秦兆玲

隨著技工院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，編外人員也在不斷增多，給技工院校的人事檔案管理工作增加了一些難度，提出了新的問題。本文就技工院校編外人員人事檔案管理問題提出了以下看法和建議。

一、編外人員隊(duì)伍壯大的原因

第一，隨著技工院校規(guī)模的擴(kuò)大和招生人數(shù)的逐漸上升，在編人員已經(jīng)無(wú)法滿足教學(xué)和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很難通過增加編制的途徑為學(xué)院解決問題，因此，聘用編外人員的方法成了解決燃眉之急的最佳方案。

第二，因?yàn)閷W(xué)院需要不同種類的人員，編外聘用人員的組成復(fù)雜，流動(dòng)性強(qiáng)，管理起來(lái)有一定的困難，所以對(duì)于他們的人事檔案，學(xué)院大多采取自管或由當(dāng)?shù)卮頇C(jī)構(gòu)保管的方式。

二、代理機(jī)構(gòu)保管編外人員檔案情況的分析

第一，新生成的檔案材料不能及時(shí)歸檔。編外人員的具體管理在用人單位，人事檔案管理卻在代理機(jī)構(gòu)，因此他們的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及后續(xù)學(xué)歷等材料不能及時(shí)傳遞給代理機(jī)構(gòu)，給檔案的完整性帶來(lái)了嚴(yán)重問題。另一方面，用人單位與編外聘用人員之間沒有人事關(guān)系，往往會(huì)忽略他們?nèi)耸聶n案的生成。

第二，代理機(jī)構(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。部分代理機(jī)構(gòu)建立和健全了人事檔案管理制度，但大部分沒有真正落實(shí)；不少代理機(jī)構(gòu)在檔案歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范。

第三，代理機(jī)構(gòu)缺少專職的檔案管理人員。代理機(jī)構(gòu)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低、專業(yè)性差、流動(dòng)頻繁，缺少相應(yīng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知識(shí)更新慢。

第四，代理機(jī)構(gòu)檔案室設(shè)施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段。大多代理機(jī)構(gòu)為節(jié)省資金，辦公場(chǎng)所、設(shè)施陳舊，難以保證檔案室的通風(fēng)、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。有的代理機(jī)構(gòu)還停留在手工操作上，沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

第五，人員流動(dòng)頻繁，檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。隨著時(shí)代的發(fā)展，人員思想意識(shí)不斷開放，流動(dòng)性日趨頻繁。有些單位為了留住技術(shù)人員，對(duì)其檔案的轉(zhuǎn)遞設(shè)置重重障礙；特別是大、中專畢業(yè)生或是辭職人員，檔案無(wú)處接收；一些三資企業(yè)，以無(wú)權(quán)代理檔案為由，拒絕接收檔案；有些單位或代理機(jī)構(gòu)在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，非常隨便，甚至非常不嚴(yán)肅地采用由本人攜帶的形式，造成檔案材料丟失、不全或檔案遺失。

三、如何做好技工院校編外人員人事檔案管理工作

第一，代理機(jī)構(gòu)要建立科學(xué)、合理的制度。檔案制作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅、重要的工作，代理機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案管理工作要深入研究，建立切合實(shí)際的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行、照章辦事。

第二，實(shí)行現(xiàn)代化信息管理，提高檔案的信息化程度。代理機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作時(shí)要進(jìn)行電子管理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。在查找檔案信息時(shí)盡量通過電腦，不需要實(shí)際打開檔案就可以查閱檔案信息，既節(jié)省了時(shí)間，又保護(hù)了檔案。

第三，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為檔案使用提供服務(wù)。人事檔案信息是技工院校選用人才的重要依據(jù)，是技工院校人力資源管理工作的基礎(chǔ)。目前，在代理機(jī)構(gòu)眾多、競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，只有端正服務(wù)態(tài)度，把工作做實(shí)、做細(xì)，才能博得流動(dòng)人員和用人單位的信任，才能為技工院校推薦真正優(yōu)秀的教育人才，最終自身得到發(fā)展。

第四，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。代理機(jī)構(gòu)中管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)通過業(yè)務(wù)部門的專項(xiàng)培訓(xùn)，經(jīng)過嚴(yán)格的考核，持證上崗。代理機(jī)構(gòu)要選拔、引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才，同時(shí)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的后續(xù)培訓(xùn)。通過不斷轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，不斷提升代理機(jī)構(gòu)檔案管理工作的水平。

第五，形成編外人員人事檔案管理的新模式。加強(qiáng)代理人員與代理機(jī)構(gòu)的溝通、合作，形成由技工院校和代理機(jī)構(gòu)合作管理編外用工人員檔案的新模式。技工院校及時(shí)收集、整理編外人員在教育教學(xué)工作過程中產(chǎn)生的材料，定期送達(dá)代理機(jī)構(gòu)。代理機(jī)構(gòu)按檔案管理制度的規(guī)定及時(shí)整理歸檔。這種形式既減輕了技工院校的負(fù)擔(dān)，又健全了編外人員的教育教學(xué)方面的檔案信息，為教育系統(tǒng)的人員流動(dòng)提供可靠依據(jù)。

綜上所述，技工學(xué)院編外人員檔案的管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，任重而道遠(yuǎn)。代理機(jī)構(gòu)的檔案管理形式是在新的時(shí)代背景下產(chǎn)生的，未來(lái)也必定要通過責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員的全方位的管理，為我國(guó)的技工教育發(fā)展提供人才檔案服務(wù)。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院）