袁瑞

【摘要】 ?財務(wù)共享服務(wù)最大的優(yōu)勢是將跨區(qū)域、跨項目、跨部門的會計業(yè)務(wù)匯總進行集中處理，其在企業(yè)銷售領(lǐng)域中的運用主要是依托信息技術(shù)將傳統(tǒng)費時費力的開票、收款、對賬工作搬到線上，并與合同管理結(jié)合起來，實現(xiàn)發(fā)票的開具、審核、統(tǒng)計，收款數(shù)據(jù)的匯總、確認，會計憑證的自動生成。基于財務(wù)共享，全面實現(xiàn)企業(yè)銷售管理業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化，有助于降低企業(yè)運營成本和溝通成本，建立信用評價體系。文章以重慶×建筑科學研究院為例，探索財務(wù)共享模式在銷售管理流程中的應(yīng)用，以期為財務(wù)共享模式下的銷售管理提供理論指導和實踐參考。

【關(guān)鍵詞】 ? 財務(wù)共享模式;發(fā)票管理;收入管理;流程優(yōu)化

【中圖分類號】 ?F232 ?【文獻標識碼】 ?A ?【文章編號】 ?1002-5812（2019）16-0056-04

一、引言

收入管理包括與企業(yè)出售商品或提供勞務(wù)有關(guān)的收入確認、開具發(fā)票、貨款結(jié)算等經(jīng)濟活動。收入管理流程包括明確銷售（勞務(wù)提供）、發(fā)貨、開票、收款等環(huán)節(jié)職責權(quán)限的分配和管控，以及規(guī)范與營業(yè)收入有關(guān)的管理制度。

隨著經(jīng)濟的全球化發(fā)展，很多大企業(yè)在世界各地設(shè)立分公司、子公司開展業(yè)務(wù)，取得各種營業(yè)收入，但往往由于管理層級過多、區(qū)域跨度較大等因素，容易出現(xiàn)集團管控失效，總公司、分（子）公司之間信息不對稱等問題。為了提高財務(wù)信息的質(zhì)量，降低管理成本并增強財務(wù)與業(yè)務(wù)之間的黏性，1981年美國福特公司在底特律創(chuàng)建了第一家財務(wù)共享中心。當前，我國越來越多的大型企業(yè)也非常重視財務(wù)共享中心的建設(shè)，財政部在會計信息化工作中建議分公司和子公司數(shù)量多的大型企業(yè)和企業(yè)集團應(yīng)當逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。目前從事財務(wù)共享服務(wù)的人員已經(jīng)超過了100 000人，并可能在5年之內(nèi)增長到180 000人（數(shù)據(jù)來源：ACCA全球官網(wǎng)）?；谪攧?wù)共享，全面實現(xiàn)企業(yè)銷售管理業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化，有助于企業(yè)降低運營成本和溝通成本，防止虛開發(fā)票、資金體外循環(huán)等現(xiàn)象發(fā)生，可以提升內(nèi)控管理水平，將納稅風險、核算風險降到最低，并且有利于分析客商數(shù)據(jù)，建立信用評價體系。本文以重慶×建筑科學研究院為例，探索財務(wù)共享服務(wù)模式在銷售管理流程優(yōu)化中的應(yīng)用，分析財務(wù)共享模式下銷售管理的現(xiàn)狀與主要問題，并提出改進建議。

二、文獻回顧

Bobert Gunn 等在1993年提出“共享服務(wù)”的概念，認為“共享服務(wù)”的核心思想是公司試圖從分散管理中獲得競爭優(yōu)勢的管理理念，強調(diào)在提供服務(wù)時能實現(xiàn)組織成員及技術(shù)等資源的共享。Johnson 認為，財務(wù)共享本身就是一個集中處理與財務(wù)有關(guān)業(yè)務(wù)的過程，通過把人員、技術(shù)整合在一起，借助新技術(shù)集中處理財務(wù)業(yè)務(wù)，使服務(wù)質(zhì)量實現(xiàn)提升，進而達到有效節(jié)約運營成本的目的。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及、軟件和通信技術(shù)的快速發(fā)展，ASP（Application Service Provider）模式為中小企業(yè)實現(xiàn)會計信息化及資源利用提供了一種有效的途徑（程平等，2011），而大型企業(yè)的共享服務(wù)中心主要提供處理公司賬務(wù)、報銷相應(yīng)費用、對報表進行分析等標準化共享服務(wù)（劉婷媛，2012）。

