朱玉明，李華，曹琳

（內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館，內(nèi)蒙古呼和浩特 010021)

大數(shù)據(jù)時代，高校檔案也呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)特點，全區(qū)共有50余所高等院校，其形成檔案數(shù)據(jù)形式多樣，資源涵蓋范圍廣，檔案數(shù)據(jù)資源總量相當(dāng)可觀，內(nèi)容相當(dāng)豐富。如何利用現(xiàn)代化管理手段管理好這些資源，將高校檔案信息化建設(shè)納入本校的信息化建設(shè)規(guī)劃中，與學(xué)校的信息化建設(shè)同步發(fā)展，利用學(xué)校的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)，建立檔案館網(wǎng)站和專門的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，為學(xué)校和社會各界服務(wù)，這是各高校檔案部門目前面臨的主要問題。

為此，項目組面向全區(qū)各類高等學(xué)校進(jìn)行了專題調(diào)研，以期掌握和了解全區(qū)高校檔案信息化建設(shè)的基本情況，尤其作為內(nèi)蒙古特色之一的蒙古文檔案在高校的分布和管理狀況，從而提出我區(qū)高校檔案信息化建設(shè)和蒙古文檔案的管理的現(xiàn)實策略。

1 對內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化建設(shè)調(diào)查統(tǒng)計

為了調(diào)查內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化建設(shè)情況和蒙古文檔案收集及管理情況，項目組專門設(shè)計了相關(guān)的調(diào)查問卷，問卷中包括了是否將檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化工作統(tǒng)一規(guī)劃、開展檔案數(shù)字化情況、檔案管理系統(tǒng)使用情況、蒙古文檔案收集情況等方面的內(nèi)容，從各個方面體現(xiàn)當(dāng)前內(nèi)蒙古高校檔案信息化建設(shè)的總體狀況和蒙古文檔案的收集和管理情況。

此次調(diào)查對駐呼及盟市的16本科院校、17所高職高專、2所獨立學(xué)院等35所院校進(jìn)行了調(diào)研，因此，本次調(diào)研具有明確的代表性，代表了內(nèi)蒙古自治區(qū)高等學(xué)校的主要類型和基本水平。

通過對回收問卷進(jìn)行統(tǒng)計，對35所高校的檔案信息化建設(shè)和蒙古文檔案的收集管理情況如以下所示。

表1 各校檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化工作統(tǒng)一規(guī)劃情況

要開展檔案信息化建設(shè)，首先要得到學(xué)校的支持，要將檔案信息化建設(shè)納入該單位信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施。通過該次調(diào)研，雖然有21所院校給予了肯定回答，具體情況如表1所示，但也只停留在納入上，沒有實質(zhì)性地開展工作

表2 各校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)情況

作為信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作之一的館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)各校有很大的差異。在本次調(diào)研中，開展館藏檔案數(shù)字化的院校僅有5所，未開展館藏檔案數(shù)字化的有30所。各類高等學(xué)校館藏檔案數(shù)字化建設(shè)情況如表2所示。有2所高校準(zhǔn)備在近期內(nèi)開展此項工作。從該表中可以看出，館藏檔案數(shù)字化的建設(shè)在該區(qū)高校中還屬于起步階段，只有少數(shù)本科院校開展了此項工作，但程度也不一樣，高職高專、獨立學(xué)院沒有開展，可以看出，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化將是一個長期而艱巨的任務(wù)。

表3 各校檔案管理系統(tǒng)使用情況

關(guān)于檔案管理系統(tǒng)的使用如表3所示，參與該次調(diào)研的35院校中有20所院校使用了檔案管理系統(tǒng)的單機(jī)版或者網(wǎng)絡(luò)版，都不同程度上錄入了檔案目錄，初步開始利用計算機(jī)管理檔案，但還有的學(xué)校至今仍沒購入檔案管理系統(tǒng)。

進(jìn)一步針對這20所院校的檔案管理系統(tǒng)的情況進(jìn)行了解，有2所使用南大之星檔案管理系統(tǒng)，占使用檔案管理信息系統(tǒng)高等學(xué)?？倲?shù)的10%,有13所院校使用科怡檔案管理系統(tǒng)的，占使用的65%，有5所使用其他的檔案管理系統(tǒng)，占25%。使用檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校都沒有與學(xué)校的辦公現(xiàn)代化系統(tǒng)完全整合，都是獨立運行，無法進(jìn)行在線接收，因此各高校檔案管理現(xiàn)代化與學(xué)校整體辦公現(xiàn)代化還需要進(jìn)一步整合。

