阮運(yùn)霞

摘 要：采購活動(dòng)是企業(yè)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的重要環(huán)節(jié)，往往占企業(yè)成本的比重較大，因此，采購工作也是企業(yè)進(jìn)行成本控制的關(guān)鍵所在。但企業(yè)是經(jīng)濟(jì)主體，采購的過程不確定性較多，由于利益問題所帶來的機(jī)會(huì)主義行為也時(shí)有發(fā)生，本文在分析采購工作、內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，深入分析采購工作對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要性，內(nèi)部控制工作對(duì)于采購工作的重要性，基于當(dāng)前采購工作中存在的不足之處，提出解決的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：采購工作 內(nèi)部控制 對(duì)策建議

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）06（a）-103-02

企業(yè)采購工作就是從資源市場(chǎng)獲得資源的一個(gè)過程，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)正常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)工作，就需要有原材料的投入，企業(yè)專設(shè)的采購部門和采購人員就需要從供應(yīng)市場(chǎng)上獲取所需的企業(yè)資源。采購工作分為日常采購和戰(zhàn)略采購兩部分，整個(gè)采購的流程包括收集信息、詢價(jià)議價(jià)、供方選擇、評(píng)估到?jīng)Q定是否進(jìn)行購買，以及之后的合同管理、進(jìn)貨驗(yàn)收等相關(guān)的環(huán)節(jié)。戰(zhàn)略采購是服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，在對(duì)企業(yè)內(nèi)部發(fā)展情況、外部需求變動(dòng)以及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上設(shè)立企業(yè)長(zhǎng)短期的采購目標(biāo)和計(jì)劃；日常采購就是采購人員根據(jù)企業(yè)需求的時(shí)間安排，向供應(yīng)方發(fā)出采購訂單，保證物料能夠正常服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)行。內(nèi)部控制工作的目標(biāo)是提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，確保企業(yè)的各種活動(dòng)能夠有效的服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

1 重要性的分析

1.1 采購工作對(duì)于企業(yè)的重要性

采購工作是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開始和基礎(chǔ)，采購的過程雖然涉及因素很多，但總體來說并不是很復(fù)雜，但是采購工作的每個(gè)過程連接較為緊密，采購工作實(shí)施的優(yōu)劣也直接關(guān)系到后續(xù)企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)節(jié)能否按照計(jì)劃完成，產(chǎn)品質(zhì)量是否達(dá)到質(zhì)檢的標(biāo)準(zhǔn)等。從采購計(jì)劃的制定、原材料和設(shè)備的確定、議價(jià)、合同等任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)危機(jī)都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)，牽一發(fā)而動(dòng)全身。采購工作也是企業(yè)生產(chǎn)成本的重要來源，良好的采購工作也可以降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)利潤(rùn)，除此之外，還可與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，提升企業(yè)的外部聲譽(yù)。

1.2 內(nèi)控工作對(duì)于采購的重要性

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈以及采購工作固有的特性使得舞弊現(xiàn)象極易發(fā)生，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重的不利影響，內(nèi)部控制可以將嚴(yán)格的管理制度引入到采購環(huán)節(jié)，從企業(yè)內(nèi)部對(duì)采購工作進(jìn)行嚴(yán)格把控，使采購流程、人員責(zé)任都有詳細(xì)的制度可循，也極大地降低了機(jī)會(huì)主義的發(fā)生，節(jié)約了企業(yè)的采購成本，降低了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展非常重要。

