付瑤丹

摘要：科學事業(yè)單位公務借款業(yè)務頻繁、金額大、涉及的人員多。公務借款長期掛賬，影響會計信息的準確性，同時可能導致壞賬的發(fā)生。文章通過分析公務借款管理中存在的問題，提出相應的對策，以期為科學事業(yè)單位公務借款的管理提供借鑒。

關鍵詞：科學事業(yè)單位；公務借款；管理對策

一、公務借款

公務借款是指因公務需要，單位職工臨時在單位財務部門借取，用于預付給有關單位或個人的各種業(yè)務款項。如科學事業(yè)單位因購買設備和材料等商品或者接受勞務服務時，需要按照合同或者協(xié)議預付給有關單位或者個人的款項，以及職工因公出差預借的差旅費等。

不同類型科學事業(yè)單位，雖然規(guī)模不同，學科差異較大，但其公務借款的特點基本相同。概括起來，主要有以下三個特點：1.公務借款業(yè)務頻繁；2.公務借款金額大；3.涉及的人員多。科學事業(yè)單位在承擔科研項目或課題，組織學術交流、科普或教學活動等任務，以及開展科研業(yè)務活動中，由于因公出差、購買設備和材料等業(yè)務的需要，導致公務借款業(yè)務頻繁。除了公務借款業(yè)務頻繁，科學事業(yè)單位的公務借款金額往往比較大。例如：科學事業(yè)單位經常需要采購國外的先進儀器設備，一般都需要向進出口公司或代理公司預付設備采購款，因而會產生大金額的公務借款。同時，公務借款涉及到辦理借款業(yè)務的每位職工，由于職工崗位或人員的流動性也會給公務借款的管理帶來一定風險。

二、公務借款管理中存在的問題

科學事業(yè)單位公務借款管理中通常存在以下問題：

（一）公務借款管理制度不完善

科學事業(yè)單位中，較少有單獨制定公務借款管理制度的，多數(shù)是將借款和報銷制度合并成借款報銷制度。在借款報銷制度中側重報銷制度，借款制度相對簡略。制度中往往沒有明確哪些人、哪些情況可以借款，以及借款所需附的材料，導致財務人員在審核借款單時沒有依據(jù)可循。相對報銷業(yè)務而言，公務借款業(yè)務相對隨意、不夠嚴謹。

（二）疏于清理公務借款，讓長期拖欠、占用公務借款有機可乘

由于公務借款涉及的人員多，清理起來不僅工作量大，而且非常繁瑣，很多單位都疏于對公務借款的清理。使得一些職工拖欠借款、長期占用公務借款的行為未能被及時發(fā)現(xiàn)，存在發(fā)生壞賬損失的風險。公務借款核銷的方式一般有兩種，一種是費用發(fā)生后，報銷時沖銷借款，差額多退少補。另一種是現(xiàn)金還款，即先報銷，再將報銷拿到的款項沖銷借款。例如：某職工由于外出科學考察借款2萬元，實際花費1.6萬元。出差回來后，該職工可以選擇在報銷時沖銷借款1.6萬元，同時退回4千元現(xiàn)金；也可以選擇直接報銷1.6萬元，再拿2萬元現(xiàn)金還款。由于沒有定期清理，該職工可能報銷后不主動歸還該筆2萬元的借款，長期拖欠和占用，最終可能導致壞賬的發(fā)生。

（三）財務部門與職工溝通不暢，職工財務意識淡薄

對于財務人員來說，借款后需要核銷借款是常識。但是部分職工由于財務意識淡薄，不知道借款后需要核銷借款，借款匯給對方單位后，沒有及時向對方單位索要發(fā)票核銷借款；或者收到對方單位開具發(fā)票，認為材料或者設備已收到，所有流程已完成，將發(fā)票隨意放置或遺失，導致公務借款一直掛賬，給借款核銷帶來不應有的困難。更有甚者，在借款匯給對方單位后，收到對方開具的發(fā)票，報銷時沒有核銷借款，而是再次匯款給對方單位，造成重復匯款。

（四）供應商變動較大

相對企業(yè)而言，科學事業(yè)單位所需的試驗試劑、耗材往往種類繁多、采購量小、供應商范圍廣且不固定。由于科研所需試驗試劑、耗材的特殊性，科研人員往往自行聯(lián)系供應商采購。在借款核銷過程中，有不少公務借款是由于供應商信譽問題，導致借款核銷困難。

三、公務借款長期掛賬的影響

公務借款管理不到位，使得公務借款長期掛賬，給單位帶來以下不良影響：

（一）影響會計信息的準確性

公務借款是一種停留在結算過程中的資金，體現(xiàn)為科學事業(yè)單位對有關單位或個人的一種債權。公務借款多數(shù)都會經報銷轉化為科研支出或行政管理支出等。公務借款長期掛賬，導致當期虛列資產，少記支出，使得單位資產虛增，會計報表體現(xiàn)的會計數(shù)據(jù)與真實情況不符，從而影響會計信息的準確性。

