常春玲

摘 要：目前擺在高校檔案管理者面前的考驗(yàn)是，如何使高校檔案管理工作與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，從而解決檔案管理工作效率低下的問題。不僅如此許多的問題也隱藏在高校檔案管理工作建設(shè)中。比如對于制定管理機(jī)制和人才培養(yǎng)策略的導(dǎo)向，同樣關(guān)乎管理模式運(yùn)營、檔案資料存儲、查詢服務(wù)質(zhì)量、管理人員素質(zhì)提升和促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)的重大決策。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代信息技術(shù); 檔案管理;創(chuàng)新與策略

隨著時(shí)代的變遷，高校教育的重要地位與日俱增，國內(nèi)的教育體制和教育觀念都在改變，進(jìn)而促進(jìn)教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。與此同時(shí)也對高校檔案管理工作的更新推進(jìn)提出了要求。明確了檔案管理工作融入信息化技術(shù)的策略，為了應(yīng)對信息化時(shí)代，各個(gè)群體對于資料信息的大量需求，與高質(zhì)量查閱服務(wù)的客觀事實(shí)。但新的技術(shù)與舊的管理模式之間的融合也需要不斷地探索和發(fā)掘。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)對高校檔案管理建設(shè)的意義

對于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展水平，已經(jīng)研發(fā)出了更加高效的智能化程序運(yùn)營模塊與信息網(wǎng)絡(luò)化共享技術(shù)。在以往高校的檔案管理中，往往對于大批量不同類型的檔案信息會存在存儲問題，而信息技術(shù)的存在可以依賴網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的形式進(jìn)行擴(kuò)充儲存量，并且高?？梢越M織團(tuán)隊(duì)，建立本校的數(shù)據(jù)庫，對信息進(jìn)行匯總錄入與分類存儲，以便達(dá)到更加高效的利用存儲空間。不僅如此，利用計(jì)算機(jī)錄入信息，會省去以往大批量手工錄入信息時(shí)，效率過慢而導(dǎo)致的信息不能實(shí)時(shí)跟進(jìn)，從而失去信息的時(shí)效性。除此之外，利用信息技術(shù)建立的數(shù)據(jù)庫，在查詢信息時(shí)，可以更加精準(zhǔn)與快捷。在數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總錄入之后，學(xué)校可以利用信息技術(shù)來生成對應(yīng)檔案的數(shù)據(jù)化報(bào)表，可以實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化分析與調(diào)查。對于高校檔案中提升資料的豐富性與整體性，管理人員可以利用信息技術(shù)對于資料進(jìn)行匯編與整理。與此同時(shí)，運(yùn)用信息技術(shù)建立校園局域網(wǎng)，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行同步，對學(xué)生及老師建立個(gè)人賬號，設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，以便瀏覽相關(guān)信息及資料。這樣整合檔案數(shù)據(jù)的完備性，可以完成綜合利用共享數(shù)據(jù)資源并提升檔案管理工作的效率。最重要的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及以及信息化時(shí)代的快速發(fā)展，我國無論是從經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還是教育民生上都取得了很高的成效，這些成果的探索經(jīng)驗(yàn)是非常寶貴的資源，況且以后的發(fā)展道路是不能止步與此的。檔案信息的存儲正好給了探索者一個(gè)借鑒經(jīng)驗(yàn)與積累成果的媒介。并且檔案資料通過信息化技術(shù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分析，也可以體現(xiàn)總體框架路線的得失。那么使檔案管理走上信息化道路的導(dǎo)向已經(jīng)是時(shí)代潮流的必經(jīng)之路，具有很重要的發(fā)展意義。

二、淺述高校檔案管理與建設(shè)中的問題

目前對于沒有升級檔案管理模式的學(xué)校來說，依然依賴手工的分類整理。這與目前的信息技術(shù)發(fā)展情況來說是顯得格格不入的。信息技術(shù)的成果，早已惠及了人們生活的各個(gè)方面。光依賴傳統(tǒng)的人工管理模式，必然的存在一些不可避免的漏洞與疏忽，從而導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)錄與丟失。就目前各高校的檔案錄入與管理的流程中，檔案的錄入過程過于繁雜，操手人員過多，管理機(jī)制不夠嚴(yán)密謹(jǐn)慎，這往往會降低部分機(jī)密文件的保密性。因?yàn)榱鞒痰姆爆崗?fù)雜，導(dǎo)致文件的積累，不能對文檔進(jìn)行保存更新，這就導(dǎo)致了讀者查閱時(shí)的不便。從安全的角度來講，從檔案的信息儲存與傳輸過程中利用信息技術(shù)可以避免外圍運(yùn)輸所帶來的安全隱患。利用網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)來傳輸檔案資料，與以往交通人為運(yùn)輸比較，有速度快，預(yù)算低的優(yōu)勢。但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的開放性較強(qiáng)，對安全管理尺度的把控，多了很多不確定因素。

