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基于新媒體視角的高校檔案管理工作分析

2019-09-10 04:49尹麗萍
蘭臺內(nèi)外 2019年8期
關(guān)鍵詞:檔案工作檔案管理高校

尹麗萍

摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高,新媒體領(lǐng)域得到了良好發(fā)展。新媒體平臺已成為當(dāng)下人們獲取信息的關(guān)鍵途徑。目前高校檔案管理工作開展過程中一直受到多種因素的影響,不僅降低了工作效率,也影響了工作結(jié)果?,F(xiàn)通過分析檔案管理工作的特點,探討新媒體視角對高校檔案管理工作的影響,并提出有效的創(chuàng)新管理措施,以期提高檔案管理工作。

關(guān)鍵詞:檔案管理;新媒體視角;高校;檔案工作

在新媒體視角下,社會加強了對大數(shù)據(jù)的關(guān)注度,通過大數(shù)據(jù)整理分析信息,能使數(shù)據(jù)的價值得到最大程度體現(xiàn)。另外,將互聯(lián)網(wǎng)作為載體的新媒體肩負(fù)著傳播大數(shù)據(jù)以及承載大數(shù)據(jù)的重任,其在檔案開發(fā)及利用中作用重大。與傳統(tǒng)的檔案管理模式不同,互聯(lián)網(wǎng)平臺能加工處理信息,其給檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。

一、檔案管理工作的特點

1.傳統(tǒng)檔案管理工作。檔案管理工作的工序較為繁瑣復(fù)雜,其不僅包括收集、鑒別和整理檔案資料,還包括檔案資料的保管、統(tǒng)計以及查閱等。在以往檔案管理中,人力是完成檔案管理程序的主體和重要基礎(chǔ),不僅費時,還需要花費一定的精力。在檔案資料的整體過程中,受人力、時間等因素的限制,在保存部分珍貴檔案時,僅僅進行目錄整理,并且在整體掃描錄入中有所欠缺。在檔案信息查閱中,先以各分類目錄查找檔案記錄,再結(jié)合記錄前往檔案庫房找出實體檔案,這種傳統(tǒng)的方式低效、復(fù)雜。一般來說,檔案資料不僅會被時常翻閱,同時也會被頻繁拆裝,由于傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)形式保存的,極可能遭受損壞,并且這種儲存方式需要配備專門的檔案室,如此一來,在檔案室管理中,既使實物資源耗費增加,又消耗了大量的人力資源,另外,紙質(zhì)檔案保存的數(shù)量較少,無法做到及時更新,并且檔案信息既能一對一傳播,易受到地域或時間的限制。

2.高校檔案管理工作特點。檔案管理具備憑證性及權(quán)威性,需重點保存,但有時又需要將其調(diào)出,以供查閱。檔案可以分為非機密與機密兩種,后者有等級之分。此為所有檔案管理最基本的特點。在目前高校檔案管理中,對高校師生設(shè)立的檔案管理,關(guān)乎著師生的方方面面,因此檔案管理工作能實現(xiàn)資源共享。高校人員變動快,因而檔案更替頻繁;高校檔案種類繁雜,涉及范圍廣;高校人員數(shù)量多,故檔案管理工作量大。

二、新媒體對高校檔案管理工作的影響

1.對傳統(tǒng)思路的影響。目前我國高校檔案管理存在管理理念落后、未及時更新等問題。以往檔案管理工作開展時在查詢和利用方面處于被動狀態(tài),但在高校檔案管理中運用新媒體技術(shù),將會借助手機媒體、數(shù)字電視、社交網(wǎng)絡(luò)等途徑,使檔案管理的自主性得到全面提高。

2.對工作方式的影響。盡管在時代的推動下,檔案管理方式不斷增加,但諸多高校檔案管理的方式仍是手工管理,這種常規(guī)管理方法需要大量的財力及物力來支撐。新媒體具有快捷性和高效性,其在高校檔案管理中的應(yīng)用普及,不僅能減少以往管理方式在資源方面的浪費,還可以加快檔案資源信息利用的效率。

