陳金娥

為適應(yīng)醫(yī)學(xué)院校的長遠(yuǎn)發(fā)展，使人事信息數(shù)據(jù)能夠科學(xué)串聯(lián)起來，提高信息數(shù)據(jù)的存取效率，使人事工作的管理更上一個臺階，建議引進(jìn)和建設(shè)一套人力資源管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要是面向人事處、院系領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門、專職教師，在全校范圍內(nèi)建立一個信息共享、流程優(yōu)化的人力資源信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)全校人力資源管理工作的信息化，提高人力資源管理效率，為學(xué)校管理層決策提供支撐和服務(wù)[1]。本文對此進(jìn)行探討。

1 人事管理存在的問題分析

醫(yī)學(xué)院校所管理的教職員工由于身份和工作性質(zhì)的不同，辦公地點(diǎn)并不唯一、工作時間也有所不同，這就大大加大了人力資源管理工作者與教職工之間溝通工作的難度，比如：學(xué)校人事制度、工作流程、崗位變動、薪資情況、職稱申報(bào)、專業(yè)技術(shù)能力情況以及績效考核情況等各方面，現(xiàn)有的管理模式已經(jīng)無法滿足員工的高標(biāo)準(zhǔn)、多種需求。現(xiàn)有的人事管理方法，對職工知識水平的提升、工作業(yè)績的提高以及潛能的挖掘和自主性發(fā)展都是一種阻礙，束縛了教職工的積極性和創(chuàng)造性，也不利于教師個人的發(fā)展和自身需求的滿足[2]。

目前某些醫(yī)學(xué)院校因?yàn)槿狈τ辛Φ墓芾碥浖?，人事工作缺乏整體性、統(tǒng)一性，人力資源的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)還不夠完善，各業(yè)務(wù)模塊之間缺乏相應(yīng)的聯(lián)系，人力資源管理工作中存在重復(fù)勞動的情況，這不僅浪費(fèi)了人力資源、浪費(fèi)了人力資源工作者寶貴的時間，而且還無法真正地為系部、處室、院、校級領(lǐng)導(dǎo)的人力資源戰(zhàn)略決策提供有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.1 人事業(yè)務(wù)層面存在的問題 ①人力資源管理涉及到的處室眾多，一律都是按職能“條塊分割”，人事信息不能得到有效集中、實(shí)時共享。②人事流程業(yè)務(wù)審批的環(huán)節(jié)繁雜，辦事效率低、周期長。通常要填寫很多表格資料，過程紛繁復(fù)雜，難以進(jìn)行跟蹤和監(jiān)管。③缺少人事管理系統(tǒng)來輔助日常人事管理，日常的人事檔案、工資等繁瑣的事務(wù)性工作費(fèi)時又費(fèi)力，難以調(diào)動人事管理工作人員的工作積極性。例如：勞資科的老師需要根據(jù)不同的人員類別、按照不同的計(jì)稅方式制作工資表、獎金表；師資科的老師需要隨時跟蹤各教師的專業(yè)技術(shù)能力、專業(yè)成果等，人力資源科的老師則需要根據(jù)不同的招聘需求與不同部門配合進(jìn)行教師、行政人員等的招聘工作，社會保險科的老師則需要對新進(jìn)員工的醫(yī)療等保險報(bào)增、報(bào)減。④各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的編制與匯總繁瑣、復(fù)雜，極易出錯。

1.2 管理層面存在的問題 對于教職員工基礎(chǔ)信息，各院系、校級主管領(lǐng)導(dǎo)只能通過院、校人力資源工作者的上報(bào)結(jié)果掌握，缺乏實(shí)時性、有效性，無法在第一時間了解歷史信息，對于重要崗位任免、隊(duì)伍建設(shè)等重大決策的制定缺乏數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，影響了決策的時效性和科學(xué)性。

1.3 基層教職員工層面存在的問題 ①與切身利益息息相關(guān)的信息無法及時得到了解，比如：學(xué)校人事制度、人事工作流程等。②自身的薪酬無法及時準(zhǔn)確地掌握，比如工資變動、福利發(fā)放、績效考核結(jié)果等。③個人的基礎(chǔ)信息無法實(shí)時更新，比如聯(lián)系方式、學(xué)歷、學(xué)位、業(yè)務(wù)進(jìn)修等，進(jìn)而導(dǎo)致無法保證全校教職員工基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性和有效性。

