詹志靈

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淺議信息化建設(shè)中高職院校辦公室的能力升級

詹志靈

（漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 漳州 363000）

辦公信息化是高職院校信息化建設(shè)中的重要一環(huán)，是智慧校園的組成部分。充分利用信息技術(shù)能全面提升行政管理效率。然而高職院校辦公室信息化管理取得成果的同時，也存在著信息化意識薄弱、平臺建設(shè)滯后、專業(yè)人才缺乏等問題。在信息化的宏觀背景之下，結(jié)合實際提出了高職院校辦公室信息化能力提升的有效途徑。

高職辦：公室；行政管理；信息化

進入新世紀以來，我國經(jīng)濟社會獲得了高速發(fā)展，特別是信息化時代的到來，我國也開始了大力推進全面信息化建設(shè)的進程，而高職院校辦公信息化就是其中一個重要的組成部分，它對于提升高職院校行政管理效率有著十分重要的意義，高職院校信息化已勢在必行。

一、高職辦公室信息化管理的必要性

（一）高職辦公室信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢

當前我國正處在向信息化社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)深入到高職院校工作的方方面面。辦公室是高職院校的中樞部門，行使著行政管理的權(quán)利，其職能的轉(zhuǎn)變和辦公方式的改變直接關(guān)系著行政管理的效率；同時，辦公室也會是高校信息化建設(shè)的核心部門，對網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)資源共享等工作的開展都有管理、督查的功能。因此，高職院校辦公室必須認真分析，統(tǒng)籌考慮，順應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，實現(xiàn)信息化管理。

（二）高職辦公室信息化管理是提升辦公效率的必然要求

新時期我國高職院校的管理創(chuàng)新，應(yīng)以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向；要想實現(xiàn)這一目標，就需要完善的行政管理業(yè)務(wù)流程，以及合適的業(yè)務(wù)方式和手段。行政管理工作面臨著巨大信息量、海量的數(shù)據(jù)、眾多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，工作任務(wù)和壓力都很大。信息技術(shù)具有傳遞速度快、信息處理速度快、操作簡單、簡化流程、信息透明等眾多的優(yōu)勢，這給行政工作帶來諸多便利，極大地提升了辦公效率。所以，實現(xiàn)辦公室信息化管理是提升辦公效率的必然要求。

二、高職辦公室信息化管理的三重挑戰(zhàn)

（一）認知模式上的挑戰(zhàn)

信息化時代社會經(jīng)濟的發(fā)展速度比以往任何一個時代都要迅速，在這個時代背景下，無法改變傳統(tǒng)、落后的思想觀念以及工作方式方法的人，就無法跟上時代發(fā)展的步伐。高職辦公室信息化管理所遭遇到的第一個挑戰(zhàn)就是認知模式的變動。當前的辦公室管理者多數(shù)為60、70后及80初，對信息化的了解雖有危機感，但是因為專業(yè)上的限制，在信息化范圍、信息化開展意義認識、信息化手段及功能等方面的認知不足，沒有真正意識到信息化建設(shè)對辦公室工作的巨大推動作用。

（二）硬件平臺上的挑戰(zhàn)

在未來，要全面發(fā)揮高職院校辦公室的作用，就必須構(gòu)建信息化的平臺，使用能夠滿足信息化需求的終端、網(wǎng)絡(luò)等。在目前的多數(shù)高職院校中，硬件建設(shè)仍需加強。硬件不足，就是先天不足；無法發(fā)揮作用的時候，就會導(dǎo)致辦公室人員對信息化失去信心，退縮甚至倒退到“石器時代”。

（三)雙能人才上的挑戰(zhàn)

信息化建設(shè)需要專門的人才，辦公室信息化建設(shè)亦是如此。既有辦公室工作經(jīng)驗，又能夠符合信息化工作需要的雙能人才，是辦公室信息化建設(shè)的推動力和執(zhí)行者。雙能人才的數(shù)量，成為局限辦公室信息建設(shè)速度、質(zhì)量的重要瓶頸。

三、實現(xiàn)高職辦公室信息化能力升級的有效途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高對信息化的重視

辦公室工作人員要想進步，就必須要轉(zhuǎn)變思想，提高對高職辦公室信息化管理的重要性認識。首先，必須要正確認識和理解高職辦公室信息化管理，辦公室管理者及相關(guān)工作人員要充分認識到全世界信息化高速發(fā)展時期已經(jīng)到來，高職院校行政管理實現(xiàn)信息化不但是時代發(fā)展的必然趨勢，也是提高自身工作效率的必然要求。其次，必須轉(zhuǎn)變思想順應(yīng)信息化，應(yīng)當有與時俱進的精神，走出傳統(tǒng)的定勢思維，用新的思維和方式來思考問題、開展工作，讓自己更好地順應(yīng)信息化。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃，完善信息化的管理體系

目前多數(shù)高職院校的信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，這給工作造成了很大的混亂，所以高職院校應(yīng)當建立統(tǒng)一的辦公信息化機構(gòu)，制定統(tǒng)一的目標、規(guī)范和詳細的計劃，同時還應(yīng)對已建成的網(wǎng)絡(luò)信息化平臺進行正確的管理，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展變化和需要，對現(xiàn)在平臺進行改革和完善，使其更加標準和規(guī)范。首先，要制定明確、量化的辦公信息化目標，給全校的辦公信息化管理提供統(tǒng)一的標準和參考。其次，要根據(jù)學(xué)校的實際情況制定詳細的實施計劃，每一年、每季度，甚至每月都要有明確的短期目標，并且集中力量加以實現(xiàn)，做到從易到難、分段進行、全面推進。第三，更新信息設(shè)備，老舊的設(shè)備無法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需要，所以辦公室應(yīng)當按照統(tǒng)一標準和要求對全校的計算機網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備進行統(tǒng)一的補充和完善，全面推進信息化建設(shè)。