3.對宣傳工作的影響。當(dāng)下我國高校在宣傳檔案管理工作時依舊沿用以往的傳媒方式,這種固有的路徑亦無法取得人們的關(guān)注。新媒體視角下,檔案管理宣傳工作適應(yīng)時代發(fā)展的要求,并且能夠滿足人們獲取檔案信息資源途徑多樣化的需求,普及性極強,受眾廣泛,借助新媒體途徑對檔案管理進行宣傳,能提高其關(guān)注度,對檔案管理的傳播也極為有利。

4.對制度及法律法規(guī)的影響。我國高校一直沒有充分認(rèn)知檔案管理工作的重要作用,故檔案管理制度系統(tǒng)尚不完善。新媒體技術(shù)運用后,對于公開發(fā)布的檔案,我國高校建立了較完善的審查制度體系,這種體系主要肩負(fù)保密審查要公開的檔案信息,以保證公開的信息不涉及國家機密和個人隱私。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新對策

在信息傳播中,新媒體已逐漸成為主流,為有效落實高校檔案管理工作,管理者應(yīng)將新媒體技術(shù)作為重要工具,不斷創(chuàng)新改進管理模式,將傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)換。在充分利用新媒體優(yōu)勢的前提下,可先由確立服務(wù)理念、健全檔案管理制度出發(fā),實現(xiàn)管理的自動化與智能化,提高管理者的綜合素質(zhì),保證檔案的安全性與機密性,規(guī)避及減少新媒體技術(shù)帶來的問題。

1.實現(xiàn)自動化與智能化。當(dāng)下諸多高校的檔案管理工作尚未對先進的科學(xué)技術(shù)進行充分利用,在輸入、存儲與利用開發(fā)檔案信息等工作時,常通過手工操作進行,手工操作的弊端在于效率低、易出錯等,故亟待提高檔案管理的自動化及智能化。為進一步改進高校檔案管理流程,應(yīng)當(dāng)及時開發(fā)專門的輸入工具,使代碼符號、輸入格式、代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則統(tǒng)一,如此一來,不僅能使檔案信息的輸入更加準(zhǔn)確、快捷、便利,還能確保后期使用需求得到滿足。在儲存檔案信息時,需要設(shè)計出能滿足技術(shù)更新?lián)Q代的程序。在系統(tǒng)升級過程中,系統(tǒng)更新時,存儲在系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息也隨之自動遷移和更新;另外,還可使檔案信息的動態(tài)更新得到良好保持。在開發(fā)和利用檔案時,可對新媒體數(shù)據(jù)庫及時開發(fā)、建立以及完善,構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺,便利受眾根據(jù)既定的權(quán)限對檔案信息進行快速查詢,進而在最短的時間內(nèi)獲取檔案信息;同時,還可結(jié)合受眾群體的具體需求,設(shè)計出更加人性化和多樣化的客戶端,使檔案信息的使用不受時間和地域的限制??傊瑱n案管理的自動化和智能化,表現(xiàn)在通過數(shù)據(jù)的形式對檔案信息進行輸入、儲存,再以新媒體的方式予以呈現(xiàn),達到永久化儲存檔案的目的,使檔案調(diào)取和閱讀更加人性化和方便化。

2.保證檔案的安全性與機密性。檔案管理的原則包括具有保密性,密級區(qū)分十分嚴(yán)格。部分檔案信息可完全公開,但也有部分檔案信息僅有對應(yīng)的人員有權(quán)限查閱。保證檔案的機密性需加強檔案密級管理,除了要結(jié)合內(nèi)部檔案密級設(shè)定必要的權(quán)限,熟悉信息公開的相關(guān)內(nèi)容以及程度,對檔案狀態(tài)予以實時監(jiān)控,還要嚴(yán)格審核訪問的人群,區(qū)分其身份,明確訪問權(quán)限,使檔案信息的機密性得到保證,進而防止檔案信息非法使用。在檔案管理中,新媒體技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)劣參半,其弊端在于檔案信息的安全。因大部分檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式進行儲存的,故在傳遞和查閱檔案時,極易遭到計算機病毒、不法分子的攻擊,極可能造成檔案信息泄露,使學(xué)校信息安全受到危害,最終使權(quán)益人蒙受損失。為使檔案安全得到良好保證,需設(shè)計出科學(xué)的程序,將信息利用、保密等各種關(guān)系調(diào)節(jié);運用科學(xué)的安全保障技術(shù),例如安全備份、病毒防護和防火墻等;通過權(quán)限限制、文件加密和身份認(rèn)證等技術(shù),使檔案信息資源的安全性、機密性得到有效保證。

