李憲棟 王剛 楊玉瑋 高玲瑜

摘 要：科研物資采購具有小批量、多品種、高質(zhì)量等特點(diǎn)，供應(yīng)商分散、信息不對(duì)稱、供應(yīng)商品質(zhì)難以判斷，采購隨意性強(qiáng)，廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的工作難以落實(shí)，導(dǎo)致“采購難、核算難、監(jiān)管難”等問題。本文以煙臺(tái)海岸帶研究所為例，闡述科研機(jī)構(gòu)物資采購管理的探索與實(shí)踐， 為科研機(jī)構(gòu)物資采購風(fēng)險(xiǎn)防控探索新的渠道和形式。

關(guān)鍵詞：信息化平臺(tái)；科研物資采購管理；喀斯瑪商城

在新時(shí)代、新形勢下，國家科研投入呈現(xiàn)逐年遞增的態(tài)勢，有效提高了整體科研水平，科技創(chuàng)新和成果產(chǎn)出的增長迅速，科學(xué)技術(shù)成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、環(huán)境改善強(qiáng)有力的助推器。隨著科研經(jīng)費(fèi)的增加，科研機(jī)構(gòu)對(duì)科研物資的質(zhì)量要求和數(shù)量需求也達(dá)到了前所未有的程度。近年來，國家加大對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管和審計(jì)力度，高校、科研機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)審計(jì)中科研經(jīng)費(fèi)管理問題逐漸凸顯，科研腐敗已經(jīng)成為新問題，科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管亟待加強(qiáng)。如何應(yīng)對(duì)新形勢下科研物資采購與管理的要求，推進(jìn)廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控管理，更好地服務(wù)于科研，對(duì)于科研機(jī)構(gòu)采購管理意義重大。

中國科學(xué)院煙臺(tái)海岸帶研究所（以下簡稱煙臺(tái)海岸帶所）是國內(nèi)唯一專門從事海岸帶綜合交叉研究的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)。研究所以“認(rèn)知海岸帶規(guī)律，支持可持續(xù)發(fā)展”為使命，在海岸帶資源、環(huán)境、生態(tài)、災(zāi)害及管理等領(lǐng)域取得多項(xiàng)科研成果，為國家海岸帶生態(tài)環(huán)境安全、資源保育利用與可持續(xù)發(fā)展管理做出了重大創(chuàng)新性貢獻(xiàn)。作為國際知名的海岸帶研究機(jī)構(gòu)，科研物資采購是科研管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)科研生產(chǎn)活動(dòng)的高效運(yùn)行起著十分重要的作用。本文以煙臺(tái)海岸帶所為例，闡述科研機(jī)構(gòu)物資采購管理的探索與實(shí)踐。

一、過去采購管理存在的問題

科研物資采購管理面臨諸多共性問題，如管理模式僵化、工作方法陳舊、管理體制落后等。同時(shí)，繁榮豐富的市場經(jīng)濟(jì)雖然為物資供應(yīng)創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，但市場經(jīng)濟(jì)的不規(guī)范也使采購管理工作面臨著諸多新的問題，增加了采購管理工作的復(fù)雜性，使得科研管理和廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的工作難以展開。

以煙臺(tái)海岸帶所為例，在科研物資采購過程中，科研人員采購分散、面對(duì)供應(yīng)商話語權(quán)弱，難以對(duì)供應(yīng)商品質(zhì)和商品質(zhì)量做出判斷。在采購管理中，涉及部門多、流程長、效率低，管理缺乏聯(lián)動(dòng)性，使得規(guī)范管理和廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的工作難以落實(shí)，導(dǎo)致“采購難、核算難、監(jiān)管難”等問題。

針對(duì)以上問題，煙臺(tái)海岸帶所自2013年起實(shí)施“以本地集中采購為主、部門自行采購為輔”的科研物資采購模式，并由資產(chǎn)管理處對(duì)集中采購部分進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算。通過采購政策管控和統(tǒng)一結(jié)算服務(wù)，引導(dǎo)實(shí)驗(yàn)室更加傾向于集中采購，加強(qiáng)采購監(jiān)管，提高科研物資采購效率。但面對(duì)研究所快速增長的科研物資采購需求和采購量，本地集中采購在實(shí)施過程中余力不足，未能從根本上解決問題。