2 優(yōu)化設(shè)計(jì)

基于對醫(yī)學(xué)院校傳統(tǒng)人事管理模式存在問題的分析，筆者認(rèn)為要徹底解決這些問題，必須借助信息系統(tǒng)建設(shè)來實(shí)現(xiàn)，從而達(dá)到管理方式的轉(zhuǎn)變：

2.1 人事信息由分散管理到集中管理 為了更方便、快速、準(zhǔn)確、全面地給各級領(lǐng)導(dǎo)、人事管理工作者提供人事信息，建立一套統(tǒng)一的人事信息數(shù)據(jù)庫勢在必行。

2.2 統(tǒng)計(jì)信息由手工處理到計(jì)算機(jī)處理 逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)信息由傳統(tǒng)的手工計(jì)算轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理，由單一應(yīng)用轉(zhuǎn)變?yōu)槿采w的校園網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)的自動生成和網(wǎng)上填報(bào)，大大提高人事信息的時效性和準(zhǔn)確性，同時也大幅度降低人員成本，進(jìn)而降低工作人員的負(fù)荷。

2.3 建立一套全功能的人事管理系統(tǒng) 改變傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的方式和速度，改善以往工作效率低的弊端。實(shí)現(xiàn)崗位設(shè)置、人員招聘、職稱晉升、人員調(diào)動、工資調(diào)標(biāo)、績效考核、離退休操作等日常人事業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，逐步規(guī)范管理模式，提高工作效率與質(zhì)量。

2.4 業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)電子化 在系統(tǒng)中對人事工作流程的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行追蹤管理，更方便地跟進(jìn)審批等業(yè)務(wù)進(jìn)展，進(jìn)而提高工作人員的辦事效率，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。為保障學(xué)校的人事管理信息化的落實(shí)和執(zhí)行，必須借助信息化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。人力資源管理系統(tǒng)，是先進(jìn)的軟件與高速的硬件的完美結(jié)合，再加上專業(yè)化的技術(shù)人員融為一體，構(gòu)成一個為人力資源服務(wù)的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，是一種基于Internet的人力資源管理系統(tǒng)[3]。通過人力資源管理系統(tǒng)建立電子化業(yè)務(wù)流程平臺，通過信息化平臺將人事管理業(yè)務(wù)流程管理起來，然后根據(jù)管理權(quán)限對各級領(lǐng)導(dǎo)層級、人事管理工作人員和全校教職員工進(jìn)行授權(quán)，在業(yè)務(wù)審批流程中，可以做到任何業(yè)務(wù)辦理不受時間、地點(diǎn)的限制，從而達(dá)到優(yōu)化整合業(yè)務(wù)流程，使得人事業(yè)務(wù)流程與學(xué)校管理的實(shí)際需求更加有效地融合。

2.4.1 打造一個信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺 利用人力資源系統(tǒng)構(gòu)建某醫(yī)學(xué)院校人事信息數(shù)據(jù)庫，根據(jù)職能范圍及組織層級，授予相應(yīng)的管理權(quán)限，對人員的基本信息進(jìn)行多角度、深層次、全方位的查詢與分析，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層級有權(quán)限對學(xué)校的人才的分配、人才狀況和使用情況更加準(zhǔn)確的掌控，從而能夠進(jìn)一步優(yōu)化人員配置，從整體上進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，讓合適的人安排到適合的崗位上，發(fā)揮該有的才能。同時，學(xué)校的校領(lǐng)導(dǎo)、人事處負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人以及教職員工都能夠利用這個平臺獲取自己所需要的相關(guān)信息，調(diào)動全體教職工參與校人事管理，形成一個人事協(xié)同的整體環(huán)境。

