劉琳

【摘 要】近幾年，隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，人事檔案管理工作也取得了一定進(jìn)步。要進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案管理工作，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)各大國(guó)企、私企的創(chuàng)新意識(shí)，力求完善傳統(tǒng)的人事管理模式。論文以鐵路干部人事檔案管理為例，通過(guò)與原有紙質(zhì)檔案管理模式對(duì)比，闡述電子檔案管理模式的意義，并提出有關(guān)鐵路干部人事檔案管理行之有效的相關(guān)對(duì)策。

【Abstract】In recent years， with the progress of science and technology in China， personnel archives management has also made some progress. To further promote the management of personnel files， we must keep pace with the times， strengthen the innovation consciousness of major enterprises and private enterprises， and strive to improve the traditional personnel management model. Taking the cadre personnel file management of railway as an example， this paper expounds the significance of the electronic archives management mode through comparing with the original paper archives management mode， and puts forward the relevant countermeasures of railway cadre personnel file management.

【關(guān)鍵詞】鐵路人事檔案管理；管理模式；創(chuàng)新管理

【Keywords】 railway personnel files management； management mode； innovation management

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）11-0016-02

1 引言

在中國(guó)科技日新月異的今天，鐵路運(yùn)輸已經(jīng)成為促進(jìn)當(dāng)今國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的重要力量。鐵路運(yùn)輸?shù)目焖侔l(fā)展給我們帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，鐵路部門更需要合理規(guī)劃人力資源，有效適應(yīng)鐵路運(yùn)輸發(fā)展的需要。干部人事檔案管理是人事管理中極具特色的重要部分，其對(duì)于我國(guó)企業(yè)單位的業(yè)務(wù)與發(fā)展有著不可替代的現(xiàn)實(shí)意義。首先，干部人事檔案管理是考核隊(duì)伍業(yè)績(jī)與水平的重要依據(jù)，檔案中詳細(xì)記錄了本人的基本信息以及業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)等。其次，干部人事檔案可以起到鞭笞和鼓勵(lì)員工的作用。干部人事檔案作為單位考核職員的重要參考，可激勵(lì)員工提高業(yè)務(wù)水平和工作質(zhì)量。

2 鐵路干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理邊緣化

無(wú)論在國(guó)企還是私企，管理工作中都含有檔案管理這一部分。檔案管理具有真實(shí)性、原始性與不可替代性，并且具有極強(qiáng)的法律效益。人們普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致在實(shí)際工作中并沒(méi)有得到有效落實(shí)與保護(hù)。領(lǐng)導(dǎo)將企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略管理作為中心，不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案管理被邊緣化。因此，大多數(shù)人普遍存在兩種誤區(qū)：第一，認(rèn)為人事檔案記錄即可，無(wú)須再花其他功夫進(jìn)行特別的管理。其實(shí)不然，自古便有選賢舉能之說(shuō)，要想讓員工盡可能地發(fā)揮自己的才能，領(lǐng)導(dǎo)必須要有合理的人事管理制度。以免出現(xiàn)人員配備不到位，甚至是張冠李戴的情況，影響工作質(zhì)量與效率。第二，認(rèn)為個(gè)人人事檔案與己無(wú)關(guān)，那是領(lǐng)導(dǎo)該做的事。實(shí)際上，每一份人事檔案都獨(dú)一無(wú)二，是不可替代的。如果自己都不重視，將其“束之高閣”，最后只有為自己的過(guò)失買單[1]。

2.2 人事檔案管理模式單一，設(shè)施落后

一直以來(lái)，鐵路人事檔案管理都是采用紙質(zhì)檔保存的方式，并專門安排專業(yè)人員加以收集與整理。這種保存方式有一定的合理性，但在不同程度上存在著某些利弊。特別是在一些狹小、潮濕的空間，不利于紙質(zhì)檔案的存放。在互聯(lián)網(wǎng)+風(fēng)起云涌的今天，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案?jìng)浞?，用電子檔加以管理，以便于檔案的存放和查找。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄與存放工作，這是對(duì)檔案管理錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。實(shí)際上，檔案管理是一件專業(yè)性極強(qiáng)的工作。人事檔案管理人員，除了與其他部門一樣需要有一定的文字功底，在鐵路運(yùn)輸部門，檔案管理人員還要熟知有關(guān)鐵路運(yùn)輸?shù)南嚓P(guān)知識(shí)，熟知與法律相關(guān)的法律常識(shí)。因此，要從事檔案管理工作，其工作要求相對(duì)較高。但因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)階層重視不足，資金不到位，加之個(gè)別檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)不高，檔案管理工作難以進(jìn)一步改革與創(chuàng)新。

3 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的優(yōu)缺點(diǎn)

3.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)

①便于記錄原始特征。原則上紙質(zhì)檔案不能涂抹與修改，這在一定程度上保證了信息的真實(shí)性與原始性。具有第一手材料的價(jià)值。特別是在法律效益方面有極大的憑證和參考作用。②紙質(zhì)載體更具穩(wěn)定性和安全性。紙質(zhì)檔案的保存有其物質(zhì)載體，不易被盜，對(duì)于個(gè)人信息的保護(hù)更加安全。且紙質(zhì)檔案如果設(shè)施完備，保存壽命較長(zhǎng)。③具有相對(duì)憑證性。紙質(zhì)檔案須本人手寫且不能涂改，如同身份證，是獨(dú)一無(wú)二的載體，所以其具有極強(qiáng)的憑證性。相對(duì)于電子檔案，沒(méi)有實(shí)際的物質(zhì)載體，因此不具有很強(qiáng)的憑證性。

