何小梅，陳杰聰

（廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510300）

1 優(yōu)化重構(gòu)迎新流程的重要性

迎新是新生在“大學(xué)”這熟悉的陌生環(huán)境找尋“溫暖”的第一站，學(xué)校迎新工作的規(guī)范、高效與否直接影響新生對(duì)大學(xué)的適應(yīng)進(jìn)度。

從心理學(xué)上說，一個(gè)人對(duì)某樣事物的第一印象是很重要的，心理學(xué)上稱之為“首因效應(yīng)”。首因效應(yīng)在很大程度上影響和決定著他們對(duì)遷入地環(huán)境的整體感受，乃致對(duì)自身將要去適應(yīng)的新社會(huì)環(huán)境的態(tài)度［1］。新生入學(xué)，新生對(duì)校園的第一印象很重要，良好的印象更容易讓新生盡快適應(yīng)大學(xué)生活，提高自身的幸福感。打響迎新的頭炮，成功拿下良好的第一印象，對(duì)新生而言非常重要，因?yàn)樗麄儜汛е鴫?mèng)想與希翼踏入大學(xué)的殿堂，夢(mèng)想與現(xiàn)實(shí)能否重疊與迎新效率的高低有關(guān)，順利、高效地注冊(cè)報(bào)到能極大提升新生對(duì)大學(xué)的適應(yīng)，使新生適應(yīng)并融入其中。

2 迎新流程的現(xiàn)狀與分析

1）迎新方案修改頻繁，系統(tǒng)性、科學(xué)性欠佳。

以廣東某示范性高職院校為研究對(duì)象，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該校的迎新工作中，迎新場(chǎng)地布置方案不明確，工作內(nèi)容修改頻繁、工作倉(cāng)促完成。具體如下：各二級(jí)學(xué)院資料派發(fā)方式不一致，宣傳內(nèi)容存在差異。此外，各二級(jí)學(xué)院迎新注冊(cè)點(diǎn)工作內(nèi)容安排指代不清，工作內(nèi)容說法含糊不清，迎新工作人員對(duì)本職工作不熟悉、不了解。

各院系迎新流程雜亂無章，不科學(xué)。首先，規(guī)定動(dòng)作不一樣。提前迎新缺乏預(yù)演，工作人員未經(jīng)培訓(xùn)，未形成規(guī)范化、系統(tǒng)化意識(shí)。此外，各院系的新生住宿點(diǎn)分布較為分散，各院系的注冊(cè)點(diǎn)數(shù)量有限。在迎新注冊(cè)流程中，新生報(bào)到注冊(cè)需到其宿舍樓下進(jìn)行注冊(cè)，原計(jì)劃該宿舍區(qū)注冊(cè)點(diǎn)注冊(cè)該棟宿舍樓的所有新生，但存在注冊(cè)服務(wù)獨(dú)立化，僅注冊(cè)本院系的新生。其次，院系存在各自為政的現(xiàn)象：對(duì)外宣傳的方式不一致；助班工作內(nèi)容安排不一致；注冊(cè)方式，注冊(cè)內(nèi)容不一致。

對(duì)此，筆者發(fā)放調(diào)查問卷，調(diào)查在上述工作情況的背景下，新生對(duì)注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)各場(chǎng)面的秩序的評(píng)價(jià)。由圖1可見，新生對(duì)目前的迎新工作滿意度不高，為進(jìn)一步走向人性化，仍需不斷探索。

圖1 新生對(duì)注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)各場(chǎng)面的秩序的評(píng)價(jià)

2）迎新工作培訓(xùn)不到位。

迎新志愿者對(duì)迎新工作的熟悉程度不高，對(duì)迎新流程不太了解，缺乏一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的說法及指引。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少迎新工作志愿者未根據(jù)計(jì)劃引導(dǎo)新生到指定位置辦理繳費(fèi)，把未繳費(fèi)的新生指引到注冊(cè)點(diǎn)，最終增加志愿者工作量。整體上看，各學(xué)院各自為政，志愿者工作體系缺乏規(guī)范化，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)多樣化，未按照原定的計(jì)劃去做。其次，院系缺乏合作經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)度低。校內(nèi)宣傳指引欠佳，未能及時(shí)指揮車輛行駛、疏散人群。