（三）加強培訓(xùn)，提升人員的整體素質(zhì)

高職辦公室信息化管理最終需要人才的推動，雙能人才缺口較大。所以應(yīng)當重視這些問題，加強對辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提升操作的專業(yè)技能，以更好的適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。首先，培訓(xùn)要有系統(tǒng)性。每年、每月都應(yīng)當有詳細的培訓(xùn)安排，每一次培訓(xùn)都應(yīng)當有不同的內(nèi)容，涵蓋到計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息化等方面的基礎(chǔ)知識，以及實際操作的方法技能；同時要設(shè)定目標，注重結(jié)果評估，有始有終，方成系統(tǒng)。其次，培訓(xùn)應(yīng)當有針對性，辦公室管理者負責(zé)整個辦公室甚至全校的行政管理工作，應(yīng)當將技術(shù)與行政管理進行結(jié)合，專業(yè)技術(shù)人員開展專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，且要與實際的工作緊密結(jié)合，真正做到學(xué)以致用。第三，要注重適時吸納雙能人才。既可以來自于外部、新聘人才，又可以從內(nèi)部人員中進行挖掘和提升，從對信息化的理解程度、操作熟練度、工作績效等維度進行考核、選拔、使用。

（四）加強保護，確保辦公信息的安全性

《計算機信息系統(tǒng)國際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定》第六條明確規(guī)定：“凡涉及國家秘密的電腦信息系統(tǒng)，不得直接或間接地與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)接，必須實行物理隔離。”高職院校有很多秘密的內(nèi)容，比如學(xué)校的財務(wù)、教學(xué)特色等方面，也會面臨很多的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。因此，高職院校必須要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，特別是通過辦公室來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全，將內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，確保各項信息的絕對安全。首先，要找準網(wǎng)絡(luò)信息安全方面的法律體系，從法律層面上對入侵高職院校部門網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、篡改或盜竊信息等違法犯罪的行為給予堅決打擊，也給全校教職工的網(wǎng)絡(luò)行為提供明確的標準。其次，高職院校部門應(yīng)當建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理框架，一方面在計算機上建立防火墻，對所有來自外網(wǎng)的信息進行仔細的檢查，自動攔截和屏蔽具有破壞性的惡意信息，對于危害性較大的信息，還可以鎖定其網(wǎng)絡(luò)地址，并依法進行管理；另一方面也要及時更新計算機設(shè)備，加強關(guān)鍵性安全技術(shù)軟件的研究和開發(fā)，建立應(yīng)急支援中心和數(shù)據(jù)備份基礎(chǔ)設(shè)施，以避免突發(fā)情況的發(fā)生。最后，要加強對專業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過提升專業(yè)人員的安全防范意識和能力，定期對所有計算機進行病毒清理，對整個網(wǎng)絡(luò)進行監(jiān)控，以確保高職院校信息的絕對安全。

總之，我國的高職院校辦公室信息化管理起步晚，發(fā)展快，目前仍然處于初級階段，這是一個長期而艱巨的系統(tǒng)工程。當前很多高職院校經(jīng)過多年的努力，辦公室信息化建設(shè)取得了不錯的成績，辦公室管理者與工作人員的信息化工作水平也得到了提升，但是依然還存在著思想觀念落后、人員專業(yè)素質(zhì)較差、信息安全隱患嚴重等問題。這需要準確定位高職辦公室的工作職責(zé)，明確辦公室管理者及相關(guān)工作人員的責(zé)任，從學(xué)校和辦公室工作的實際情況出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變?nèi)藛T落后的思想觀念，對辦公室人員進行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全管理等方法，解決好當前的問題，并且在今后的發(fā)展過程中一定與時俱進，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，順利推進高職院校辦公室信息化管理建設(shè)，提升辦公效率，更好地促進學(xué)校建設(shè)和發(fā)展。

[1] 耿興隆. 高職院校教學(xué)信息化建設(shè)研究[J]. 河北軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2017(19):26-29.

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[3] 操驚雷,熊愛梅. 高職院校信息化建設(shè)頂層設(shè)計方法與實踐[J]. 中國職業(yè)技術(shù)教育,2014(06):94-96.

[4] 周官強. 高職院校教工績效考核信息化項目管理[D]. 電子科技大學(xué),2011.

（責(zé)任編輯：黃文麗）

A Discussion on the Ability Promotion of the Office of Higher Vocational Colleges in Information Construction

ZHAN Zhi-ling

(Zhangzhou Institute of Technology, Zhangzhou, Fujian, 363000, China)

Office informatization is an important step of the information construction of higher vocational college and it is also a component part of the smart campus. The full use of information technology can improve the efficiency of administration. However, there also appears such problems as staff’s weak information awareness, lagging platform construction and lack of professional talents when some successful outcomes are achieved. Based on the macro background of informatization and reality, this paper puts forward an effective way to improve the office informatization capacity of higher vocational colleges.

higher vocational colleges; office; administration; informatization

2018－05－10

詹志靈（1971—），男，福建漳浦人，副研究員，研究方向：行政管理。

1673-1417（2018）02-0023-03

10.13908/j.cnki.issn1673-1417.2018.02.0005

G717

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