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基于信息化環(huán)境下中小企業(yè)內(nèi)部控制問題研究

2018-11-23 01:25吳沙沙
商場現(xiàn)代化 2018年16期
關(guān)鍵詞:中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化

吳沙沙

摘 要:在我國現(xiàn)有的發(fā)展形勢下,中小企業(yè)作為我國主要的經(jīng)濟體形式之一,占據(jù)著越來越重要的地位。我國中小企業(yè)的信息化進程正在發(fā)展。但是在信息化的進程下,我國中小企業(yè)的內(nèi)部控制還存在著一些問題。本文旨在通過在內(nèi)部控制的理論基礎(chǔ)上,分析中小企業(yè)在信息化環(huán)境下的發(fā)展現(xiàn)狀,以及在發(fā)展過程中存在的問題并提出對策。

關(guān)鍵詞:信息化;內(nèi)部控制;中小企業(yè)

隨著中小企業(yè)信息化,很多的中小企業(yè)發(fā)現(xiàn)了信息化確實能為企業(yè)帶來工作績效的提高,對企業(yè)的發(fā)展有幫助作用。所以,越來越多的中小企業(yè)也進行了信息化的應(yīng)用。不可否認,信息化的應(yīng)用直接導(dǎo)致了企業(yè)一些工作過程的變革。傳統(tǒng)的資料錄入、企業(yè)的工作方式、企業(yè)的人員配置等,都隨著信息化的應(yīng)用而發(fā)生著改變。每一次的改變都意味著一次新的嘗試,新的創(chuàng)新,對于企業(yè)來說就是在嘗試中找到適合自己的方法。其中這些改變就會對內(nèi)部控制方面產(chǎn)生影響,若是在信息化的應(yīng)用下內(nèi)部控制出現(xiàn)問題,將會給企業(yè)帶來不良的影響。因此,如何在信息化的應(yīng)用下,強化企業(yè)內(nèi)部控制的建設(shè),成為了當前中小企業(yè)需要解決的問題之一。

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化的發(fā)展現(xiàn)狀

眾所周知,中小企業(yè)與大型企業(yè)無論在規(guī)模、資金鏈、運營模式等等問題上都有很大的差距。大型企業(yè)與中小企業(yè)之間還存在一個重要的差距是總體上人才水平的差異。大型企業(yè)招聘時選取的人才要求較高,而且員工入職后,大型企業(yè)會安排入職培訓(xùn)等使員工能更好地適應(yīng)于從事的崗位。然而,中小企業(yè)選擇人才時的競爭力不夠,后期招聘到人才后,又由于資金或者企業(yè)制度的不完善等問題,無法給員工提供類似入職培訓(xùn)的活動。在招聘人才方面,中小企業(yè)要想跟大型企業(yè)進行人才搶奪是很難的。但是,中小企業(yè)可以在同等規(guī)模的公司之間吸引更優(yōu)秀的人才,要做到這一點首先需要的就是完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度。

在我國,中小企業(yè)信息化的發(fā)展還不是十分盛行,我國中小企業(yè)對于信息化的了解還處于起步的階段。但是仍有中小企業(yè)意識到網(wǎng)絡(luò)的重要性,開始謀求通過信息化來改革公司存在的問題。也就是因為還處于發(fā)展開始的階段,我國中小企業(yè)雖然進入了信息化的進程當中,但是其實際上還停留在會計電算化的階段,并沒有把信息化用到實處。這些情況形成了我國現(xiàn)在中小企業(yè)信息化的發(fā)展態(tài)勢較好、整體的發(fā)展水平不高的現(xiàn)狀。

二、信息化條件下中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.管理層的信息化觀念不強

無論在哪個行業(yè),企業(yè)管理層最先考慮到的都是企業(yè)的生產(chǎn)問題,管理層在看到?jīng)Q策能夠?qū)居泻锰幍臅r候就會落實。管理層的人員首先想到的并不會是企業(yè)內(nèi)部的一些管理的問題,他們更多地考慮到企業(yè)外部的問題,更多的像是客戶源、供銷商、訂單等的問題。當管理層把主要的關(guān)注點放在外部的事物上的時候,對于企業(yè)內(nèi)部的管理就是相對較少一些。雖然還是有很多公司在做信息化方面的管理,但是并沒有落到實處,它們更多是為了給別人看自己的信息化而信息化的。這樣的舉措不僅不利于公司的發(fā)展,同時還浪費了信息化的資源。

但是,如何能夠更好地利用信息化來幫助企業(yè)進行管理這個問題,企業(yè)做得根本不到位。企業(yè)管理層對于信息化的認識較為片面,他們認為把企業(yè)的辦公室換上新的計算機、打卡由以前的紙質(zhì)記錄變成刷指紋打卡、企業(yè)有自己的官網(wǎng)就是信息化了。然而,這些設(shè)備只是為信息化提供了基礎(chǔ),并沒有通過其來提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量,這不能算是信息化的管理。

