高組織執(zhí)行效率,保證目標與組織發(fā)展相契合,增強組織市場競爭力及生存能力。

二、企業(yè)協(xié)同管理的普遍特點

縱觀歷史,每每有新技術(shù)的出現(xiàn),世界經(jīng)濟競爭的格局即會被改變。蒸汽機技術(shù)使英國率先進入工業(yè)化,成為殖民時代的強國;電子與信息技術(shù)使美國成為自二戰(zhàn)以來的超級強國;今天,隨著云計算、移動互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)等新一代信息技術(shù)和應(yīng)用的出現(xiàn),再次將巨大發(fā)展機遇擺在了世界各國面前。

面對“網(wǎng)絡(luò)泛在化”、“數(shù)據(jù)爆炸化”、“信息透明化”、“聯(lián)系緊密化”、“行動高效化”的信息時代,企業(yè)在環(huán)境駕馭力、戰(zhàn)略執(zhí)行力、信息掌控力等方面均面臨巨大挑戰(zhàn),這也正是當前中國企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵因素。在這樣一個高度互聯(lián)、廣泛協(xié)同的環(huán)境下,社交化的高效協(xié)同已經(jīng)深刻影響到每一個行業(yè)、每一個企業(yè)、甚至每一個個體。

1.企業(yè)管理過程中面臨的突出問題

就目前各轉(zhuǎn)型企業(yè)及中小企業(yè)的管理現(xiàn)狀來看,管理的長短期目標不明確:考核指標設(shè)置不合理、可度量性差、時效性差,導致企業(yè)員工怨聲載道;部分企業(yè)組織架構(gòu)長期不調(diào)整或隨意調(diào)整,與企業(yè)戰(zhàn)略及發(fā)展目標不適應(yīng);信息化系統(tǒng)繁雜,無法形成有效統(tǒng)一的平臺,導致信息孤島,溝通效率低下,管理層不在企業(yè)中時,事項處理嚴重滯后;審批、審核流程不清,底層員工尤其是新員工無法快速融入;無有效知識管理,合同、會議紀要、文件等存儲在員工的個人PC,一旦離職或損壞,損失不可挽回;企業(yè)動態(tài)無法及時傳遞,企業(yè)價值觀難以灌輸,認同感低。此現(xiàn)狀即不利于企業(yè)的日常管理,更不利于企業(yè)發(fā)展。

2.企業(yè)管理過程中存在的協(xié)同問題

(1)績效考核缺乏及時性、準確性

彼得·德魯克在《管理大師》一書中最先提出“目標管理”,目標是個人、部門或者整個組織所期望達成的效果。盡管,當前許多企業(yè)均為了實現(xiàn)目標在做績效考核,但往往事宜愿為??己藰藴释c目標不相適應(yīng),對過程未進行有效監(jiān)督,對可實現(xiàn)性并不認真考慮,對最終結(jié)果不能有效衡量,對執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題不能及時糾正,一旦出現(xiàn)問題最常見的莫過于相互推諉。

(2)組織機構(gòu)設(shè)置與目標匹配度差

斯蒂芬·羅賓斯在《組織行為學精要》中認為團隊是為實現(xiàn)一個共同目標,將擁有不同角色的人組成群體,群體中的所有成員擁有相同的價值觀、目標,并且互相信任、分享信息、共同成長?,F(xiàn)實中許多企業(yè)由于業(yè)務(wù)調(diào)整、目標變更、企業(yè)發(fā)展等原因?qū)ζ髽I(yè)的組織機構(gòu)、團隊進行調(diào)整,這種調(diào)整往往缺乏對角色、崗位的職責進行明確,造成權(quán)責交叉,中間環(huán)節(jié)摩擦不斷。

(3)事務(wù)機制缺乏,過程不可控

事物處理機制是指事務(wù)管控、應(yīng)急處理流程等,許多企業(yè)不僅缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度,甚至一般無處理流程。員工對待上級派發(fā)的任務(wù)的所做程度不可監(jiān)控,只有等到結(jié)果出現(xiàn)才會發(fā)現(xiàn)問題,但為時已晚,不僅降低效率且成本增加。

(4)知識不能積淀,難成企業(yè)文化

如企業(yè)制度、ISO標準、項目文檔、內(nèi)控審批、合同文檔、業(yè)務(wù)資料、客戶信息、供應(yīng)商信息、市場情報等不能進行有效管理。員工找資料難、新員工無法進行自主學習,難以快速融入企業(yè),對企業(yè)文化認同感低。

(5)不能有效溝通、效率底下

有效溝通必須有三個條件:

平等溝通:

過程可查:

達成協(xié)同。

企業(yè)日常行為中,管理者希望底層絕對的服從、忠誠,很少傾聽底層意見與建議,無溝通機制,無法形成可查的歷史紀錄,異地事務(wù)往往需要當面溝通,時間均浪費在路上;下達的任務(wù)經(jīng)層層傳遞后工作結(jié)果往往與要求相去甚遠。

(6)信息孤島嚴重

企業(yè)各部門往往獨立使用信息化系統(tǒng),信息傳遞不及時,造成嚴重的信息孤島;或企業(yè)不使用系統(tǒng),關(guān)鍵信息、數(shù)據(jù)均存儲在個人PC中,一旦離職所有內(nèi)容也將一起“離開”。

