徐慧玲

（鹽城師范學(xué)院化學(xué)與環(huán)境工程學(xué)院，江蘇鹽城 224051）

大學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)生活過程中形成的能夠反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想、學(xué)習(xí)、工作表現(xiàn)等方面的重要依據(jù)，是學(xué)生找工作、出國、升學(xué)的關(guān)鍵材料，里面包括學(xué)生的各項(xiàng)資料，例如高中檔案、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表等等，這是檔案管理工作的成果，但也是學(xué)生工作中最不被重視的工作[1]。雖然國家出臺(tái)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員的配置，但由于種種原因，各高校配置的檔案管理人員數(shù)只有個(gè)位數(shù)，學(xué)生檔案的管理就變成了高校輔導(dǎo)員的一項(xiàng)工作。大部分高校輔導(dǎo)員并不是專業(yè)的檔案管理專業(yè)出身，加上缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，容易造成錯(cuò)擋、缺檔等各種問題的產(chǎn)生。

21世紀(jì)是新媒體技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，它促進(jìn)信息的實(shí)時(shí)性、互動(dòng)性傳播，數(shù)字化、信息化水平在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上已經(jīng)表現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢(shì)。利用新媒體技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理的探索才剛剛起步，部分地區(qū)部分高校已經(jīng)將紙質(zhì)檔案信息化，并且建立檔案網(wǎng)站，極大地便利了檔案管理工作，體現(xiàn)了新媒體在檔案信息化管理過程中旺盛的生命力。而學(xué)生檔案的量大、復(fù)雜性等特點(diǎn)也決定了信息化管理的必然性。該研究對(duì)以上產(chǎn)生的問題進(jìn)行剖析，結(jié)合新時(shí)期新媒體技術(shù)提出對(duì)應(yīng)的解決辦法，使學(xué)生檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化。

1 大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱

因?yàn)閷W(xué)生檔案里包含學(xué)生上學(xué)時(shí)期的所有資料，能反映學(xué)生的整體情況，所以無論小學(xué)、中學(xué)還是大學(xué)甚至終身，檔案里都有記錄的相關(guān)信息。但部分地區(qū)對(duì)學(xué)生的檔案不夠重視，造成重要檔案的缺失，例如丟失入團(tuán)志愿書、學(xué)籍證明等，同時(shí)也會(huì)影響學(xué)生檔案管理的意識(shí)，給學(xué)生造成檔案不重要的錯(cuò)覺。另外檔案的封閉式管理和學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案普及教育的缺失，導(dǎo)致學(xué)生不了解檔案里所包含的內(nèi)容，不知道怎么使用檔案，而且學(xué)生的法律意識(shí)淡薄，不了解檔案缺失對(duì)個(gè)人前途的影響。

1.2 輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案的弊端

輔導(dǎo)員是傳播思想政治教育的靈魂人物，也在學(xué)生管理工作中擔(dān)任非常重要的角色，是大學(xué)生最主要的接觸對(duì)象，所以高校輔導(dǎo)員能掌握學(xué)生的第一手資料。大學(xué)生在學(xué)校期間的各類表現(xiàn)和鑒定材料，都需要輔導(dǎo)員指導(dǎo)，以保證書寫工整、正確以及材料的準(zhǔn)確性，然后審核、上交、回收、歸檔等，在潛移默化中，高校輔導(dǎo)員成為管理學(xué)生檔案最合適的人選，而且學(xué)生檔案具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、流動(dòng)性大的特點(diǎn)，不適用于高校檔案的永久保存，理所當(dāng)然的歸入學(xué)生工作管理部門，直接對(duì)接輔導(dǎo)員管理[2]。而檔案管理工作只是輔導(dǎo)員工作的一小部分，眾所周知，輔導(dǎo)員的工作量大，職責(zé)范圍廣，除了對(duì)學(xué)生的日常管理工作，還需要完成學(xué)校相關(guān)職能部門下發(fā)的各項(xiàng)任務(wù)。“一根針、千條線”很形象地歸納了輔導(dǎo)員工作的內(nèi)容之寬泛。加上絕大多數(shù)輔導(dǎo)員非檔案管理專業(yè)出身，對(duì)檔案管理工作了解較少，又因?yàn)楣ぷ鞣泵?，很難主動(dòng)地去學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案管理不到位的現(xiàn)象。

