杜云翔

摘 要：物資采購合同是高校教學(xué)科研活動(dòng)中的重要環(huán)節(jié)，提高合同執(zhí)行效率，降低執(zhí)行期間的法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于強(qiáng)化高校合同管理有著重要意義。本文系統(tǒng)分析了高校物資采購合同執(zhí)行全過程存在的問題與原因，在此基礎(chǔ)上結(jié)合廣東工業(yè)大學(xué)實(shí)際情況，探討了信息化手段的引入對(duì)合同執(zhí)行工作的積極作用，并對(duì)信息化技術(shù)在合同全生命周期中的作用進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：合同；執(zhí)行全過程；信息化手段

一、引言

隨著國家對(duì)高等教育投入地不斷增加，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等方面的對(duì)外交流與合作需求也增加，這些頻繁的交流與合作中，高校的物資采購量也在不斷增加，相應(yīng)出現(xiàn)了大量的采購合同。但一直以來，采購合同的簽訂是受關(guān)注較多的環(huán)節(jié)，而合同執(zhí)行卻不太被重視。所謂合同執(zhí)行是指從合同簽訂，到供貨、驗(yàn)收、付款的整個(gè)過程，執(zhí)行流程環(huán)環(huán)相扣，需要多部門、多成員協(xié)同完成。但在合同的實(shí)際執(zhí)行過程中，由于風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱、缺少系統(tǒng)管理等問題導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)糾紛和法律糾紛也逐漸增多，使高校蒙受經(jīng)濟(jì)損失的同時(shí)，還影響了高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展。

合同執(zhí)行過程的督辦工作，通過對(duì)執(zhí)行過程中的每一環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)控，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，最大限度地降低高校在合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)的合理有效使用，圓滿完成采購任務(wù)，服務(wù)高?？蒲袆?chuàng)新工作。

目前，高校中傳統(tǒng)的合同執(zhí)行模式已跟不上飛速發(fā)展的教學(xué)科研需求，建立高效可控的信息化合同執(zhí)行方式已刻不容緩。

二、合同執(zhí)行工作的現(xiàn)狀

（1）執(zhí)行效率低。由于合同執(zhí)行過程中涉及多個(gè)部門，各部門之間沒有建立有效的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，各自為政，部門間缺少積極、動(dòng)態(tài)的工作互動(dòng)與信息交流，形成了一座座“信息孤島”，這種封閉保守的狀態(tài)導(dǎo)致下一個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)部門無法獲得合同執(zhí)行的最新數(shù)據(jù)，阻礙了信息公開和下一步工作的有效開展。

（2）不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。在合同執(zhí)行過程中，常出現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)耽誤了較長時(shí)間但監(jiān)管部門卻不知道的情況。比如進(jìn)口設(shè)備到貨后，在安裝過程中部分零件出現(xiàn)問題，需要從國外重新發(fā)貨，由此耽誤了設(shè)備的驗(yàn)收和付款，實(shí)質(zhì)上是一種合同違約行為，也形成了一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此這種情況需要監(jiān)管部門及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

（3）無法界定責(zé)任。對(duì)于涉及多部門需要多人員協(xié)同完成的工作，很有必要通過記錄相關(guān)時(shí)間節(jié)點(diǎn)來界定責(zé)任。但在目前合同執(zhí)行的過程中，由于怕麻煩或認(rèn)為沒有必要，各部門并沒有特意記錄各項(xiàng)工作的交接時(shí)間，導(dǎo)致在出現(xiàn)問題后各部門之間相互推諉的局面。

（4）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不便。相關(guān)部門，尤其是監(jiān)管部門常常需要知道校內(nèi)合同的某些具體數(shù)據(jù)情況，比如逾期合同數(shù)量、預(yù)付款金額等信息，傳統(tǒng)的手工匯總統(tǒng)計(jì)或電子表格累計(jì)統(tǒng)計(jì)的方式，不但不方便各個(gè)狀態(tài)之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與查詢，而且需要耗費(fèi)大量的人力，一定程度上也與高校全力服務(wù)教學(xué)科研的工作宗旨相違背。

