畢 貞， 向 禹

(1.中南大學(xué) 檔案技術(shù)研究所，湖南 長沙 410083； 2.中南大學(xué) 信息安全與大數(shù)據(jù)研究院，湖南 長沙 410083)

檔案標引是檔案工作中的一項基礎(chǔ)而重要的內(nèi)容，隨著一些手工操作環(huán)節(jié)被計算機所取代，標引工作常常被忽視。不管是傳統(tǒng)檔案工作，還是現(xiàn)代檔案工作，甚至電子文件及電子檔案的標引工作依然重要。在“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)時代，研究檔案標引，對檔案信息檢索效率起著至關(guān)重要的作用。

檔案標引按照檢索體系區(qū)分為主題標引和分類標引。兩種方式有相似的地方也有各自的特點，需要從各個角度進行分析，評判一個標引方法好壞的標準就是依據(jù)檢索效率，即使兩種方法各有優(yōu)缺點，無法徹底比較出好壞，但通過比性分析，可以在具體情況的時候運用合適的標引方法。

1 定義分析

從《檔案管理學(xué)》中分別得到主題標引與分類標引的含義，往縱向延伸出這兩類標引更具體的劃分，根據(jù)定義可以直觀的看出主題標引與分類標引的區(qū)別。

1.1 主題標引的定義與分類

主題標引是對檔案內(nèi)容進行主題分析，賦予主題詞標識的過程。它在檔案檢索中有兩項任務(wù)：一是從檔案文獻中分析、提取有關(guān)某一主題的檔案信息；二是將得出的主題概念，按照主題詞表標出主題詞。主題標引從采用標引語言是否規(guī)范的角度來區(qū)分，有自由標引、受控標引、混合標引(半受控半自由標引)。自由標引又稱非控標引，是指使用自然語言中的詞，即檔案材料中出現(xiàn)或從未出現(xiàn)的未經(jīng)規(guī)范的自由詞進行標引。受控標引，是指嚴格根據(jù)主題詞表中的規(guī)范化的主題詞進行標引?；旌蠘艘?，是指在標引時除使用主題詞表中規(guī)范化的主題詞外，也同時使用一些未規(guī)范化的自由詞、關(guān)鍵詞來標引。

1.2 分類標引的定義與分類

檔案分類標引是將檔案文獻進行主題分析，賦予分類標識的過程。分類標引根據(jù)標引的程度又分為整體分類標引、全面分類標引、分類互見標引。所謂整體分類標引，就是對一份文件、一個案卷，只給一個分類號，概括標引。全面分類標引的含義是指一份文件或者案卷有若干主題，依據(jù)所屬類目分別給分類號。分類互見標引，指一份文件或者一個案卷論述的主題涉及幾個類目，標出一個主要的類號之后，再在其他類目中作重復(fù)整體標引，標出的類號，稱為互見分類號。

由此可見，主題標引與分類標引都是根據(jù)一定的標引依據(jù)來進行標引工作的，兩者都是將檔案主題進行分析之后再進行標引，前者的依據(jù)是主題詞，后者的依據(jù)是檔案內(nèi)容的主題分類號。

2 程序分析

標引既然是一個工作過程，那么必然有程序。通過圖1、圖2的流程圖將主題標引和分類標引程序中的每一步驟進行對照，得出結(jié)論。

圖1 主題標引流程

圖2 分類標引流程

仔細分析圖1和圖2 之后，發(fā)現(xiàn)主題標引與分類標引程序的第二步和最后一步都是一樣的(第二步都是對主題分析，最后一步都是將得到的結(jié)果進行審查)，可見在對檔案進行標引時，都必須運用到主題分析這一步，證明了閱讀文件、了解主題是所有標引工作中必不可少的一部分；在最后都進行審核查對是為了證實前面標引結(jié)果的正確性，使結(jié)果更為嚴謹。而在第一步程序中，主題標引是要閱讀文件，了解文件的主題；分類標引則需要慎重選擇好采用何種分類表，國家檔案局制定了《中國檔案分類法》，它包括了中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表，在分類工作進行之前就要從這幾個分類表中選擇最合適的分類表取用。這個步驟非常重要，如果沒有選擇出最合適、最正確的表，直接會影響到后面標引工作的進行。至于中間幾個過程，雖然看起來含義不一樣，實際上將類名和主題詞當成標識符號一樣看待的話，這兩種方式除了第一步，標引流程大致相同。只是分類標引的前提——選擇分類表，是充分必要條件。

