劉小增

摘要企業(yè)檔案檢索是企業(yè)員工對企業(yè)管理下的涵蓋企業(yè)職能的各類檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)實際業(yè)務需要進行查找的檔案管理工作。檔案檢索是檔案利用工作的基礎(chǔ)和先決條件，企業(yè)的檔案管理部門通過專門的檢索工作，解決了檔案保管的一般體系和廣泛的特定的查找利用之間的矛盾。隨著信息化技術(shù)的普及，企業(yè)檔案檢索方式也隨之不斷發(fā)展，以適應現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的大趨勢。

關(guān)鍵詞企業(yè)檔案 檢索辦法

一、傳統(tǒng)的檔案檢索方式——案卷和卷內(nèi)目錄檢索

最初的企業(yè)檔案檢索工具由案卷目錄、卷內(nèi)目錄兩部分組成。其中案卷目錄是案卷題名，揭示卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容等，固定卷內(nèi)文件順序，統(tǒng)計卷內(nèi)單份文件數(shù)量。卷內(nèi)目錄是卷內(nèi)每份文件的摘要。在沒有信息化檢索工具的紙質(zhì)檔案管理時期，這種“案卷和卷內(nèi)目錄檢索”是企業(yè)檔案信息檢索的標準工具。這樣組成的檢索方法，在過去按文件材料的內(nèi)容、時間、作者、類別組卷時，由于每個案卷件數(shù)很多，案卷題名不可能具體、詳盡地把每份文件材料的內(nèi)容囊括進去，因而需要再有一個卷內(nèi)文件目錄，在檢索時，如果沒能在案卷目錄中查到所需要的內(nèi)容，再查本卷的卷內(nèi)目錄就可以找到。卷內(nèi)目錄在此起到補充和說明的檢索作用。

但這種“案卷+卷內(nèi)目錄”的檢索方式也存在局限性。隨著企業(yè)業(yè)務不斷積累，檔案的立卷方式由最初的一件一檔發(fā)展為一事一檔，這樣一來，案卷目錄和卷內(nèi)目錄基本是一致的。卷內(nèi)目錄的內(nèi)容就顯得冗余，甚至與案卷目錄完全無二。因此，卷內(nèi)目錄部分有很相當一部分比例不需要體現(xiàn)為檢索內(nèi)容，卷內(nèi)目錄的檢索工具制作變成無用功。

二、信息化的檢索方式——主題詞法

隨著第三次工業(yè)革命的發(fā)展，信息技術(shù)的普及成為決定企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展前進的決定性要素，計算機的推出直接帶動企業(yè)檔案管理，特別是檔案檢索技術(shù)邁上了一個巨大的臺階。計算機的使用，大大節(jié)省了傳統(tǒng)檢索方式耗費的時間、人力、物力，也是檔案檢索發(fā)展過程中的偉大創(chuàng)新。

主題詞是直接以表達主題內(nèi)容的語詞作為檢索標識，以字順為主要檢索途徑，并通過參照系統(tǒng)等方法揭示詞間關(guān)系的標引和檢索信息資源的方法。最初，檔案檢索在計算機上的運用方式，是由原來圖書館查閱圖書的檢索方式——主題詞法直接搬用來的。在美國，

“主題詞法（Subject-terms-controlled vocabulary）”最先產(chǎn)生。美國國會圖書館十九世紀后期開始編制過會圖書館主題詞表，并于之后多次增補修訂。主題詞法在我國的創(chuàng)立開始于1975年，由中國科技信息研究所和北京圖書館主編，歷時5年時間，于1980年在科學技術(shù)文獻出版社正式出版《漢語主題詞表》?！稘h語主題詞表》一部大型的綜合性中文敘詞表，它包括了人類知識的所有門類，分3卷10個分冊出版，共收敘詞11萬條。該詞表的建立，對于國家機關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會組織利用計算機系統(tǒng)存儲和檢索文獻利用起到了開拓、推動作用。

目前，主題詞檢索在檔案信息化利用中仍然占據(jù)主導地位，究其原因在于該檢索方式具有以下五點特性：

1.直接性：即直接用自然語言名詞術(shù)語作為標識符號，最直觀、最方便，一目了然；

2.專指性：是指解釋和查找文獻主題的深度而言；

3.集中性：主題檢索語言對反映同一主題的各個方面的文獻可以達到高度集中的效果；

4.多元性：是指對文獻主題內(nèi)容采用多個主題詞進行組配標引和檢索，揭示與查找該文獻的途徑多，從而提高對文獻的揭示能力和利用率；

5.適應性：通過增補新的主題詞或通過組配，主題檢索語言在表達新概念的文獻和新的研究課題的資料時具有很強的適應能力。

使用主題詞法建立信息檢索，可以引導借閱者對各類檔案根據(jù)文獻存儲與檢索的要求，對文獻內(nèi)容進行分析，從中提煉主題概念，確定主題類型、剖析主題結(jié)構(gòu)和確定概念間的關(guān)系。使用主題詞法標引和檢索檔案，解決了用詞規(guī)范問題，這為企業(yè)檔案信息化管理提供了一條穩(wěn)妥可靠的途徑。

三、網(wǎng)絡(luò)時代下的檢索方式——關(guān)鍵詞檢索

關(guān)鍵詞源于英文“keywords”，特指單個媒體在制作使用索引時，所用到的詞匯。關(guān)鍵詞是圖書館學中的詞匯。關(guān)鍵詞搜索是網(wǎng)絡(luò)搜索索引主要方法之一，就是訪問者希望了解的產(chǎn)品、服務和公司等的具體名稱用語。關(guān)鍵詞是計算機術(shù)語，在企業(yè)檔案的計算機檢索系統(tǒng)中，用來作為標識和查找一個檔案條目（記錄）的依據(jù)，計算機的一些內(nèi)部處理，如分類合并等也是以關(guān)鍵詞為依據(jù)。由于它不依賴于詞表“自由”確定，因此也叫自由詞。

關(guān)鍵詞最早使用在情報檢索中，后來被檔案檢索借用。比起主題詞，關(guān)鍵詞在檢索過程中的優(yōu)點有：

1.標引迅速、容易、方法簡便，無需查閱詞表，減少了確定檢索詞、查找詞表的工序；

2.由于各同義詞都可以標引同一主題概念的文獻，對于同一篇文獻內(nèi)抽提出來的關(guān)鍵詞又可輪流作為索引標題，這樣大大增加了檢索點和入口，使得信息檢索方便靈活；

3.使用關(guān)鍵詞有利于標引信息資料、編制索引等信息加工過程的信息化，從而可降低企業(yè)對信息加工人員業(yè)務水準的要求，可以節(jié)約人力。檔案管理利用計算機編制關(guān)鍵詞索引既可替代人工勞動，又十分迅速。

雖然在當今信息化時代，由于網(wǎng)絡(luò)的普及，以關(guān)鍵詞為主要工具的檢索引擎成為檔案信息化檢索的主要工具，但企業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的各項業(yè)務記錄、文書檔案、科技檔案，由于其特有的查考性，仍然需要在立卷時采用專屬主題詞著錄、建立企業(yè)職能索引。主題詞和關(guān)鍵詞檢索方式并行在今后一段時間內(nèi)仍將作為企業(yè)檔案檢索的兩項重要方式。endprint