2.4.2 運(yùn)用薪資系統(tǒng)高效完成勞資工作 人事管理信息系統(tǒng)構(gòu)建以后，對于職務(wù)、職稱的變動引起的工資變動以及每年按期調(diào)整薪級工資，按照預(yù)先定義好的模板，系統(tǒng)即可自動核算出調(diào)整后的崗位工資、薪級工資等，包括學(xué)校的“雙肩挑”教師特殊情況也可以設(shè)置固定模板進(jìn)行自動計(jì)算，省去人力大量翻閱相關(guān)的文件和標(biāo)準(zhǔn)表等，大大提高工作效率。利用人力資源管理系統(tǒng)，工資的調(diào)整、核算、統(tǒng)計(jì)、發(fā)放等工作可以通過“一鍵式”完成，按照工資核算相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)規(guī)則進(jìn)行分析處理，生成各類形式的工資分析報(bào)表，并具有對工資報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行自動審核的功能。同時，普通教職工通過人力資源管理系統(tǒng)的信息自助平臺可以查看自己的工資組成和標(biāo)準(zhǔn)，還可以結(jié)合自己的出勤情況、績效考核結(jié)果等，核對自己的工資數(shù)額。

2.4.3 運(yùn)用培訓(xùn)系統(tǒng)有效使用培訓(xùn)資源 以往都是各部門、各系部各自規(guī)劃本部門的師資培訓(xùn)體系，造成資源的浪費(fèi)和重復(fù)。實(shí)際上，只要統(tǒng)籌規(guī)劃一個開放式的培訓(xùn)平臺，由人事部門將全校所有的培訓(xùn)資源、培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行一體式管理，并把師資培訓(xùn)的相關(guān)信息發(fā)布到信息平臺上，讓全體教職員工有選擇性地去報(bào)名參加某些培訓(xùn)項(xiàng)目，最終把培訓(xùn)的效果及評估反饋回系統(tǒng)中，從而很好地完善了培訓(xùn)信息的收集。有了這樣一套培訓(xùn)的信息化平臺，培訓(xùn)的方式可以由原來傳統(tǒng)的課堂固定式培訓(xùn)轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)資源共享，很好地滿足多樣化、不同群體的培訓(xùn)需求，有效解決傳統(tǒng)培訓(xùn)帶來的弊端。

2.4.4 人事信息圖表分析的多角度實(shí)現(xiàn) 通過人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對全校人事信息的全局把控，及時準(zhǔn)確地完成各種人才狀況的動態(tài)趨勢分析和靜態(tài)結(jié)構(gòu)分析，為領(lǐng)導(dǎo)人事決策提供有力的輔助。

3 技術(shù)優(yōu)化方案

3.1 業(yè)務(wù)框架 通過人力資源管理系統(tǒng)的支持，學(xué)校可以進(jìn)行人事政策、人事制度和人事信息的共享與執(zhí)行，完成干部和職工的管理與培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)工資發(fā)放的管理與統(tǒng)計(jì)，在人力資源管理系統(tǒng)平臺建立涵蓋整個學(xué)校的人員招聘、職稱晉升、人員調(diào)配、工資調(diào)整、考勤、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)的管理體系。實(shí)現(xiàn) “流程優(yōu)化、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、決策支持”的人事管理信息化目標(biāo)。見圖1。

圖1 人事業(yè)務(wù)HR 總流程圖

3.2 部署模式 人力資源系統(tǒng)管理分為業(yè)務(wù)和自助兩種平臺，業(yè)務(wù)平臺采用B/S架構(gòu)模式應(yīng)用于人事業(yè)務(wù)工作，面向全員的自助平臺采用B/S架構(gòu)。

3.3 人事信息支撐平臺 采用Web Service技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事信息支撐平臺，提供人事信息更新、人員基本信息的查詢，為其他應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)。例如獲取該系統(tǒng)的用戶的姓名、性別、年齡、職稱級別、所在部門、工作年限等。

4 結(jié)束語

醫(yī)學(xué)院校人力資源管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，只有從上而下做到觀念上的重視，在執(zhí)行上加大力度，在監(jiān)管上準(zhǔn)確到位，從而滿足人事管理工作的業(yè)務(wù)需求[4]。高校人力資源系統(tǒng)管理問題的真正、全面的解決需要一個長期的過程，優(yōu)化人力資源配置和完善管理制度方面的探索尤為重要。本文提出了某醫(yī)學(xué)院校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和優(yōu)化方案，實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)后能夠全面、準(zhǔn)確、及時地掌握高校機(jī)構(gòu)資源和人力資源情況，能夠?qū)崿F(xiàn)部門間業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。