馬蓉

摘要：繼續(xù)教育是一種有別于學校教育的一種新型的教育模式，指已經脫離正規(guī)教育的人所接受的各種各樣的教育。繼續(xù)教育是正規(guī)學校教育的補充，是全民教育的重要組成部分。由于繼續(xù)教育的大發(fā)展，相應的，繼續(xù)教育學籍檔案的管理也日益為人們所重視。如何科學規(guī)范地對繼續(xù)教育學籍檔案進行管理，是我們要解決的重要課題。

關鍵詞：繼續(xù)教育；學籍檔案；特點；管理

中圖分類號：G473.3 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）15-0017-02

繼續(xù)教育作為終身教育體系的重要組成部分，是提高國民科技文化素質和就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新能力的重要途徑。繼續(xù)教育是在20世紀30年代從美國發(fā)展起來的一個新的教育工程，簡稱為CEE（Continuing Education Engineering）。目的是把一些工程技術人員再次進行必要的培訓，以便他們更快更好地適應迅速發(fā)展的生產需要，完成越來越難以掌握的新技術、新產業(yè)規(guī)定的任務。后來，繼續(xù)教育逐漸發(fā)展成有別于學校教育的一種新型的教育模式，指已經脫離正規(guī)教育，已參加工作和負有成人責任的人所接受的各種各樣的教育。

隨著社會的不斷發(fā)展，對人的各項技能的要求也不斷提高，單純的學校正規(guī)教育已經遠不能滿足社會的需求，因而，繼續(xù)教育越來越被人們所重視，它在社會發(fā)展中的作用也日益彰顯出來。由于繼續(xù)教育的發(fā)展和普及，大量的繼續(xù)教育學籍檔案也應運而生。各用人單位對相關人員繼續(xù)教育學籍檔案的重視程度也在不斷提高。更為重要的是，教育主管部門對學生的學籍檔案提出了新要求。因此，高校繼續(xù)教育學籍檔案的管理工作就顯得非常重要。如何提高繼續(xù)教育學籍檔案的管理水平，使之適應國家終身教育發(fā)展的要求，是每個學籍檔案管理者應該積極探討的問題。

一、繼續(xù)教育學籍檔案的概念和特點

學籍檔案是指學生在學校學習期間成績、思想表現(xiàn)、獎勵情況、綜合評價等的記錄，通常在校生的學籍檔案由所在學校教務處保管，非在校生由考生所在單位人事部門或者人才中心保管。繼續(xù)教育學籍檔案就是按規(guī)定對繼續(xù)教育學生的學習和各方面表現(xiàn)進行階段性和全程的記載、考核及質量評價，并按照有關規(guī)定的要求對學生的入學、畢業(yè)及學籍異動等進行控制和記錄，包括錄取花名冊、入學登記表、學籍表、學生成績表、學生學籍變更材料、獎懲材料、畢業(yè)、結業(yè)、肄業(yè)材料等。學生的一個信息庫，包含了該生所有被社會認知和承認的信息。

繼續(xù)教育學籍檔案屬于學籍檔案的一種，和其他類型的學籍檔案有共同之處，但也有其自身的特點。

1.綜合性。繼續(xù)教育和普通的學歷教育相比，不僅生源復雜，而且層次多，差異性大。學員中不僅有高中生、中專生、大專生，還可能有初中生和本科生。其年齡結構也比較復雜，老、中、青都有。從教學角度而言，針對不同的專業(yè)開設不同的課程，選用的教材也因人而異，教學方式多種多樣。這就決定了繼續(xù)教育學籍檔案的內容極其復雜，具有綜合性的特點。

2.開放性。繼續(xù)教育辦學廣泛，形式多樣，有自學考試、業(yè)大、函授、綜合培訓等，其學制也比較自由，從短訓班到長期班不等，畢業(yè)時間也不統(tǒng)一，而且接受普通學校教育是有限的時間。繼續(xù)教育是長期的、終身的，是知識補充、更新、教育和工作相有機結合、相互統(tǒng)一的過程。因此，記載這些學生學籍情況的檔案材料也就具有開放性的特點。

3.特殊性。與普通高等學歷教育相比，繼續(xù)教育的學員大多是成人，他們一般另有自己的工作，除了部分全脫產學員外，其他學習形式如自學考試、函授、業(yè)大、電大和網絡教育的學員主要靠自學，且學習周期一般較長。因此，繼續(xù)教育學籍材料的收集往往都要集中在學員面授期間進行，否則就會影響材料的時效性和準確性，還會增加管理成本和管理難度。