三、合同執(zhí)行難的癥結(jié)

（1）內(nèi)控制度不健全。一直以來，高校的規(guī)章制度多重在監(jiān)管科研經(jīng)費(fèi)和合同簽訂，缺乏對(duì)于合同執(zhí)行過程的管理和約束，導(dǎo)致在實(shí)際的合同執(zhí)行過程中存在一定的隨意性，例如在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)隨意填寫存放地，但相關(guān)監(jiān)管部門未能及時(shí)核查，當(dāng)設(shè)備到貨后卻發(fā)現(xiàn)最初填報(bào)的存放地已無法再存放設(shè)備了。因此，由于新設(shè)備沒有固定的存放地，導(dǎo)致后期不能調(diào)試、驗(yàn)收，更無法付款，造成了合同違約。相應(yīng)的，違約風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，必然會(huì)對(duì)高校日常的科研活動(dòng)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

（2）法制觀念單薄。一般來說，在一份符合法律規(guī)定的合同中，會(huì)明確約定合同的供貨期，以及驗(yàn)收和付款時(shí)間。但在實(shí)際執(zhí)行過程中，部分老師在設(shè)備供貨調(diào)試成功后就不再關(guān)心驗(yàn)收和付款過程，最終導(dǎo)致合同逾期，出現(xiàn)法律糾紛。這主要是由于合同執(zhí)行人缺乏法律意識(shí)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，這種行為的結(jié)果會(huì)損害高校的自身利益，阻礙整個(gè)科研工作的順利開展。

（3）執(zhí)行過程缺少監(jiān)督。高校普遍存在一個(gè)誤區(qū)，即重視引入資金的科研合同簽訂環(huán)節(jié)，忽視使用資金的合同執(zhí)行環(huán)節(jié)。但實(shí)際上，物資采購合同執(zhí)行的好壞直接決定著科研工作的質(zhì)量，而在物資采購過程中產(chǎn)生的問題，又多發(fā)生在合同的執(zhí)行階段。合同執(zhí)行缺少監(jiān)控容易出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理不規(guī)范最終導(dǎo)致無法付款。合同爭議處理不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致貨物無法正常到貨，或到貨后無法正常使用，而由此產(chǎn)生的法律糾紛還會(huì)使高校蒙受經(jīng)濟(jì)損失甚至影響自身形象。

（4）執(zhí)行流程不規(guī)范。合同的執(zhí)行是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，期間需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、實(shí)際經(jīng)手人、相關(guān)二級(jí)單位、合同立項(xiàng)審核部門、簽訂部門在各個(gè)環(huán)節(jié)各司其職，層層把關(guān)。但目前由于各部門之間沒有建立有效的信息共享機(jī)制，又缺少統(tǒng)一的監(jiān)管部門，導(dǎo)致各環(huán)節(jié)、各主體的職責(zé)不明確，這種情況勢(shì)必會(huì)引起合同執(zhí)行過程中的混亂。

四、基于信息化實(shí)踐的合同執(zhí)行有益實(shí)踐

2015年底，廣東工業(yè)大學(xué)啟動(dòng)了高水平大學(xué)的建設(shè)工作，教學(xué)科研物資的采購量增幅巨大，2016年達(dá)到8.6億元，2017年也超過了4.8億元。資產(chǎn)的大量購置伴隨著數(shù)目龐大的合同簽訂量，傳統(tǒng)的靠廠家催、二級(jí)單位催合同執(zhí)行的方式已經(jīng)不能適應(yīng)高水平大學(xué)的建設(shè)要求，合同執(zhí)行的規(guī)范化、數(shù)據(jù)化成為了解決我校合同執(zhí)行難這一頑疾的當(dāng)務(wù)之急。為此，我校進(jìn)行了如下有益的實(shí)踐。