表4 各校檔案專門網(wǎng)站建設(shè)情況

在該次調(diào)研中各學(xué)校檔案部門的網(wǎng)站的建設(shè)情況如表4所示。只有4所本科院校已經(jīng)建立了該部門的檔案網(wǎng)站，有2所學(xué)校已經(jīng)在籌備建立。其余尚未建立。作為宣傳該校檔案工作手段之一檔案網(wǎng)站建設(shè)情況很不理想，應(yīng)引起各校檔案部門的重視。建立網(wǎng)站并不意味著就有專門的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。在該次調(diào)研中，沒有一所學(xué)校建立專門的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，雖然檔案網(wǎng)站設(shè)立了檔案館簡介、新聞公告、服務(wù)指南、資料下載等欄目之外，但檔案查詢，學(xué)籍學(xué)歷翻譯認(rèn)證，畢業(yè)生檔案查詢等均沒有體現(xiàn)，所以建立網(wǎng)站的學(xué)校也要將檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺逐漸開展起來。

2 蒙古文檔案保存和管理情況

內(nèi)蒙古自治區(qū)是一個少數(shù)民族自治區(qū)，中國蒙古族的大部分都分布在該區(qū)。多年來始終重視貫徹黨的教育方針和民族政策，逐步完善了民族教育體系，在有條件的院校設(shè)立蒙古文專業(yè)和蒙語授課的班級，培養(yǎng)民族專業(yè)人才，在這些學(xué)校多年的教學(xué)實踐工作中，形成了有保存價值的蒙古文檔案，蒙古文檔案是這些高校的特色檔案之一。從調(diào)研結(jié)果來看（見表2），在該區(qū)16所本科院校中的11所院校有都保存有蒙古文檔案資料，其余本科院校、高職高職、獨立學(xué)院均沒有蒙古文檔案。

表2 本科院校蒙古文檔案資料保存情況

該區(qū)共有9所本科院校設(shè)立了蒙古文專業(yè)和蒙語授課的班級，其中有兩所院校雖然沒有設(shè)立蒙古文專業(yè)，但也保存有蒙古文檔案資料。但由于對蒙古文檔案資料管理方面缺乏應(yīng)有的重視，使得蒙古文檔案資料收集不全，也僅限于蒙文學(xué)報、校刊及一些蒙古文的論文等，一些蒙古文的教學(xué)方面的材料還散存在個人手里，沒有接收到檔案館來，同時有許多蒙古文檔案材料還在上述學(xué)校的圖書館內(nèi)保存，如何及時有效地將這些檔案收集起來并提供利用，同時將蒙古文檔案資源整合利用，這也是各校應(yīng)考慮的問題。

3 對內(nèi)蒙古地區(qū)高校檔案信息化建設(shè)的分析

3.1 取得的成就

全區(qū)高等學(xué)校在檔案信息化建設(shè)方面，根據(jù)自己學(xué)校的實際狀況，不同程度地開展了一些工作，作為“211工程”建設(shè)學(xué)校之一的內(nèi)蒙古大學(xué)在這方面已經(jīng)邁出了第一步，完成了館藏檔案數(shù)字化，建立了目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫，并對建校以來的音頻和視頻檔案全部數(shù)字化。內(nèi)蒙古師范大學(xué)對歷年的基建檔案進(jìn)行了數(shù)字化，包頭輕工學(xué)院、河套學(xué)院已開展對行政、黨群類開始了數(shù)字化。內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)、內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)、呼市民族學(xué)院、內(nèi)蒙古科技大學(xué)、呼和浩特職業(yè)學(xué)院、包頭鋼鐵職業(yè)技術(shù)學(xué)院、通遼職業(yè)學(xué)院、內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)學(xué)院等已經(jīng)購買了檔案管理系統(tǒng)，并將檔案目錄錄入到電腦里，初步運用現(xiàn)代化管理手段來管理檔案，為以后的信息化建設(shè)做準(zhǔn)備。內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)近期也投入了30萬元，準(zhǔn)備開始檔案數(shù)字化建設(shè)，所有這些工作都為高校檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