1.3 學(xué)生檔案管理制度不健全

近幾年，國家出臺(tái)了高校檔案管理的相關(guān)規(guī)定，卻沒有明確表述學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度，沒有統(tǒng)一的管理辦法，部分高校就根據(jù)自身的情況制定了學(xué)生檔案管理的暫行規(guī)定，大部分高校學(xué)生檔案由所在院系管理，也有些高校學(xué)生檔案由學(xué)生管理部門管理，極少數(shù)高校是由專門的檔案管理部門統(tǒng)一管理。由于分散管理，最終促使學(xué)生檔案管理混亂，甚至沒有專門的檔案保管員和檔案管理設(shè)施，不能起到檔案保密的作用。另外學(xué)生檔案管理工作得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，領(lǐng)導(dǎo)的工作面廣，很難關(guān)注到學(xué)生檔案管理工作，不能了解學(xué)生檔案管理的困難和存在的問題，檔案管理工作得不到學(xué)校的廣泛認(rèn)可。輔導(dǎo)員兼職檔案管理工作在職稱評(píng)定、職位晉升，甚至是工資上不能體現(xiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作的懈怠。這些問題都亟待合理的學(xué)生檔案管理制度來規(guī)范。

1.4 管理形式過于單一

在新媒體技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)在，大部分高校學(xué)生檔案管理依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，紙質(zhì)檔案管理模式占據(jù)主流[3]。雖然有些高校已經(jīng)在嘗試信息管理技術(shù)，但是還是停留在信息檢索階段，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的檢索查詢事務(wù)，沒有形成完整的電子檔案。學(xué)生的紙質(zhì)檔案記錄了學(xué)生成長過程中的重要?dú)v程，一旦丟失無法補(bǔ)辦，如果檔案沒有電子化保管，學(xué)生想補(bǔ)檔案就無據(jù)可依[4]。近幾年，高校學(xué)生人數(shù)在逐年增加，學(xué)生檔案數(shù)龐大，未來學(xué)生的就業(yè)形式多元化，檔案投遞任務(wù)重、復(fù)雜，信息化保管檔案技術(shù)的使用迫在眉睫。

2 高校輔導(dǎo)員管理學(xué)生檔案的對(duì)策

2.1 提升大學(xué)生檔案意識(shí)

檔案管理工作的第一步是檔案擁有者，只有提升高校大學(xué)生的檔案意識(shí)，才能更好地規(guī)范檔案的填寫、更換等初步工作。而且個(gè)人檔案的形成與利用與個(gè)人的利益息息相關(guān)，提升學(xué)生的檔案意識(shí)和普及教育迫在眉睫。學(xué)校檔案工作部門應(yīng)聯(lián)合各學(xué)院，在新生入學(xué)教育時(shí)，通過講座、參觀、培訓(xùn)等方式向新生普及檔案知識(shí)，強(qiáng)調(diào)個(gè)人檔案的重要性，做好檔案教育的啟蒙。校團(tuán)組織可以設(shè)立跟檔案相關(guān)的社團(tuán)，結(jié)合第二課堂定期開展學(xué)生喜愛的檔案宣傳活動(dòng)、知識(shí)競(jìng)賽等，讓大學(xué)生從玩中學(xué)，在學(xué)中領(lǐng)悟檔案的重要價(jià)值。校檔案部門可以開設(shè)微信、微博公眾號(hào)，定期以視頻、宣傳畫、漫畫等大學(xué)生喜愛的形式推送檔案的相關(guān)知識(shí)，促使他們利用課余時(shí)間學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)。

2.2 強(qiáng)化高校輔導(dǎo)員檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

輔導(dǎo)員作為學(xué)生檔案管理的重要工作者，更要提升檔案意識(shí)，只有意識(shí)提升，才有動(dòng)力深入學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期為專、兼職檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培養(yǎng)，尤其是掌管學(xué)生檔案工作的輔導(dǎo)員，了解檔案工作的相關(guān)流程，提升檔案管理經(jīng)驗(yàn)。學(xué)校檔案管理部門可以利用新媒體技術(shù)，向輔導(dǎo)員群體定期推送學(xué)生檔案管理的相關(guān)知識(shí)，以及檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，并推行閱讀積分獎(jiǎng)勵(lì)制，再結(jié)合檔案管理工作考核辦法，設(shè)立“檔案管理先進(jìn)工作者”這一榮譽(yù)稱號(hào)，并列入職稱評(píng)選的加分項(xiàng)中，以此來激勵(lì)輔導(dǎo)員進(jìn)行檔案管理工作。另外輔導(dǎo)員要認(rèn)真做好檔案管理工作并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這項(xiàng)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理工作的重要性和當(dāng)下所面臨的困境，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)采取相應(yīng)的解決措施，檔案工作更容易開展。學(xué)校還應(yīng)將檔案管理工作列入職稱評(píng)定的加分項(xiàng)，充分推動(dòng)輔導(dǎo)員群體管理檔案的積極性，使輔導(dǎo)員更好地完成檔案管理工作。

