翁佶

摘 要：本文針對高校檔案服務(wù)中微信的合理利用展開深入研究，先闡述了高校檔案服務(wù)中微信的應(yīng)用特點(diǎn)，主要是指即時互動性服務(wù)、平等公開性服務(wù)、關(guān)系集成性服務(wù)等，并對高校檔案利用和服務(wù)的微信應(yīng)用進(jìn)行論述，主要包括微信的用戶群體比較多、可以對高校檔案和高校文化進(jìn)行宣傳、在線查詢和利用的便捷程度比較高等，最后總結(jié)了高校檔案服務(wù)中微信的具體應(yīng)用，主要包括預(yù)約查詢、在線咨詢、檔案查詢、檔案文化傳播、完善共享機(jī)制等，不斷提高微信的應(yīng)用效率，充分發(fā)揮微信應(yīng)用的價值和優(yōu)勢，確保高校檔案服務(wù)水平的穩(wěn)步提升，滿足師生的實(shí)際需求，充分彰顯高校檔案的利用價值。

關(guān)鍵詞：高校檔案；利用查詢；微信；合理應(yīng)用；檔案文化

現(xiàn)階段是網(wǎng)絡(luò)信息時代，各種信息利用的快捷性是很多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)。對于以往傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式來說，則難與社會便捷性需求相一致和適應(yīng)。對于微信而言，作為全新的傳播手段之一，重要的特點(diǎn)就是快捷性和高效性，可以與人們獲取信息需求相一致。為了與時代相互協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，在高校檔案服務(wù)過程中，因此微信逐漸得到了廣泛的應(yīng)用和推廣，這也已經(jīng)得到了高校檔案管理人員的高度重視和關(guān)注。通過微信的合理應(yīng)用，可以提升高校檔案服務(wù)水平，不斷擴(kuò)大高校檔案館的信息利用服務(wù)范圍，更好地順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展趨勢，最大程度地滿足信息時代的發(fā)展需求，進(jìn)而促使高校檔案服務(wù)創(chuàng)新目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

1 高校檔案服務(wù)中微信的應(yīng)用特點(diǎn)

1.1 即時互動性服務(wù)

在傳統(tǒng)高校檔案管理過程中，如果需要提供相關(guān)服務(wù)，服務(wù)對象要前往檔案館進(jìn)行查詢利用，對于這種查詢模式來說，如果是距離較遠(yuǎn)的利用用戶，其效率并不高，而且互動交流也嚴(yán)重缺失。一旦通過應(yīng)用微信平臺，就可以實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息向電子數(shù)字形式的轉(zhuǎn)變，借助信息技術(shù)手段，將檔案和用戶有機(jī)聯(lián)系在一起，用戶可以借助智能手機(jī)，對高校檔案微信公眾號進(jìn)行查閱，充分了解其所需信息[1]。此外，在微信平臺中，可以對高校檔案服務(wù)的電話、郵箱等進(jìn)行了預(yù)留，以期提高為用戶提供的服務(wù)水平。

1.2 平等公開性服務(wù)

微信平臺傳播，屬于主動“訂閱”模式下進(jìn)行的應(yīng)用，對于服務(wù)對象來說，如果感興趣就可以進(jìn)行關(guān)注。服務(wù)對象可以結(jié)合自身意愿，以此來獲取信息，將自主權(quán)和話語權(quán)充分展示出來，而且在信息傳播和接受服務(wù)等方面，其自主性和平等性也比較顯著，進(jìn)而對于吸引服務(wù)對象具有極大的幫助，還可以進(jìn)一步拓展微信平臺的應(yīng)用范圍。此外，微信平臺的開放性特點(diǎn)比較顯著，可以延伸到校外、符合用戶需求，突破身份存在的限制，在關(guān)注微信檔案公眾號以后，就可以滿足用戶自身所需，將高校檔案服務(wù)應(yīng)用范圍拓展開，發(fā)揮高校檔案較高的文化價值。

1.3 關(guān)系集成性服務(wù)

