張子芳

摘 要：合同可以說(shuō)是經(jīng)濟(jì)行為和交易的一種非常重要的法律手段。隨著設(shè)計(jì)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，設(shè)計(jì)院必須加強(qiáng)合同管理，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)行為的規(guī)范化，從而提高自身的內(nèi)部控制，增加核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，筆者對(duì)設(shè)計(jì)院的合同管理的重要性進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析，結(jié)合合同管理在設(shè)計(jì)院的應(yīng)用中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題，進(jìn)而依照出現(xiàn)的問(wèn)題探討了如何加強(qiáng)合同管理在設(shè)計(jì)院的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：合同；設(shè)計(jì)院；強(qiáng)化管理

一、引言

合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下大多數(shù)重要業(yè)務(wù)前必須形成的契約，是建立在商業(yè)信用基礎(chǔ)上的一種業(yè)務(wù)形式。在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建成的過(guò)程中，越來(lái)越多的單位也意識(shí)到合同對(duì)于雙方合法權(quán)益與責(zé)任的重要作用，認(rèn)識(shí)到合同管理已經(jīng)不再僅僅是一個(gè)簽字就可以了，已經(jīng)在形勢(shì)的轉(zhuǎn)變下成為了風(fēng)險(xiǎn)管理的一個(gè)分支。在進(jìn)行合同簽訂前，其中一個(gè)不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是對(duì)對(duì)方的財(cái)務(wù)狀況、信用狀況進(jìn)行考察和了解，以確定該合作主體是否具有合作的必要。與此同時(shí)，合同的模式對(duì)于合同雙方的信任關(guān)系是十分重要的。就設(shè)計(jì)院而言，由于其業(yè)務(wù)性質(zhì)，其產(chǎn)品往往是各類(lèi)設(shè)計(jì)成果，很大程度上是設(shè)計(jì)人員的智力成果，因此對(duì)其權(quán)益的保障就更為重要。設(shè)計(jì)院對(duì)外進(jìn)行各種業(yè)務(wù)的開(kāi)展的基本依據(jù)與任務(wù)目標(biāo)是合同來(lái)約束與界定的，這足以說(shuō)明合同對(duì)于設(shè)計(jì)院的重要程度?；谠O(shè)計(jì)院的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，設(shè)計(jì)合同作為一種較為典型的合同，本身具有復(fù)雜性和特殊性，如何有效的進(jìn)行合同管理以發(fā)揮合同在設(shè)計(jì)院中的重要性已經(jīng)成為了設(shè)計(jì)院面臨的難題。

二、合同管理在設(shè)計(jì)院的應(yīng)用中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

（一）合同管理的基礎(chǔ)性作用發(fā)揮得不夠。設(shè)計(jì)院的部分業(yè)務(wù)人員與管理人員對(duì)于沒(méi)有充分意識(shí)到合同管理的基礎(chǔ)性作用。在具體流程上，一些設(shè)計(jì)院只注重建筑設(shè)計(jì)合同的簽訂，而沒(méi)有注重對(duì)簽訂后的合同進(jìn)行相應(yīng)的管理和跟進(jìn)，沒(méi)有建立較為完善的合同管理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)合同管理。對(duì)于重要的合同，缺乏執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)管控手段，導(dǎo)致合同中存在的變數(shù)與風(fēng)險(xiǎn)缺乏必要的應(yīng)對(duì)預(yù)案。往往存在糾紛的合同從簽訂、復(fù)核以及執(zhí)行中，都存在中疏漏或者疏于監(jiān)管，這對(duì)于設(shè)計(jì)院的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是十分不利的。合同的簽訂是“人”的行為，如果設(shè)計(jì)院的管理者與業(yè)務(wù)人員沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到合同這種法律文書(shū)的嚴(yán)謹(jǐn)性、重要性，那么對(duì)于合同管理所需要的人員配置和經(jīng)費(fèi)都會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題，例如合同管理人員的綜合素質(zhì)較差、經(jīng)費(fèi)配置較少、缺乏必要的復(fù)核、審核流程等，客觀上造成了合同風(fēng)險(xiǎn)的存在。

