林 堅/浙江工商大學(xué)

校友檔案管理最基礎(chǔ)也是最核心的工作當屬校友信息、校友數(shù)據(jù)等的存儲與查詢。構(gòu)建校友檔案管理系統(tǒng)并在校史館、校友辦等場所投入使用，能在校慶等重要時間節(jié)點，提高高校的親和力，喚起記憶共鳴點，為校友與學(xué)校之間建立起一座長期溝通的“感情橋梁”。受傳統(tǒng)檔案服務(wù)觀念的影響，高校在檔案服務(wù)平臺開發(fā)與應(yīng)用方面存在不足。為提供多元化、個性化的檔案服務(wù)，促進檔案服務(wù)工作的提升與完善，開發(fā)符合高校發(fā)展要求的檔案管理系統(tǒng)輔助日常工作、提高高校檔案管理的信息化水平，具有現(xiàn)實意義。

目前，市場上尚無成熟的校友檔案管理系統(tǒng)可供使用，即使有，也很難滿足各高校的個性化需求；此外，由于校友檔案信息多樣、數(shù)據(jù)分類復(fù)雜，若外包給公司進行個性化定制，將需要很高的成本，且海量的數(shù)據(jù)安全得不到保障。通過自主研發(fā)既能實現(xiàn)既定目標也能大幅度地降低成本，而且數(shù)據(jù)安全也有一定保障。為此，筆者所在的浙江工商大學(xué)就校友檔案服務(wù)平臺——校友檔案綜合查詢展示系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用進行了有益嘗試。本文所指的“校友”，既包括浙江工商大學(xué)歷屆畢業(yè)生，也包括在職和已經(jīng)離職的教職工。

1 功能架構(gòu)

校友檔案綜合查詢展示系統(tǒng)是我校檔案館依托本校信息技術(shù)專業(yè)師生的力量，自主研發(fā)的管理校友檔案、為校友提供檔案服務(wù)的多功能平臺。我們希望通過這一系統(tǒng)，為廣大校友提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升校友檔案管理信息化水平，并更好地展示學(xué)校的辦學(xué)理念與辦學(xué)成就。

1.1 校友數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

前期，我們對我校1943年以來13萬余名畢業(yè)生的原始檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)“存量數(shù)字化”，實現(xiàn)批量導(dǎo)入、資料匹配、統(tǒng)計分析等諸多任務(wù)流程，構(gòu)建起儲存有海量校友檔案的數(shù)據(jù)庫，為同類業(yè)務(wù)的延伸和其他部門信息共享提供支撐。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計結(jié)構(gòu)分為信息輸入、校友信息數(shù)據(jù)庫、信息輸出、應(yīng)用四個子系統(tǒng)，其中信息輸入子系統(tǒng)包含校友信息采集、系統(tǒng)更新、批量導(dǎo)入校友數(shù)據(jù)等功能；校友信息數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)包含校友分組、校友標簽、校友變更記錄、校友數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份等功能；信息輸出子系統(tǒng)包含校友信息查詢、校友抽樣等功能；應(yīng)用子系統(tǒng)包含校友生日提醒、群發(fā)短信、群發(fā)郵件、標準文檔打印、校友數(shù)據(jù)導(dǎo)出、學(xué)籍檔案紀念冊制作等功能，還可以根據(jù)需求添加一些功能。

具體來說，信息輸入包括Excel批量添加校友、Excel批量更新校友資料、Excel批量更新校友照片功能。校友信息數(shù)據(jù)庫包括多條件查詢校友、校友分組（校友分組能分配管理員獨立管理）、使用標簽對校友分類、設(shè)置特殊校友、校友數(shù)據(jù)一鍵備份、生成標準的校友簡歷文檔（word版本）以備保存和打印、校友抽樣等功能，此外還有校友統(tǒng)計分析功能，該功能還能隨機抽取一定數(shù)量的校友用于校友調(diào)查和校友統(tǒng)計分析，并通過圖表展示統(tǒng)計結(jié)果。信息輸出包括視頻管理（如視頻分類增刪）、文檔增刪、照片管理（如相冊增刪、照片增刪）等功能，且視頻、文檔、照片都支持多文件上傳及關(guān)鍵詞搜索。應(yīng)用包括短信群發(fā)功能，即通過校友搜索、校友分組、校友抽樣或校友標簽篩選出符合條件的校友并群發(fā)短信；郵件群發(fā)功能，即通過校友搜索、校友分組、校友抽樣或校友標簽篩選出符合條件的校友并群發(fā)郵件；校友生日功能，提醒當前日期過生日校友，并可查詢?nèi)我庖晃恍Ｓ训纳眨€可給過生日的校友發(fā)送祝福短信或祝福郵件；數(shù)據(jù)接口功能，添加、查詢、更新校友接口，且第三方程序可以通過該接口添加校友、查詢校友信息、操作校友信息。

1.2 校友觸屏查詢系統(tǒng)

基于Intranet和Internet與校友數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)同步對接，該系統(tǒng)主要用于校友查詢自己或其他校友信息，能通過姓名、專業(yè)、入學(xué)年份等關(guān)鍵詞進行查詢，如已畢業(yè)的校友查詢當年就讀時的個人信息和班級畢業(yè)照；此外還支持打印校友信息，以及將畢業(yè)照發(fā)送到校友郵箱等；與校友數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)集成后，可以自動同步更新校友數(shù)據(jù)；提供在線制作學(xué)籍檔案紀念冊功能，已畢業(yè)的校友登錄后可下載自己的學(xué)籍檔案，根據(jù)自己的喜好及當年學(xué)校的照片模板，設(shè)計屬于自己的學(xué)籍檔案紀念冊。