3 規(guī)則分析

標引工作必須按照規(guī)則制定的標準來進行，違背了規(guī)則那么工作將變得沒有意義。對主題標引和分類標引的基本規(guī)則進行分析也是對比兩種方法的主要依據(jù)，根據(jù)標引的規(guī)則可以看出標引工作的本質(zhì)。

3.1 主題標引的基本規(guī)則

標引必須持客觀態(tài)度；核心是揭示文件或案卷論述的主要事物或問題；選定的主題詞必須是正式主題詞；必須使用詞表中最專指的主題詞標引；當詞表中找不到最專指的主題詞時，則應(yīng)選用最直接相關(guān)的兩個或者兩個以上的主題詞進行組配標引。

3.2 分類標引的基本規(guī)則

檔案分類標引必須依據(jù)《中國檔案分類法》及其分類原則，辨清類目的確切含義，不能脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定來孤立地理解類目的含義；檔案標引的內(nèi)容必須是檔案文件中論述較為具體的，切勿標引過度或者標引不足；分類標引必須符合專指性要求，選出最切合的類目，給予正確的分類號；分類標引應(yīng)能為利用者提供必要書錄像的檢索途徑，多主題的情況下，每個主題都應(yīng)該要有分類號(最多三個)；最后是保持一致性，在無法歸類的情況下歸入最相似的類目。

綜上所述，主題標引和分類標引的基本規(guī)則在理論上相似。都是對具體內(nèi)容具體分析，一切原則都必須與事實相符，這些規(guī)則都服務(wù)于保持標引結(jié)果的準確性，在實在無法給出標引結(jié)果的情況下，找出相似的或者有親密聯(lián)系的主題詞(類目)進行標引，聯(lián)系具有普遍性，任何事物都處于普遍聯(lián)系之中，整個世界是相互聯(lián)系的統(tǒng)一整體，所以標引結(jié)果具有理論性。但無論是主題標引還是分類標引，所有標引的基本規(guī)則都圍繞“實事求是”展開。

4 方法分析

如若一份檔案只有一個主題，那么標引方法就很簡單明了，只需要將這一個主題找出來然后對應(yīng)相應(yīng)的主題詞表或者分類表進行標引。但是現(xiàn)在的檔案在大多數(shù)情況下可能不止有一個主題詞，那么就需要用一定的方法進行標引。

4.1 主題標引方法

涉及到多主題的檔案時，主題標引運用到了概念限定組配和概念相交組配兩種方法，概念限定組配通過主題詞間存在的語義關(guān)系和語法關(guān)系，一個概念用一個或者多個主題詞，限定概念與被限定概念之間有并列關(guān)系，不能存在相交關(guān)系?！百Y本主義國家”這一主題概念，就是通過“資本主義”這個主題概念和“國家”這個主題概念次進行限定組配，使概念專指度更高。概念相交組配，是幾個主題詞具有概念交叉關(guān)系，而這幾個主題詞的外延又能找到交叉點或者有重合的部分，譬如說，“女人”與“學(xué)者”這兩個概念進行組配，會得到“女性學(xué)者”這一專指程度更高的概念。

4.2 分類標引方法

假如不同的方面來論述同一個主題，那么將會按照分散和集中的要求錄入相應(yīng)的類目。多主題的情況下(按照情況選出最切合的三個主題，分別選出第一主題，第二主題和第三主題，不超過三個)，主題是并列關(guān)系的話，那就給每一個主題都給予分類號；主題是從屬關(guān)系的話，主題應(yīng)該分清上下關(guān)系，選出最上位的主題，并給予分類號；還有幾種可能，假如主題間的關(guān)系是因果關(guān)系，一般應(yīng)該標引結(jié)果方面所屬類目的分類號；若幾個主題論述是受影響關(guān)系的話，則按受影響的主題賦予分類號。如果幾個主題是論述理論與應(yīng)用的關(guān)系的，則應(yīng)用所屬類目賦予分類號。