財務(wù)共享服務(wù)通過全面整合業(yè)務(wù)流、資金流、核算流，實現(xiàn)流程標準化的財務(wù)管理模式，能有效降低企業(yè)的單位管理成本并提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，引起財務(wù)機構(gòu)、財務(wù)核算流程、財務(wù)職能、財會信息系統(tǒng)、財會分工、績效考核等變化（張楚，2018）。財務(wù)共享可以對客戶進行分類管理，保證應(yīng)收款回收的安全性和完整性，更好地催收應(yīng)收款（郭茜等，2013）。對于建筑施工、設(shè)計、監(jiān)理等企業(yè)，由于同時擁有多個異地項目的施工、設(shè)計、監(jiān)理等工作，存在跨區(qū)域、跨項目核算、人員交叉等劣勢，加快建筑業(yè)相關(guān)企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)勢在必行（宋志宏等，2015）。因為財務(wù)共享對建筑類企業(yè)應(yīng)收款管理具有積極作用：共享中心具有跨區(qū)域優(yōu)勢、完善的核算流程體系、嚴格系統(tǒng)的執(zhí)行機制、強大的信息技術(shù)支持，有利于應(yīng)收款的催收、監(jiān)督、預(yù)警工作（趙媛媛，2018），因而基于財務(wù)共享在銷售管理流程中對收入確認、勞務(wù)提供、開票、收款等環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，將有助于發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)的重要作用。

三、案例單位銷售管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）銷售管理現(xiàn)狀

重慶×建筑科學研究院成立于1959年，有5個法人機構(gòu)，院轄34個部門，有3個專項工作部及24個生產(chǎn)經(jīng)營部門，業(yè)務(wù)主要以提供檢測鑒定、監(jiān)理咨詢、造價咨詢等技術(shù)服務(wù)為主，業(yè)務(wù)范圍已由重慶輻射到四川、貴州、云南、陜西等地，全院職工人數(shù)達800余人，2018年營業(yè)收入達4.36億元。

由于部門眾多且區(qū)域分布較廣，各生產(chǎn)經(jīng)營部門對合同管理、發(fā)票開具、應(yīng)收賬款管理、到款核銷、對賬等的管理水平、管理理念存在差異，公司資產(chǎn)負債表中列示的預(yù)收賬款月末余額長期保持在1 000萬元以上。由于預(yù)收賬款余額巨大，根本無法滿足預(yù)收賬款余額全部向主管稅務(wù)機關(guān)提交完整的“三項抵稅證據(jù)”（包括：約定開票日期、收款日期的合同;已收取款項的憑據(jù)或其他結(jié)算憑據(jù);受票單位與簽訂合同主體的統(tǒng)一社會信用代碼或納稅人識別號應(yīng)當一致）的要求，若不及時改變現(xiàn)狀，清理預(yù)收賬款，公司將額外承擔較大的增值稅稅費損失。另外，研究院各部門內(nèi)部以及與財務(wù)部門之間信息反饋不及時、不充分，跨部門的協(xié)作效率十分低下。

為提高管理效率與財務(wù)服務(wù)質(zhì)量，該院通過整合人力資源，建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，集中處理全院財務(wù)事宜。具體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

（二）銷售管理中存在的主要問題

1.財務(wù)和業(yè)務(wù)分離，客戶信用管理和合同管理不透明。該院的銷售管理流程主要包括開具發(fā)票、債權(quán)確認、收入入賬、債權(quán)核銷等環(huán)節(jié)，但缺少對客戶的信用審批管理和合同管理。收款風險是很多企業(yè)都面臨的一大難題，許多公司賬面上收入可觀，但是由于遲遲收不到款，而使企業(yè)陷入財務(wù)困境。如果企業(yè)在交易開始之前就對客戶實行嚴格的信用風險管理，將會從源頭上降低壞賬、呆賬的發(fā)生概率。另外，合同作為業(yè)務(wù)發(fā)生和收入確認的主要依據(jù)，如果將合同管理也納入到財務(wù)共享服務(wù)中心，那么財務(wù)與業(yè)務(wù)的融合會更加高效。

