李宗浩 白樺 王敏

[摘 要]新的歷史時(shí)期下，隨著我國(guó)國(guó)際地位的提升和中國(guó)特色大國(guó)外交的推進(jìn)，外事出訪工作被賦予了更高的使命和意義。外事（因公）出訪工作作為各單位的重點(diǎn)工作，管理水平和精細(xì)化程度不斷提高，但是由于外事工作知識(shí)量大，過(guò)程繁雜，往往在辦結(jié)之后得不到制度性的總結(jié)歸納，造成項(xiàng)目健忘癥。文章旨在分析外事出訪項(xiàng)目間的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的轉(zhuǎn)移，提出相關(guān)的合理建議，為外事管理提出新角度、新方法。

[關(guān)鍵詞]外事工作；外事出訪項(xiàng)目；知識(shí)轉(zhuǎn)移

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.36.065

1 知識(shí)管理和知識(shí)轉(zhuǎn)移相關(guān)理論

1.1 知識(shí)管理基本理論

“知識(shí)”起源于拉丁語(yǔ)“知道”、“noscere”和“邊緣”，最初可能意味著“過(guò)程”或“行動(dòng)”。知識(shí)管理的概念比較豐富，各國(guó)學(xué)者科研機(jī)構(gòu)有著相似或不同的界定。著名管理學(xué)家阿肖克·賈夏帕拉認(rèn)為，知識(shí)管理是利用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和文化環(huán)境，開發(fā)、利用和共享人類的知識(shí)，以增加組織智力資本，提高績(jī)效的過(guò)程。

1.2 知識(shí)轉(zhuǎn)移理論

1.2.1 基礎(chǔ)理論

管理學(xué)家Davenport認(rèn)為，知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)由知識(shí)發(fā)送方傳遞給知識(shí)接收方，知識(shí)接收方對(duì)接收的知識(shí)要加以吸收：一是知識(shí)轉(zhuǎn)移是知識(shí)從知識(shí)源到知識(shí)受體的傳遞過(guò)程；二是知識(shí)轉(zhuǎn)移包括知識(shí)受體對(duì)知識(shí)的吸收以及對(duì)知識(shí)源的反饋過(guò)程；三是知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的是使知識(shí)受體掌握知識(shí)源的知識(shí)。

1.2.2 知識(shí)轉(zhuǎn)移影響因素

Teece認(rèn)為影響因素包括源單元知識(shí)存量?jī)r(jià)值、源單元的激勵(lì)水平、傳輸渠道、目標(biāo)單元的激勵(lì)水平和目標(biāo)單元的吸收能力。

2 外事出訪工作

2.1 外事的概念

夏書章指出外事管理就是中央非外交部門、地方政府以及國(guó)家其他社團(tuán)機(jī)構(gòu)依法與境外的機(jī)構(gòu)和個(gè)人所進(jìn)行的一切和平交往的活動(dòng)。廣義外事指在狹義外事的基礎(chǔ)上增加外交事務(wù)。

2.2 外事出訪項(xiàng)目管理是典型的項(xiàng)目管理工作

外事出訪項(xiàng)目是國(guó)家機(jī)關(guān)及其附屬單位、機(jī)構(gòu)、組織因公出外活動(dòng)的統(tǒng)稱。外事出訪項(xiàng)目可分為外交出訪活動(dòng)和一般出訪活動(dòng)。外交出訪活動(dòng)是一國(guó)國(guó)家元首和政府首腦、重要領(lǐng)導(dǎo)人為參與國(guó)際關(guān)系、維護(hù)國(guó)家利益，對(duì)其他國(guó)家、地區(qū)或國(guó)際組織進(jìn)行的訪問(wèn)活動(dòng)。一般外事出訪活動(dòng)是指政府機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位以拓展業(yè)務(wù)關(guān)系、促進(jìn)對(duì)外交流為目的對(duì)其他國(guó)家、地區(qū)或社會(huì)組織進(jìn)行的訪問(wèn)活動(dòng)。外事出訪管理是指在外事工作中運(yùn)用外事政策、外事知識(shí)和項(xiàng)目管理方法，在計(jì)劃的時(shí)限內(nèi)完成辦理工作，達(dá)到擬定期望和目標(biāo)的管理工作。因此，外事出訪工作屬于項(xiàng)目管理工作，符合項(xiàng)目間知識(shí)轉(zhuǎn)移研究的要求。