3）接待提前到校的新生工作缺乏統(tǒng)一方案。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該校迎新志愿者來源統(tǒng)一規(guī)范，采取了大部分校級(jí)組織志愿者和小部分院系志愿者參與迎新工作。縱觀整個(gè)接新工作，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的工作方案，存在不少問題，具體表現(xiàn)如下：

①各院系提前到校的新生，缺乏路線指引，基本由院系助班、學(xué)生干部帶領(lǐng)。

②學(xué)校安排的接待點(diǎn)位置不明顯，缺乏各院系辦公室的位置信息，接新生僅能通過電話聯(lián)系該院系的學(xué)生干部前來帶領(lǐng)。由于新生多，工作人員遍布分散，僅通過電話聯(lián)系所屬院系帶領(lǐng)新生，易造成校門口擁堵。

③迎新志愿者資源分配不合理。經(jīng)研究調(diào)查，迎新由校級(jí)志愿者承擔(dān)主要引導(dǎo)工作，解決了各院系志愿者做法不統(tǒng)一，但仍存在志愿者協(xié)作能力不佳的情況，各駐點(diǎn)缺乏工作人員指揮路段，各路段路口出現(xiàn)擁堵情況。此外，各院系志愿者服務(wù)過于獨(dú)立，沒有前往幫助非本系的新生，造成較大的資源浪費(fèi)。

④緩交學(xué)費(fèi)辦理等特殊地點(diǎn)欠缺指引。志愿者把新生帶到指定地點(diǎn)后，缺乏進(jìn)一步的明確指引，新生無法第一時(shí)間獲知自己該去的院系辦公點(diǎn)及財(cái)務(wù)繳費(fèi)點(diǎn)。注冊(cè)點(diǎn)工作量大，輔助注冊(cè)的機(jī)器有限，院系注冊(cè)點(diǎn)空間有限，工作人員有限，工作人員未及時(shí)進(jìn)行換班，注冊(cè)點(diǎn)工作積極性下降，嚴(yán)重影響報(bào)到注冊(cè)高效性。

4）職能部門工作協(xié)調(diào)度不高。

經(jīng)了解，新生提前注冊(cè)報(bào)到均需要到二級(jí)學(xué)院迎新大本營(yíng)進(jìn)行注冊(cè)，領(lǐng)取一卡通，宿舍鑰匙等物資。當(dāng)新生提取物件時(shí)，仍存在該生未安排宿舍，甚至是缺乏宿舍鑰匙。

宿舍管理處工作不高效。宿管處未檢查鑰匙的可用性，沒有及時(shí)進(jìn)行保養(yǎng)更換，甚至出現(xiàn)鑰匙斷裂現(xiàn)象，同時(shí)，宿管處缺乏備份鑰匙，亦缺乏配匙設(shè)置點(diǎn)，導(dǎo)致新生未能及時(shí)進(jìn)入宿舍。

5）未能充分利用數(shù)字化迎新系統(tǒng)。

隨著高職教育的蓬勃發(fā)展，高職院校招生規(guī)模日益擴(kuò)大，大大增加了迎新工作的難度。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化校園建設(shè)在世界發(fā)達(dá)國(guó)家己發(fā)展了幾十年，而中國(guó)高等教育信息化的發(fā)展只有十余年，而數(shù)字化校園建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，特別是局域網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)了普通高校迎新生方式的大變革。［2］近年來各大高校也都在加大數(shù)字化校園建設(shè)。

眾所周知，數(shù)字化能更好地推動(dòng)當(dāng)下的工作，在數(shù)字化未普遍使用的前提下，參照已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化迎新的高校的情況，向新生詳細(xì)介紹數(shù)字化迎新，并發(fā)放問卷調(diào)研數(shù)字化迎新對(duì)新生的吸引力（見圖2）。