借助微信打造的“開放平臺”，可以不斷提高用戶體驗(yàn)度，在圍繞用戶進(jìn)行的“關(guān)系網(wǎng)”中，促使拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)式傳播的實(shí)現(xiàn)，基于此，可以不斷提高高校檔案服務(wù)功能的全面性和覆蓋性，并最大程度地滿足高校檔案服務(wù)需求。要想將集成性充分發(fā)揮出來，必須要借助微信才能完成，不斷提高信息交流效率，實(shí)現(xiàn)“一對一”服務(wù)[2]，也可以借助群聊，集中整合特定關(guān)系人，使之成為統(tǒng)一整體，進(jìn)而提供集中化的服務(wù)。此外，高校微信平臺，還具有集成關(guān)系服務(wù)特征，高校檔案管理人員可以借助信息源，將檔案平臺的維護(hù)和經(jīng)營落實(shí)到位，從而確保檔案服務(wù)內(nèi)容具備較高的個性化優(yōu)勢。

2 高校檔案服務(wù)中微信合理應(yīng)用的可行性因素分析

2.1 微信的使用用戶群體數(shù)量巨大

微信作為我國重要的社交軟件，騰訊2018年財(cái)報(bào)顯示國內(nèi)微信用戶數(shù)量突破10億，是享有較高的影響力和凝聚力的一種社交平臺軟件，而且微信也是手機(jī)移動端的入口之一，在具備網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)流量的基礎(chǔ)上，可以大大提高微信的利用效率。高校檔案利用服務(wù)，其服務(wù)群體主要包括師生及畢業(yè)校友，在這些人群中，就我們上海電力大學(xué)師生使用微信的比例幾乎是百分百。一般來說，檔案的保密性特點(diǎn)比較顯著，一些學(xué)生和教師對檔案館的了解程度嚴(yán)重不足。對于微信來說，可以借助查找微信號、掃描二維碼等，以此來添加好友[3]，借助微信，可以為高校師生了解檔案館創(chuàng)造極大的便利性。微信所具備的用戶群體極高，微信添加的便利程度較高，所以在高校檔案利用服務(wù)過程中，開發(fā)微信公眾號平臺的應(yīng)用，對于師生利用檔案具有極大的幫助。

2.2 對高校檔案文化進(jìn)行推廣和宣傳

高校檔案，有著一定的神秘感，想確保師生了解檔案相關(guān)的信息，必須注重宣傳高校檔案文化，將高校檔案文化的育人功能充分發(fā)揮出來，而且完善和加強(qiáng)高校檔案文化，也是高校檔案館工作的重中之重。在高校檔案服務(wù)過程中，加強(qiáng)微信的應(yīng)用，對于高校檔案和高校文化的宣傳具有極大的幫助。高校可以借助微信公眾平臺，對檔案、校史信息進(jìn)行發(fā)布，將個性化和趣味性充分體現(xiàn)出來，而且還可以對相關(guān)文章和視頻等進(jìn)行發(fā)布，同時，在微信發(fā)布消息過程中，其時效性也比較顯著，如果群體關(guān)注了微信公眾號[4]，通過圍繞學(xué)校工作中心宣傳檔案法律法規(guī)、校園文化等，通過不斷更新，以此加強(qiáng)高校檔案文化建設(shè)。

2.3 在線查詢和利用的便捷程度比較高

由上述可以看出，師生和畢業(yè)校友等，屬于高校檔案利用服務(wù)的群體和對象?，F(xiàn)階段，在高校檔案服務(wù)過程中，其內(nèi)容主要包括高考信息、學(xué)籍查詢服務(wù)以及各部門歸檔材料的查詢服務(wù)等。學(xué)生和畢業(yè)校友，可以對高校檔案公眾微信平臺進(jìn)行關(guān)注，對檔案利用基本流程進(jìn)行查詢了解，而且還可以對相關(guān)已經(jīng)數(shù)字化公開的材料和信息進(jìn)行在線查詢，避免浪費(fèi)較多的時間和精力，確保辦事效率的穩(wěn)步提升。

3 高校檔案服務(wù)中微信的具體應(yīng)用

3.1 預(yù)約查詢

現(xiàn)階段，對高校檔案部門來說，利用微信預(yù)約查詢功能比較顯著。首先，借助微信進(jìn)行預(yù)約查詢，可以充分發(fā)揮出微信的留言功能，在公眾號，重點(diǎn)涵蓋需要查詢的信息、內(nèi)容等，為預(yù)約查詢的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。其次，可以借助接入網(wǎng)站數(shù)據(jù)，為后臺開發(fā)創(chuàng)造有利條件[5]，引導(dǎo)用戶結(jié)合提交信息表單的方式，以此來進(jìn)行查詢，并在微信中，展示出其狀態(tài)，不斷提高反饋速度，引導(dǎo)用戶對時間進(jìn)行合理安排和調(diào)度。其中，后者的利用效率更高一些，可以對查詢手續(xù)進(jìn)行簡化，并避免浪費(fèi)較多的時間。