2 采購工作的不足之處

采購作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理的重要組成部分，越來越成為風(fēng)險(xiǎn)防范的重要領(lǐng)域，我國企業(yè)之所以在發(fā)展過程中出現(xiàn)一些問題，很多是因?yàn)楫?dāng)前的采購工作仍然很不規(guī)范，存在一些漏洞，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）采購的制度和流程存在問題。企業(yè)在運(yùn)行中需要的產(chǎn)品和服務(wù)多種多樣，企業(yè)一般根據(jù)自身的情況選擇相應(yīng)的采購方式，比如說企業(yè)的統(tǒng)一采購或者招標(biāo)采購等，但是很多企業(yè)的采購管理制度不完善或者針對(duì)性不強(qiáng)，重要的原材料分散采購，不是很重要的物資管理卻過于嚴(yán)格，使采購工作不能規(guī)范運(yùn)行。采購的流程的性質(zhì)導(dǎo)致了采購環(huán)節(jié)中有很多不相容的職責(zé)，比如，采購物資的人不能同時(shí)擔(dān)任物資的驗(yàn)收人；物資的付款人不能是物資的議價(jià)人等，防止職責(zé)未分離存在的舞弊行為。除此之外，由于內(nèi)部招標(biāo)流程的缺陷導(dǎo)致在企業(yè)的采購招標(biāo)實(shí)踐中，采購物資的質(zhì)量和價(jià)格并沒有得到很好的控制，招標(biāo)采購并沒有達(dá)到預(yù)期結(jié)果的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

（2）采購計(jì)劃的編制不合理。采購計(jì)劃是服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略的，是經(jīng)營(yíng)者在綜合分析市場(chǎng)需求變化，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際所作出的預(yù)見性的安排。通常來講，采購計(jì)劃包含物資的名稱和數(shù)量，物資需求日期等，但很多的企業(yè)往往是留有一部分的庫存，然后采購的情況按照企業(yè)生產(chǎn)需求情況臨時(shí)進(jìn)行采購，沒有計(jì)劃性，還有很多企業(yè)的物資質(zhì)量與生產(chǎn)的要求存在一定的差距，無法滿足顧客的需求，市場(chǎng)占有率自然隨之降低。

（3）供應(yīng)商的管理不嚴(yán)。供應(yīng)商是企業(yè)重要的合作伙伴，在采購業(yè)務(wù)中涵蓋供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、合作和退出等。在供應(yīng)商方面最普遍的問題是供應(yīng)商的評(píng)估機(jī)制不健全，對(duì)于供應(yīng)商的信譽(yù)問題也缺乏應(yīng)有的關(guān)注，可能會(huì)出現(xiàn)物資質(zhì)量不合格、交貨時(shí)間不及時(shí)、物資的價(jià)格較高等情況。

（4）采購監(jiān)管工作不到位。在采購過程中，采購人員極有可能為了自己的利益而損害企業(yè)的利益，這就需要監(jiān)管機(jī)制來進(jìn)行杜絕。雖然供應(yīng)商給予采購人員一定的回扣是采購?fù)獾男袨?，但是供?yīng)商極有可能將利潤(rùn)轉(zhuǎn)嫁到物資上，可能是價(jià)格的增加，也可能是質(zhì)量的降低。但企業(yè)內(nèi)部很少有清晰的舉報(bào)渠道、定期進(jìn)行供應(yīng)商調(diào)查的制度，內(nèi)部審計(jì)制度也可能因?yàn)楠?dú)立性不夠而無法真正發(fā)揮實(shí)效。

（5）驗(yàn)收和審核不嚴(yán)。驗(yàn)收是保障采購物資質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但是驗(yàn)收處于整個(gè)采購工作的末尾階段，往往重視程度不足，造成很多不符合合同要求的物資也能夠入庫。付款是在一系列的內(nèi)容和程序?qū)徟鸁o誤后向供應(yīng)商支付款項(xiàng)的行為，此時(shí)容易出現(xiàn)款項(xiàng)金額出現(xiàn)問題、未及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行賬目的核對(duì)等問題。

3 完善采購工作的要點(diǎn)

基于以上采購過程中存在的問題，提出以下建議。

3.1 完善采購制度

完善的采購制度是采購工作良好進(jìn)行的基礎(chǔ)，企業(yè)要對(duì)物資的申請(qǐng)流程、采購物資的流程、相關(guān)部門和人員的職責(zé)權(quán)限都要進(jìn)行良好的說明，對(duì)于各種物資的需求采取哪種采購方式等也要進(jìn)行明確的解釋，確保企業(yè)的各項(xiàng)采購活動(dòng)都能有章可循，提升工作效率。

