紀娟

摘 ?要：隨著時代發(fā)展科技水平的提高，高校檔案管理的重要作用也逐漸得到了各高校的重視。但是，許多高校的檔案管理方法還較為落后，傳統(tǒng)方法的短板也日益凸顯。各高校都在急切的尋找新的解決方案。本文對國內(nèi)各高?，F(xiàn)有的檔案管理方法進行分析，找到其存在的問題并結(jié)合現(xiàn)有的先進信息化手段提出了一些可行性建議，對于提高檔案管理的效率和精準度會有不小的助力。

關鍵詞：高校檔案管理 ?信息化 ?管理方法

在時代飛速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展為高校檔案管理提供了新的方法。各高校紛紛開始嘗試使用信息化手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)手段，再借助互聯(lián)網(wǎng)建立相關的檔案管理網(wǎng)站。如今，各大高校都開始提起對于檔案管理的重視程度，高校檔案的管理也逐漸成為高校綜合實力的重要組成部分。在信息化發(fā)展飛速的今天，檔案數(shù)字化既是機遇也是挑戰(zhàn)。要借助信息化優(yōu)勢積極探索高效，精確的檔案管理方法，從檔案收集，分類，總結(jié)等各方面全覆蓋。

一、使用大數(shù)據(jù)管理檔案的必要性

（一）高校檔案具有很大的潛在價值

高校檔案是學校多年進行教育工作遺留下來的珍貴的文字，圖片文獻對于高校的教學工作大有裨益，是高校珍貴的教學資源，也是高校實力的另一大體現(xiàn)。這些檔案不僅是珍貴的教育教學資源，更是記載了學校的輝煌歷史，合理的運用也有利于學校優(yōu)良風氣的形成。

第一，高校檔案是學校建立以來進行的教學工作的重要體現(xiàn)，檔案完整地記錄了多年以來的教學工作，對于高校的教學工作具有很大的借鑒意義，積極從之前教師的教學工作當中總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓，有利于高校教學質(zhì)量的提高。

第二，高校檔案記載的是學校多年以來的發(fā)展歷史，詳細記錄了學校的起步，發(fā)展，學校一路走過來經(jīng)歷的坎坷與輝煌，這些都是一所高校校園文化的真實體現(xiàn)，通過對檔案的整理可以運用這些珍貴的檔案開展各種校園文化建設活動，從而將優(yōu)秀的校園文化發(fā)揚下去。

（二）方便檔案的整理和存儲

傳統(tǒng)的高校檔案管理還主要依賴于紙質(zhì)形式，這就需要建立相關的部門專門進行管理，而且在檔案前期的整理歸納中也需要大量的人力，時間，精力。而且紙質(zhì)檔案還需要特別的去進行照看，即使在特別的看護下也還存在著檔案出現(xiàn)損壞，丟失的問題。而使用信息化方式對檔案進行管理大大減少了前期的整理，總結(jié)時間，減少了人員的投入，也提高了效率，節(jié)省了空間。而且使用信息化方式可以完全避免出現(xiàn)檔案損壞，丟失的情況，保證了檔案的完整性。

（三）可以大大的發(fā)揮檔案的作用

由于高校檔案的信息量十分巨大，查閱使用很不便利，但是其中的一些檔案資料具有很大的使用價值卻不能很好地利用，也就降低了檔案的使用效率，使檔案不能很好地發(fā)揮其作用。借助相應的軟件對檔案進行管理可以提高使用者的檢索效率，讓珍貴的檔案發(fā)揮其真正的作用。

二、進行信息化檔案管理的具體方法

（一）開發(fā)高效方便的檔案管理系統(tǒng)

首先，要建立完善先進的檔案收錄系統(tǒng)，要針對不同的檔案載體開發(fā)研究不同的檔案收錄方法。要在原始檔案的收錄與電子檔案的管理兩方面共同發(fā)力，使用電子檔案徹底解決傳統(tǒng)檔案占用空間大，保存管理困難的弊端。其次，在對檔案進行數(shù)字化收錄后也要及時地對檔案進行更新，逐步清理無用檔案，使檔案保持新鮮準確，對于檔案系統(tǒng)也要及時地更新維護，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，避免出現(xiàn)技術故障造成檔案的丟失，損壞。最后，在檔案完成數(shù)字化收錄后要研發(fā)與之相配套的軟件，使用者可以快速高效的查詢到需要的內(nèi)容，大大減少了之前紙質(zhì)檔案查詢，收錄的時間。使用數(shù)字化管理可以使使用者根據(jù)年份，關鍵詞等進行查詢，高效快速的查詢到使用者所需的內(nèi)容，提高其使用效率，讓這些檔案發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理的配套措施

1.關注檔案的保密工作

高校檔案不同于一些其他檔案，高校檔案記錄了學校的教學，研究等方面的重要文獻，而且還保存著有關學生個人信息，學校財務，人事變動等方面的內(nèi)容，所以做好檔案的保密工作是十分重要的。如果泄露或者被非法竊取就會對學校造成很大的損失。因此高校必須加強高校檔案的保密工作，逐步建立完善安全的信息保護體系，建立相關的檔案保護部門對檔案進行專門的保護。

2.注意檔案軟硬件的保護

即使各高?；蚨嗷蛏俣紦碛邢鄳能浻布n案管理設備但是大多存在著設備更新不及時，硬件老化，配套軟件落后的情況，使用時便會出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰等現(xiàn)象。由于高校檔案信息化管理目前還處在建設初期，也沒有建立更加完善的檔案檢索系統(tǒng)、且分級管理也不明確，所以應加強軟硬件的更新，定期對軟硬件的系統(tǒng)進行維護，從而保證檔案管理系統(tǒng)的安全使用。

3.培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別，對于檔案管理人員又提出了更高的要求，不再只要求管理人員要耐心，細致。還要求管理人員了解互聯(lián)網(wǎng)技術，通曉各種相關的檔案管理軟件，并可以熟練地使用。所以，高校要加強對于相關的檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)出具備信息化管理水平的高素質(zhì)管理人才。

（三）研究高校檔案管理的配套設施

1.給予足夠的資金與政策支持

高校進行檔案數(shù)字化管理應提供充足的資金，要設立檔案數(shù)字化管理專項資金。保證檔案管理部門可以跟隨時代發(fā)展更新數(shù)字化管理的軟硬件設備，并可以按時對設備進行檢查維護。招聘專業(yè)的檔案管理人員對高校檔案進行專業(yè)的管理保證高校檔案得到最好的保護與管理。

2.要求其他部門積極配合

進行高校檔案的數(shù)字化整理在提高檔案使用效率的同時也可以以檔案為跳板加強學校各部門之間的交流。但是，目前各高校還存在著各部門之間交流不暢的問題，所以高校要加強各部門之間的交流，共同交流總結(jié)并充實學校檔案庫，使檔案庫內(nèi)容保持準確。

3.著手建立完善的檔案管理制度

高校的檔案管理工作是一項牽扯面較廣，如果沒有完善的規(guī)章制度那么檔案的管理工作就無法正常進行，甚至減慢正常的檔案數(shù)字化進度。所以要從規(guī)章制度上保證相關人員各司其職，認真工作，保證檔案數(shù)字化的正常進行。

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