4.地域性。繼續(xù)教育屬于開放性的社會教育，辦學單位一般為普通高等學校。學習形式大多為自學結合集中面授的方式，學員的地域分布一般較廣。各辦學單位為了便于學員面授，往往在學員比較密集的地區(qū)建立函授站。由于函授站分布廣，而且一般距離校本部也較遠，無形中就增加了學籍管理的諸多中間環(huán)節(jié)，相應的也會增加管理的難度。

二、繼續(xù)教育學籍檔案管理中存在的問題

隨著社會的發(fā)展和科技的進步，各高校在普通在校生的學籍檔案管理方面取得了長足的進步。但在繼續(xù)教育學籍檔案管理工作方面卻存在諸多問題，還有很多不盡如人意的地方。

1.對檔案管理缺乏足夠的認識。有些院校檔案意識淡薄，對繼續(xù)教育學籍檔案管理更是認識不足，認為是可有可無的事情。加之繼續(xù)教育學籍檔案材料來源的復雜，這樣就出現(xiàn)了諸如學籍檔案材料歸檔不嚴肅，內容不全，鑒定材料的填寫往往千篇一律，明顯有應付差事的現(xiàn)象，致使檔案材料的可信度大大降低。

2.管理制度不完善。由于院校對繼續(xù)教育學籍檔案歸檔材料的范圍不夠明確，往往和本校其他文書材料混裝，使用人單位在查閱學員的學籍檔案時無從下手。其次，繼續(xù)教育學籍檔案的處理程序也存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象，比如要求蓋章簽字的地方，或者只蓋章，或者只簽字，甚至蓋章、簽字都沒有；有些需要簽署日期的地方漏簽，使學籍檔案的時效性和真實性大大降低。另外，由于繼續(xù)教育學籍檔案內容繁雜，形式多樣，檔案的轉遞一般又需要多個環(huán)節(jié)，如果各級檔案管理人員對學籍檔案的重要性認識不足，工作責任心不強，就極有可能造成學籍檔案的錯投、誤投。

3.真實性不足。繼續(xù)教育學員大多為在職進修，他們都有自己的工作，學習、實習也大多在自己本單位中進行。由于沒有就業(yè)壓力，他們的實習登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表等表格上的總體評價就有可能流于形式，很多都是空話、套話，根本沒有針對性。這就是檔案的內容缺乏個性和真實性，不能準確地反映學生的整體情況。

三、優(yōu)化繼續(xù)教育學籍檔案管理的幾點建議

1.高度重視，加強領導。繼續(xù)教育學籍檔案是教學活動的最原始記錄，是今后為社會提供學生學籍信息的最直接的證明，更為以后學歷打假提供最真實可靠的憑證。因此，繼續(xù)教育學籍檔案管理工作必須引起各部門領導的高度重視，加強檔案意識，克服人們對繼續(xù)教育學籍檔案管理工作的偏見和錯誤認識。領導應當將繼續(xù)教育學籍檔案管理工作納入整個學校教育管理工作中，加強領導，分工協(xié)作，明確檔案管理人員的工作職責和范圍，細化工作程序。

2.加強學習，提高素質。要想做好學籍檔案的管理工作，必須努力提高檔案管理者的自身素質。包括管理者的政治素質、道德素質、業(yè)務素質、心理素質、學習新技術能力素質等。首先，在檔案管理人員的選拔上，不僅要考慮入職者的學歷、專業(yè)，還要考慮他們的年齡、工作經歷、以往工作表現(xiàn)等。要選拔那些素質高、責任心強、愛崗敬業(yè)、熟悉本專業(yè)相關法律法規(guī)和業(yè)務標準的人擔任學籍檔案的管理工作。

3.科學管理，技術創(chuàng)新。現(xiàn)在辦公自動化已基本普及，普通在校生的學籍檔案已基本實現(xiàn)信息化管理。但是對于繼續(xù)教育學籍檔案的管理，許多院?；蚪逃龣C構還沒有真正實現(xiàn)信息化和網絡化。因此，各高校、培訓機構應根據(jù)自身情況建立繼續(xù)教育學籍管理信息化系統(tǒng)，這不僅可以大大減少檔案管理人員的工作量，更重要的是還可以增加檔案管理的科學性和準確性，使學籍檔案的管理更加系統(tǒng)和規(guī)范。各級各類單位也應加強設備投入，使紙質檔案、聲像檔案、電子檔案相互補充，開啟學籍檔案管理的新篇章。

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