卜旭濤

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電腦的普及以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)如今的文書(shū)檔案管理工作在各大單位管理工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，怎樣實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的有效提升成了目前各個(gè)單位管理工作中的一個(gè)熱點(diǎn)話題。鑒于此，本文先對(duì)文書(shū)檔案管理工作中存在的一些不足現(xiàn)象進(jìn)行了分析，然后針對(duì)性地提出了一系列解決對(duì)策，以期可以為相關(guān)人士提供一定的參考與幫助。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理中；存在問(wèn)題；相應(yīng)措施

一、文書(shū)檔案管理工作中存在的不足

（一）文書(shū)工作與檔案管理存在銜接脫節(jié)現(xiàn)象

檔案管理和文書(shū)工作兩者之間存在著非常緊密的聯(lián)系，但同時(shí)又有著一定的本質(zhì)區(qū)別，只有做好兩者之間統(tǒng)一協(xié)調(diào)關(guān)系才能實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的有效管理，這就要求在具體管理過(guò)程中，最好實(shí)行分體式的管理模式，這種管理模式可以將檔案管理和文書(shū)工作進(jìn)行有效的統(tǒng)一結(jié)合，相比較而言，這種管理體制還是比較科學(xué)的，可是在實(shí)際管理過(guò)程中，難免會(huì)對(duì)檔案管理和文書(shū)工作在一定程度上造成分離，這樣在某些方面就很容易出現(xiàn)銜接不到位現(xiàn)象的發(fā)生。發(fā)生這種現(xiàn)象的主要原因就是在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行具體管理過(guò)程中，部分工作人員并沒(méi)有樹(shù)立起嚴(yán)格的檔案管理意識(shí)，還存在部分工作人員并不是從事文秘工作的，也不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，從而使得兩者之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，大大降低了文書(shū)檔案的管理成效。

（二）領(lǐng)導(dǎo)部門對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)

就我國(guó)目前的情況來(lái)看，部分單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理工作引起足夠的重視，總是存在一部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有將文書(shū)檔案管理工作落到實(shí)處。他們總是將檔案管理工作想象地過(guò)于簡(jiǎn)單化，認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行收集、整理與保存，其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的想法，嚴(yán)重影響著檔案實(shí)際管理效果。

（三）缺乏培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)急待提高

很多單位檔案管理人員在上崗之前并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，所以也就對(duì)檔案的立卷、分類等各項(xiàng)技能不能熟練掌握，達(dá)不到文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際需求。除此之外，還有部分人員無(wú)證上崗，在實(shí)際工作過(guò)程中也沒(méi)有及時(shí)參加相關(guān)的繼續(xù)教育，這部分工作人員只是對(duì)相關(guān)的檔案管理概念有一定程度的了解和掌握，但是在具體操作過(guò)程中并沒(méi)有對(duì)自身的知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新，總是采用一些非常陳舊的管理方法，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。甚至還有少部分單位存在用文秘人員來(lái)兼職文書(shū)檔案管理工作崗位，從而大大增加了文秘人員的工作量，他們不僅要負(fù)責(zé)文字的綜合、文件的收發(fā)以及各種宣傳工作，還的負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理，精力不足的情況下就很容易出現(xiàn)收集工作不夠及時(shí)、范圍不明確或者是很難分辨材料的真?zhèn)?，大大降低了文?shū)檔案管理效率和水平。

二、優(yōu)化文書(shū)檔案管理的措施

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度

想要提升工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度就應(yīng)該在單位內(nèi)部組織一定的宣傳活動(dòng)，最好采用多種多樣的宣傳方式，也可以對(duì)國(guó)家相關(guān)文書(shū)管理法律和規(guī)定進(jìn)行一定的宣傳。通過(guò)宣傳讓領(lǐng)導(dǎo)階層和管理人員對(duì)該項(xiàng)工作引起重視，并意識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。另外，還應(yīng)該適當(dāng)增加在這方面的資金支持。

（二）完善管理工作環(huán)節(jié)

文書(shū)檔案管理工作所涉及的部門相對(duì)比較多，這就需要各個(gè)部門之間應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，具體可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行著手：首先，領(lǐng)導(dǎo)階層人員應(yīng)該定期到基層部門對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分析與處理，及時(shí)了解實(shí)際情況和其中存在的問(wèn)題并采取相應(yīng)的處理措施；其次，領(lǐng)導(dǎo)階層的相關(guān)管理人員還應(yīng)該及時(shí)和部門之間進(jìn)行協(xié)商與溝通，從而更好地控制檔案的收集和整理動(dòng)向，進(jìn)一步有效降低各種問(wèn)題的發(fā)生，比如資料遺失或者是檔案歸檔不夠及時(shí)等；再次，對(duì)檔案管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理進(jìn)行不斷地完善和補(bǔ)充，從而使管理工作更加規(guī)范化。比如，為文書(shū)檔案管理人員制定一定的規(guī)范化管理制度和流程，從而可以更好地確保整個(gè)文書(shū)檔案資料收集、整理和處理過(guò)程的規(guī)范化。

（三）文書(shū)工作和檔案工作規(guī)范化銜接

檔案管理工作和文書(shū)工作兩者之間存在非常緊密的聯(lián)系，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)其的有效管理就應(yīng)該做好兩者之間的銜接，具體可以從以下兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行著手：首先，在對(duì)文書(shū)進(jìn)行處理的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的操作流程來(lái)進(jìn)行，對(duì)立卷歸檔要進(jìn)行科學(xué)分類，這就需要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)和教育，不斷提升他們的處理技術(shù)水平和效率；其次，對(duì)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題也應(yīng)該引起重視，例如，文書(shū)格式、材質(zhì)、紙張版式以及紙面的清潔度都必須按照統(tǒng)一的模式，同時(shí)還應(yīng)該不斷提升工作人員的責(zé)任意識(shí)，做好兩者之間的有效銜接，從而大大提升文書(shū)檔案管理效率和管理質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)人才培訓(xùn)力度，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候可以采取一些幾種措施：首先，定期為文書(shū)檔案管理人員組織一定的培訓(xùn)教育活動(dòng)，最好是采用多渠道、多層次、多手段以及多形式的培訓(xùn)模式，從而可以更好地幫助工作人員對(duì)一些前沿的法規(guī)和政策進(jìn)行及時(shí)的了解和掌握，同時(shí)還應(yīng)該不斷提升管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)，充分調(diào)動(dòng)他們?cè)趯?shí)際工作中的熱情和積極性；其次，招聘一些具有較高技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)的人才，做好文書(shū)檔案管理人才的帶頭作用；再次，隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，將其信息化技術(shù)充分應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作中也可以有效提升管理效率和管理質(zhì)量。

總而言之，文書(shū)檔案管理水平的高低直接影響著整個(gè)企業(yè)檔案資料的完整性，由此可以看出這個(gè)崗位的重要性，在實(shí)際管理過(guò)程中，相關(guān)的工作人員一定要做好對(duì)檔案資料的收集、整理以及分類工作，并做好各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)與溝通，從而更好地確保整個(gè)單位的穩(wěn)健發(fā)展。

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（作者單位：北方工程設(shè)計(jì)研究院有限公司）