李健
(南陽市中心醫(yī)院,河南南陽,473000)
人事檔案是合理配置人力資源的重要依據(jù),伴隨醫(yī)院體制改革,提高人事檔案的利用效率至關重要。然而,人事檔案管理并不能帶來直接的經(jīng)濟效益,部分醫(yī)院對人事檔案管理重視程度仍不足,現(xiàn)代化的人事檔案管理發(fā)展滯后,嚴重阻礙了人才的開發(fā)與利用。筆者經(jīng)過數(shù)月的調查,發(fā)現(xiàn)諸多綜合醫(yī)院,于現(xiàn)階段人事檔案管理中存在較多的不足,現(xiàn)加以概述。
現(xiàn)階段,我國仍存在較多的大型醫(yī)院,人事檔案管理沿用傳統(tǒng)的方式,重在利用人工進行檔案的記錄與整理歸類,嚴重與新時期的信息化建設脫節(jié)。沿用傳統(tǒng)的人工管理方式,醫(yī)院不僅需要增加管理費用,且嚴重降低了管理質量,檔案丟失、受損等情況時常發(fā)生,不利于檔案的開發(fā)與利用[1]。與此同時,人事檔案的人工保管,工作人員面臨的工作繁雜、任務量重,工作失誤也難以避免,嚴重阻礙了檔案利用效率的提升。
基于醫(yī)院的行業(yè)特點,醫(yī)院基礎設施建設,更多的集中在病房環(huán)境的改善,以及醫(yī)療器械的購置上,對人事檔案的信息化、現(xiàn)代化建設等重視不足。目前,很多的綜合醫(yī)院,其人事檔案管理部門辦公環(huán)境較差,網(wǎng)絡設備缺少,難以采用電子檔案的形式進行管理。此外,檔案儲存室的基礎設施落后,缺少隔熱、防潮等設備系統(tǒng),內部儲存的紙質檔案受到環(huán)境侵蝕,多出現(xiàn)變黃、霉變、蟲蛀等損傷,造成檔案信息的缺失。
制度缺失在醫(yī)院人事檔案管理中一直以較為嚴重的問題,雖然國家在近幾年相繼出臺相關的政策制度,但是具體推行與落實的少之又少。與此同時,諸多醫(yī)院沒有針對檔案管理的細節(jié)問題進行制度規(guī)范,檔案管理的隨意性較強,不利于檔案的規(guī)范化管理與合理利用。比如說,保管存放規(guī)范操作,檢索、查閱等具體要求等沒有指定詳細的規(guī)定,管理人員往往依據(jù)自身的實踐經(jīng)驗進行。
人事檔案管理具有復雜性、專業(yè)性等特點,醫(yī)院應設立相關的部門,由專業(yè)的管理人員負責[2]。但是,現(xiàn)階段部分醫(yī)院對人事檔案管理工作的重視程度不夠,多數(shù)由院內行政人員兼任管理工作,管理人員具備的實際管理能力低,尤其在面臨醫(yī)務人員轉崗、考核、晉升等情況時,因管理人員專業(yè)素質低,往往降低了人事檔案的利用率,管理也問題屢見不鮮。
新時期,信息技術日漸完善,并日漸滲透到社會各行業(yè)之中,基于人事檔案管理的復雜性,醫(yī)院應積極引進先進的信息設備,運用信息化管理手段開展檔案管理工作。加強對信息技術的運用,首先應引進信息設備,為電子檔案的形成構建基礎條件,通過對計算機技術的應用,實現(xiàn)檔案信息的收集與整理,促進人事檔案信息的綜合利用。運用信息化管理手段,有效避免了人事檔案的壞損,且更利于檢索與查閱,利用效率將大幅提升。
有效提高醫(yī)院人事檔案管理質量,首要任務應為完善基礎設施建設,人事檔案管理的基礎環(huán)境,以及軟硬件設備的完善情況,是進行人事檔案管理的前提與基礎,只有不斷對基礎設施進行更新,才可為檔案管理效率的提升奠定基礎?;诖?,醫(yī)院應首先給予足夠的資金支持,通過申請撥款、設立專項資金等方式,為基礎設施的改善提供資金保障[3]。此外,醫(yī)院應緊跟時代發(fā)展,充分利用新時期的先進技術,加強對檔案儲存室的防潮、隔熱處理,避免紙質檔案出現(xiàn)損壞。
人事檔案管理工作需要相關制度的約束,醫(yī)院應針對當前的制度建設情況加以完善,根據(jù)當前管理中存在的問題進行探討,制定規(guī)范條例,為檔案管理工作各環(huán)節(jié)提供制度保障,以全面規(guī)范檔案的管理工作。首先,針對檔案管理人員,應制定明確的責任制度,對管理人員的職能加以定位,將具體的管理責任落實到個人;其次,要全面梳理檔案管理的各項工作,對檔案的收集、查閱、銷毀、轉遞、保存等各項工作制定詳細的規(guī)范,提高管理質量與效率。
當前社會人才競爭愈加激烈,對人事檔案管理工作提出的要求也越來越高,無疑要求檔案管理人員具備更高的綜合素質。其一,管理人員要具備專業(yè)的技能知識,掌握先進的檔案管理技術;其二,應加強對復合型人才的應用,在滿足基本業(yè)務需求的基礎上,聘用具備信息處理技術的管理人才;其三,重視管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng),加強對人員的思政教育,提高責任意識。
綜上所述,當前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題頗多,醫(yī)院需不斷增強檔案管理意識,積極順應時代發(fā)展,創(chuàng)新人事檔案管理方式,完善基礎設施建設與制度建設,并提升檔案管理人員的技能、責任意識,對醫(yī)院人事檔案管理工作加以優(yōu)化。