例如：對于高校的信息管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)安全防火墻的級別低，存在許多的漏洞，網(wǎng)絡(luò)黑客可能會利用這些系統(tǒng)的薄弱點(diǎn)，來攻擊檔案信息管理系統(tǒng)，從而竊取一些信息，如學(xué)者論文以及學(xué)校的學(xué)術(shù)資料，從而導(dǎo)致資源的流失以及學(xué)者的損失。不僅如此，網(wǎng)絡(luò)攻擊者還可以利用這些漏洞，來篡改檔案資料，影響檔案的真實(shí)性。同時(shí)信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要軟件與硬件的互相配合，但目前并不是所有高校的硬件設(shè)備與軟件都能滿足實(shí)際情況的運(yùn)營條件。所以設(shè)備的落后，也會降低高校檔案管理的效率。不僅如此，在后期維護(hù)與運(yùn)營中，相關(guān)設(shè)備的人員運(yùn)行預(yù)算，與設(shè)備升級改造，在不同時(shí)期與不同任務(wù)中，都要對設(shè)備進(jìn)行調(diào)控，這都是一個(gè)需要清晰管理?xiàng)l例的工作。這樣才能對建設(shè)中的問題，進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)化的把控，作為不斷改進(jìn)的前提方案。

三、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)下高校檔案管理建設(shè)的策略。

1.新技術(shù)時(shí)代下的服務(wù)模式

在探索高效的檔案管理模式過程中，要使信息技術(shù)與檔案管理機(jī)制進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，將開放新、豐富性、便利性這些信息化技術(shù)的優(yōu)勢充分的利用到革新的高校檔案管理工作模式中。在信息化技術(shù)的幫助下，以往人工管理模式時(shí)，存在的手續(xù)繁瑣，效率低下而使得用戶在查詢檔案信息時(shí)感到的不便都會一去不復(fù)返。而且利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得高?？梢酝ㄟ^這個(gè)渠道來借鑒國內(nèi)外高校管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引用網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，賬號實(shí)名制度等高效的管理案例，既可以使得用戶的檔案信息得到保護(hù)，也能夠提升用戶查詢資料時(shí)的精確性，提高運(yùn)營效率。減少查閱時(shí)的流程，節(jié)省時(shí)間，和增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化與條理性。

2.建立與完善的檔案管理機(jī)制。

完善檔案管理的機(jī)制運(yùn)營與劃分清晰明了的部門職責(zé)分工，對提升高校檔案管理效率都起到至關(guān)重要的作用。其次要健全相關(guān)檔案管理工作的其他部門，使其檔案管理工作穩(wěn)中有序的進(jìn)行。但想要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，首當(dāng)其沖的是要重新編纂檔案管理機(jī)制條例，明確工作責(zé)任制，使得每個(gè)管理者各司其職，明確目標(biāo)，從而優(yōu)化人才資源的利用。其次要針對性的對于調(diào)動(dòng)管理者的工作積極性，進(jìn)行獎(jiǎng)懲機(jī)制制定，對于工作熱情高漲，積極進(jìn)取的管理者，要給予相應(yīng)的褒獎(jiǎng)。但對于那些忙里偷閑，三天打魚兩天曬網(wǎng)，三分鐘熱度的管理者，可以對其作出警告，再犯者辭退以來示眾，明確檔案管理機(jī)制的公正無私，獎(jiǎng)懲分明。然后高校自身也要積極與其他高校形成工作合作，并且要積極促進(jìn)檔案信息資源的共享，避免發(fā)生公共資源的空滯。

3.提升檔案管理者的綜合素質(zhì)與技術(shù)

充分的引進(jìn)與吸引先進(jìn)人才，是提升高校檔案管理效率的長久之計(jì)。對于管理者的資格審查也要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，選拔那些有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作的復(fù)合型人才。在此之外，這類的人才也要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使他們具備對信息數(shù)據(jù)分析和整理的能力，最重要的是要有對檔案資料的保密意識。逐步建立起一流的人才資源庫，同時(shí)高?？梢愿鶕?jù)學(xué)校的資金和實(shí)力，來引進(jìn)國際優(yōu)秀的檔案學(xué)者，在學(xué)校開設(shè)相關(guān)的學(xué)術(shù)專業(yè)。也適當(dāng)?shù)膶υ诼殭n案管理組織人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，多舉辦高校之間的培訓(xùn)合作，有利于促進(jìn)檔案管理人才的技術(shù)交流。使得檔案管理工作的效率與模式不斷優(yōu)化，進(jìn)而達(dá)到一定的先進(jìn)水平，打造高校檔案管理的先行優(yōu)秀模范。促進(jìn)檔案管理技術(shù)大體進(jìn)入一個(gè)不斷升級改造的道路。

