史君萍

摘 要： 在數(shù)字化校園的建設(shè)中，本科院校由于自身的優(yōu)勢，發(fā)展很快，高職類院校相對落后，由中職院校升格起來的高職院校更是由于起步慢、資源少等，在數(shù)字化校園建設(shè)方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞： 高職院校 學(xué)生信息管理 現(xiàn)狀

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，隨著“移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算”等新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各個領(lǐng)域迅速加入這個運用大軍之中。

在這個過程中，各種各樣的管理模式、應(yīng)用軟件不斷更新、發(fā)展，學(xué)校管理進(jìn)入數(shù)字化校園的管理時代。隨著各種應(yīng)用的不斷延伸，數(shù)字化管理模式逐漸被各級各類學(xué)校的辦公、教學(xué)、科研、人事、財務(wù)、實驗、圖書與后勤等管理部門采用。在學(xué)校所有這些應(yīng)用數(shù)字化管理模式的部門當(dāng)中，對于學(xué)生信息的管理占據(jù)了極其重要的地位，幾乎所有部門都會涉及此類信息。

學(xué)生信息管理是各級各類學(xué)校學(xué)生管理的基礎(chǔ)，在整個管理鏈中更是起著至關(guān)重要的作用。學(xué)生信息管理手段不但反映了管理部門的水平，而且反映了學(xué)校的教育教學(xué)水平及學(xué)校辦學(xué)水平。

由于各類學(xué)校實際情況不同，在數(shù)字化校園的建設(shè)中，本科院校由于自身的優(yōu)勢，發(fā)展很快，高職類院校普遍落后，由中職院校升格起來的高職院校更是由于起步慢、資源少等，在數(shù)字化校園建設(shè)方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代發(fā)展的需要。以海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)校由中師類的學(xué)校升格為高職院校后，加大數(shù)字化校園建設(shè)力度，在教學(xué)、科研、學(xué)生信息管理方面利用學(xué)校的專業(yè)優(yōu)勢，開發(fā)適應(yīng)本校實際情況的應(yīng)用軟件。但面對生存與發(fā)展，亟待投入的方面更是多之又多，數(shù)字化校園的全面建設(shè)，面臨的問題非常多。下面以海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，談?wù)劯呗氃盒W(xué)生信息管理的現(xiàn)狀。

一、系統(tǒng)使用率不高，更新慢。

學(xué)院一直很重視現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，在學(xué)生學(xué)業(yè)成績管理方面，早在二十世紀(jì)九十年代就購置了成績管理系統(tǒng)，而其他方面由于沒有相應(yīng)的應(yīng)用軟件，一直沿用最原始的人工管理。直到二十一世紀(jì)初，各種應(yīng)用軟件逐漸面世，教務(wù)管理系統(tǒng)的使用，使學(xué)生信息管理除了成績管理外，增加了學(xué)生基本信息、學(xué)籍管理、教學(xué)管理、教材管理及財務(wù)管理等功能，卻因為系統(tǒng)的運行跟學(xué)校管理的模式與各項工作流程不符而難以應(yīng)用，數(shù)據(jù)格式與各部門使用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式不同而難以實現(xiàn)對接，若要運用，則必須重新錄入，為了避免重復(fù)操作，不選擇使用該功能。如畢業(yè)資格審核需要對學(xué)生的繳費情況進(jìn)行審核，學(xué)生的繳費情況由財務(wù)部門提供，財務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)是使用專業(yè)的財務(wù)處理系統(tǒng)，其統(tǒng)計的數(shù)據(jù)不能直接被教務(wù)系統(tǒng)讀取，必須將數(shù)據(jù)導(dǎo)出后再重新錄入，無形中增加相關(guān)部門的工作量，在進(jìn)行畢業(yè)資格審核時不采用系統(tǒng)進(jìn)行審核而改為其他形式。由于運用不多甚至不用，對相關(guān)系統(tǒng)需求不迫切，更新慢甚至停滯不前。