2.3 外事出訪全過(guò)程知識(shí)轉(zhuǎn)移分析

2.3.1 出訪全過(guò)程的圖表

2.3.2 出訪前期準(zhǔn)備

此階段工作是依照當(dāng)年本單位外事計(jì)劃安排，結(jié)合本單位工作實(shí)際或結(jié)合與外方相關(guān)協(xié)議和約定，與外方邀請(qǐng)單位聯(lián)絡(luò)赴外出國(guó)具體的邀請(qǐng)事宜，包括出具邀請(qǐng)信和擬定公務(wù)安排等工作。

2.3.3 申報(bào)和護(hù)照簽證辦理

此階段工作是依照上級(jí)外事主管單位要求，上報(bào)申請(qǐng)因公出國(guó)團(tuán)組任務(wù)，申請(qǐng)得到批復(fù)后再依照出訪國(guó)的相關(guān)要求辦理赴該國(guó)簽證。

2.3.4 執(zhí)行出訪任務(wù)

此階段工作是根據(jù)上級(jí)外事主管部門的批復(fù)和辦理完結(jié)的簽證，結(jié)合前期與外方約定的公務(wù)內(nèi)容赴外執(zhí)行公務(wù)。具體包括以下幾種類型：洽商合作事項(xiàng)，簽訂合作協(xié)議；參加國(guó)際會(huì)議，執(zhí)行大會(huì)發(fā)言或領(lǐng)取相關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)；學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，執(zhí)行管理對(duì)標(biāo)；輸出先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行項(xiàng)目指導(dǎo)或建議；參加上級(jí)主管單位培訓(xùn)。

2.3.5 成果轉(zhuǎn)化

此階段工作是按照上級(jí)外事主管要求，按時(shí)、按期公示團(tuán)組出訪成果，按照單位具體規(guī)定，召開團(tuán)組經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，或依照與外方的約定執(zhí)行團(tuán)組后續(xù)工作。

2.4 現(xiàn)狀和問(wèn)題分析——出訪項(xiàng)目管理的“健忘癥”現(xiàn)象

外事出訪項(xiàng)目在辦理過(guò)程中所需要的知識(shí)密集龐雜，主要包括中央外事政策和法規(guī)、地方外事政策和辦理規(guī)定、擬出訪國(guó)法律和文化、擬出訪國(guó)簽證相關(guān)知識(shí)，所在單位主業(yè)知識(shí)、語(yǔ)言知識(shí)、項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)管理等內(nèi)容。避免項(xiàng)目“健忘癥”，制度化地從每個(gè)項(xiàng)目中學(xué)習(xí)總結(jié)問(wèn)題，吸取收獲知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)是外事工作管理上的重要環(huán)節(jié)，但由于一些實(shí)際情況和問(wèn)題，在此環(huán)節(jié)往往不盡如人意。

3 出訪項(xiàng)目間知識(shí)轉(zhuǎn)移影響因素研究

3.1 項(xiàng)目間知識(shí)轉(zhuǎn)移影響因素

文章認(rèn)為轉(zhuǎn)移影響因素包括知識(shí)源、知識(shí)受體、知識(shí)特性、轉(zhuǎn)移媒介。知識(shí)源指上一個(gè)出訪項(xiàng)目的項(xiàng)目文件（顯性知識(shí)）及參與人員經(jīng)驗(yàn)（隱性知識(shí)），知識(shí)源的受益程度及知識(shí)傳授能力對(duì)轉(zhuǎn)移效果影響較大。知識(shí)受體是出訪項(xiàng)目間知識(shí)轉(zhuǎn)移的受體與知識(shí)源是一個(gè)相對(duì)概念，指其知識(shí)吸收能力和檢索運(yùn)用對(duì)轉(zhuǎn)移效果的影響較大。轉(zhuǎn)移知識(shí)特性是待轉(zhuǎn)移知識(shí)的性質(zhì)，出訪項(xiàng)目知識(shí)的隱性只是比例較高。轉(zhuǎn)移媒介是指項(xiàng)目的組織形式與信息技術(shù)手段。

3.2 外事出訪項(xiàng)目間知識(shí)轉(zhuǎn)移影響因素

根據(jù)文獻(xiàn)研究和外事工作實(shí)踐，列出了以下4個(gè)方面、14個(gè)小項(xiàng)的轉(zhuǎn)移影響因素。

（1）轉(zhuǎn)移主體對(duì)外事出訪項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移的影響。知識(shí)源的轉(zhuǎn)移意愿正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識(shí)源的轉(zhuǎn)移能力正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識(shí)受體接受能力正向影響轉(zhuǎn)移效果，知識(shí)受體學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)正向影響轉(zhuǎn)移效果，外事工作團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性正向影響轉(zhuǎn)移效果。

（2）任務(wù)特征對(duì)外事出訪項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移的影響。出訪團(tuán)組項(xiàng)目的復(fù)雜性負(fù)向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團(tuán)組的相似性正向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團(tuán)組的緊迫性負(fù)向影響轉(zhuǎn)移效果。