2.收入管理中存在重復(fù)納稅的情況。該院由于生產(chǎn)經(jīng)營部門眾多且分散，各部門從事發(fā)票管理、收款對賬的人員專業(yè)能力參差不齊，業(yè)務(wù)和財務(wù)之間信息溝通不暢，導致全院預(yù)收賬款月末余額長期居高不下，具體體現(xiàn)在以下四個方面：（1）未開票已收款。2017年國家稅務(wù)總局發(fā)布的《關(guān)于增值稅納稅申報比對管理操作規(guī)程（試行）的通知》（國稅函[2017]124號）規(guī)定，自2018年5月1日起，企業(yè)收到預(yù)收賬款當月即產(chǎn)生增值稅納稅義務(wù)。以后如果再就此項交易開具發(fā)票，應(yīng)當從本期全部開票銷售額中減去已經(jīng)申報的“未開票收入”。此部分抵減的“未開票收入”不能在網(wǎng)上申報，須接受稅務(wù)機關(guān)的審核，出示相關(guān)已繳納增值稅的證據(jù)，否則將在到款月及開票月分別繳納增值稅。該院絕大多數(shù)檢測、鑒定業(yè)務(wù)不能提供完整的“三項抵稅證據(jù)”，造成到款月及開票月分別繳納增值稅，由此形成重復(fù)納稅。（2）已開票，已到款，但未及時對賬確認，導致到款當月誤記為預(yù)收賬款而繳納增值稅，造成重復(fù)納稅。（3）未確認的保證金退款，誤記為預(yù)收賬款繳稅，且后期無法抵稅。（4）收款后，由于業(yè)務(wù)取消、對方單位重復(fù)匯款、錯誤付款，而又未能及時（收款當月）與財務(wù)溝通，計入預(yù)收賬款，也會導致款項須退回但收款當月卻繳稅，后期同樣無法提交“三項抵稅證據(jù)”，造成多納稅。

3.跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要人工處理，增加錯誤率的發(fā)生。在收入管理流程中，存在跨部門、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要人工處理的情況。例如，客戶申請開票后，需要開票員手工錄入發(fā)票信息，形成“稅務(wù)發(fā)票匯總清單”，收款單數(shù)據(jù)來源需要出納去公司開立的每個銀行賬戶中導出當日到款數(shù)據(jù)，并匯總至EXCEL表格，形成“到款明細表”，然后通過面對面、電話、微信、QQ等溝通方式進行發(fā)票數(shù)據(jù)、應(yīng)收款數(shù)據(jù)、資金到款數(shù)據(jù)在“稅務(wù)發(fā)票匯總清單”和“到款明細表”之間的對賬及核銷，然后由會計人員在“用友財務(wù)核算系統(tǒng)”進行會計核算。人工處理數(shù)據(jù)的效率、準確性都相對較低。

4.銷售管理重記錄輕分析。針對客戶的收入管理，不僅僅是做好記錄工作，還需要做好分析工作，在未建立財務(wù)共享平臺前，所有的客商信息都分散在合同管理部門、各個生產(chǎn)經(jīng)營部門甚至是單個的業(yè)務(wù)人員手中，沒有統(tǒng)一、集中的數(shù)據(jù)支持，基本無法建立信用評價體系。只有合同管理和財務(wù)管理實現(xiàn)有機結(jié)合，既有事前管理，又有事后評價的銷售管理機制，才會降低企業(yè)不必要的損失。

四、基于財務(wù)共享服務(wù)的銷售管理流程優(yōu)化分析

（一）基于財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)化思路

從前面的分析可以看出，銷售管理中關(guān)鍵的問題是避免重復(fù)納稅。為降低稅收損失，在國稅函[2017]124號文出臺之際，該院迅速出臺了幾項應(yīng)對措施：（1）專門針對政策發(fā)文件、辦講座，強化稅收風險意識。（2）提高“稅務(wù)發(fā)票匯總清單”和“到款明細表”的發(fā)送頻率（每天定時發(fā)送，月末一天幾次發(fā)送），以期提高對賬及時性。（3）遇特殊緊急情況，要求及時通報，進行應(yīng)急處理等。但是，這些措施僅僅能暫時、部分緩解壓力，且財務(wù)人員的工作強度非常大，無法從根本上消除隱患。