3.建立健全檔案管理制度。一直以來,檔案管理工作均較為復(fù)雜,需建立完善的制度使其實施得到保障。若不統(tǒng)一管理制度,極可能造成檔案資料收集以及整理等流程過于繁雜而凌亂,繼而使管理工作的效率受到一定影響。健全檔案管理制度,要充分利用新媒體技術(shù)的優(yōu)勢,使檔案管理工作程序與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫,健全檔案管理系統(tǒng),集中管理所有的數(shù)據(jù)信息。檔案標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化表明著要完整地對信息進行收集,準(zhǔn)確地對資料進行鑒別,有序地對資料進行整理,并對資料進行分類儲存。目前檔案管理工作的對象主要為紙質(zhì)和電子檔案管理,管理內(nèi)容主要為避免紙質(zhì)檔案受到人為磨損,使檔案材料的使用周期延長,將電子檔案收集、整理以及規(guī)定等工作落實到位,借助科學(xué)的掃描技術(shù),將紙質(zhì)文檔信息歸類到數(shù)據(jù)庫中,使紙質(zhì)檔案內(nèi)容的憑證性、權(quán)威性得到保證,從而降低使用紙質(zhì)檔案的頻率。另外,借助計算機技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、綜合管理,能形成集查詢、總括和跟進于一體的現(xiàn)代化檔案管理體系。

4.樹立服務(wù)理念,加強創(chuàng)新意識。目前高校檔案管理工作主要包括兩個方面,其一、檔案的分類和儲存。其二、檔案信息供師生查閱使用。上述工作內(nèi)容體現(xiàn)了檔案管理的服務(wù)性。隨著市場經(jīng)濟的逐漸開放,在信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中,以往的檔案管理深受地域、時間等因素的限制,無法快捷且全面地提供給查閱者優(yōu)質(zhì)服務(wù)。若想盡快實現(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)化,促進檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,首先需要形成現(xiàn)代化服務(wù)理念,加強創(chuàng)新意識,形成以服務(wù)為主的檔案管理模式。加強創(chuàng)新意識及樹立服務(wù)理念,需要將用戶的實際需求作為出發(fā)點,積極采用新媒體技術(shù),提供給師生用戶準(zhǔn)確、快捷和方便的使用體驗。針對檔案的儲存,可優(yōu)先構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺,使檔案信息通過數(shù)據(jù)化的形式于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中存放,此舉不僅能使檔案信息及時更新,又可便利后期查詢操作。對于師生查閱檔案、使用檔案信息來說,可構(gòu)建官方APP、官方網(wǎng)站、微信公眾號和微博等,脫離地域及時間的限制,在用戶遠程查詢、辦理相關(guān)事物和獲取信息等服務(wù)中提供便利。

5.加強管理者素質(zhì)。不管檔案形式為何,其主體均為管理者,其決定著檔案管理工作的開展。高校檔案管理模式的創(chuàng)新與管理人員綜合素質(zhì)的提高關(guān)系密切。通訊技術(shù)、微縮技術(shù)和計算機技術(shù)等相繼運用在檔案管理工作中,但部分高校檔案管理者未熟練掌握計算機操作技術(shù),對現(xiàn)代化檔案管理理念及方式的認(rèn)知尚待提高。首先,高校檔案管理者要具備強烈的服務(wù)意識,將用戶的需求作為基礎(chǔ),擴大服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量;其次,在新媒體環(huán)境下,管理人員除了要具備基礎(chǔ)的專業(yè)知識,掌握信息化操作技術(shù),還要不斷創(chuàng)新思維,提高管理技術(shù)水準(zhǔn),使自動化及智能化的需求得到盡快滿足。

四、結(jié)束語

總之,通過新媒體平臺對高校檔案進行管理,能充分利用檔案信息資源。在新媒體視角下,高校檔案管理的方式將會成為后期管理工作的新方向,此種管理方式不僅能便捷管理工作,使之更加順暢,還可促進信息資源共享,使高校檔案資源的價值得到充分發(fā)揮。

參考文獻:

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