鄢虹英

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 楊凌 712100)

0 引 言

高職院校檔案是學(xué)校教學(xué)、科研與管理的最原始文檔，具有保存考察價(jià)值的資料，是對(duì)工作的記錄和考究的憑證。高職院校檔案主要結(jié)合高職院校檔案工作的實(shí)際情況，在日常工作中會(huì)形成了大量的信息資料檔案。檔案資料復(fù)雜、內(nèi)容繁多，具有分散性及記錄多樣性等特點(diǎn)，管理難度大。對(duì)于高職院校檔案管理來(lái)講，檔案管理屬于根本，也是關(guān)鍵，要適應(yīng)教育事業(yè)和信息化社會(huì)的發(fā)展，就必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，使之更加規(guī)范、準(zhǔn)確、科學(xué)。

隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案記錄的方式和方法都發(fā)生了巨大的改變，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，能有效的解決檔案管理效率低及工作難度大等問(wèn)題。因此，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高應(yīng)用水平和工作效率是檔案管理的必然趨勢(shì)。然而在實(shí)施現(xiàn)代化管理中的管理觀念、管理制度、管理模式、管理人員素質(zhì)、現(xiàn)代化建設(shè)程度、管理效率等方面還存在一些問(wèn)題，高職院校檔案管理工作應(yīng)采取有效措施加以應(yīng)對(duì)。

1 檔案現(xiàn)代化管理

檔案現(xiàn)代化管理是在傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，充分利用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理。檔案管理現(xiàn)代化就是堅(jiān)持以系統(tǒng)為指導(dǎo)理念，在通過(guò)科學(xué)的現(xiàn)代管理方式，或是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，確保檔案管理工作的技術(shù)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，最大程度的確保智能化的水平。

檔案現(xiàn)代化管理需要達(dá)到幾個(gè)基本條件，一是科學(xué)的管理理念和機(jī)制，具體包括先進(jìn)的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協(xié)調(diào)銜接工作。二是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，具體包括檔案著錄標(biāo)引工作、檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。三是設(shè)備技術(shù)條件，要選擇適用的計(jì)算機(jī)技術(shù)裝置以及檔案現(xiàn)代化管理專業(yè)人員的配備。

2 存在問(wèn)題

2.1 檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)不夠強(qiáng)

現(xiàn)代化管理過(guò)程中，除了對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)還不夠熟悉，管理意識(shí)也不夠強(qiáng)，崗位職責(zé)落實(shí)不足，主要體現(xiàn)在日常工作中對(duì)各類紙質(zhì)資料、電子文件、圖影資料等檔案的收集、整理及歸檔方面以及日常保管、借閱等沒(méi)有建立完善的制度，管理人員對(duì)高職院校檔案管理的意識(shí)僅處于應(yīng)付及整理存放程度上，檔案管理意識(shí)及方法缺失，系統(tǒng)化管理理念不強(qiáng)，使得在日常信息資料形成過(guò)程中沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行妥善保管，沒(méi)有及時(shí)對(duì)相關(guān)文件材料、活動(dòng)資料等進(jìn)行分類整理、分類組卷等，時(shí)間久了，檔案材料找不到或者找不全，工作效率低下，檔案移交存在嚴(yán)重滯后的情況。

2.2 檔案現(xiàn)代化管理不夠規(guī)范

在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，由于傳統(tǒng)的管理理念和要求造成執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)存在不統(tǒng)一的情況，在目前信息化的迅速發(fā)展，過(guò)去的管理已經(jīng)無(wú)法滿足數(shù)字化要求，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是必然趨勢(shì)。由于現(xiàn)代化管理理念缺乏，信息化現(xiàn)代化檔案管理未能獲得良好推進(jìn)，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化還有待提高，檔案資料管理過(guò)程不夠規(guī)范、在收集過(guò)程中檔案信息是否齊全完整、檔案語(yǔ)言文字是否規(guī)范、檔案資料鑒別是否準(zhǔn)確、檔案數(shù)據(jù)有無(wú)標(biāo)題索引、能否實(shí)現(xiàn)資料共享，就需要制定一個(gè)統(tǒng)一的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化制度，才能保證檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中減少限制。

2.3 檔案工作者綜合水平不高

檔案管理工作的質(zhì)量與執(zhí)行的工作人員素質(zhì)密切相關(guān)，高職院校目前的檔案管理工作者大部分是兼職人員，管理工作大多僅僅停留在以往的收集、整理、查找階段，缺乏現(xiàn)代化管理理念，缺乏檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)該具備的知識(shí)和技能，又缺少參加重大會(huì)議、外出調(diào)研、會(huì)議交流活動(dòng)的機(jī)會(huì)，檔案業(yè)務(wù)能力難以得到有效的鍛煉提升。