3.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)

①紙質(zhì)檔案保管存在問(wèn)題。紙質(zhì)檔案保存量較大，加上領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致保管的資金投入過(guò)低，保存環(huán)境惡劣，個(gè)別管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，所以加大了保管的難度。不少紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了被酸化、被腐化、紙質(zhì)殘缺等問(wèn)題，并且被損毀后很難復(fù)原。②紙質(zhì)檔案易磨損、易丟失。人事檔案管理是否科學(xué)合理直接決定了應(yīng)收集歸檔的檔案是否齊全和完整，檔案管理人員的專業(yè)技能與素養(yǎng)也直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率。若需在原有檔案中添加一份歸檔材料，必須要對(duì)整本檔案進(jìn)行重新裝訂，加速紙質(zhì)檔案的磨損。一些責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員便會(huì)直接導(dǎo)致檔案的丟失或收集不齊全、不規(guī)范等。③查閱檢索耗時(shí)長(zhǎng)。相對(duì)于電子檔案，紙質(zhì)檔案的查閱檢索程序煩瑣，且花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。要查閱檔案，需到檔案室由專門人員查找，造成不便。endprint

4 創(chuàng)新鐵路干部人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是個(gè)人，都要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度。其中，提高領(lǐng)導(dǎo)層面的相關(guān)意識(shí)尤其重要。專業(yè)的管理人員和必要的管理資金都是加強(qiáng)檔案管理的重要條件。首先，加強(qiáng)對(duì)鐵路干部人事檔案管理的宣傳，使鐵路工作人員和普通民眾都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性；其次，定期組織鐵路部門檔案管理人員進(jìn)修和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)[2]。

4.2 完善檔案管理配套設(shè)施

檔案管理工作在鐵路運(yùn)輸部門尤為重要，它關(guān)系著整個(gè)鐵路網(wǎng)的運(yùn)行。因此，在鐵路運(yùn)輸部門，應(yīng)當(dāng)投入更多的人力、物力和財(cái)力來(lái)保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。另外，資金撥發(fā)尤其重要，科技創(chuàng)新也不可或缺。紙質(zhì)檔案每一年都會(huì)逐年增加，如果不加以科學(xué)管理，紙質(zhì)檔案越積越多，導(dǎo)致存放和查找困難，造成檔案丟失、損壞。檔案庫(kù)房中應(yīng)當(dāng)配備完善的防火、防盜和防潮設(shè)施，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案酸化、變色、腐蝕等。一旦出現(xiàn)此類情況，很難再行修復(fù)。

4.3 優(yōu)化電子檔案管理模式

在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)給我們帶來(lái)的便利，建立有效措施完善電子檔案的真實(shí)性與安全性，嚴(yán)格制定相關(guān)規(guī)定并加以科技約束，排除管理人員擅自修改人員檔案內(nèi)容的可能，以免造成虛假檔案。另外，務(wù)必要定期檢測(cè)和拷貝電子檔案內(nèi)容，一式三份，以避免電子檔案丟失。對(duì)于電子檔案也要配備專人專項(xiàng)管理，明確個(gè)人分工和職責(zé)范圍，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案管理也逐步走向規(guī)范化。

4.4 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

對(duì)于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理都各自存在著其自身的合理性與局限性。因此，要實(shí)現(xiàn)二者的創(chuàng)新，要做到取其精華，去其糟粕，取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的互動(dòng)，形成一種綜合管理系統(tǒng)，從而為鐵路干部人事檔案管理提供更行之有效的管理模式，提高管理質(zhì)量與檔案利用率。

4.5 人事檔案管理模式應(yīng)向開(kāi)放式管理變革

隨著人力資源制度的變革，如果相關(guān)的人事檔案工作不能做到與時(shí)俱進(jìn)，就無(wú)法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。如今，單位招聘人才，考核方式多種多樣，個(gè)人檔案只是作為其中一個(gè)參考部分，經(jīng)常被組織和個(gè)人查用。并且檔案的內(nèi)容大多與個(gè)人業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)相關(guān)，值得保密的內(nèi)容并不多。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，在人事檔案管理方面，可以嘗試改變檔案管理與服務(wù)方式。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將不屬于個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，使紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理一體化。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，人事制度的改革與創(chuàng)新也勢(shì)在必行。鐵路干部人事檔案的管理作為人事制度改革中的重要組成部分，如果不能科學(xué)合理地進(jìn)行檔案管理工作，勢(shì)必會(huì)影響整個(gè)人事制度改革的運(yùn)行。但是，只要加大對(duì)其的重視程度，加強(qiáng)資金與科技投入，與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)解決在工作中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，鐵路人事檔案管理工作就一定會(huì)邁向一個(gè)新的臺(tái)階。

【參考文獻(xiàn)】

【1】何衛(wèi)英.當(dāng)代我國(guó)企業(yè)檔案管理問(wèn)題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)·檔案學(xué)研究，2014（13）：66-74.

【2】李春竹.淺議紙質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（01）：133-134.endprint