張建梅

（浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江杭州 310018）

新一代信息技術(shù)在檔案管理中的滲透和應(yīng)用,很大程度上提高了檔案管理工作效率，方便交流與溝通，做到了更大范圍的資源共享。但是在信息技術(shù)帶給我們福利與便捷的同時，有些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，較為典型是信息失真、信息外泄、知識產(chǎn)權(quán)侵害、信息壟斷等。[1]在工作實踐中檔案工作者如何實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案工作的有機(jī)融合，合理行使職業(yè)權(quán)力，做到既實現(xiàn)檔案的價值，維護(hù)好國家權(quán)利、公民權(quán)益，又能以正當(dāng)性為基礎(chǔ)，推動檔案信息開放共享，體現(xiàn)檔案工作者的家國擔(dān)當(dāng)、文化自覺和職業(yè)自信，是我們當(dāng)下和今后需要思考的課題。

一、信息化時代的檔案工作特點

（一）信息技術(shù)擴(kuò)展了檔案工作范疇

一是檔案內(nèi)容種類增多，由單一型向多元型擴(kuò)展?，F(xiàn)代社會豐富多彩的實踐活動，促使社會中形成種類繁多的材料；二是檔案載體形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實物檔案向數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代信息處理為主要載體的數(shù)字檔案拓展；三是檔案服務(wù)領(lǐng)域由封閉管理向社會開放服務(wù)擴(kuò)展。傳統(tǒng)的檔案使用強調(diào)檔案信息的保密和控制，作為一種權(quán)力和意識形態(tài)工具，為維護(hù)官方統(tǒng)治服務(wù)。在信息化環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)信息的公開與透明，使檔案信息服務(wù)于社會公眾，滿足人民日益增長的檔案文化需求。

（二）信息技術(shù)豐富了檔案管理手段

一是豐富了檔案信息收集處理方法。比如辦公自動化和聯(lián)網(wǎng)辦公可以有效地提高電子文件收集的效率，并及時在檔案部門的服務(wù)器上歸檔；二是提高了檔案服務(wù)效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，都是通過手工檢索各類信息。如今運用信息技術(shù)能夠極大地提高檔案檢索和查閱的速度；三是改變了檔案的利用方式。傳統(tǒng)的檔案利用方式是人們到檔案管理部門現(xiàn)場查閱檔案信息相關(guān)資料，而利用信息技術(shù)則可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送檔案信息。

（三）信息技術(shù)對檔案信息安全提出了新的要求

利用信息技術(shù)開展檔案管理，對檔案信息安全提出了更高的技術(shù)要求。一是由于載體的脆弱性、數(shù)據(jù)與載體可分離性及只有依賴于特定的數(shù)字系統(tǒng)環(huán)境才能運行的特性，檔案數(shù)據(jù)在各種載體和格式之間遷移、轉(zhuǎn)化的過程中，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏失真的情況。這就要求管理部門對數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)和災(zāi)難

性數(shù)據(jù)摧毀具有高效修復(fù)能力；二是網(wǎng)絡(luò)黑客制造病毒并侵入計算機(jī)系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)中，給檔案工作造成較大威脅，要求利用先進(jìn)的技術(shù)有效防范病毒和黑客對系統(tǒng)的入侵，保證檔案信息的安全；三是根據(jù)數(shù)字檔案的安全使用標(biāo)準(zhǔn)，針對性地制定相關(guān)法律法規(guī)，提高保護(hù)數(shù)字檔案的科學(xué)性。

