王 巖

（中國石油化工股份有限公司荊門分公司，湖北　荊門　448039）

檔案管理工作在國有企業(yè)管理中具有至關(guān)重要的作用，它利用有限的時空，維護人類以及企業(yè)在歷史上的真實面貌，是延續(xù)歷史、現(xiàn)實、未來之間三維轉(zhuǎn)換的一項重要工作。因此，提高檔案管理工作能力，科學(xué)規(guī)范檔案管理，提升檔案服務(wù)水平，是衡量一個企業(yè)管理水準的重要尺度，也是企業(yè)利用原始的優(yōu)秀成果，對企業(yè)的未來生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理、科學(xué)發(fā)展等提供的第一手原始參考資料，更是企業(yè)進行適時調(diào)整的支持性證據(jù)，在企業(yè)發(fā)展、市場競爭中發(fā)揮著重要作用。但是，在企業(yè)快速發(fā)展的信息化時代，靠傳統(tǒng)的思維定勢按部就班地工作已經(jīng)不可行了，要使企業(yè)檔案工作緊跟企業(yè)發(fā)展步伐，必須準確把握企業(yè)檔案管理工作的特點和規(guī)律。本文根據(jù)荊門分公司檔案管理和檔案利用的具體情況，對如何提升企業(yè)檔案管理工作服務(wù)水平進行了探討。

1　強化檔案的標準化規(guī)范化管理

要想提升檔案管理工作服務(wù)水平，必須實行檔案管理規(guī)范化、標準化的工作程序和方法。企業(yè)檔案各種分類體系、材料收集類目、整理卷宗、結(jié)構(gòu)編號、歸檔材料收集范圍、檔案保管期限的劃分，以及檔案入庫程序、檔案材料鑒定、檔案保管要求、檔案署錄內(nèi)容、檔案保密級別和各種檔案資料修改補充等等基礎(chǔ)方面的各個環(huán)節(jié)，都要按照規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和信息化統(tǒng)一的流程和要求進行。而實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標準化的最終目的，就是要在維護檔案材料真實歷史面貌的前提下，來實現(xiàn)檔案利用價值的最大化、完整化以及檔案檢索查詢便捷化，特別要有效維護卷宗的完整性、完好性。那如何發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)，服務(wù)員工的作用呢？

一是完善基礎(chǔ)管理制度。荊門石化從分公司層面到信息管理中心都將檔案管理納入議事日程，形成年初有目標，月度有考核，年終有檢查、評比的管理機制。通過不斷的實踐與探索，按集團公司標準化制度要求，對《荊門石化檔案分類規(guī)則》《荊門石化檔案管理辦法》《荊門石化管理類檔案實施細則》《荊門石化建設(shè)工程項目檔案管理實施細則》《荊門石化會計檔案管理實施細則》《荊門石化聲像檔案管理實施細則》《荊門石化科研檔案管理實施細則》《荊門石化實物檔案管理實施細則》《荊門石化人事檔案管理實施細則》等九個制度進行了重新修訂完善，健全制度，規(guī)范了檔案業(yè)務(wù)流程，將依法治檔納入制度化的管理軌道。這樣就使檔案服務(wù)水平不僅規(guī)范，而且得到提升。

二是實行檔案標準化管理。對“老舊”檔案進行改朝換代，使檔案管理進一步規(guī)范。為規(guī)范管理，方便利用，檔案館集中人力、物力、財力，投入大量時間，對檔案資料中的“老黃歷”逐個進行“改朝換代”?！案某本褪怯媒y(tǒng)一規(guī)格的紙張，對大小不一的檔案材料進行裱糊，使每一份材料規(guī)范美觀?！皳Q代”就是一次性地更換所有檔案袋。2012年，根據(jù)中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》及中國石化的要求，人事檔案材料載體一律使用國際標準A4型紙張，人事檔案卷宗一律使用A4卷夾，為舊檔案穿上漂亮的外衣，既規(guī)范又整齊劃一，延長檔案壽命，提高了檔案的利用效率。