圖2 新生對(duì)數(shù)字化迎新體系的期待

當(dāng)前的迎新系統(tǒng)主要以新生電子檔案數(shù)據(jù)為主線，是在核對(duì)招生數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上建立學(xué)生詳細(xì)數(shù)據(jù)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了新生報(bào)到程序的規(guī)范化。新生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集中管理，各部門數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，為學(xué)校相關(guān)迎新部門提供報(bào)到數(shù)據(jù)依據(jù)，這些數(shù)據(jù)有效的組織利用是體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校信息化管理水平的重要標(biāo)志。對(duì)以往傳統(tǒng)的迎新模式進(jìn)行了數(shù)字化改造，進(jìn)一步完善迎新工作系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)宿舍管理功能；實(shí)現(xiàn)新生數(shù)據(jù)與新生繳費(fèi)數(shù)據(jù)的對(duì)接，能在系統(tǒng)中方便的查看到財(cái)務(wù)信息；通過信息化的手段，將參與迎新的各部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)起來，通過優(yōu)化迎新工作流程提升迎新效率和管理水平。利用信息化手段改進(jìn)迎新工作，將參加迎新工作各部門的相關(guān)新生信息進(jìn)行有效的集成與共享，研發(fā)迎新信息服務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范新生報(bào)到程序，實(shí)現(xiàn)新生一站式報(bào)到。

6）學(xué)院設(shè)立的流程宣傳圖信息推廣不明確。

各二級(jí)學(xué)院制作的流程圖基本一致，但缺乏實(shí)用性，未能讓新生準(zhǔn)確無誤地找到對(duì)應(yīng)的地點(diǎn)。該校的迎新注冊(cè)流程圖引導(dǎo)性不高，未能清晰地讓新生明了報(bào)到注冊(cè)第一步該做什么，下一步該做什么。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 2016年該校針對(duì)迎新生及報(bào)到入學(xué)流程進(jìn)行了規(guī)范化管理，也走進(jìn)了信息化，但仍存在不少問題：如宣傳與具體做法不一致，各類型卡片辦理的地點(diǎn)、方式不明確，特殊辦公點(diǎn)辦公流程宣傳不清晰，車輛駕駛方向、停車位置不明確。

3 解決措施

1）加強(qiáng)院系之間的合作交流。

迎新前合作協(xié)調(diào)，制定統(tǒng)一的接新方案。①制作新生專屬標(biāo)識(shí)。新生在行李上張貼包含姓名，專業(yè)信息，聯(lián)系方式的新生專屬標(biāo)識(shí)，方便志愿者快速識(shí)別新生，進(jìn)行便捷的引導(dǎo)。同時(shí)，志愿者統(tǒng)一服裝，讓新生快速找到院系志愿者尋求幫助。②宣傳指引應(yīng)清晰明了。在校道周邊樹旁放置注冊(cè)點(diǎn)指引標(biāo)志，引導(dǎo)新生走向注冊(cè)點(diǎn)；在注冊(cè)點(diǎn)適當(dāng)布置，擺放顯眼的院系標(biāo)識(shí)；通過互聯(lián)網(wǎng)提前發(fā)布注冊(cè)流程，提醒新生如何快速便捷地完成注冊(cè)，同時(shí)，安排志愿者進(jìn)行適當(dāng)?shù)闹敢?；在校門口、宿舍區(qū)等領(lǐng)域放置標(biāo)識(shí)，方便自駕車的同學(xué)順利到達(dá)注冊(cè)點(diǎn)并明確離校路線；把一卡通等物資提前發(fā)到新生手里，在宿舍區(qū)規(guī)定樓層安置領(lǐng)取鑰匙點(diǎn)，安頓完成注冊(cè)的學(xué)生。

合理分配人力資源，根據(jù)人流量分配工作人員。①根據(jù)工作崗位招募志愿者，實(shí)行工作輪班制。避免志愿者積極性降低，保證迎新效率的高效性。②及時(shí)掌握迎新實(shí)況。實(shí)時(shí)監(jiān)控迎新現(xiàn)場(chǎng)的狀況，保持各迎新工作點(diǎn)有足夠的工作人員高效工作，必要時(shí)對(duì)新生進(jìn)行分流。

開展接新動(dòng)員培訓(xùn)，詳細(xì)講解相關(guān)事項(xiàng)。詳細(xì)講解迎新的注意事項(xiàng)，規(guī)范化工作內(nèi)容，做到統(tǒng)一行動(dòng)，避免不一樣的動(dòng)作導(dǎo)致迎新效率的降低。

2）職能部門協(xié)調(diào)，系統(tǒng)化、規(guī)范化迎新體系。

投入技術(shù)、資金等設(shè)計(jì)高效、規(guī)范的迎新注冊(cè)系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，我國(guó)高職院校迎新工作已初步走進(jìn)信息化，但處于不完全階段。建設(shè)高效、規(guī)范的迎新體系、迎新系統(tǒng)已成為發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字化迎新不僅能規(guī)范化工作，更能大量降低人力資源利用。