3.2 在線咨詢

在檔案方面，諸多學(xué)生的信息咨詢需求比較顯著，所以高校檔案部門要加強(qiáng)相關(guān)服務(wù)的開通，加強(qiáng)微信公眾號的應(yīng)用，使學(xué)生掃碼，就可以進(jìn)行相應(yīng)的咨詢，而高校檔案部門要及時為其進(jìn)行答疑解惑，對于咨詢來說，主要包括即時信息和在線留言功能等，工作人員可以結(jié)合相關(guān)信息[6]，進(jìn)行相應(yīng)區(qū)別，而且還可以結(jié)合其需求程度，體現(xiàn)出在線查詢和答疑功能。高校檔案部門還要注重篩選相關(guān)問題，在公眾號上，將學(xué)生集中關(guān)注的問題找出來，然后進(jìn)行發(fā)布推送，也可以借助微信的自動恢復(fù)功能，為學(xué)生進(jìn)行答疑解惑。我校在公眾號平臺尚未完善的前提下則針對利用率較高的群體建立有檔案利用查詢微信群。

3.3 檔案查詢

在高校檔案工作中，檔案的查詢檢索功能所發(fā)揮的作用比較顯著，高?？梢越柚鷻n案檢索功能，借助后臺接入數(shù)據(jù)庫，并導(dǎo)入到微信平臺，將在線查詢、瀏覽等服務(wù)功能充分發(fā)揮出來，還可以設(shè)置菜單[7]，將其納入到專門的查詢系統(tǒng)之中，集中整合數(shù)據(jù)庫和微信平臺，將自助查詢工作落實(shí)到位，為用戶提供極大的便利性?；诖?，可以大大彰顯出傳統(tǒng)查詢不具備的便利性和快捷性，確保用戶借助微信查詢，可以及時獲取自身所需的信息。

3.4 傳播檔案文化

微信其社交功能比較顯著，在當(dāng)前社交APP中占據(jù)著舉足輕重的地位，所以高校要加強(qiáng)微信公眾號的應(yīng)用，以此來對檔案文化進(jìn)行傳播。微信在信息傳播方面，重要的優(yōu)勢就是廣泛性和精準(zhǔn)性等，所以高校檔案部門要將這一優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。首先，高校檔案部門要借助微信公眾號[8]，以圖文并茂的形式，傳播檔案知識和信息，比如可以將檔案知識和最新的檔案技術(shù)成果展示出來。其次，還要借助圖片、視頻等形式，展示館藏，讓廣大師生提升對檔案工作的重視程度，通過檔案文化推動高校自身文化建設(shè)的深度和廣度。例如本校教學(xué)樓是原日本商業(yè)學(xué)校建筑，日本關(guān)東軍總司令即命喪于此，如今被上海市楊浦區(qū)文物局列為文保建筑和愛國主義教育基地，諸如這個建筑的沿革檔案信息就可以通過公眾號文章來宣傳介紹，讓更多的師生、校友和社會大眾知曉其中的歷史事件。

3.5 完善共享機(jī)制

高校檔案部門要將微信的共享性特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，與用戶之間保持密切的交流和互動，對不同的用戶需求進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)不同用戶群組的構(gòu)建，不斷提高信息溝通效率。而且高校檔案部門還要將自身的專業(yè)性特點(diǎn)利用起來，對相關(guān)的檔案交流信息進(jìn)行發(fā)布和傳播，賦予廣大用戶信息檔案接收者的角色。此外，檔案部門還要對微信的傳播精準(zhǔn)性進(jìn)行深入分析，引導(dǎo)廣大師生對各類檔案征集的通知進(jìn)行發(fā)布，將檔案信息的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行拓展，確保檔案信息資源共享性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語

總而言之，微信這一網(wǎng)絡(luò)社交平臺，對當(dāng)今我們?nèi)粘Ｉ町a(chǎn)生了極大的影響，在高校檔案服務(wù)過程中，微信已得到了廣泛的應(yīng)用，尤其在預(yù)約查詢、在線咨詢、檔案查詢、傳播檔案文化、完善共享機(jī)制等方面的優(yōu)勢已經(jīng)舉目共睹。對于高校檔案管理者來說，要密切關(guān)注信息時代發(fā)展趨勢，借助微信，將檔案服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步拓展提升，為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)和微信的高效利用和整合，使之成為協(xié)同一體，確保良好的應(yīng)用效果。

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