三是重點檢查檔案材料的規(guī)范程度。認真負責地進行檔案的收集與整理，科學(xué)有效地進行檔案鑒定與保管，為提高服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。重點檢查歸檔材料是否是辦理完畢的正式材料；文字是否清楚無涂改；是否有承辦單位或個人署名和形成材料日期；是否有組織蓋章；成套材料是否頭尾完整；歸檔材料是否按規(guī)范填寫無涂改、歸檔手續(xù)是否齊全；主要關(guān)鍵的信息是否準確；歸檔材料是否具有連續(xù)性、原始性；歸檔材料是否使用了易褪色的筆種、墨水和紙張等等，以確保歸檔材料的完整、齊全、真實、規(guī)范。

以上三點行之有效的管理方法，都是企業(yè)檔案管理工作的寶貴財富，同時也是企業(yè)檔案管理基本實力的反映，也為檔案服務(wù)企業(yè)、服務(wù)員工提供了方便，這樣自然就提升了檔案的服務(wù)水平。

2　加強核心檔案和核心材料的歸檔

檔案管理工作中的一項重點工作就是要明確檔案立卷歸檔，要注意解決好立卷方法問題。特別是注意區(qū)分各種載體文件與資料在分類、內(nèi)容、組合形式和作用等方面具有許多相似之處的區(qū)別，要做到具體問題具體分析，以便減少檔案中的材料重復(fù)度。這樣，才能確保檔案卷宗質(zhì)量，提高檔案材料利用效率和效果。所以要掌握重點，分清主次，把住卷宗的入口關(guān)，尤其要注意不要遺漏核心檔案的歸檔。

一是重視加強核心檔案建設(shè)。提升檔案價值，是提高檔案服務(wù)水平的根本目的。荊門分公司將加強核心檔案所涉及的范圍細化到每個人，每個崗位，每項工作，堅持對每個季度、每個月、每天的計劃完成情況進行檢查，納入考核。通過完成這些細小的計劃目標來實現(xiàn)核心檔案資源的完善。檔案館利用多種渠道和形式將核心檔案的及時歸檔落實到部門、單位，較好地解決了核心檔案歸檔管理利用問題。例如，在重點工程項目中，檔案館采取提前介入、具體負責、跟蹤督辦的方法，使竣工檔案及時歸檔，并實現(xiàn)了數(shù)字化，為公司1000萬噸/年擴能改造的調(diào)研、分析、可行性研討提供了良好服務(wù)。

二是加強檔案核心材料的收集歸檔工作。檔案核心材料包括：干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位、入黨志愿書、招工（入伍）登記表、干部任免審批表等能反映個人基本情況、經(jīng)歷的材料。從企業(yè)實踐看，核心材料的缺失會直接影響到組織人事工作的開展和個人利益。比如，用工單位在錄用或調(diào)入人員、確認參加工作時間、辦理任免、退休手續(xù)等工作時,在學(xué)校錄取研究生、評聘職稱等等，都以核心材料為主要依據(jù)。因此，加強核心材料的收集是保證組織人事工作的順利開展和維護職工合法權(quán)益的基礎(chǔ)，是提高檔案服務(wù)水平的前提和保障。

3　實現(xiàn)檔案電子目錄管理

提供檔案是檔案部門最基本的日常工作，信息網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)合理編制檔案實用的檢索工具，是做好檔案管理工作的必備手段，是加快檔案管理系統(tǒng)化和檔案現(xiàn)代化利用的一種工具?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)技術(shù)編制檢索檔案查詢各種工具，揭示檔案館所保存檔案的內(nèi)容和成分，利用它可快速、準確、無誤查詢到所需材料。編制檔案檢索工具也是檔案人員基本功之一，在檔案管理工作中起著非常重要的作用。檔案檢索工具編制的完整、科學(xué)，可提高檔案利用率及檔案價值共享率，促進網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作的開展，避免了大海撈針的現(xiàn)象?！肚G門石化志》反映了建廠40年企業(yè)生產(chǎn)、機構(gòu)、產(chǎn)品情況的變化，荊門分公司檔案館編寫編制電子目錄19352條，為廠志編寫提供利用9288卷（件）/227人次，復(fù)印2014份共8238頁，而通過信息化管理可實現(xiàn)快速組卷，快速查詢，提高利用水平，為檔案資源的利用提供了方便。切實可行的檔案利用，是為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的依據(jù)和參考作用，這也是檔案利用工作從被動變主動的重要方式。