二、生源情況復(fù)雜多樣，信息容易混淆。

招生途徑多樣與多種學(xué)制并存，使學(xué)生信息管理更加復(fù)雜。目前，高職院校招生途徑主要有中招、高招、單獨招生、3+2試點等，學(xué)制主要有五年一貫制、三年制、兩年制、3+2試點、3+2銜接等，而單獨招生和3+2試點招生的學(xué)生信息管理尤為復(fù)雜。以單獨招生為例，學(xué)生分別來自普通高中、職業(yè)高中和中職學(xué)校，學(xué)制有2年，也有3年，為了方便教學(xué)，加上招生計劃的限制，常常會把幾類的學(xué)生編在同一個班級進(jìn)行管理，這就給學(xué)生信息管理增加了難度和強(qiáng)度，使得不同部門在進(jìn)行匯總時因分不清楚學(xué)生的情況，得出不一樣的結(jié)果。如在進(jìn)行在校生數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，學(xué)生處是根據(jù)專業(yè)班級進(jìn)行統(tǒng)計，教務(wù)處根據(jù)學(xué)籍情況來統(tǒng)計，其結(jié)果自然不一樣，學(xué)生管理部門在整理學(xué)生材料時，這種情況給整理工作帶來一些困擾。

三、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，產(chǎn)生信息不一致。

目前學(xué)生的基本信息主要是招生部門提供錄取信息，然后分別由學(xué)生處、教務(wù)處分別進(jìn)行收集補(bǔ)充，學(xué)生的獎罰信息由學(xué)生處產(chǎn)生，學(xué)籍異動的第一級管理在學(xué)生處產(chǎn)生，然后由教務(wù)處負(fù)責(zé)在教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)注，學(xué)生繳費情況由財務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)計。這三個部門使用的系統(tǒng)都是根據(jù)各自的需求而配置，三者之間尚未建立連接，所有信息都是由各自部門各自錄入的，或者需要到相關(guān)部門拷貝初始數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后導(dǎo)入系統(tǒng)，而后期所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變化則需要各部門隨時收集并進(jìn)行錄入。由于各部門收集的途徑不同，時間不同，數(shù)據(jù)格式也是根據(jù)本部門的需要進(jìn)行處理的，因此提供給學(xué)校的數(shù)據(jù)不一致，致使學(xué)院拿不到統(tǒng)一的、權(quán)威的數(shù)據(jù)。

四、管理流程缺少有效連接，信息處理不及時。

在管理過程中，由于各級管理部門會根據(jù)各自的情況制定不同的管理制度，跨部門使用數(shù)據(jù)必須找到相應(yīng)的管理人員才能獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，同時管理流程之間反饋機(jī)制不夠完善，管理平臺沒有進(jìn)行有效的對接，造成某些流程有沒有走完，主管部門難以了解和監(jiān)督。

如學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)，根據(jù)管理流程，學(xué)生的退學(xué)申請在經(jīng)所在部門、學(xué)生處、教務(wù)處、主管院長審批通過后，交回學(xué)籍部門進(jìn)行登記處理后，再通知到學(xué)生所在部門、學(xué)生處、財務(wù)處。而在這一過程中，一旦某個環(huán)節(jié)沒有通知到位，可能出學(xué)生所在部門、學(xué)生處將該生標(biāo)注為退學(xué)，學(xué)籍部門因沒有收到退學(xué)申請表沒有進(jìn)行退學(xué)處理，教務(wù)系統(tǒng)中該生卻是注冊狀態(tài)，教師在進(jìn)行成績登記時要錄入考核成績，甚至是進(jìn)行畢業(yè)資格審核時，把已經(jīng)退學(xué)的學(xué)生納入審核名單；財務(wù)處因沒有收到退學(xué)申請表，在統(tǒng)計學(xué)生欠費時仍有該生名單，等等，致使產(chǎn)生因信息不一致而需要反復(fù)重新核查的情況，不但增加各部門人員的勞動量，而且影響了工作效率，損害了學(xué)生的利益。