二、檔案工作者的職業(yè)權(quán)力

（一）職業(yè)權(quán)力的內(nèi)涵

職業(yè)權(quán)力是指職業(yè)主體在職責(zé)范圍內(nèi)的正當(dāng)支配權(quán)和影響權(quán)，它是由具有專業(yè)知識背景的人們在特定的職業(yè)領(lǐng)域中形成的，涉及職業(yè)共同體及成員的利益追求和價值實現(xiàn)。職業(yè)權(quán)力既是個體性與團(tuán)體性的統(tǒng)一，又是法律性與道德性的統(tǒng)一。職業(yè)自身獨特的運行規(guī)律和運行邏輯決定了職業(yè)權(quán)力的自治性，是職業(yè)區(qū)分的基礎(chǔ)。在檔案管理中，檔案工作者為了更好地提高管理的有效性，就必須要以職業(yè)權(quán)力為基礎(chǔ)，對檔案信息進(jìn)行精確的劃分和認(rèn)知，利用合理的措施為民眾提供高效公平的服務(wù)，實現(xiàn)檔案的真正價值。檔案工作者在為社會公眾服務(wù)時，要深刻地認(rèn)識到職業(yè)權(quán)力的支配權(quán)和影響權(quán)是公共權(quán)力的一部分，是以正當(dāng)性為基礎(chǔ)的。[2]

（二）檔案工作者職業(yè)權(quán)力功能

1.檔案信息安全

作為重要的信息資源，檔案是國家機(jī)構(gòu)、單位和個人發(fā)展歷史的重要記錄。在信息化背景下，隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，檔案信息在傳播和利用過程中，各類計算機(jī)病毒、數(shù)字化利用、網(wǎng)絡(luò)化傳遞本身的缺陷，以及互聯(lián)網(wǎng)的漏洞惡意攻擊或非法獲取檔案信息,對原始檔案信息肆意篡改、偽造，使檔案信息中混入有害性、欺騙性、誤導(dǎo)性的信息元素。檔案信息因此失真或泄露，嚴(yán)重地侵犯了個人的隱私權(quán)以及相關(guān)的信息產(chǎn)權(quán)。檔案信息的安全受到威脅，不僅降低了檔案信息的可信度，影響了檔案的價值和聲譽，也給社會造成了惡劣影響，影響檔案的服務(wù)功能。

2.檔案服務(wù)公平

“公平”，簡單地講就是處理事情要合情合理，不能偏袒其中任何一方。檔案工作者道德準(zhǔn)則規(guī)定，提供檔案利用要公正服務(wù)；德國檔案學(xué)者M(jìn)·德勒也曾強調(diào)檔案利用首要義務(wù)是:“遵循原則,不受自己個人觀點的影響,平等地對待不同的利用者?！盵3]在檔案開放利用中，公平利用檔案信息是公眾應(yīng)享有的權(quán)利。不管利用者的身份是什么，檔案信息獲取權(quán)和使用權(quán)都應(yīng)該平等。這樣才能真正實現(xiàn)檔案利用的廣泛性，做到為大眾服務(wù)。在提供檔案利用的整個過程中檔案工作者應(yīng)恪守公平，樹立正確的價值觀念，堅持以人民為中心的檔案管理理念。然而在實際的檔案利用過程中差別對待利用者的現(xiàn)象依然存在，在客觀上造成了檔案信息獲取權(quán)利的不平等，損害了公眾利用檔案的公平性。

3．檔案服務(wù)秩序

“秩，常也；秩序，常度也，指人或事物所在的位置，含有整齊守規(guī)則之意?！盵4]本文所說的秩序特指社會秩序是一種穩(wěn)定的、可預(yù)期的規(guī)則體系，是人們在社會生活中形成的固定的關(guān)系結(jié)構(gòu)，是理性的組織架構(gòu)，在保證個體最大限度地追求自我需求的同時，又維系著社會的和諧與穩(wěn)定；是規(guī)則、傳統(tǒng)習(xí)慣、道德規(guī)范和管理文化。檔案信息服務(wù)秩序則是職能分工、規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程等總和的代名詞。檔案工作者在開展服務(wù)時應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的規(guī)則要求，對利用者的行為進(jìn)行規(guī)范和引導(dǎo)，做好檔案保護(hù)和管理，從而更好地實現(xiàn)公眾的檔案使用權(quán)，以秩序推動社會公平公正的實現(xiàn)。