主題標引在遇到多個主題詞時用的標引方法是將概念進行組配，涉及到的是主題詞的語義關(guān)系和邏輯性質(zhì)；分類標引遇到同樣的情況時，考慮的更多的是主題詞之間的關(guān)系。在多主題條件下，兩者都會利用運用到多標識符號的方法，但是方法又不大相同。前者側(cè)重概念，后者側(cè)重關(guān)系。

5 總結(jié)

主題標引的靈活性較強，因為其方法使用的依據(jù)為主題詞，在該方法的使用過程中，主題詞表會因為更多新事物、新學(xué)科、新研究的出現(xiàn)而增、刪、改，不受結(jié)構(gòu)的限制，檢索者能通過標引上的主題詞直接、客觀地了解到檔案的主要內(nèi)容，專指性是它的主要特性。但是可能會有主題分析會產(chǎn)生誤差、主題詞組配容易出錯、不規(guī)范用詞比較泛濫等問題出現(xiàn)，就導(dǎo)致了標引結(jié)果準確率的降低。該如何避免這些問題呢？首先可以對自由詞進行規(guī)范化處理，無論是自動標引還是人工標引，都要進行自由詞的登記。建立自由詞詞表，逐步確定自由詞詞性和語義關(guān)聯(lián)關(guān)系，加強管理。在進行自然語言與檔案語言之間的轉(zhuǎn)換時，要遵循主題詞表的原則，使轉(zhuǎn)換過程更具有原則性。最后，還需要更進一步地完善主題詞表，在新事物、新學(xué)科、新研究出現(xiàn)的時候，積極主動去了解，不一定要等到這種新主題詞匯在檔案中出現(xiàn)再考慮是否添加到主題詞表，要有預(yù)見性，可以提前做準備。當然，也要注重主題詞表中對主題詞質(zhì)量的控制，選出的主題詞必須要有理論依據(jù)來支撐。

分類標引具有較高的適應(yīng)性，它既可以適應(yīng)標引文件，也適應(yīng)利用者檢索，而且也適應(yīng)組織目錄、檔案的排架。但是它著眼于事物的方面，研究和確定它屬于什么范疇以及它與事物之間的縱橫關(guān)系，強調(diào)系統(tǒng)性，能反映事物的共同方面。所以它只強調(diào)系統(tǒng)性，專指性不強。在分類標引工作過程中可能因為程序的第一步——確定使用何種分類表的錯誤，而導(dǎo)致后面的程序都往錯誤的方向發(fā)展，所以，檔案標引人員不僅要非常了解《中國檔案分類法》，熟悉每一個分類表的列類標準和列類原則、方法、類目、含義，還要對一些類目劃分和排列的隱含規(guī)則還有類目隱含內(nèi)容有所了解和掌握。才能按照分析出來的主題，從分類表中找出最合適的類目。在日常生活中，有的檔案并沒有那么“單純”，牽扯到幾個門類或者在一個門類中的多個問題，這不僅僅要反映出主要類目，其他的相關(guān)類目也要反映出來，這樣才能為利用者提供較多的檢索途徑和達到充分反映的要求。分類標引看似簡單操作，其實也需要靈活多變的思維來進行標引工作。分類標引的深度應(yīng)該適可而止，不能標引過深也不可標引過淺。

綜上所述，主題標引和分類標引雖然有共性，都圍繞尋找主題詞展開工作，方法思路也大致相同，但是二者在標引文獻所用的標識符號、方法側(cè)重、功能等方面也存在著根本的差別。主題標引具有直觀性、靈活性、專指性的特點，對于檔案檢索來說，精確度高，有利于對有特殊性質(zhì)檔案的檢索。分類標引具有結(jié)構(gòu)性、間接性、嚴密性等特點，對于標引和檢索來說，容易掌握，易標易檢，便于族性檢索。它比較適用于計算機認讀方式的標引工作，特別是數(shù)據(jù)庫表的標引工作。既然主題標引和分類標引之間既有共性又有特性，于是有的學(xué)者提出如果能把兩者的優(yōu)點相互結(jié)合、各取所長，作出主題標引和分類標引一體化的假設(shè)。現(xiàn)在看來，需要考慮的因素較多，一體化的假設(shè)能否被證明還有待考究。