1.3 校史館多媒體宣傳APP

通過多媒體VR技術(shù)打造虛擬校史館，使之成為記載學(xué)校歷史、弘揚辦學(xué)傳統(tǒng)、彰顯辦學(xué)理念、展示辦學(xué)成就的宣傳平臺，起到以校史育人、以高校文化凝聚校友的作用。具體而言，通過運用現(xiàn)代技術(shù)讓虛擬校史館具有更多視覺上的沖擊力，并使得校史展出更加生動有趣、不枯燥。

1.4 信息資源庫

（1）校友資源庫：包括近13萬全日制和成教校友的基本情況及學(xué)籍檔案，以及400位著名校友、杰出校友的重要信息。（2）知名教師資源庫：匯聚本校知名教師信息，如浙江省特級專家、國家“萬人計劃”哲學(xué)社會科學(xué)領(lǐng)軍人才、“新世紀百千萬人才工程”國家級人選、國家“千人計劃”入選者、教育部“新世紀優(yōu)秀人才支持計劃”入選者、全國文化名家暨宣傳文化系統(tǒng)“四個一批”人才、省部級有突出貢獻中青年專家、浙江省宣傳文化系統(tǒng)“五個一批”人才入選者、浙江省高等學(xué)?！板X江學(xué)者”特聘教授、浙江省“千人計劃”入選者、享受政府特殊津貼人員、浙江省“151人才工程”重點資助培養(yǎng)人員、浙江省“151人才工程”第一、第二層次人選的信息。（3）學(xué)生風采資源庫：包括學(xué)生歷年科技創(chuàng)新資料作品及獲獎情況。（4）教職工基本信息庫：包括姓名、工號、照片、在職部門、離退休情況。（5）歷任領(lǐng)導(dǎo)資源庫：包括歷任主要校領(lǐng)導(dǎo)及現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)的簡介與照片。（6）學(xué)校慶典資源庫：包括校慶照片及視頻。（7）商大榮耀資源庫：包括教職工歷年科研獲獎證書。（8）領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷資源庫：收集了各級各類領(lǐng)導(dǎo)來訪視察的照片、題詞，特別是征集了2004年時任浙江省委書記習近平同志視察浙商大的照片。（9）影像記憶資源庫：包括歷屆學(xué)生畢業(yè)照。（10）商大紀事資源庫：包括學(xué)校歷年大事記。此外還有商大校志資源庫，收錄有學(xué)校建校100周年出版專著的電子版。

2 應(yīng)用成效

校友檔案綜合查詢展示系統(tǒng)運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，充分考慮了信息公開與隱私保護的原則；系統(tǒng)具有強大的功能，包括畢業(yè)合影照查詢展示、校友個人照片查詢展示、校友學(xué)籍檔案查詢展示、校友畢業(yè)后個人成就展示（相關(guān)信息與校友辦對接，定期采集）、校友學(xué)籍檔案紀念冊制作及虛擬校史館展示，能滿足校友多元化利用需求，同時整體設(shè)計美觀大氣、操作簡便；系統(tǒng)自主開發(fā)，并設(shè)置了數(shù)據(jù)校驗功能和分級保密功能，保證了海量檔案數(shù)據(jù)的安全。

系統(tǒng)的構(gòu)建實現(xiàn)了校友檔案管理工作信息化，如在線進行校友數(shù)據(jù)添加和批量導(dǎo)入、校友資料查詢和統(tǒng)計分析、校友信息變更查詢等，并通過校友觸屏查詢系統(tǒng)讓已畢業(yè)的校友查詢當年就讀時的個人、班級、教師以及學(xué)校等的歷史信息，為校友與母校之間建立起一座長期溝通的“感情橋梁”。系統(tǒng)受到了學(xué)校的肯定和校友的歡迎，它的價值在于完善了校友檔案資源建設(shè)、拓展了高校檔案館的文化教育功能并提升了檔案館的新形象，同時開創(chuàng)了高校檔案工作遠程服務(wù)、虛擬服務(wù)的新局面。

大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，高校檔案信息服務(wù)工作的發(fā)展前景喜人，但僅僅依靠高校檔案館的力量去實現(xiàn)，所投入的物力成本巨大、培養(yǎng)技術(shù)人才的周期過長。因此高校檔案館需要新思維、新理念、新技術(shù)，參與大協(xié)同、大共享才能獲得新發(fā)展。高校檔案館要拓寬視野、解放思想，借助本校信息技術(shù)力量，邊摸索邊實際應(yīng)用，這樣也不會錯過大數(shù)據(jù)時代的黃金發(fā)展時期。開發(fā)校友檔案綜合查詢展示系統(tǒng)時，我們發(fā)動利用勤工儉學(xué)的學(xué)生采集海量數(shù)據(jù)，再由信息技術(shù)專業(yè)的師生和檔案館工作人員設(shè)計架構(gòu)并進行搭建，既降低了成本，也給師生提供了研究和學(xué)習實踐的機會，并保證了校友檔案信息的絕對安全。此外，該系統(tǒng)受到多家高校認可，如中國計量大學(xué)在自行開發(fā)校友檔案管理系統(tǒng)時，借鑒了我們的創(chuàng)意及部分技術(shù)；浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院主動參考我們的工作經(jīng)驗并請我們提供技術(shù)支持，合作開發(fā)學(xué)院校友檔案管理系統(tǒng)。