1.采購難

（1）信息不對(duì)稱：科研物資采購涉及商品種類繁多、需要采購的批次多、數(shù)量少，新材料層出不窮、商家代理品牌資質(zhì)多，采購前期調(diào)研工作量大，信息難以有效傳遞。

（2）話語權(quán)弱：對(duì)于二三線城市科研機(jī)構(gòu)來講，本地科研物資供應(yīng)商數(shù)量及質(zhì)量遠(yuǎn)不及北上廣深地區(qū)，可選擇余地小，而從外地采購科研物資時(shí)間較長，采購受限制，亦無法爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格和更快捷的服務(wù)。

（3）效率低：傳統(tǒng)采購形式是電話采購或供應(yīng)商上門推銷，采購人員較難獲得準(zhǔn)確、全面的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商經(jīng)營范圍及代理資質(zhì)。尤其是對(duì)于初次采購的貨品，通過電話或者普通的網(wǎng)絡(luò)搜索比價(jià)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，大大增加了溝通成本，降低了采購效率。而有時(shí)對(duì)某些特殊貨品委托供應(yīng)商代為采購，又很難保證最優(yōu)的價(jià)格和及時(shí)到貨。

（4）隨意性大：采購以實(shí)驗(yàn)室為單元，采購權(quán)分散，采購隨意性大，采購無計(jì)劃，造成物資的浪費(fèi)。重復(fù)采購、超前采購、過量采購頻繁發(fā)生。

2.核算難

采購管理透明度不高，信息化程度不充分，許多部門自行采購科研物資時(shí)仍采用手工賬目記錄核算，沒有統(tǒng)一格式，信息分散、零亂。即便是煙臺(tái)海岸帶所在統(tǒng)一結(jié)算過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)核對(duì)，也因未建立起覆蓋全面、溝通良好的采購管理網(wǎng)絡(luò)，信息很難實(shí)時(shí)共享，未能達(dá)到方便核算、優(yōu)化采購的目標(biāo)。

3.監(jiān)管難

供應(yīng)商監(jiān)管體系不完善。煙臺(tái)本地供應(yīng)商雖多，但大多規(guī)模較小，競爭能力不足，供應(yīng)商管理體系也未系統(tǒng)全面的建立。憑一所之力，難以對(duì)供應(yīng)商管理形成合力，供應(yīng)商管理多依靠以往采購經(jīng)驗(yàn)。供應(yīng)商競爭無序，存在利益滲透，采購不規(guī)范。

4.采購管理流程不嚴(yán)格

采購、詢價(jià)、簽訂合同、驗(yàn)收入庫等均由使用部門自行負(fù)責(zé)，自己用自己買，有沒有到貨，有沒有少到貨多訂合同，到貨質(zhì)量是否合格等都沒人監(jiān)管，采購人員的道德素質(zhì)及水平對(duì)采購過程和結(jié)果影響很大；采購總額是否達(dá)到簽訂合同限額，需幾方詢價(jià)等，都沒有明確的約束和監(jiān)管。

二、科研物資采購及管理措施

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的深入人心以及電子商務(wù)模式的快速發(fā)展，信息技術(shù)在采購過程及采購管理中的作用日益凸顯。建立和使用一套完善的科研物資采購信息化平臺(tái)是科研院所加強(qiáng)物資采購內(nèi)部控制的趨勢。

為了更好地服務(wù)于研究所的戰(zhàn)略發(fā)展方向，尋求新的管理模式，構(gòu)建新時(shí)代背景下的物資管理新體系，2014年煙臺(tái)海岸帶所資產(chǎn)管理處在所領(lǐng)導(dǎo)的支持下，以科學(xué)系統(tǒng)的創(chuàng)新發(fā)展思路作為支撐，深入學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)信息化管理方法，并調(diào)研中科院各兄弟單位的科研物資采購管理情況。調(diào)研結(jié)果表明，由中科資源有限公司研發(fā)的科研物資采購電商平臺(tái)喀斯瑪房圃飛壇牽ㄒ韻錄虺啤翱λ孤晟壇恰保┥杓評(píng)砟鈑胛頤竊諉娑訮I制下的分散采購管理需求契合度較高。在科研物資采購管理方面的探索方面取得了顯著成效，并得到了中科院青島生物能源與過程研究所等眾多院校的認(rèn)可。在《中國科學(xué)院院級(jí)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法》政策的指導(dǎo)下，在進(jìn)行一系列調(diào)研和評(píng)估后，我所于2015年8月引進(jìn)喀斯瑪商城，以喀斯瑪商城采購作為集中采購形式取代本地集中采購，由資產(chǎn)管理處對(duì)喀斯瑪商城采購實(shí)施統(tǒng)一結(jié)算，利用信息化手段提高科研物資采購管理水平、簡化統(tǒng)一結(jié)算過程，在科研物資的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理方面取得了突破性的進(jìn)展。