2.企業(yè)人員不足

在很多的中小型企業(yè)中,由于資金不到位,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)人員的數(shù)量不能與企業(yè)所需要的人員數(shù)量相匹配。在社會上,我們經(jīng)??梢钥匆娪泻芏嘀行∑髽I(yè)里老板通常都身兼數(shù)職,老板既是公司的決策者,有時候還得充當跑業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)人員,有時候又得充當會計人員。人員數(shù)量不夠的時候,每個人所要負責的工作內(nèi)容就會比較多。每個員工要負責的內(nèi)容較低時會降低員工的工作效率,增加員工的壓力,不利于企業(yè)的發(fā)展。

信息化的作用下企業(yè)人員的數(shù)量還會進一步減少,中小企業(yè)的雇主意識到網(wǎng)絡(luò)的好處,利用信息化的簡便性,如計算機可以精確計算企業(yè)營業(yè)額,企業(yè)主為了企業(yè)的長遠發(fā)展考慮就會考慮刪減人手,以達到企業(yè)發(fā)展的最大的利益化。企業(yè)主的這種想法無疑是錯誤的,信息化的應(yīng)用是會有助于提高工作效率,減輕員工的工作負擔,但是信息化的進程仍然是需要有人來進行控制的。

3.復(fù)合型人才缺乏

企業(yè)對于人才的需求量是很大的,特別是優(yōu)秀的尖端人才。由于中小企業(yè)本身存在的劣勢的特點,導(dǎo)致中小企業(yè)在人員的招聘上存在著較大的差異。企業(yè)實現(xiàn)信息化的管理后,不僅僅要求企業(yè)人員應(yīng)該擁有其所在崗位的基本知識,還要求企業(yè)員工能夠操作計算機。信息化的落實后,企業(yè)內(nèi)部更多的信息傳遞需要通過計算機,計算機是信息化過程中必不可少的載體。如企業(yè)中的會計人員在進行工資結(jié)算的時候,如果財會人員不懂得使用計算機,那么即使在信息化的應(yīng)用下,企業(yè)的工資結(jié)算效率也不會快,還是跟以往沒有計算機一樣,那么信息化的應(yīng)用就形同虛設(shè)。這樣子將會大大地影響到公司的未來發(fā)展。

4.企業(yè)安全風(fēng)險加大

企業(yè)信息化的應(yīng)用是利弊共存的。企業(yè)通過使用信息化的技術(shù),固然可以簡化一些部門的工作,提高企業(yè)的工作效率和工作績效。但是,在信息化的使用過程當中,中小企業(yè)還必須意識到的問題是信息化的安全問題。信息化進程中,因為是通過計算機進行連接的,容易出現(xiàn)信息泄露的問題。還有的就是操作的過程,如控制大型機器的信息化計算機,一旦工作人員在操作的過程中不專心,便會出現(xiàn)難以估計的損失。信息化是企業(yè)必然的發(fā)展趨勢,但是企業(yè)要意識到信息化過程中的風(fēng)險問題,并且對其做好防范措施。

5.缺乏健全的內(nèi)部控制制度

有很多的中小企業(yè)內(nèi)部控制問題的實施范圍較小,并沒有涉及到任何一個部門。在他們的管理層看來,內(nèi)部控制問題主要還是與會計以及財務(wù)有關(guān),其它的部門不需要硬性的內(nèi)部控制問題。這里就存在著思考的偏差問題,每個部門都為企業(yè)進行服務(wù),其它的部門對于企業(yè)的發(fā)展也是非常重要的。企業(yè)應(yīng)該不僅僅要為會計以及財務(wù)制定制度,其他的部門同樣需要內(nèi)部控制制度的管理。內(nèi)部控制制度的完善需要企業(yè)所有人員的長期建設(shè),需要在錯誤中不斷糾正以及改進。

三、信息化條件下完善中小企業(yè)內(nèi)部控制的措施

1.提高企業(yè)員工的綜合素質(zhì)

在信息化條件下,企業(yè)要考慮到對企業(yè)員工專業(yè)能力培養(yǎng)的同時也要做好計算機能力培養(yǎng)的工作。因為信息化的應(yīng)用要求企業(yè)員工在實際工作過程中需要掌握計算機的基本技能。不懂得如何操作計算機的員工將會慢慢被社會所淘汰。因此企業(yè)不僅僅為了自己的發(fā)展,還為了員工的職業(yè)生涯發(fā)展,為員工開設(shè)計算機的培訓(xùn)課程,加強員工計算機的實際操作能力。對于員工來說,有自我再學(xué)習(xí)的機會,是非常有吸引力的,會增加員工對企業(yè)的自我歸屬感和向心力。還有,企業(yè)在進行員工培訓(xùn)時要根據(jù)實際情況制定培訓(xùn)內(nèi)容。如當企業(yè)是從事大型汽車零件裝配業(yè)務(wù)的時候,安排員工去學(xué)習(xí)計算機制作過程就沒有用了,并不能提高員工的工作能力。所以,企業(yè)來制定合理的培訓(xùn)方案,安排員工進行進修。