4.檔案管理服務(wù)的精準(zhǔn)化

在檔案管理中，不同的檔案資料類型，所需要進(jìn)行的資源分配與管理性質(zhì)也不同。對于一些內(nèi)部含有機(jī)密性質(zhì)的特殊檔案資料和普通的學(xué)術(shù)檔案，學(xué)校要依據(jù)老師和學(xué)生不同群體之間的實(shí)際需求進(jìn)行有針對性的設(shè)定管理服務(wù)條例。與此同時(shí)要認(rèn)識到高校檔案是改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作及大學(xué)生社會聲譽(yù)的依據(jù)與根據(jù)。因此也要關(guān)注學(xué)生成長檔案的管理工作進(jìn)程。教師在教學(xué)研究方面的資源調(diào)度都是有高校教研檔案系統(tǒng)服務(wù)。所以高校中的檔案服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)給予更多資金去建設(shè)和完善檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，并且積極做好個(gè)性化檔案服務(wù)數(shù)據(jù)庫，從而提供優(yōu)質(zhì)且高效的信息查閱服務(wù)。

例如：對于研究生與本科生的需求就是要做好有關(guān)碩士、博士與本科論文的查閱服務(wù)，從而使得他們在學(xué)業(yè)上的研究可以更加便捷與高效。但對于其他人群的查閱需求，就要做好續(xù)集檔案的整理工作，實(shí)名制登錄查閱，既充分利用資源又保護(hù)了資料的儲存。

5.加快檔案的共享流程建設(shè)

時(shí)代的快速發(fā)展，使得信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，高校應(yīng)該結(jié)合當(dāng)下社會實(shí)情與自身師資力量，使得檔案數(shù)據(jù)庫的資源更加豐富。同時(shí)為社會相關(guān)機(jī)構(gòu)以及大學(xué)生查詢資料提供更加完備的服務(wù)。推動(dòng)數(shù)據(jù)共享流程的建設(shè)，需要學(xué)校加大對相關(guān)項(xiàng)目資金的投入，使其技術(shù)可以得到新的升級改造，同時(shí)穩(wěn)固物質(zhì)資源的供給。但是在加速檔案共享流程建設(shè)過程中，要明確的掌控信息共享的權(quán)限，使得資源在給定時(shí)間和一定范圍內(nèi)利用局域網(wǎng)傳播，避免檔案資源的流失導(dǎo)致資料的時(shí)效性與價(jià)值貶低。其次要逐步的將以往的紙質(zhì)檔案錄入為電子信息檔案，這樣不僅節(jié)約了儲存的成本，也使得資料共享時(shí)的便捷性。

四、結(jié)束語

高校檔案管理相比于其他領(lǐng)域的檔案管理，高校的管理工作有其明顯的特殊性。首先在服務(wù)群體中，高校的目標(biāo)群體主要為教師與學(xué)生，比較有針對性。其次對于儲存的檔案資料屬性上，多為學(xué)籍檔案、學(xué)術(shù)論文，教育科研資料和小部分的校史記錄。雖然多為文字檔案，但價(jià)值性很強(qiáng)，需要做的信息安全工作很重要。若只依賴人工管理，工作量大，嚴(yán)密性差，并且檔案管理流程負(fù)載很大，會導(dǎo)致工作效率低下。因此，采用信息化技術(shù)管理與人工管理的有機(jī)結(jié)合的新模式，可以帶來很大的改良，不僅提升了檔案管理的效率，也節(jié)省和節(jié)約了資金與時(shí)間，還可以為服務(wù)群體提供更加快捷的服務(wù)。所以現(xiàn)在的高校管理者應(yīng)當(dāng)重視這個(gè)問題，并加以改變傳統(tǒng)的管理理念，加快檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)與策略。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋 竹.基于互聯(lián)網(wǎng)的高校檔案館信息服務(wù)策略研究[D].哈爾濱工業(yè)大學(xué)，2017.

[2]黨珍珠.信息化環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].科技與企業(yè)，2012，02：166.

[3]謝文倩.檔案學(xué)專業(yè)實(shí)踐教學(xué)基地研究[D].福建師范大學(xué)，2017.

[4]王興婭.基于要素分析的高校數(shù)字檔案信息服務(wù)模式研究[D].南京大學(xué)，2013.

[5]逄 通.高校檔案信息資源共享模式與策略研究[D].黑龍江大學(xué)，2012.