依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立財務(wù)共享中心，實現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財務(wù)的一體化，編寫增值稅發(fā)票網(wǎng)上開票程序，搭建網(wǎng)上對賬平臺、開通微信通道，并使之有效整合、自動銜接，讓發(fā)票信息、客戶檔案、對賬單等實現(xiàn)自動上傳，可以實現(xiàn)業(yè)財流程再造，優(yōu)化內(nèi)部控制措施，降低運營成本、溝通成本，提升效率。

（二）財務(wù)共享信息平臺的構(gòu)建

為了實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)，打通業(yè)務(wù)、財務(wù)、稅務(wù)數(shù)據(jù)的有機連接，該院引入了應(yīng)收賬款管理系統(tǒng);依托“用友財務(wù)核算系統(tǒng)”開發(fā)了“稅務(wù)發(fā)票財稅應(yīng)用平臺”，實現(xiàn)增值稅發(fā)票網(wǎng)上開票;優(yōu)化銷售管理流程，搭建網(wǎng)上對賬平臺;所有開票、對賬工作PC端、微信端同步運行。該院的財務(wù)共享服務(wù)中心初具雛形，形成了勞務(wù)提供、開票、收款、對賬、記賬等一系列工作完整、規(guī)范、高效的流程。同時，該院的各個層級都可以通過財務(wù)共享服務(wù)中心實時查詢開票數(shù)據(jù)、收款數(shù)據(jù)，幫助業(yè)務(wù)層面展開對應(yīng)收款質(zhì)量的分析評級，以及對客商信用等級體系的建立與評價。

“稅務(wù)發(fā)票財稅應(yīng)用平臺”對內(nèi)連接企業(yè)“用友財務(wù)核算系統(tǒng)”，對外連接國家稅務(wù)發(fā)票開票系統(tǒng)，相關(guān)數(shù)據(jù)在這三個系統(tǒng)中實時傳輸，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集成與高度自動化。該院員工、客戶均可登陸該系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員對每類用戶提前設(shè)置好操作權(quán)限，并在后臺集中管理。同時開通了“微信小程序”，這款輕量級個人發(fā)票管理工具，方便個人應(yīng)用，主要面向高流動性的客戶，針對客戶開票、打印、個人票夾管理等場景，利用微信平臺，為客戶提供了即用即走的微信小程序，客戶不需要下載App，在微信中即可完成操作。通過微信操作，申請開票這項工作的時間成本下降60%以上。

（三）財務(wù)共享下發(fā)票管理、收入管理流程優(yōu)化分析

1.發(fā)票管理流程優(yōu)化。客戶、業(yè)務(wù)員提出開票申請，數(shù)據(jù)傳輸?shù)健岸悇?wù)發(fā)票內(nèi)部管理系統(tǒng)”待審核，經(jīng)過生產(chǎn)經(jīng)營部門、合同管理部門授權(quán)審批后，會有短信、電子郵件、微信等提醒開票成功。該院設(shè)立多個開票點，如需紙質(zhì)發(fā)票，可就近前往指定地點打印，電子發(fā)票則發(fā)送到指定郵箱中。自上線“稅務(wù)發(fā)票內(nèi)部管理系統(tǒng)”以來，研究院內(nèi)部各部門積極配合，高度重視發(fā)票管理和收款核對工作，規(guī)范合同管理。既可以通過手機端程序?qū)崿F(xiàn)無值守自助開票，又可以通過業(yè)務(wù)人員/客戶手工錄入開票信息，生產(chǎn)經(jīng)營部門、合同管理部門審核，財務(wù)部門確認，打通開票全流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)全過程共享;經(jīng)過系統(tǒng)審核后，直接對接用友稅務(wù)云平臺、國家稅務(wù)總局稅務(wù)平臺，形成電子發(fā)票或紙質(zhì)發(fā)票;最后紙質(zhì)發(fā)票通過航稅開票軟件直接打印。具體流程見上頁圖2。