3.2 存在問題

3.2.1 檔案信息化意識淡薄

“高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化成檔案信息管理的一場革命。是對人的觀念的轉(zhuǎn)變”高校檔案信息化是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，是時代的必然要求。我區(qū)是少數(shù)民族地區(qū)，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和社會各界影響，在人力、財力方面與區(qū)外發(fā)達(dá)地區(qū)高校沒有可比性，檔案信息化建設(shè)水平不高，加上受傳統(tǒng)陳舊觀念和思維定式的影響，使得信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。有的學(xué)校檔案信息化重形式而輕內(nèi)容，認(rèn)識上有偏差，認(rèn)為檔案信息化就是購置和使用計算機(jī)及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備，對信息化認(rèn)識狹隘，缺乏長遠(yuǎn)眼光。雖然引入了現(xiàn)代化檔案管理信息系統(tǒng)，但管理服務(wù)觀念沒有相應(yīng)跟進(jìn)，并未有效地發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)在管理服務(wù)中的最大效益。大多數(shù)高校仍以傳統(tǒng)管理為主，檔案數(shù)字化程度不高，部分高校檔案信息化工作側(cè)重于紙質(zhì)檔案數(shù)字化，忽視電子文件的歸檔和有效利用，致使檔案信息化建設(shè)整體發(fā)展水平落后。

3.2.2 經(jīng)費投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

“基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要指檔案新型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件”，從反饋的問卷中可以看出，檔案部門的設(shè)備要么配備不全，要么設(shè)備陳舊落后，不能滿足信息化工作的需求。同時，使用檔案管理軟件的情況也不是很樂觀，有部分學(xué)校因經(jīng)費問題，至今沒有檔案管理軟件，更談不上檔案信息化了。有的學(xué)校雖然有經(jīng)費，但是捉襟見肘，只夠購買日常的檔案用品，有的學(xué)校甚至沒有經(jīng)費，檔案所需經(jīng)費都從辦公室的事業(yè)費里出，根本談不上現(xiàn)代化設(shè)備的購置，一定程度了阻礙了檔案信息化建設(shè)的開展和建設(shè)。

3.2.3 檔案信息安全保障仍不到位

電子文件管理、檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)安全是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。對于檔案信息化建設(shè)來說，這個問題應(yīng)引起相當(dāng)?shù)闹匾?。雖然國家出臺了許多法律法規(guī)，規(guī)定了檔案信息的保密范圍，但由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性的特點，高校檔案管理部門的安全保障措施有限，所以檔案信息安全受到極大威脅。

3.2.4 檔案管理隊伍的整體素質(zhì)偏低

從調(diào)研結(jié)果來看，該區(qū)高校檔案管理隊伍的年齡普遍偏大，40～50歲之間占絕大多數(shù)，習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的方式從事檔案管理，不容易接受創(chuàng)新的工作方法，有一些甚至是為了照顧引進(jìn)人才家屬而從事檔案管理工作的，沒有檔案專業(yè)知識，又沒有參加過相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，計算機(jī)也掌握得不是很熟練。上述檔案管理隊伍在人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)方面存在的問題，暴露出檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低，這種狀況不能滿足和適應(yīng)檔案信息化工作發(fā)展的需要。

4 發(fā)展思考

大數(shù)據(jù)時代的到來，在給高校檔案工作帶來機(jī)遇的同時，還帶來一系列挑戰(zhàn)，該區(qū)高校檔案部門必須要適應(yīng)形勢，要有發(fā)展策略，盡早開始檔案信息化建設(shè)以便跟上時代的步伐，不至于被時代淘汰落伍。

4.1 增強檔案意識，加強對檔案信息化重要性的認(rèn)識

高等學(xué)校檔案是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的真實記錄，在新的發(fā)展環(huán)境和新的挑戰(zhàn)下，尤其是在大數(shù)據(jù)時代，運用現(xiàn)代化管理手段管理高校檔案，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是做好高等學(xué)校檔案工作的重要職責(zé)。因此，首先要求學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想,幫助解決檔案信息化建設(shè)中的存在的問題和困難。以使檔案信息化建設(shè)與學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作發(fā)展趨勢相適應(yīng)，要從多方面加強和引起學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視，其次檔案管理人員要增強檔案信息化建設(shè)的責(zé)任感，努力掌握新知識、新技能，逐步提升檔案信息資源建設(shè)開發(fā)和利用能力。

4.2 加大資金投入，有效保障檔案信息化建設(shè)順利開展

檔案信息化建設(shè)需要配置相應(yīng)硬件和軟件，包括計算機(jī)、數(shù)字化的存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)資源庫等，專為檔案信息化建設(shè)提供基本的物質(zhì)保障，奠定基礎(chǔ)，為此，要通過各種渠道，爭取學(xué)校的支持，提供充足的資金，保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行，有效開發(fā)檔案信息資源。