五、信息使用率的提高使信息管理工作更加復(fù)雜。

學(xué)生信息包含學(xué)生基本信息、學(xué)籍學(xué)歷、課程、成績等，使用學(xué)生信息的部門涵蓋了全校行政、教學(xué)、科研、人事、財務(wù)、實驗、圖書、后勤等各個部門，在處理本部門的各項事務(wù)中，各個部門都根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)。為了維護(hù)本部門系統(tǒng)的正常運行，各部門需要根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式錄入基本數(shù)據(jù)。以學(xué)生基本信息為例，教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)等系統(tǒng)都在使用，并且要根據(jù)部門需要進(jìn)行維護(hù)，其原始數(shù)據(jù)分別從招生處、學(xué)工處、教務(wù)處收集，來源不同，格式不一，使用部門需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行格式處理才能導(dǎo)入系統(tǒng)，或者重新逐一錄入。這樣就產(chǎn)生了一些重復(fù)的錄入，也同時增加了數(shù)據(jù)不一致的可能性。再者，學(xué)生基本信息來自不同部門、不同系統(tǒng)，學(xué)生從入學(xué)至離校，期間各個系統(tǒng)都在不斷補(bǔ)充、更新學(xué)生的基本信息，這些變化使要獲得一份準(zhǔn)確的學(xué)生信息變得更加復(fù)雜。換言之，一份完整的學(xué)生信息，需要多個部門共同維護(hù)才能保證其完整性，如果沒有確定一個權(quán)威的來源，則很難保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確。

對學(xué)生信息的主要管理部門來講，給全校各個部門提供數(shù)據(jù)也是一項非常繁雜的事情，因為各部門要求、數(shù)據(jù)格式不同，學(xué)校行政、科研、人事部門需要的是統(tǒng)計數(shù)據(jù)，財務(wù)、后勤部門除了統(tǒng)計數(shù)據(jù)外，還需要每個學(xué)生的信息，教學(xué)、圖書館只需要學(xué)生的基本信息。出于信息安全考慮，主管學(xué)生信息部門不能將學(xué)生全面信息全部提供給使用部門，必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理才能提供給使用部門。這種反反復(fù)復(fù)的操作，大大增加部門工作人員的勞動量，也使部門工作人員的工作更加復(fù)雜化。

六、信息使用的需求使學(xué)生信息安全管理工作存在隱患。

隨著信息的使用率不斷提高，范圍不斷延伸，學(xué)生信息安全問題存在一些隱患。首先，從使用過程來說，學(xué)生信息在全校各部門之間的交叉?zhèn)鬏敗⒎磸?fù)整合，很容易出現(xiàn)信息丟失和泄漏的情況。其次，信息的傳輸渠道存在一些安全隱患，有時為了方便，操作者會將信息保存在U盤里，U盤一旦丟失或損害，所有數(shù)據(jù)將無法找回。另外，使用者的工作習(xí)慣及安全防范意識也會影響信息的安全問題，筆者發(fā)現(xiàn)，在信息收集與整合過程中，為了操作方便，將相關(guān)信息隨便放置在電腦桌面上的情況并不少見。

根據(jù)學(xué)生信息管理的現(xiàn)狀，要使更多的部門更充分地使用已有的數(shù)據(jù)資源，減少資料收集、數(shù)據(jù)采集等重復(fù)勞動，就要實現(xiàn)信息共享。實現(xiàn)信息共享，需要有平臺支撐，開發(fā)和完善數(shù)據(jù)共享平臺系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)共享資源體系，推進(jìn)數(shù)據(jù)的共享和綜合開發(fā)利用，實現(xiàn)學(xué)校各部門信息數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通，使各個部門都能查看和使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一、及時更新的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)共享平臺成為學(xué)校建設(shè)的支撐和服務(wù)平臺，并為后續(xù)系統(tǒng)的建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，數(shù)字化校園的建設(shè)是擺在所有學(xué)校面前最迫切的任務(wù)之一。

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