4．檔案公共服務(wù)效能

新公共服務(wù)理論強調(diào)政府的職能是服務(wù)，重視公民權(quán)和公共服務(wù)，以公民對話協(xié)商和公共利益為基礎(chǔ)，主張公共行政管理者關(guān)注公民權(quán)利與公共利益；不僅追求效率，更加注重公平。檔案公共服務(wù)效能是檔案信息在利用過程中，信息主體向公眾提供服務(wù)的能力和服務(wù)效率，包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平、公眾的影響力和滿意度等。不僅要提高服務(wù)質(zhì)量，滿足公民的檔案利用需求，還要在服務(wù)過程中實現(xiàn)公眾利用檔案所產(chǎn)生的效能，促使社會高效運轉(zhuǎn)和發(fā)展，使民眾在物質(zhì)和精神上都得到相應(yīng)的滿足，以真正達(dá)到“檔案服務(wù)”的目的，從而促進(jìn)檔案工作更好適應(yīng)社會的發(fā)展。所以，我們不僅要注重檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量，更應(yīng)以增進(jìn)人民福祉、改善公民生活和促進(jìn)社會文明與進(jìn)步為目的，不斷提升公眾的幸福感和滿意度。

三、職業(yè)權(quán)力的正當(dāng)性

“正當(dāng)”也就是“合理合法”?！掇o?！穼φ?dāng)性的解釋是“在倫理學(xué)上指符合道德原則和規(guī)范的行為?！庇袑＜艺J(rèn)為正當(dāng)性是指“觀念、行為、制度等事物處于或具有合理或合法的狀態(tài)、性質(zhì),即處于具有合規(guī)律性、合道德性和合法律性或者三者至少居其一的狀態(tài)或性質(zhì)”。[5]從以上的論述可以看出，“正當(dāng)性”包括了“合理性”和“合法性”兩層含義，合理性是指事物符合某種規(guī)律、道德原則或價值標(biāo)準(zhǔn)，能得到社會的承認(rèn)和接受；合法性則是指事物遵循法治原則的要求,符合既有的實在法律和規(guī)章制度。在檔案的開放利用過程中，檔案工作者職業(yè)權(quán)力存在的正當(dāng)性基礎(chǔ)源于以公共道德原則及社會價值標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的合理性、以現(xiàn)代法治原則為基礎(chǔ)的合法性的總和。具體來講,包括道德基礎(chǔ)、制度基礎(chǔ)以及法律基礎(chǔ)。

（一）存在的道德基礎(chǔ)

任何權(quán)利都不是絕對的，權(quán)利的行使必須建立在一定的道德基礎(chǔ)之上。權(quán)利主體在享有權(quán)利的同時,不應(yīng)有意侵犯他人權(quán)利；當(dāng)權(quán)利主體侵犯他人權(quán)利，干預(yù)權(quán)利的主體則獲得了干預(yù)的道德正當(dāng)性支持；當(dāng)權(quán)利主體違背了權(quán)利的相對性原則時,其道德正當(dāng)性基礎(chǔ)的歸屬也相應(yīng)地轉(zhuǎn)移到了干預(yù)權(quán)利的主體一方。法律賦予了公民利用檔案的權(quán)利和自由，但由于不同的權(quán)利主體對同一檔案客體因利益目標(biāo)不同，可能會引起不同信息權(quán)利的沖突；所以公民或組織對某一檔案客體對象所產(chǎn)生的檔案利用權(quán)利始終是有限度的。檔案開放利用過程中，公民在利用檔案信息的內(nèi)容和利用方式提出了不合理不正當(dāng)?shù)囊髸r，檔案工作者職業(yè)權(quán)力的道德正當(dāng)性為干預(yù)不正當(dāng)?shù)臋?quán)利和不合理的需求提供了一個正當(dāng)理由,只有當(dāng)職業(yè)權(quán)力的實施有利于維護(hù)和推進(jìn)共同體的利益、實現(xiàn)共同體的美好時，職業(yè)權(quán)力的實施依據(jù)才變得充分起來。

（二）存在的制度基礎(chǔ)

