孔令泰 顧寧紅 朱膺翰

摘 要：自然資源業(yè)務(wù)檔案相對(duì)比其他的檔案資料而言種類更多，在管理、歸檔方面也更加繁瑣、復(fù)雜。在現(xiàn)代信息化時(shí)代，將檔案的歸檔方法與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔方式的效率低下問題，并且降低了人工和物力的成本，本文將主要針對(duì)自然資源業(yè)務(wù)檔案的在線歸檔方法進(jìn)行探討，進(jìn)一步提升自然資源檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：自然資源檔案;在線管理;方法探討

自然資源業(yè)務(wù)檔案主要是指自然資源部門及單位在各項(xiàng)工作中形成的、需要保留存儲(chǔ)的具有價(jià)值意義的各種材料，其中覆蓋的范圍廣、種類多、時(shí)間長(zhǎng)，是自然資源檔案管理工作不可缺少的一部分，既能為自然資源管理和社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)，也能作為法律依據(jù)，解決各種土地、歸屬權(quán)等糾紛問題。目前，自然資源檔案歸檔保存依舊是以紙質(zhì)、膠片和底片等形式來進(jìn)行存儲(chǔ)、備份，這種傳統(tǒng)的管理方式已無力承擔(dān)檔案的龐大數(shù)量，并且難以達(dá)到社會(huì)化程度，所以我們要結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，利用在線歸檔來推動(dòng)當(dāng)前狀況，基于信息化技術(shù)進(jìn)行自然資源業(yè)務(wù)的在線歸檔將會(huì)是以后發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 自然資源管理的特點(diǎn)

1）檔案產(chǎn)量過大。由于自然資源檔案涉及各個(gè)方面內(nèi)容，如批、登、用等，會(huì)有較大的產(chǎn)生量，并且呈現(xiàn)逐年遞增的發(fā)展趨勢(shì)，如此巨大的產(chǎn)量，說明自然資源檔案的歸檔工作面臨著巨大的工作量，同時(shí)會(huì)花費(fèi)大量的人工與經(jīng)費(fèi)支出。此外，后續(xù)出臺(tái)的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記政策的發(fā)展也為自然資源檔案的歸檔增加了一定程度上的困難。

2）嚴(yán)密的系統(tǒng)性。自然資源業(yè)務(wù)檔案都是與行政審批密切相連著，比如拿一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目為例，從申請(qǐng)建設(shè)用地預(yù)審開始，征收、土地供應(yīng)、不動(dòng)產(chǎn)登記等，都會(huì)相應(yīng)的建立系統(tǒng)的檔案，并且在歸檔中要求需要系統(tǒng)化歸檔，以便工作的質(zhì)量和為后續(xù)的翻閱、查找提供便利。

3）管理不夠集中。在一個(gè)地級(jí)城市范圍內(nèi)，無論是縣級(jí)政府還是自然資源部門都具有獨(dú)立的審批能力與權(quán)力，其中縣級(jí)城市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分都有建立辦事處，并且都有業(yè)務(wù)的辦理，所以會(huì)導(dǎo)致多數(shù)地區(qū)在地級(jí)市范圍內(nèi)的自然資源檔案管理上較為分散，不利于日后的管理和檔案查閱。

4）局限性大。自然資源業(yè)務(wù)檔案使用的局限性大，有內(nèi)外部之分，站在內(nèi)部角度來說，更廣泛應(yīng)用于個(gè)業(yè)務(wù)處室的工作之中;站在對(duì)外角度來說，更適用于廣大群眾以及各層行政機(jī)關(guān)單位。

綜上所述，為了提高自然資源檔案歸檔的效率，更需要全方面重點(diǎn)關(guān)注現(xiàn)代信息化管理和在線歸檔技術(shù)的應(yīng)用性。其中“數(shù)字化”檔案的管理應(yīng)用和紙質(zhì)檔案網(wǎng)絡(luò)化掃描是實(shí)施檔案信息化的主要內(nèi)容，具有重大意義。在各個(gè)程序階段通過文件在線歸檔，可以全面提升管理效率和工作質(zhì)量，減少人工和財(cái)力的支出，對(duì)自然資源在線歸檔有進(jìn)一步的優(yōu)化作用。

2 如何實(shí)現(xiàn)在線歸檔

在線歸檔系統(tǒng)主要包括CA（Certificate Authority）認(rèn)證的系統(tǒng)建設(shè)和電子元數(shù)據(jù)的歸檔、系統(tǒng)多級(jí)驗(yàn)證以及檔案復(fù)制和系統(tǒng)操作規(guī)范五個(gè)部分[1]。

1）CA認(rèn)證的系統(tǒng)建設(shè)。檔案在線歸檔的前提必須是檔案的真實(shí)可信，并且在歸檔設(shè)置中為了確保電子檔的數(shù)據(jù)不可被隨意篡改，需要對(duì)每一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的操作人員的身份進(jìn)行確定，避免出現(xiàn)問題能明確到人頭責(zé)任上。所以在線歸檔的機(jī)制上要將自然資源局以及其下相關(guān)部門的單位信息進(jìn)行CA認(rèn)證系統(tǒng)，將這些單位信息資料存于安全檔案中，以防止被盜用。此系統(tǒng)的建設(shè)不僅可以保障系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全，同時(shí)還具有真實(shí)性和不可抵賴性。