（二）合同管理制度不完善，導(dǎo)致合同管理無(wú)章可循。目前，部分設(shè)計(jì)院的合同管理制度在編制、執(zhí)行上都還存在著執(zhí)行力弱、不夠統(tǒng)一的問(wèn)題。這使得在日常的合同管理過(guò)程中沒(méi)有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在管理上，業(yè)務(wù)部門(mén)與合同管理部門(mén)則可能出現(xiàn)管理與執(zhí)行上的分歧。同時(shí)，如果合同管理制度不夠完善，重要的合同缺乏必要的業(yè)務(wù)、法務(wù)部門(mén)參與就草草簽訂，必然給設(shè)計(jì)院后期的業(yè)務(wù)執(zhí)行帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)。在某些極端的情況下，甚至出現(xiàn)設(shè)計(jì)院的工作已經(jīng)大部分完成，但由于沒(méi)有部門(mén)或崗位與客戶進(jìn)行良好的對(duì)接，對(duì)方卻認(rèn)為設(shè)計(jì)院的工作沒(méi)有開(kāi)展，認(rèn)為設(shè)計(jì)院的行為出現(xiàn)了合同違約，這一方面可能導(dǎo)致設(shè)計(jì)院難以按進(jìn)度收到業(yè)務(wù)款項(xiàng)，同時(shí)也潛在地影響了設(shè)計(jì)院的市場(chǎng)信譽(yù)。

（三）合同的主體責(zé)任不落實(shí)，形成潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。合同從簽署到執(zhí)行，各設(shè)計(jì)院一般是由業(yè)務(wù)部門(mén)、經(jīng)營(yíng)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、內(nèi)審等部門(mén)參與其全過(guò)程。但是在實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程中，由于人員配置、崗位設(shè)計(jì)、合同制度等原因，卻導(dǎo)致合同的主體責(zé)任不落實(shí)，從簽署的層面來(lái)講，就形成了潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)計(jì)院在合同簽署方面，往往是由生產(chǎn)部門(mén)或經(jīng)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)接客戶，明確客戶需求，根據(jù)自身資源配置情況考慮業(yè)務(wù)方案，并形成合同草案。但在實(shí)際簽署中，設(shè)計(jì)院在承擔(dān)建筑設(shè)計(jì)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)是有選擇性的，對(duì)于信譽(yù)不好的公司應(yīng)當(dāng)予以拒絕。但是，在日常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中并沒(méi)有這樣去執(zhí)行，對(duì)于合同主體的資質(zhì)審查、財(cái)務(wù)審查等沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在合同簽訂后沒(méi)有及時(shí)的對(duì)合作的企業(yè)進(jìn)行跟蹤調(diào)查，確定其是否有可能無(wú)法按時(shí)支付設(shè)計(jì)款，這都對(duì)于合同管理而言都是十分不利的。而且，由于日漸白熱化的競(jìng)爭(zhēng)，簽訂合同非常迅速，使得有些合同條款規(guī)定不明確，有些地方用詞也存在不準(zhǔn)確的情況，在合同執(zhí)行的過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的監(jiān)督，使得建筑設(shè)計(jì)款項(xiàng)無(wú)法按時(shí)收回。一旦對(duì)方違約，以法律的手段進(jìn)行維權(quán)的意識(shí)不是非常強(qiáng)烈，有些情況下甚至造成呆賬壞賬。

（四）合同管理與其他管理的銜接存在脫節(jié)與僵化。合同管理是企業(yè)管理的一部分，理應(yīng)與其他管理作為一個(gè)整體。但在現(xiàn)實(shí)上，設(shè)計(jì)院合同管理較多不能做到與其他管理較好的融合。一方面，合同的相關(guān)過(guò)程的脫節(jié)。由于設(shè)計(jì)院合同管理的特殊性，使得合同管理在日常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中存在一定的保密性，這在一定的程度上造成了合同管理與其他管理活動(dòng)存在一定的分離，沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行溝通交流，出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象，更不用提及出現(xiàn)吸取對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)的現(xiàn)象了，在這種情況必然造成“1+1<2”現(xiàn)象的產(chǎn)生。另一方面，合同管理方面也存在著一些僵化現(xiàn)象。