投入資金開發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)+校園”的平臺(tái)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，傳統(tǒng)紙媒已不足以滿足人們的日常需求，基于目前信息繁多雜亂的現(xiàn)狀，給予新生一個(gè)正確的指引已成為迫不及待的事。因此，掌上校園更能有效提高新生對(duì)校園的熟知，讓信息一目了然。

3）依托互聯(lián)網(wǎng)，拓展數(shù)字化迎新系統(tǒng)功能。

當(dāng)前我國(guó)高職院校的數(shù)字迎新系統(tǒng)，已初步成熟，具備一定的功能基礎(chǔ)，但各高職院校迎新系統(tǒng)參差不齊，相應(yīng)功能及資源不一致。有些高職院校為有效提高新生的注冊(cè)速度，可在迎新網(wǎng)現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增添“緩交學(xué)費(fèi)認(rèn)證”“綠色通道認(rèn)證”“快捷支付繳費(fèi)”的板塊，有效減少學(xué)校在迎新上花費(fèi)的人力物力。減少新生需要走的流程，做到一站式服務(wù)到底。此外，為進(jìn)一步降低人力資源利用，可開通人臉識(shí)別注冊(cè)。簡(jiǎn)化注冊(cè)流程，從校門到宿舍，省略其中的大部分環(huán)節(jié)，有效提高工作效率。數(shù)字化迎新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，充分體現(xiàn)了高職院?！耙詫W(xué)生為本”的服務(wù)理念。不僅給學(xué)生的報(bào)道提供了高效便捷的服務(wù)，也讓家長(zhǎng)更加放心，讓學(xué)生省心，讓老師舒心［3］。

迎新系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)如圖3所示。

圖3 迎新系統(tǒng)設(shè)計(jì)

4）優(yōu)化重構(gòu)迎新工作流程。

以廣東某示范性高職院校為例，當(dāng)前的迎新工作步驟繁多，未充分利用好空置地，進(jìn)一步簡(jiǎn)化迎新的流程。

對(duì)于當(dāng)前迎新工作流程優(yōu)化重構(gòu)的必要性，新生問卷調(diào)查結(jié)果表明，33%的新生認(rèn)為很有必要，50%的新生認(rèn)為有必要。針對(duì)出現(xiàn)的一系列狀況，可作以下調(diào)整：樓棟注冊(cè)責(zé)任制，注冊(cè)報(bào)到前，整理相關(guān)數(shù)據(jù)，收集該樓棟居住的新生的信息，做到注冊(cè)精準(zhǔn)便捷化；其次，物資領(lǐng)取、緩交申請(qǐng)、財(cái)務(wù)繳費(fèi)同樣采樣樓棟責(zé)任制，各樓棟宿舍獨(dú)立服務(wù)，減少因新生所屬院系而帶來不必要的溝通問題。

減少走動(dòng)環(huán)節(jié)，建設(shè)服務(wù)區(qū)，減少人力資源的使用。優(yōu)化重構(gòu)迎新工作流程后，具體做法如圖4所示，以“五步走”的形式完成報(bào)到注冊(cè)入學(xué)，基本穩(wěn)定生活。

4 結(jié)語

高職院校迎新體系規(guī)范化建設(shè)是發(fā)展趨勢(shì)，亦是必然要求?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，數(shù)字化迎新是解決信息宣傳問題并節(jié)約人力資源成本的有效舉措。筆者以廣東某示范性高職院校為調(diào)研對(duì)象，深入了解其迎新工作流程，發(fā)掘出上述的迎新工作流程不規(guī)范、不高效現(xiàn)象。作為一所新生規(guī)模不斷擴(kuò)大的國(guó)家示范性高職院校，數(shù)字化迎新體系的發(fā)展程度彰顯著該校的綜合實(shí)力水平。規(guī)范高效的數(shù)字化迎新體系能提高新生的對(duì)學(xué)校的適應(yīng)程度；簡(jiǎn)化迎新體系流程，實(shí)現(xiàn)“高效、便捷”；實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷，提高學(xué)校知名度。

圖4 流程優(yōu)化后的報(bào)到注冊(cè)步驟