1.以網(wǎng)絡(luò)超市的方式，解決采購難問題

借助喀斯瑪“電子商務(wù)交易平臺(tái)”，將海量科研物資商品及服務(wù)以網(wǎng)絡(luò)超市的形式真實(shí)展現(xiàn)在科研人員的面前，實(shí)現(xiàn)供需信息對(duì)稱，節(jié)省了采購人員的大量調(diào)研時(shí)間，極大地拓展了集中采購的范圍。

采購人員通過在線瀏覽對(duì)比同一種類不同商家的商品、同一商家不同規(guī)格、型號(hào)的商品，并且通過實(shí)時(shí)在線溝通，精準(zhǔn)掌握商品信息，自由選擇、比價(jià)采購，節(jié)省了溝通成本。

該平臺(tái)以市場機(jī)制運(yùn)行，“招投標(biāo)式報(bào)價(jià)”（供應(yīng)商通過背對(duì)背的報(bào)價(jià)方式，一月只能更改一次價(jià)格）機(jī)制，讓價(jià)格更合理、透明，有效降低了科研物資采購的成本。

2.助力統(tǒng)一結(jié)算，簡化結(jié)算流程

采用喀斯瑪平臺(tái)進(jìn)行科研采購管理，其信息化交易模式、齊全有保障的采購過程、便捷快速的信息統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)為幫助我所從根本上減輕統(tǒng)一結(jié)算工作量奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，在這一基礎(chǔ)上形成我所對(duì)一定時(shí)期的多個(gè)訂單由各供應(yīng)商僅開具一張發(fā)票，由資產(chǎn)管理處和財(cái)務(wù)處人員統(tǒng)一執(zhí)行報(bào)銷和付款的統(tǒng)一結(jié)算模式，從而大大簡化了結(jié)算、報(bào)銷和核對(duì)等流程的工作量。

3.引入第三方，解決供應(yīng)商監(jiān)管問題

（1）供應(yīng)商的資格審查、評(píng)價(jià)和監(jiān)管管理應(yīng)該是結(jié)合實(shí)際采購情況和市場變化的一個(gè)動(dòng)態(tài)管理。為保證科研物資采購交易的公平公正性，研究所通過引入喀斯瑪商城作為第三方對(duì)供應(yīng)商統(tǒng)一監(jiān)管。通過審核資質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、信譽(yù)全網(wǎng)公示實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商入網(wǎng)監(jiān)管；通過“約法三章”（不賣假貨、不開假票、線上價(jià)格不高于線下）、“監(jiān)督舉報(bào)”、“快速賠付”等措施實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商經(jīng)營行為監(jiān)管；通過展示采購人員對(duì)商家、商品的實(shí)名評(píng)價(jià)構(gòu)建供應(yīng)商的立體評(píng)分體系，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的綜合口碑監(jiān)管。

（2）通過依托喀斯瑪商城的科研物資管理系統(tǒng)，建立信息化審批流程，提升審批效率。一是有效解決了由于審批人出差或者不在辦公室導(dǎo)致的審批滯后；二是節(jié)省了采購者人工送審紙質(zhì)單據(jù)的時(shí)間；三是審批日志永久信息化記錄，隨時(shí)備查，方便審計(jì)。

三、科研物資采購及管理取得的成效

喀斯瑪采購管理平臺(tái)突破傳統(tǒng)浪費(fèi)人力、物力的采購模式，打破了傳統(tǒng)科研物資采購在空間和時(shí)間上的局限性；其操作的靈活便捷，多種團(tuán)購促銷活動(dòng)的開展為科研物資采購提供了極大便利，同時(shí)降低了成本。依托喀斯瑪平臺(tái)，規(guī)范的多級(jí)審批、采購以及驗(yàn)貨的整個(gè)操作流程，全程可追溯，便于監(jiān)控，規(guī)避了采購風(fēng)險(xiǎn)，遵循了公開、公正、公平的原則，成為研究所科研強(qiáng)有力的支撐力量。目前，研究所喀斯瑪管理平臺(tái)已成功運(yùn)行兩年，取得了明顯的成效。