3.2 統(tǒng)籌采購計(jì)劃

采購計(jì)劃的制定要與企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃和年度、月度計(jì)劃相匹配，企業(yè)的各部門要按照實(shí)際的需要制定科學(xué)合理的物資需求表，采購部門則按照物資需求的情況、生產(chǎn)計(jì)劃情況、庫存情況等進(jìn)行合理的安排，在滿足企業(yè)所需物資數(shù)量和質(zhì)量的基礎(chǔ)之上，盡可能地降低生產(chǎn)成本，提高資源的利用率。采購部門要對(duì)各部門的采購申請(qǐng)情況進(jìn)行嚴(yán)格的要求，確保采購的合理性。

3.3 完善供應(yīng)商管理

供應(yīng)商的選擇要建立評(píng)估準(zhǔn)入制度，對(duì)于企業(yè)的資產(chǎn)、信譽(yù)、企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查，只有信譽(yù)良好、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)正常的供應(yīng)商才能與企業(yè)進(jìn)行合作；但是，供應(yīng)商選擇之后并不是永久的，而是要有一定的優(yōu)勝劣汰制度，這樣才能保障供應(yīng)商供給的物資價(jià)格、質(zhì)量都達(dá)到最優(yōu)。另外，對(duì)于企業(yè)合作的供應(yīng)商，其送貨的及時(shí)率、物資的合格率、合同的執(zhí)行情況都要有相應(yīng)的記載以供企業(yè)對(duì)后續(xù)供應(yīng)商的更換提供參考。

3.4 嚴(yán)格采購監(jiān)管，加強(qiáng)合同控制

對(duì)采購過程進(jìn)行監(jiān)管是系統(tǒng)工程，在招聘采購人員的過程中就要進(jìn)行相關(guān)的把控，加強(qiáng)對(duì)采購人員的培訓(xùn)教育，使其增強(qiáng)自律意識(shí)，堅(jiān)守員工行為道德。企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督舉報(bào)機(jī)制要明確，采購部門的人員要定期進(jìn)行崗位的輪換，企業(yè)相關(guān)部門的人員也要不定時(shí)的對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行回訪，都方面進(jìn)行監(jiān)管。采購合同是防止供應(yīng)商出現(xiàn)機(jī)會(huì)主義的有效約束機(jī)制，合同的條款一定要明確，對(duì)于雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任要進(jìn)行詳細(xì)的說明，合同的簽訂也要基于雙方自愿的基礎(chǔ)。

3.5 嚴(yán)格驗(yàn)收和付款流程

物資驗(yàn)收過程中驗(yàn)收人員要與申請(qǐng)采購的部門人員和采購人員一起進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)格依照合同的要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的問題一定要嚴(yán)肅處理，驗(yàn)收人員要及時(shí)向企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行說明，相關(guān)部門進(jìn)行審查后決定是接受、退貨還是賠償。在款項(xiàng)支付的過程中，企業(yè)有關(guān)人員要綜合分析企業(yè)的現(xiàn)金流情況，與供應(yīng)商進(jìn)行商定合理的付尾款時(shí)間；對(duì)于大宗物資的預(yù)付款或者長(zhǎng)期的預(yù)付款，企業(yè)要時(shí)刻進(jìn)行追蹤，確保企業(yè)預(yù)付款項(xiàng)的合理性，對(duì)于出現(xiàn)異常的預(yù)付款要及時(shí)采購相關(guān)的解決對(duì)策。

4 結(jié)語

目前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇是企業(yè)面臨較大的壓力，采購工作最為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的主要環(huán)節(jié)也要服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，采購工作關(guān)系著企業(yè)的生產(chǎn)成本，也影響著企業(yè)文化和員工的凝聚力，進(jìn)而影響到企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。采購過程中的內(nèi)部控制作為企業(yè)的管理制度，也關(guān)系著采購工作能否實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值和作用。我國企業(yè)采購工作的內(nèi)控制度尚需進(jìn)一步完善和發(fā)展，企業(yè)要抓住采購過程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，確保采購流程科學(xué)、合理、合規(guī)，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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