（二）導致壞賬的發(fā)生，造成不必要的意外或損失

往年的公務借款，由于清理不及時，待清理時，往往存在借款人離職、退休、死亡等情況，導致暫付款無法收回，給單位造成不必要的損失。

四、公務借款管理對策

針對公務借款管理中存在的問題，文章建議采取以下管理對策：

（一）完善公務借款管理制度、嚴格執(zhí)行制度

1.建議在制度中明確哪些情況可以借款，借款單后需要附的材料以及借款需要的審批流程。做到借款必有依據(jù)，一事一借，?？顚Ｓ?。例如：差旅費借款需附出差申請表；根據(jù)合同或協(xié)議約定預付給有關單位的款項，需要附相應的合同或協(xié)議；其他由于對方單位要求必須款到后才能提供商品、服務的，也需要附相關的證明材料，例如：測試費借款需附測試費收費通知單、版面費借款需附出版社付款通知書，錄用通知函等。

2.定期清理公務借款。建議財務部門每年應對公務借款進行定時清理，有條件的科學事業(yè)單位可以一個季度或者半年清理一次。對公務借款進行定期清理，財務部門能夠及時發(fā)現(xiàn)問題；在提醒借款人及時核銷借款的同時，對其他可能涉及公務借款的職工也有提醒作用。

3.制度中應該有相應的懲罰機制。事業(yè)單位與企業(yè)不同，很多時候礙于情面，雖然財務部門定期催還借款，但是如果借款人不配合，又沒有相應的懲罰機制，導致借款清理工作達不到應有的效果。懲罰機制可以從兩方面考慮：第一，前賬不清，后賬不借；第二，緩發(fā)借款人工資，額度以借款金額為限，待借款清理后，補發(fā)相應的工資。不給長期拖欠、占用借款有機可乘，避免壞賬的發(fā)生。

4.限定借款人范圍、完善離職手續(xù)。公務借款必須責任到人，在編人員相對穩(wěn)定，可以辦理公務借款業(yè)務。項目聘用人員、勞務派遣人員由于經常變動，不建議將其納入借款人范圍。此外，職工離職、退休，應先清理完借款。對于離職時尚有采購設備等核銷周期較長的公務借款，可以將借款轉移給單位其他在職職工，雙方確認簽字，經部門負責人同意，提交相關資料到財務部門后離職。endprint

5.有了完善的公務借款管理制度，要嚴格執(zhí)行制度，不能讓制度流于形式。

（二）嚴格控制現(xiàn)金借款

由于現(xiàn)金借款有太多的不確定性，實際管理中很難監(jiān)控，應盡量減少現(xiàn)金借款的次數(shù)與額度。2012年9月27日，財政部下發(fā)通知，在2012年年底前全面推行公務卡。公務卡全面推行后，差旅費等公務借款業(yè)務明顯下降。現(xiàn)階段，現(xiàn)金借款主要集中在沒有條件使用公務卡的地方：如因公出國，進行野外科學考察、實驗測試、樣本采集等。公務借款管理制度應當與公務卡結算管理規(guī)定結合起來，能使用公務卡的地方，一律不允許現(xiàn)金借款。部門負責人對借款業(yè)務的真實性負責，財務人員對借款所附材料及審批流程進行審核。

（三）定期培訓，提高職工財務意識

資產財務部門應定期對單位職工進行培訓，提高職工財務意識。除入職培訓外，建議組織一些常規(guī)性的培訓。對于一些職工應當了解的財務知識也可以做成手冊或演示文稿，掛在內部網站上，供職工選擇學習。此外，充分發(fā)揮科研財務助理的橋梁作用，通過科研財務助理更多的對公務借款報銷中應注意的問題及事項進行宣傳。

（四）與信用良好的供應商合作

購買政府采購以外的商品或者服務，可以先在國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢相關企業(yè)的信息。查看企業(yè)的經營狀況，看企業(yè)是否是在營（開業(yè)）企業(yè)、是否有列入經營異常名錄或者嚴重違法失信企業(yè)名單?，F(xiàn)在很多科學事業(yè)單位與喀斯瑪商城合作?？λ宫斏坛鞘强蒲泻牟牟少徠脚_，平臺對供應商的資質把關。并且喀斯瑪商城上購買商品都是先發(fā)貨，收到貨后供應商開具發(fā)票，再由資產財務部門定期結算。這種方式，減少公務借款的同時，也避免了由于企業(yè)信用不良造成的風險。此外，在簽訂合同時，建議在合同中約定付款、發(fā)貨、發(fā)票開具的時間，遇到不按時發(fā)貨、拒絕開具發(fā)票等行為，可以通過法律途徑維護合法權益。

五、結語

由于科學事業(yè)單位的業(yè)務性質及會計核算的要求，公務借款不可避免。為了更真實的反應科學事業(yè)單位的收支和結余，避免不必要的資金損失，建議科學事業(yè)單位在財務管理工作中重視公務借款業(yè)務的管理。建立健全公務借款管理制度，對公務借款進行定期清理，對惡意拖欠公務借款的職工給予相應的處罰，保證科學事業(yè)單位的資金安全。

參考文獻：

[1]財政部教科文司 科技部科研條件與財務司.科學事業(yè)單位財務制度解讀[M].北京：經濟科學出版社，2014.

[2]財政部.科學事業(yè)單位會計制度[Z].財會[2013]29號.2013-12-30.

（作者單位：中國科學院廣州能源研究所）endprint