1.提升了采購效率和效益

供求信息對(duì)稱，超市化模式充分滿足了采購者需求，網(wǎng)絡(luò)超市的方式集結(jié)了海量商品，科研人員可以一鍵下單，從眾多專業(yè)供應(yīng)商中選擇自己需要的科研用品。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)采購是一個(gè)多環(huán)節(jié)有機(jī)組成的體系，在單純的采購環(huán)節(jié)上可能并不比電話方便多少，但與之相關(guān)的訂單審核、合同規(guī)范、驗(yàn)貨程序、結(jié)算報(bào)銷等環(huán)節(jié)和質(zhì)量保證全都能配套解決，卻是原有傳統(tǒng)采購模式所不具備的。商城提供的信息化采購及管理系統(tǒng)，也為采購單位執(zhí)行定期統(tǒng)一結(jié)算創(chuàng)造了更加有利的條件。經(jīng)不完全統(tǒng)計(jì)，煙臺(tái)海岸帶所采用喀斯瑪平臺(tái)采購后，同類用品采購支出相比之前最大節(jié)約經(jīng)費(fèi)為25.64%。

2.凈化了科研采購環(huán)境

喀斯瑪商城作為第三方，代表所有采購單位對(duì)供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管，通過采購人員對(duì)商家、商品評(píng)價(jià)的實(shí)時(shí)真實(shí)展示，構(gòu)建供應(yīng)商的立體評(píng)分體系，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的綜合口碑監(jiān)管，從而凈化了科研采購的生態(tài)環(huán)境。

目前在喀斯瑪商城上有煙臺(tái)海岸帶所訂單的供應(yīng)商達(dá)到了100多家，其中源頭供應(yīng)商（生產(chǎn)商及有代理權(quán)的代理商）比例占到了70%，與當(dāng)前市場上經(jīng)銷商（倒買倒賣）占主導(dǎo)（占80%）的狀況形成鮮明對(duì)比。未出現(xiàn)一例假貨、假票違規(guī)現(xiàn)象。

3.規(guī)范了采購，利于審計(jì)

規(guī)范了采購管理流程，實(shí)現(xiàn)了“下單、審批、驗(yàn)貨、報(bào)銷有據(jù)可查，責(zé)任明晰，過程簡便，控制嚴(yán)密”的流程規(guī)范。比如，對(duì)一個(gè)訂單，誰在什么時(shí)間買的什么商品、誰審批的、誰驗(yàn)貨的、誰報(bào)銷的，商城有全程記錄，全部清晰可查；真實(shí)的商品、商家評(píng)價(jià)，使科研人員對(duì)于商家的選擇更放心；交易、庫存數(shù)據(jù)全記錄，使科研人員的采購更科學(xué)，采購數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、隨時(shí)備查。近年國家相關(guān)審計(jì)，煙臺(tái)海岸帶所在科研物資采購方面無任何不合格項(xiàng)。

四、結(jié)語

科研單位的物資采購管理是研究所管理體系不可或缺的重要一環(huán)，其發(fā)展方向與研究所戰(zhàn)略、文化緊密相連。因此，物資采購管理的陽光、有序、健康開展，必須以系統(tǒng)嚴(yán)密的科學(xué)發(fā)展思路、以創(chuàng)新先進(jìn)的信息技術(shù)手段作為支撐，由外延式發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展，由數(shù)量積累向質(zhì)量提升，由物本思維向人本思維轉(zhuǎn)變。在功能設(shè)計(jì)上體現(xiàn)了來自科研管理部門、科研采購機(jī)構(gòu)、科研廠商等多方面的需求。只有確立與研究所發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)的管理觀念、管理制度和管理文化，才能更好地服務(wù)于研究所本身，助力研究所走上健康、快速、持續(xù)的發(fā)展道路。

煙臺(tái)海岸帶所引入中科院喀斯瑪商城作為第三方科研采購管理平臺(tái)，從源頭規(guī)范了采購行為、降低了采購成本，提高采購效益與效率；在公平交易和信息化控制管理下，提高了預(yù)算準(zhǔn)確度，建立健全規(guī)范采購管理監(jiān)管機(jī)制，不僅為采購人員提供了高效、優(yōu)質(zhì)、便捷服務(wù)，也為研究所落實(shí)上級(jí)風(fēng)險(xiǎn)防控要求開辟了嶄新的渠道和形式。

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