“稅務(wù)發(fā)票內(nèi)部管理系統(tǒng)”的開發(fā)給研究院帶來的效益提升可以體現(xiàn)在以下四個方面：一是靈活智能，該系統(tǒng)實施自動化開票，多場景選擇，ERP數(shù)據(jù)自動集成;二是方便快捷，郵件、短信、公眾號實時精準推送;三是降成本更高效，自動獲取銷項數(shù)據(jù)，便于查詢分析，統(tǒng)一管理，規(guī)范高效，節(jié)約成本;四是規(guī)避風險，自上而下的開票組織管理且直接面對客戶，集中監(jiān)控開票情況，避免虛開、不開發(fā)票以及資金體外循環(huán)風險。

2.收款管理流程優(yōu)化。經(jīng)營業(yè)務(wù)開票完成后，開票數(shù)據(jù)自動形成應(yīng)收數(shù)據(jù)，出納每天將銀行賬戶的所有到賬款項導出為EXCEL表，然后導入至“稅務(wù)發(fā)票內(nèi)部管理系統(tǒng)”，形成原始、實際的收款數(shù)據(jù)，各部門在線上予以匹配核銷，對賬工作完成后，收入核算崗將發(fā)票與收款單再次核對無誤后，通過與“用友財務(wù)核算系統(tǒng)”的自動對接，會計憑證自動生成，完成對應(yīng)收賬款的核銷工作。具體流程見圖3。

線上對賬的功能使得原本耗時的對賬效率和準確率大幅提升。自 2018年5月1日以后收到的每筆款項，該院均要求未開票的及時開票，已開票的及時核對，收入、保證金退款等實時確認。收款當月產(chǎn)生的預(yù)收賬款確實存在極少數(shù)無法核銷的款項，財務(wù)部門根據(jù)到款信息在月末最后一天開具普通發(fā)票留存，待次月核對清楚后再重新開具完全正確的發(fā)票，并將上月末開具、留存財務(wù)部的普通發(fā)票紅字沖回。經(jīng)過各方的努力，2018年5月末，“預(yù)收賬款”科目余額由原來的1 000多萬元徹底清零，并且以后每月賬面將不會再產(chǎn)生預(yù)收賬款。自此，公司徹底消除了重復(fù)繳納增值稅這一隱患。

五、結(jié)論與建議

本文以重慶×建筑科學研究院為例，通過對現(xiàn)有發(fā)票管理、收入管理現(xiàn)狀及重復(fù)納稅問題的分析，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立財務(wù)共享中心，將傳統(tǒng)費時費力的開票、對賬、收款工作搬到線上處理，全面實現(xiàn)從業(yè)務(wù)到財務(wù)的一體化，通過業(yè)財流程再造，幫助企業(yè)降低運營成本、提高效率、防范稅務(wù)風險、降低損失;并通過財務(wù)共享中心實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)以及客戶信息的共享。

通過分析，筆者提出以下建議：（1）財務(wù)共享中心的建立實質(zhì)是業(yè)財流程的再造。各部門須高度重視發(fā)票管理和收款核對工作，學習財務(wù)共享中心的操作方法，加強業(yè)務(wù)人員和部門內(nèi)業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門、財務(wù)部門和稅務(wù)部門的溝通反饋，規(guī)范合同管理，減少企業(yè)的納稅異常申報，最大限度降低繳稅成本。（2）不斷優(yōu)化財務(wù)共享中心的操作方案，最終實現(xiàn)企業(yè)整體財務(wù)能力和效率的提升。根據(jù)業(yè)務(wù)部門的意見優(yōu)化人機互動界面，增設(shè)內(nèi)部控制關(guān)鍵節(jié)點，明晰業(yè)務(wù)部門開票范圍;增強與經(jīng)營部門的溝通，不斷嘗試放開控制權(quán)限，前移控制節(jié)點，以求實現(xiàn)控制有效、使用便捷。可以說，程序優(yōu)化無止境，只有不斷完善財務(wù)共享服務(wù)，才能真正提升企業(yè)的業(yè)財融合力度和企業(yè)的經(jīng)營效率。X

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