三、如何加強(qiáng)合同管理在設(shè)計(jì)院的應(yīng)用

（一）充分發(fā)揮設(shè)計(jì)院合同管理的基礎(chǔ)性作用。訂立設(shè)計(jì)合同既可以有效的約束自身的工作進(jìn)度和工作質(zhì)量，也可以利用它保護(hù)自身的合法權(quán)益，而且，訂立合同也可以將設(shè)計(jì)周期有效的縮短，為設(shè)計(jì)的質(zhì)量提供一定的保障從而提高設(shè)計(jì)院的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)其核心競(jìng)爭(zhēng)力。簽訂建筑設(shè)計(jì)合同時(shí)應(yīng)當(dāng)盡量提高合同的操作性。

（二）完善制定統(tǒng)一的合同管理制度并有力執(zhí)行。首先，要對(duì)合同的立項(xiàng)程序進(jìn)行規(guī)范化，在合同的簽訂過(guò)程中要明確雙方的責(zé)任和義務(wù)；其次，在合同的執(zhí)行過(guò)程中加強(qiáng)進(jìn)度管理，一旦合同出現(xiàn)變更、終結(jié)和索賠等現(xiàn)象要及時(shí)的根據(jù)合同管理制度做出相應(yīng)的反映；再次，在合同進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔時(shí)要注意相關(guān)事項(xiàng)的核對(duì)，避免出現(xiàn)程序上的錯(cuò)誤，對(duì)于這些相關(guān)的內(nèi)容必須詳細(xì)的規(guī)定，從而使得其執(zhí)行力度增加，進(jìn)而加強(qiáng)合同管理在設(shè)計(jì)院的應(yīng)用。最后，對(duì)于因合同糾紛造成的單位損失，應(yīng)追究相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。

（三）落實(shí)合同主體責(zé)任，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。首先就要落實(shí)合同主體責(zé)任，并將其分解到不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，從而增強(qiáng)各部門(mén)和責(zé)任意識(shí)，提升合同管理質(zhì)量。首先，生產(chǎn)部門(mén)職責(zé)是項(xiàng)目合同執(zhí)行的第一責(zé)任人，要充分了解客戶資信情況后，按規(guī)定權(quán)限簽定合同，并負(fù)責(zé)合同執(zhí)行和跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度與項(xiàng)目到款一致性情況，同時(shí)要承擔(dān)本部門(mén)每份合同應(yīng)收賬款的回籠工作。其次，經(jīng)營(yíng)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，對(duì)每一類(lèi)客戶進(jìn)行分析，區(qū)分不同客戶的信譽(yù)差別，要把好合同的審核、簽訂關(guān)，建立統(tǒng)一的合同管理臺(tái)賬，錄入開(kāi)出發(fā)票信息，跟蹤合同履約情況，定期向公司提供各生產(chǎn)部門(mén)項(xiàng)目應(yīng)收賬款逾期風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。最后，財(cái)務(wù)、內(nèi)部審計(jì)等部門(mén)職責(zé)根據(jù)執(zhí)行的項(xiàng)目合同，建立到款、應(yīng)收賬款情況信息，定期對(duì)賬，全面分析應(yīng)收賬款的回收情況、賬齡等情況，為公司決策提供準(zhǔn)確消息。

（四）做好合同管理與業(yè)務(wù)管理的銜接。一方面，要做好合同管理本身與其他業(yè)務(wù)管理之間的銜接。例如，單位可以通過(guò)統(tǒng)一的管理臺(tái)賬、合同管理軟件如項(xiàng)目信息統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享與應(yīng)收賬款同步監(jiān)控，規(guī)范應(yīng)收賬款的部門(mén)職責(zé)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)合同簽訂與履行的統(tǒng)一管理，理順業(yè)務(wù)合同的流程。另一方面，在合同管理與業(yè)務(wù)執(zhí)行中，必須做好合同簽訂人員和設(shè)計(jì)人員之間的合同交底工作，從而保障合同的履行可以得到執(zhí)行。合同交底主要是使得設(shè)計(jì)人員更好的了解合同執(zhí)行過(guò)程中的某些需要注意的問(wèn)題，例如對(duì)方提出的要求、設(shè)計(jì)院的承諾等，對(duì)這些的詳盡了解必然可以使得設(shè)計(jì)人員更好的開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，以保證設(shè)計(jì)院業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

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