2.3 建立完善檔案管理制度

學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵也是最有效的辦法就是建立健全檔案管理制度，在依據(jù)國家制定的檔案管理工作辦法的同時(shí)，各地區(qū)各高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況為學(xué)生檔案的各個(gè)階段制定可行的檔案管理制度。例如根據(jù)學(xué)生檔案的量大、復(fù)雜性的特點(diǎn)，制定檔案的接收制度、歸檔制度、審核制度、查閱制度、移交制度和責(zé)任負(fù)責(zé)制等，這些制度的建立在無形中給檔案管理工作帶來了一些便利，可以避免檔案出現(xiàn)漏掉材料、重復(fù)審查、移交錯(cuò)誤的情況發(fā)生。還需制定檔案內(nèi)容的填寫標(biāo)準(zhǔn)，要有統(tǒng)一的填寫標(biāo)準(zhǔn)，否則會(huì)出現(xiàn)不合格檔案，檢查工作會(huì)更加繁瑣，也會(huì)給學(xué)生檔案的管理者——高校輔導(dǎo)員增加不必要的工作量。高校輔導(dǎo)員可以充分利用學(xué)生干部這一群體，學(xué)生干部進(jìn)行過檔案管理培訓(xùn)后負(fù)責(zé)基本檔案管理工作，如檔案的記錄和完善，審核、保管、移交可以歸到學(xué)院層面和校組織部門，使檔案管理工作得到程序化、規(guī)范化發(fā)展。

2.4 利用新媒體技術(shù)進(jìn)行檔案管理

學(xué)校可以引進(jìn)新媒體管理學(xué)生檔案的技術(shù)，構(gòu)建全面系統(tǒng)的一體化學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，既要連接到教務(wù)系統(tǒng)中關(guān)于學(xué)生成績(jī)的相關(guān)資料，又要連接到學(xué)生工作系統(tǒng)中的相關(guān)重要信息，其中還要包括學(xué)生的思想政治狀況、心理、學(xué)生宿舍、獎(jiǎng)學(xué)金等相關(guān)方面的內(nèi)容，做好學(xué)生檔案中文字、圖像、聲音等資料的有效記錄。進(jìn)行“紙質(zhì)、電子歸檔”雙規(guī)制管理，利用兩者之間的優(yōu)勢(shì)達(dá)到共生、共贏。紙質(zhì)憑證可以作為原始憑證，避免造假的嫌隙，紙質(zhì)憑證同樣可以掃描歸入電子檔案，方便查閱、歸納等。新媒體技術(shù)下的檔案管理既帶來了檔案管理的便捷性，又帶有一定的育人作用。高校學(xué)生最終都要走向社會(huì)，無論在黨員組織發(fā)展、找工作等各個(gè)方面，只要通過正規(guī)的渠道查閱該生的電子檔案就能了解該生的大部分信息，個(gè)人信息就處于“半透明化”狀態(tài)，新媒體技術(shù)的這一特點(diǎn)促使學(xué)生為了能在社會(huì)上立足，在校期間就會(huì)規(guī)范自身行為，從而為教書育人工作帶來了良好效果。

3 結(jié)語

學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生日常管理工作的重要組成部分，對(duì)學(xué)生未來的發(fā)展有著重要的支撐作用。高校輔導(dǎo)員應(yīng)該認(rèn)真完成這項(xiàng)工作，利用好新媒體技術(shù)，進(jìn)行檔案的全方位管理。同時(shí)高校要對(duì)學(xué)生檔案管理工作做到足夠的重視，完善學(xué)生檔案管理工作制度并落到實(shí)處，促進(jìn)檔案的規(guī)范化、個(gè)性化、信息化、人性化的管理[5]。