檔案制度，就是在一定歷史條件下形成的與檔案事務(wù)相關(guān)的體系安排及特定成員在檔案相關(guān)事務(wù)中所共同遵守的行為規(guī)則。[6]一個國家的檔案制度，體現(xiàn)著國家的檔案管理理念，指導(dǎo)和監(jiān)控著檔案管理的全過程，規(guī)范檔案管理的范圍和方式。應(yīng)在此基礎(chǔ)上，依法依規(guī)協(xié)調(diào)檔案管理者和利用者之間的行為。檔案制度實施包括遵守和執(zhí)行兩個方面。地方檔案部門為了順利行使職權(quán)，維護(hù)黨和國家利益，保障公共權(quán)益，以《檔案法》為根本準(zhǔn)繩，以《實施辦法》《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《各級國家檔案館開放檔案辦法》等相關(guān)規(guī)定出臺了符合本地區(qū)實際的檔案管理制度，在出臺的制度中，由于檔案開放利用是不可或缺的一部分，所以對檔案開放范圍、時間、利用方式等也做出了規(guī)定。這是因為某一檔案客體對象所產(chǎn)生的檔案利用權(quán)利始終都是有限度的,會受到檔案開放或公布權(quán)、檔案秘密權(quán)、檔案作品著作權(quán)等相關(guān)權(quán)利的制約。[7]檔案制度直接或間接地保護(hù)了公眾權(quán)利，不過檔案在利用檔案過程中，如果利用者利用的內(nèi)容和方式出現(xiàn)了不正當(dāng)?shù)囊?，檔案工作人員有權(quán)拒絕；倘若檔案工作者在管理過程中，出于個人牟私利的目的，拒絕或限制公眾利用檔案，則工作人員就違背了正當(dāng)性的原則。

（三）存在的法律基礎(chǔ)

法律的基本作用之一就是規(guī)范和約束權(quán)力，限制權(quán)力的私自濫用。權(quán)力來源于法律，權(quán)力的范圍也是由法律預(yù)先規(guī)定的,任何機(jī)關(guān)都不能夠行使未被賦予的權(quán)力，只有通過法律設(shè)定的權(quán)力才是合法的，合法的權(quán)力才具有正當(dāng)性。對于檔案工作來說，“依法治檔”是工作原則和發(fā)展方向。由于憲法和法律是國家各級檔案行政管理機(jī)關(guān)及其工作人員行使職業(yè)權(quán)力的根本基礎(chǔ)，因此，檔案工作者要在憲法和法律規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)，對檔案實務(wù)進(jìn)行管理，并對自己的職業(yè)行為負(fù)責(zé)。這就要求檔案工作者的職業(yè)權(quán)力必須限定自身的行使范圍和作用空間，必須嚴(yán)格遵守“越權(quán)即無效”的法律準(zhǔn)則，既保證檔案工作正

當(dāng)高效開展，又保障公眾在檔案事務(wù)中的合法權(quán)利不受侵犯。如果無法定依據(jù)就行使權(quán)力,可能會侵犯權(quán)力行為相對人的權(quán)益。若已給當(dāng)事人帶來損害,則要承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。

四、檔案職業(yè)人員正當(dāng)行使職業(yè)權(quán)力的對策

（一）加強檔案信息化法律法規(guī)建設(shè)

隨著檔案出現(xiàn)門類眾多、形式復(fù)雜、數(shù)量龐大等情況的出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)內(nèi)容已不能完全適合檔案信息化管理需求。完善檔案法規(guī)制度，做到有法可依，為行為主體提供了量化標(biāo)準(zhǔn)。[8]一是對現(xiàn)行檔案的法律法規(guī)進(jìn)行修訂，將不適應(yīng)信息時代發(fā)展需要的內(nèi)容刪減，并根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要增加新內(nèi)容，使檔案法律法規(guī)體系隨時代發(fā)展而不斷發(fā)展；二是形成不同位階的、相對完整的檔案信息化法律體系，各地結(jié)合具體情況以《檔案法》為統(tǒng)領(lǐng)，制定一系列具體的引導(dǎo)和規(guī)范檔案信息化建設(shè)的法規(guī)規(guī)章，提高法律覆蓋面；三是增強和其他行業(yè)法律及行業(yè)規(guī)范的協(xié)調(diào)性，使檔案信息化立法和其他立法有機(jī)統(tǒng)一，形成規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案信息化建設(shè)法律法規(guī)體系。