2）分布?xì)w檔。利用電子元數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行分步在線歸檔，整個(gè)審批過程中的軟件設(shè)施、硬件技術(shù)或是數(shù)據(jù)類型和檔案格式等都是包括在內(nèi)的，還有各個(gè)環(huán)節(jié)的審批人、審批項(xiàng)目、檔案內(nèi)容、手寫簽名和電子印章等也都是包含的。所以想要完成業(yè)務(wù)的在線歸檔，其中最重要的就是電子元數(shù)據(jù)的歸檔，由于整個(gè)歸檔過程都是在系統(tǒng)中操作，所以電子化的數(shù)據(jù)必須是檔案中的原始數(shù)據(jù)。

3）多級(jí)驗(yàn)證。為了保證在線歸檔的完整、有效，必須要有三個(gè)保證。一是在線歸檔系統(tǒng)軟件的自身管理問題，因缺乏第三方系統(tǒng)的監(jiān)管，所以產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)檔案不具備公信力;二是CA認(rèn)證能確保每個(gè)審批人的身份真實(shí)有效，但無法兼顧各審批節(jié)點(diǎn)的先后順序;三是CA對(duì)于上傳的附件是否有監(jiān)管能力。為了解決以上問題，在線歸檔可以采取分步歸檔的多級(jí)驗(yàn)證方法，例如在操作業(yè)務(wù)時(shí)先進(jìn)行CA認(rèn)證，然后將CA認(rèn)證信息和電子檔案以及電子元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的歸納處理，再傳送到下一環(huán)節(jié)中，在下一步的操作中需要對(duì)上個(gè)環(huán)節(jié)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，成功后再進(jìn)入下一步的檔案保存;若審核未成功，提出原因，并退回到上一步。只有這樣嚴(yán)密的歸檔系統(tǒng)才能有效確保整個(gè)流程的操作順暢、結(jié)構(gòu)縝密以及數(shù)據(jù)的正確。

4）檔案復(fù)制。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的不易保存和查找，所以在線歸檔系統(tǒng)中建設(shè)了檔案的復(fù)制環(huán)節(jié)，以方便工作人員必要時(shí)的使用，取代紙質(zhì)檔案。自然資源業(yè)務(wù)總的概括就是材料收取、材料建設(shè)和檔案歸檔方面。在材料收取中可對(duì)需要的材料進(jìn)行數(shù)字化掃描;在材料建設(shè)過程中，系統(tǒng)可自動(dòng)生成JPG或是PDF文件，在最后的歸檔中，也會(huì)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證、掃描。在每一個(gè)檔案的在線歸檔完成后，都會(huì)在系統(tǒng)中自動(dòng)生成案卷的編碼和目錄號(hào)以及生成時(shí)間等等，最后在檔案管理人員審查后才正式進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

5）操作規(guī)范。歸檔的操作中需要注意電子歸檔的先后順序的系統(tǒng)設(shè)置和審批中各種附件的上傳。同時(shí)要注意工作人員的操作習(xí)慣和規(guī)范性，在日常工作中要對(duì)工作人員的使用規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，可開展培訓(xùn)會(huì)等，對(duì)在線歸檔程序和管理進(jìn)行深入的分析，進(jìn)一步提高相關(guān)人員對(duì)在線歸檔的應(yīng)用和掌握程度，以及建立督查機(jī)制，對(duì)在線歸檔的操作人員進(jìn)行不定期的工作抽查，對(duì)不規(guī)范的操作行為提出通報(bào)、批評(píng)，從而進(jìn)一步提升自然資源在線歸檔的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性。

綜上所述，自然資源在線歸檔將會(huì)是未來社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，這不僅能有效提高工作效率，還能減輕工作人員的工作壓力，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。

3 促進(jìn)自然資源在線歸檔的進(jìn)一步發(fā)展

想要更好的推進(jìn)自然資源在線歸檔的完善和建立，首先有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有給予高度的重視度，在其推動(dòng)中做好以下幾個(gè)方面：1）需要直接領(lǐng)導(dǎo)和其分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效溝通，親自參與到相關(guān)推動(dòng)工作中，對(duì)外大力宣傳在線歸檔系統(tǒng)建立的重要性，也是為其相關(guān)歸檔工作人員營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，減輕其不必要的繁瑣程序。分管領(lǐng)導(dǎo)要積極響應(yīng)和配合上屬領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召，以身作則，可定期開展專題研究活動(dòng)，對(duì)在線檔案的推動(dòng)工作予以充分的關(guān)注，以便解決其中遇到的難題，尤其是在試運(yùn)行時(shí)，需要將相關(guān)公文上傳至網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)進(jìn)行歸檔[2]。2）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需做好督察督辦工作，高度重視自然資源業(yè)務(wù)的在線歸檔并且對(duì)認(rèn)真實(shí)施工作的部門給予贊賞和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)未能嚴(yán)格執(zhí)行的在線歸檔工作的部門進(jìn)行懲處。

4 結(jié)語

總而言之，當(dāng)前自然資源業(yè)務(wù)檔案歸檔管理還有進(jìn)一步的發(fā)展空間，而檔案在線歸檔方法的研究具有極其重要的意義和價(jià)值，不僅有利于提升自然資源檔案管理的工作質(zhì)量，還能節(jié)約人力、物力的成本，同時(shí)為民眾提供更周全、便利的服務(wù)。在當(dāng)前自然資源檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)自然資源檔案管理有高度的重視，要更新時(shí)代理念，不斷完善自然資源檔案的現(xiàn)代化管理手段。

參考文獻(xiàn)

[1]巫乃友.國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案在線歸檔的途徑與方法[J].檔案與建設(shè)，2018（08）：89-91+88.

[2]張艷萍.國(guó)土資源檔案在線歸檔探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019（06）：35+39.