2.4 檔案管理信息化程度低

高職院校檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式如何更有效的建設(shè)檔案信息儲(chǔ)存、處理和輸出，在實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化水平中都提出了更高的需求。從信息化建設(shè)的角度來(lái)講，現(xiàn)今高職院校檔案實(shí)施信息化管理所需資源不足，如軟件、硬件設(shè)施投資力度不夠、信息化建設(shè)存在安全漏洞，造成檔案管理效率低及缺乏應(yīng)用價(jià)值，且也造成檔案信息外泄等事故。此外，由于缺乏管理的標(biāo)準(zhǔn)及缺乏專業(yè)性人才，使得檔案管理混亂，缺乏統(tǒng)一的接口等，為高職院校檔案的信息化管理造成較大難度。

3 改進(jìn)措施

3.1 完善制度、強(qiáng)化意識(shí)

首先，完善的檔案制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化水平的必要因素。高職院校應(yīng)制定統(tǒng)一化、科學(xué)化的管理機(jī)制，針對(duì)檔案管理出臺(tái)規(guī)章制度，對(duì)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并且明確檔案管理人員職責(zé)，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制。通過(guò)制度明確崗位職責(zé)和各檔案管理人員的具體分工、職責(zé)范圍、工作流程等，以便管理過(guò)程中有章可循，協(xié)同配合確保檔案管理制度的順利執(zhí)行。其次，及時(shí)更新管理理念和提高服務(wù)意識(shí)，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。從各部門(mén)信息員、檔案員明確信息采集、歸檔要求等，檔案責(zé)任人要樹(shù)立高度責(zé)任感，既要在思想觀念，認(rèn)識(shí)上進(jìn)行改變，要樹(shù)立科學(xué)的管理意識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，并做好檔案文件審核工作，防止檔案不全或問(wèn)題檔案的歸檔。

3.2 進(jìn)一步規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)代化信息化作為檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要不斷完善，滿足檔案工作發(fā)展的需求，必須制定一套檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范。用標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)一步健全管理體制和完善管理規(guī)范，用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)解決立卷方法和卷發(fā)裝訂等問(wèn)題，有利于解決檔案管理中的質(zhì)量問(wèn)題，更好地為師生、學(xué)校服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

要符合檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，就要注重管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化培養(yǎng)。強(qiáng)化培訓(xùn)及提高技能是基本要求。高職院校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，給檔案工作者多提供培訓(xùn)、外出調(diào)研、會(huì)議交流的機(jī)會(huì)，提升其綜合工作能力和綜合素質(zhì)。檔案管理人員在平日的管理工作中，應(yīng)及時(shí)掌握檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)、積極創(chuàng)新工作思路，不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，掌握一定的現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高信息分析能力，成為具備高等文化素質(zhì)、現(xiàn)代化管理技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)的掌握度、工作的組織和協(xié)調(diào)能力和綜合管理技能、一專多能、一專多才的綜合性檔案人才。

3.4 利用現(xiàn)有電子信息技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施管理

隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的逐步推廣和完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化以及

高效利用率，就要應(yīng)用電子信息技術(shù)，以信息技術(shù)為前提，使得傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，充分利用現(xiàn)代科技的便利，建立健全現(xiàn)代化檔案管理體系，現(xiàn)代化管理中要充分運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，用這樣的檔案管理方式可以有效的縮小檔案的信息量，確保檔案工作管理的科學(xué)化，確保有的使用者可以第一時(shí)間找到自己所需要的信息，為檔案增加效值。檔案管理中的電子文件，顯然已成為主要載體，為了確保電子文件的存檔和運(yùn)行，就需要確保所運(yùn)用的軟件的一致性，做好檔案的電子化管理，首先要注重的是電子文檔和檔案的運(yùn)行和管理工作。此外，要認(rèn)真做好電子檔案管理中的審核以及審批工作，以確保電子檔案管理工作的實(shí)施及開(kāi)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，在信息化和現(xiàn)代化不斷進(jìn)步、飛速發(fā)展的新時(shí)代，高職院校檔案管理要和時(shí)代發(fā)展要求密切聯(lián)系起來(lái)，不斷更新理念、提高服務(wù)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)最新的管理技術(shù)和手段，利用新軟件、新技術(shù)、新知識(shí)，利用有效的措施和檔案理論知識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。因此，高職院校檔案管理在實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化管理中應(yīng)針對(duì)存在的效率低及質(zhì)量差等現(xiàn)狀，必須從制度建設(shè)、信息化技術(shù)應(yīng)用、工作職責(zé)等方面管理規(guī)范化，從管理制度、管理意識(shí)、管理技術(shù)等各方面著手改進(jìn)，整體上進(jìn)一步提升檔案信息資源的使用水平，使檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)。