（3）出訪團(tuán)組知識(shí)特征。出訪團(tuán)組隱性知識(shí)較多時(shí)負(fù)向影響轉(zhuǎn)移效果，出訪團(tuán)組辦理過(guò)程或公務(wù)復(fù)雜程度高時(shí)影響轉(zhuǎn)移效果。

（4）轉(zhuǎn)移環(huán)境。外事管理部門的信息技術(shù)平臺(tái)（官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)）正向影響轉(zhuǎn)移效果，外事管理部門定期的外事工作人員培訓(xùn)正向影響轉(zhuǎn)移效果，團(tuán)組總結(jié)會(huì)制度正向影響轉(zhuǎn)移效果，善于分享的組織文化正向影響轉(zhuǎn)移效果，網(wǎng)絡(luò)社交模式（QQ群組、微信群組）正向影響轉(zhuǎn)移效果。

4 外事出訪項(xiàng)目知識(shí)轉(zhuǎn)移對(duì)策建議

4.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提高知識(shí)轉(zhuǎn)移績(jī)效

總結(jié)是知識(shí)轉(zhuǎn)移工作的起點(diǎn)，完善的總結(jié)制度是科學(xué)轉(zhuǎn)移外事出訪項(xiàng)目知識(shí)的基礎(chǔ)。首先，建立外事出訪工作總結(jié)制度，對(duì)出訪全過(guò)程進(jìn)行項(xiàng)目后評(píng)價(jià)，總結(jié)成功或失敗的因素。與以往團(tuán)組總結(jié)和報(bào)告不同，此總結(jié)評(píng)價(jià)更側(cè)重在對(duì)外事項(xiàng)目辦理環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)。其次，在外事項(xiàng)目后評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，建立外事知識(shí)庫(kù)。知識(shí)庫(kù)應(yīng)該基于此單位的OA系統(tǒng)，集中了外事出訪項(xiàng)目全過(guò)程、多環(huán)節(jié)的知識(shí)內(nèi)容，包括辦理過(guò)程中各節(jié)點(diǎn)文件、會(huì)議紀(jì)要、出訪成果等因素，特別是相關(guān)的制度性文件都應(yīng)該分類儲(chǔ)存，方便查詢索引。最后，加強(qiáng)引導(dǎo)，充分利用激勵(lì)制度，對(duì)善于總結(jié)、善于轉(zhuǎn)移的人員和團(tuán)隊(duì)給予精神和物質(zhì)層面的獎(jiǎng)勵(lì)。

4.2 完善信息化技術(shù)，提高知識(shí)轉(zhuǎn)移效率

信息化技術(shù)是當(dāng)前管理工作中重要的環(huán)節(jié)，合理組織運(yùn)用相關(guān)方法是高效及時(shí)實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移的手段。首先，加強(qiáng)外事部門的知識(shí)平臺(tái)建設(shè)，充分運(yùn)用官方網(wǎng)站和微信公眾號(hào)等手段和途徑及時(shí)發(fā)布出訪相關(guān)知識(shí)。其次，外事主管部門引導(dǎo)建立新型網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)，在平臺(tái)基礎(chǔ)上不同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（個(gè)人）交流外事相關(guān)知識(shí)。最后，加強(qiáng)相似業(yè)務(wù)單位間的外事交流，出訪項(xiàng)目相似性有助于知識(shí)轉(zhuǎn)移，如水務(wù)局、北京市自來(lái)水集團(tuán)、北控水務(wù)就可以共享出訪資源和出訪成果。

4.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高知識(shí)轉(zhuǎn)移主體能力

外事管理隊(duì)伍是我國(guó)外事工作的載體，在上有外事管理部門（中央外辦、外交部、各省市外辦），在下有各單位的外事管理部門或?qū)Ｂ毻馐氯藛T，如何建立一支專業(yè)化的外事隊(duì)伍，對(duì)整個(gè)外事系統(tǒng)的知識(shí)轉(zhuǎn)移有著無(wú)可取代的重要性。首先，明確外事人員的待遇和培養(yǎng)（晉職）方向，建立穩(wěn)定的外事工作團(tuán)隊(duì)；其次，加強(qiáng)外事人員相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，包含國(guó)家外事方針、地方外事工作政策、各國(guó)外事政策和規(guī)定、法律文化等要素；再次，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目后評(píng)價(jià)工作的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)外事團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的項(xiàng)目學(xué)習(xí)能力；最后，加強(qiáng)語(yǔ)言學(xué)習(xí)，語(yǔ)言是交流溝通的基礎(chǔ)。

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