（1）建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，規(guī)范管理。根據(jù)我校實(shí)際情況，在學(xué)校招投標(biāo)中心主頁設(shè)置了相應(yīng)的合同管理模塊，管理員登錄后可瀏覽并登記校內(nèi)合同數(shù)據(jù)基本信息（見圖1），包括各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，方便必要時(shí)責(zé)任界定。同時(shí)，設(shè)置了短信模塊，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同的簽訂日期與供貨期，自動(dòng)發(fā)送短信給合同經(jīng)辦人查詢合同執(zhí)行進(jìn)度，要求經(jīng)辦人根據(jù)合同執(zhí)行的實(shí)際進(jìn)度，及時(shí)回復(fù)短信。系統(tǒng)據(jù)經(jīng)辦人的回復(fù)，自動(dòng)記錄相應(yīng)的到貨、驗(yàn)收與付款日期與情況，期間無須人工干預(yù)，提高了工作效率。

圖1 系統(tǒng)內(nèi)合同信息登記情況

（2）建立相關(guān)部門間定期溝通機(jī)制，及時(shí)反饋數(shù)據(jù)。由招投標(biāo)中心牽頭，會(huì)同實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，校內(nèi)各二級(jí)單位，每月一次集中反饋校內(nèi)執(zhí)行中的物資采購合同執(zhí)行情況新進(jìn)展。實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處會(huì)匯總當(dāng)月簽訂的教學(xué)科研合同編號(hào)、合同掃描件、當(dāng)月通過驗(yàn)收的項(xiàng)目合同清單等數(shù)據(jù)信息，各二級(jí)單位會(huì)匯總本單位當(dāng)月供貨合同、付款合同的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一交至招投標(biāo)中心歸檔以備核對(duì)。

（3）明確分工，責(zé)任到人。我校招投標(biāo)中心設(shè)專人專崗，負(fù)責(zé)校內(nèi)政府采購合同督辦工作。定期出版《合同督辦簡報(bào)》，供相關(guān)職能部門參考。各二級(jí)單位根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)本單位政府采購合同執(zhí)行相關(guān)事宜。同時(shí)積極修訂學(xué)?，F(xiàn)有規(guī)章制度，如由審計(jì)處牽頭組織修訂《廣東工業(yè)大學(xué)對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定（2017年修訂）》（廣工大規(guī)字〔2017〕41號(hào)），重新明確在合同執(zhí)行過程中各相關(guān)單位和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及合同經(jīng)手人的責(zé)任，避免出現(xiàn)問題后的相互推諉。

（4）定期對(duì)執(zhí)行異常合同發(fā)出督辦通知。我校招投標(biāo)中心負(fù)責(zé)對(duì)校內(nèi)各二級(jí)單位反饋的履約異常合同的異常原因進(jìn)行核查，涉及其他業(yè)務(wù)部門的則由招投標(biāo)中心統(tǒng)一轉(zhuǎn)交，答復(fù)后整理匯總。對(duì)于因非不可抗力原因造成的合同逾期，招投標(biāo)中心會(huì)向相關(guān)單位下發(fā)書面督辦通知，要求限期整改盡快進(jìn)入下一個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)。對(duì)于整改不力、督辦無效，又無合理證據(jù)證明合同確實(shí)無法執(zhí)行的項(xiàng)目，將報(bào)送學(xué)校紀(jì)委進(jìn)行處理。

五、信息化實(shí)踐中還需要進(jìn)一步完善的方面

通過更新管理方式并借助信息系統(tǒng)的幫助，我校目前已逐漸理清了物資采購合同執(zhí)行督辦的基本工作思路，使執(zhí)行過程的各個(gè)環(huán)節(jié)逐漸清晰順暢。通過短信模塊的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同執(zhí)行過程重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)的動(dòng)態(tài)管理，極大提高了工作效率。

由于系統(tǒng)運(yùn)行的時(shí)間不長，也沒有符合我校校情的類似經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，因此該信息化系統(tǒng)還需要不斷地開發(fā)完善。未來，我們希望能將合同管理模塊與校內(nèi)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)和大型儀器管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)，以形成對(duì)整個(gè)采購過程的全面監(jiān)管；然后，和財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，使項(xiàng)目從立項(xiàng)預(yù)算到項(xiàng)目合同的付款情況均能有據(jù)可查，打通校內(nèi)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步優(yōu)化物資采購流程，最終實(shí)現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，提高可靠性。

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