（二）加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范檔案工作的依據(jù)，檔案信息化建設(shè)為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮的活力，使檔案利用更加便捷和高效，實現(xiàn)了信息資源共享。一是完善管理標(biāo)準(zhǔn)。從立卷歸檔、存儲到利用的要求、程序、時限等進(jìn)行規(guī)范，避免出現(xiàn)檔案損壞、丟失、泄密；二是健全數(shù)字檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)主要是數(shù)字檔案著錄、存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式、數(shù)據(jù)采集等。目前我國涉及數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)也有，但只涉及到標(biāo)準(zhǔn)框架中的部分環(huán)節(jié)，仍需補充制定框架中的大量標(biāo)準(zhǔn)。[9]三是檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)。包括身份認(rèn)證、訪問控制管理、數(shù)字簽名、安全級別管理等標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息管理利用提供一個安全的運行環(huán)境。

（三）加強檔案工作者信息素養(yǎng)培養(yǎng)

信息化時代，檔案管理朝著電子化、數(shù)字化管理方向發(fā)展，檔案工作者要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的要求，就必須具備更高的信息素養(yǎng)與信息技術(shù)水平。一是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立創(chuàng)新發(fā)展、數(shù)字檔案理念，主動接受新思想、新技術(shù)和新方法，充分認(rèn)識到信息化時代現(xiàn)代檔案管理的重要意義；二是重視信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，把信息環(huán)境下檔案管理工作所必須具備的信息知識如檔案數(shù)字管理軟件操作、網(wǎng)絡(luò)技能、識別和處理電子文件、大數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)空間安全等融入到崗位培訓(xùn)、學(xué)歷培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)歷教育中。只有不斷地更新與完善知識，才能適應(yīng)信息化時代檔案發(fā)展的需要；三是積極參加行業(yè)間的研討會、論壇、經(jīng)驗交流會等，拓寬視野，及時了解和掌握新時期檔案信息化管理領(lǐng)域的前沿知識和最新動態(tài)，以適應(yīng)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展；四是完善考核評價。將信息技能、信息素養(yǎng)納入到檔案人員入職招錄、職務(wù)評聘、業(yè)績考核等環(huán)節(jié)，不斷提高檔案職業(yè)人員獲取、傳輸、處理和應(yīng)用信息的能力以及維護(hù)檔案信息安全的能力?？傊?，要通過觀念轉(zhuǎn)變、技能培訓(xùn)、行業(yè)交流、評價激勵等提升檔案工作者的信息素質(zhì)，適應(yīng)信息化時代檔案事業(yè)發(fā)展。

（四）完善檔案信息監(jiān)督機(jī)制

信息化時代，檔案開放與利用服務(wù)工作更注重服務(wù)質(zhì)量，這就需要完善的監(jiān)督機(jī)制來保障其高效運行。一是行政監(jiān)督。利用檔案部門內(nèi)部的管理監(jiān)督和上級、同級檔案行政部門對檔案開放利用工作的進(jìn)行監(jiān)督；二是法律法規(guī)監(jiān)督。利用檔案法律賦予公眾利用檔案信息的權(quán)利和保護(hù)檔案信息的義務(wù)，從制度上保護(hù)檔案開放利用工作中各方的合法權(quán)益；三是用戶監(jiān)督。利用檔案用戶對檔案開放利用過程中服務(wù)質(zhì)量和效果的反饋進(jìn)行監(jiān)督；四是輿論監(jiān)督。利用廣播電視、報刊雜志、新聞網(wǎng)站等新聞媒體和微博、微信等新媒體輿論對檔案開放利用工作進(jìn)行監(jiān)督，使檔案工作者和利用者的行為在陽光下操作，正當(dāng)行為受到鼓勵，不當(dāng)行為受到譴責(zé)。這四種監(jiān)督構(gòu)成了對檔案開放利用工作的綜合監(jiān)督，促使檔案信息化工作邁向更高水平。

總之，在信息化時代，檔案工作者作為檔案職業(yè)權(quán)力的擁有者，要以正當(dāng)性為基礎(chǔ)，明確自己承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，正確行使職業(yè)權(quán)力，最大限度提高檔案服務(wù)能力，為實現(xiàn)人民的美好生活貢獻(xiàn)檔案應(yīng)有的價值。