4　不斷提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案人員需要不斷強化大局意識、服務(wù)意識、責任意識，切實增強做好新時期檔案工作的責任感、使命感，著力推進檔案工作又好又快地發(fā)展，才能突出服務(wù)主題，做好檔案以檔資企，以檔育人，在企業(yè)發(fā)展中有所作為。

一是要充分認識檔案工作的重要性。檔案工作不是可有可無，它是為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營情況、適時調(diào)整建設(shè)發(fā)展經(jīng)營策略提供準確依據(jù)的。在石化企業(yè)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索檔案管理手段，以保證全面真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。只有不斷強化檔案人員的認識，才能提高做好檔案工作的自覺性。

二是要采取多種多樣形式對檔案人員加強培訓(xùn)。企業(yè)和職工對檔案日益增長的需求，就是提高檔案人員素質(zhì)的動力。因此，必須經(jīng)常不斷采取各種形式對檔案人員進行培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)企業(yè)和職工對檔案工作的需要。培訓(xùn)可以結(jié)合石化行業(yè)實際，采取“送出去”和自辦班方式進行?！八统鋈ァ敝饕沁x派人員參加上級主管部門和地方有關(guān)部門舉辦的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，選派人員到兄弟單位進行調(diào)研、參觀學(xué)習，以汲取兄弟單位好的做法和經(jīng)驗；選派人員參加檔案工作學(xué)術(shù)交流，鼓勵檔案人員撰寫學(xué)術(shù)論文，總結(jié)自己的方法，深化做好檔案工作理念。自己辦班培訓(xùn)，可以采取數(shù)字化方式，要求每名檔案人員做好自己的“數(shù)字化”課件，在形象生動、詳實地交流相互間的做法、經(jīng)驗的基礎(chǔ)上聘請有關(guān)專家授課。通過這樣的方式讓每個檔案人員重視自身素質(zhì)提升，增強學(xué)習知識和業(yè)務(wù)技能的緊迫感，立足本職，變壓力為動力，在崗位實踐中不斷提高自身能力。

三是通過開展主題教育活動提升檔案人員素質(zhì)。檔案人員在平凡的崗位上，日復(fù)一日，年復(fù)一年，默默無聞，無私奉獻。檔案人員在工作中可以為技術(shù)人員保管好重要的史料，可以還原已故人員的面貌；它可以為技術(shù)人員提供一個工程的構(gòu)成，使技術(shù)人員在工作中少走彎路，這些需要耗費檔案人員大量的時間和精力。所以需要檔案人員熱愛本職工作，敬重所從事的職業(yè)，發(fā)揮自身的才智，才能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。為激勵檔案人員的積極性，檔案管理部門要組織開展好主題教育活動，讓每個檔案人員真正把遠大理想和信念植根于本職工作，只有這樣才能使檔案發(fā)揮服務(wù)企業(yè)，服務(wù)職工的作用，提高檔案服務(wù)水平。

四是強化檔案人員的服務(wù)意識。檔案工作中的材料收集、鑒別審核、歸檔整理、提供利用等每個環(huán)節(jié)，都蘊涵著“服務(wù)”這個內(nèi)容，尤其是檔案的提供利用，必須緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營這個中心。為此，要改善服務(wù)功能，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。選好主動服務(wù)的突破口，以服務(wù)企業(yè)、職工為重點，檔案工作跟著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營走，使檔案信息成為“源頭活水”。因此，服務(wù)是企業(yè)檔案工作的生命線，全方位與相關(guān)部門配合，竭誠為檔案利用人員服務(wù)是永無止境的，“主動熱情、及時高效”是我們的服務(wù)宗旨，采取一切措施滿足工作需要是我們的立足點。

檔案管理工作的提升，還有許多工作要做。新時期要求我們要用新理念、新思路去開展企業(yè)檔案利用服務(wù)工作，以服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展為重點。我們必須進一步轉(zhuǎn)變觀念，求真務(wù)實，打破束縛人們“等、靠、要”傳統(tǒng)舊模式的被動服務(wù)工作方式，積極探索如何拓寬企業(yè)檔案利用服務(wù)功能，最大限度減少檔案工作的漏洞，推進檔案數(shù)字化，為利用檔案者提供優(yōu)質(zhì)、多功能的服務(wù)，這也是企業(yè)檔案利用工作進入新的發(fā)展階段的正確選擇。