三、企業(yè)管理協(xié)同變革的建議

對應(yīng)現(xiàn)今企業(yè)管理中協(xié)同工作中的諸多問題,須予以解決才能令企業(yè)更好發(fā)展,保證企業(yè)高效運轉(zhuǎn),下面就如何進行企業(yè)管理協(xié)同變革進行深入探討。

1.建立協(xié)同目標

明確中長期目標并進行及時管控。制定目標看似簡單,若上升至技術(shù)層面,則需要學習并掌握SMART原則:

s:Special,切中要害,對特定目標進行考核,不隨意考核、亂考核:

M:Measurable,所要進行的考核內(nèi)容可度量:

A:Attainable,在經(jīng)過努力后,考核目標可實現(xiàn);

R:Realistic,績效與本職工作相關(guān)聯(lián),可證明、可觀察:

T:Time-based,考核指標需有時效性,否則將無實際意義。

目標制定完成后需進行有效執(zhí)行,執(zhí)行過程需使用PDCA循環(huán),不斷往復,對過程進行監(jiān)控和管理,保證執(zhí)行結(jié)果與目標偏離小或無偏離。

2.建立高效的組織架構(gòu),保證協(xié)同有效

組織機構(gòu)的建立與各個層級、各個部門所擁有的崗位職責和義務(wù)需明確,遇到問題可以找到對口人,要極大減少不必要的中間環(huán)節(jié),避免因職責不明而導致摩擦。

建立良好有效的溝通機制,如會議溝通不能簡單體現(xiàn)為上傳下達,而應(yīng)是有中心、有目的的匯集組織成員的智慧、思想、經(jīng)驗、信息。在已是社交化時代的今天,應(yīng)更好的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,快速傳遞信息,使組織成員及時獲取最新信息,最大化共享文化知識,避免漠視他人權(quán)益和困難的尷尬局面,鼓勵組織成員發(fā)揮個人才能,組成優(yōu)勢互補團隊。

3.建立優(yōu)質(zhì)管理制度、流程,降低協(xié)同周期

企業(yè)日常管理的同質(zhì)業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)使用相同的管控機制,可極大的降低管控風險以及管控成本,如財務(wù)報銷、合同審批等。使用信息化手段保證管理過程可見、流程可溯,使控制有據(jù)可循,使監(jiān)督者隨時發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題,并對歷史工作流進行詳細的分析比對,與績效相匹配。

4.積淀企業(yè)知識、宣傳企業(yè)文化,促進文化協(xié)同

企業(yè)經(jīng)營管理的過程中不僅會產(chǎn)生大量的顯性知識,還會產(chǎn)生大量隱形知識。將這些知識通過信息化手段統(tǒng)一管理,將組織成員每天的工作通過信息化系統(tǒng)進行收集、整合、分類。日積月累下來將是企業(yè)一筆巨大的財富。

通過信息化手段強化組織成員的企業(yè)認同感。正如《亮劍》中所講的軍魂一樣,企業(yè)同樣需要一種魂,這種魂是來自企業(yè)多年實踐、探索所積累下的一種符合自身發(fā)展的價值理念和實踐精神,是企業(yè)的核心價值觀。

5.建立社交化溝通機制,保證高效協(xié)同

有效的溝通必須是雙向的、同步的、有據(jù)可查的,采用社交化溝通機制,保證溝通隨時隨地,知識傳遞隨時隨地,管理隨時隨地。事務(wù)處理走出辦公室,不局限于場所、時間,實現(xiàn)真正的移動互聯(lián),使協(xié)同創(chuàng)造的不僅僅是“人機關(guān)系”、“數(shù)據(jù)關(guān)系”,而是“人際關(guān)系。。

6.建立統(tǒng)一信息化平臺,消除協(xié)同壁壘

為消除“信息孤島。,保證數(shù)據(jù)信息及時的傳遞,數(shù)據(jù)在各個部門間共享,避免因人員的變動而信息丟失,需要將如ERP、CRM、SCM、HR等信息化系統(tǒng)進行統(tǒng)一門戶管理,減輕用戶負擔,消除協(xié)同壁壘,實現(xiàn)體系內(nèi)的平衡,降低內(nèi)耗,使得人與人、人與組織、人與工具、人與周圍環(huán)境溝通無處不在。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)、云計算、社交化已成為新一代技術(shù)信息技術(shù)和應(yīng)用的核心,企業(yè)日常管理應(yīng)“以人為本”、“以人為中心”的大協(xié)同時代已經(jīng)到來。協(xié)同以往的4C本質(zhì),即以人為中心的連接(Connection)、溝通(Communication)、控制(Contr01)、協(xié)同(Coilaboration),已變成從組織角度觀察的6A本質(zhì),即任何人(Anyone)、任何時候(Anytime)、任何地方(Anywhere)、任何方式(Anyway)、任何事情(Anything)、在任何程度(Anydegree)。面臨轉(zhuǎn)型期的中國企業(yè)更應(yīng)該客服自身的不足、發(fā)揮自身優(yōu)勢,采用高效的信息化系統(tǒng),實現(xiàn)大協(xié)同,而得到長足發(fā)展。

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