2.提高企業(yè)防范風(fēng)險的能力

每一家企業(yè)的發(fā)展都一樣,在發(fā)展的過程中會受到各種因素的影響。這些因素當中對企業(yè)影響最大的莫過于企業(yè)內(nèi)部的因素。企業(yè)想要謀求更大的發(fā)展,要注意提高企業(yè)內(nèi)部抗風(fēng)險的能力。第一個方面,首先通過互聯(lián)網(wǎng)對信息進行保存是存在一定的風(fēng)險的,所以對于重要的文件的保存,應(yīng)該做好兩手準備,一方面要通過信息化保存在電腦上,另一方面,紙質(zhì)版打印出來妥善保管。第二個方面,企業(yè)需要防患于未然,在不好的事情沒有發(fā)生之前先做好準備工作。企業(yè)可以通過向?qū)I(yè)的互聯(lián)網(wǎng)安保公司購買他們的防火墻,預(yù)防信息被他人竊取。企業(yè)也可以通過聘請專業(yè)的信息技術(shù)工人,專門來定期堅持企業(yè)的信息安全。

3.健全監(jiān)督機制,加強內(nèi)部審計

健全企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督體系是企業(yè)生存發(fā)展所需要的。然而,在健全監(jiān)督機制時,尤其要加強內(nèi)部審計的工作。企業(yè)要根據(jù)自身的需要設(shè)置內(nèi)部審計機制,根據(jù)自身的發(fā)展需要和結(jié)合企業(yè)的發(fā)展水平,建立起企業(yè)所特有的內(nèi)部監(jiān)督機制。企業(yè)的重要部門都要落實內(nèi)部審計工作,這樣可以提高企業(yè)內(nèi)部的公平性以及可靠性。加強內(nèi)部審計工作要做到這兩點:第一,要定期對企業(yè)的賬目進行核查,審查信息系統(tǒng)是否正常工作,排除存在的問題,保障工作的順利開展。第二,對于企業(yè)的資料要進行堅持,確定其準確性,沒有被篡改,以防造成重大的損失。

四、結(jié)論

本文主要介紹了我國中小企業(yè)信息化的應(yīng)用下內(nèi)部控制的發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展過程中存在的問題并且提出一些對策。當前,我國計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展十分迅速,信息化的進程加快,為我國中小企業(yè)的信息化應(yīng)用奠定了堅實的基礎(chǔ)。但是,在基礎(chǔ)存在的前提下,企業(yè)還需要進行繼續(xù)發(fā)展。我國中小企業(yè)信息化應(yīng)用下內(nèi)部控制的發(fā)展存在著問題。企業(yè)對于信息化的應(yīng)用信任程度不高,導(dǎo)致后續(xù)執(zhí)行力不足,只是做出來了信息化的樣子,但沒有把信息化落實在企業(yè)的工作當中。對于信息化條件下的內(nèi)部控制問題并沒有很好地實施,也就是說這種情況還談不上信息化條件下的內(nèi)部控制,只能算還是以前的內(nèi)部控制。

但是,雖然信息化的進程比較緩慢,它還是在發(fā)展的。對于如何使我國中小企業(yè)信息化的進程發(fā)展地更好,可以向其他企業(yè)信息化進程發(fā)展迅速的國家吸取經(jīng)驗。在吸取他人經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,結(jié)合國情與企業(yè)本身的需求發(fā)展出適合企業(yè)發(fā)展的信息化的應(yīng)用。

另外,我國中小企業(yè)信息化的應(yīng)用過程中還需要注意信息化的合法性問題。由于信息化的應(yīng)用,類似企業(yè)中的財務(wù)信息等內(nèi)容被篡改的可能性增加。這樣就需要國家設(shè)立相關(guān)的法律法規(guī),規(guī)范企業(yè)日常事物,落實監(jiān)管內(nèi)容,保證企業(yè)運行過程中的合法性、合理性。

總而言之,基于信息化環(huán)境下我國中小企業(yè)的內(nèi)部控制存在的問題都是可以通過方法來完善的。在改進的過程中,我國中小企業(yè)要根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展作出適當?shù)摹⒑戏ǖ母纳?。然后在借鑒外國發(fā)展較好的企業(yè)的經(jīng)驗時,要注意結(jié)合我國本土化的信息和企業(yè)自身的發(fā)展做出調(diào)整。

參考文獻:

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