4.3 加大檔案信息的安全保障

高校檔案信息化建設(shè)要注意電子文件管理、檔案信息資源共享和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的安全保障，現(xiàn)在高校檔案部門的安全保障主要是在服務(wù)器上安裝殺毒軟件，定期備份和設(shè)置訪問權(quán)限，這些方法極易使信息被竊取，服務(wù)器極易受到攻擊，而一旦發(fā)生這樣的情況，檔案信息安全受到極大的威脅，造成的后果將不堪設(shè)想。因此，要廣泛采用現(xiàn)代信息安全技術(shù)，采用最先進(jìn)的信息管理辦法，如認(rèn)證識別、通信加密、防火墻等，以便保證檔案信息在保管查詢、傳輸、交換利用過程中的安全性，確保學(xué)校檔案信息不流失，保證檔案信息的安全。

4.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的素質(zhì)高低，將直接影響檔案信息化建設(shè)的成敗，因此，為適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，檔案管理部門要引進(jìn)既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)的人才從事檔案工作，使之成為能夠勝任信息化建設(shè)需要的復(fù)合型人才，又要通過交流、培訓(xùn)、進(jìn)修等方式提升現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以采取多種方式加強對在職檔案人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)知識、計算機(jī)知識的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的檔案管理隊伍。

4.5 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，積極利用現(xiàn)代化手段管理檔案

傳統(tǒng)的檔案管理，是以手工為主要手段的檔案管理方法，管理過程煩瑣而且工作量大效率低，存在許多弊端，檔案利用率低，檢索速度慢，很多有用檔案信息被閑置或浪費，這種管理方式已經(jīng)不適應(yīng)檔案信息化帶來的工作方式的轉(zhuǎn)變。而采用現(xiàn)代化管理手段，只用在檔案管理系統(tǒng)中輸入幾個關(guān)鍵字段就可以查詢到需要的檔案信息，不僅服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率提高了，檔案人員也能將精力轉(zhuǎn)移到開放利用上來，同時也避免了對年代久遠(yuǎn)的檔案造成二次傷害。

5 蒙古文檔案管理的有效措施

5.1 應(yīng)加強對蒙古文檔案的重視

從調(diào)研來看，該區(qū)共有11所本科院校保存有蒙古文檔案，這些學(xué)校在歷年的教學(xué)實踐中，培養(yǎng)了一大批少數(shù)民族人才，形成了可觀的蒙古文字的檔案，為了保管和利用好這部分檔案，應(yīng)建立健全蒙古文檔案的管理制度及辦法，自上而下重視蒙古文檔案工作。應(yīng)將蒙古文檔案的管理與漢文檔案一樣，納入學(xué)校的管理工作，各校檔案部門應(yīng)有蒙漢兼通的工作人員，在每年年度歸檔時，對蒙古文檔案形成較多的院校，要求蒙漢文檔案一并上交。確保蒙古文檔案資料完整、準(zhǔn)求、及時歸檔。同時建立蒙文檔案管理系統(tǒng)，購買相應(yīng)的設(shè)備將重要的、珍貴的蒙古文檔案數(shù)字化，以便永久保存。

5.2 重視培養(yǎng)蒙古文檔案管理隊伍和經(jīng)費投入

對于有形成蒙古文檔案的學(xué)校檔案部門應(yīng)適當(dāng)配備蒙漢兼通的檔案工作人員，負(fù)責(zé)蒙古文檔案的收集和管理，同時也要與漢文檔案一樣，配備必要的設(shè)備和裝具，為做好蒙古文檔案保管和利用工作。

5.3 對學(xué)校圖書館所管理的蒙古文材料進(jìn)行監(jiān)管

在有蒙古文檔案11所學(xué)校中，均有一部分蒙古文的圖書檔案文獻(xiàn)是在圖書館里保存，檔案部門將這部分蒙古文資料做成目錄。這樣檔案館對圖書館內(nèi)的蒙文資料有了一個了解，不定期進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。保證這部分檔案資料的安全利用。

6 結(jié)語

該文以內(nèi)蒙古高校檔案信息化建設(shè)和蒙文檔案管理情況為切入點，分析了當(dāng)前內(nèi)蒙古高校信息化建設(shè)和蒙古文檔案管理的狀況指出了存在的問題，該文在此所進(jìn)行的分析以及提出的策略，對于其他欠發(fā)達(dá)地區(qū)高校開展檔案信息化建設(shè)亦具有一定的借鑒作用。