程平萬　章浩　劉艷

【摘 要】 大數(shù)據(jù)、云會計等信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用為重慶海事局內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供了良好的技術(shù)環(huán)境。以重慶海事局為例，基于重慶海事局財務(wù)云平臺采購業(yè)務(wù)應(yīng)用，在闡述重慶海事局的采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及其存在的未建立供應(yīng)商的信用評估機制、采購規(guī)模優(yōu)勢利用不夠、偏重事后評價、管理與決策信息質(zhì)量不高等問題的基礎(chǔ)上，從供應(yīng)商信用體系建立、供應(yīng)商最優(yōu)選擇機制、采購過程持續(xù)跟蹤評價機制、深化大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等方面提出了財務(wù)云平臺的流程優(yōu)化與改進建議，以期為行政事業(yè)單位的采購管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供理論參考與實務(wù)借鑒。

【關(guān)鍵詞】 重慶海事局； 財務(wù)云平臺； 采購管理； 內(nèi)部控制； 大數(shù)據(jù)

【中圖分類號】 F232；C931 【文獻標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）12-0133-04

一、引言

財政部于2014年1月1日開始實施的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》）第十八條規(guī)定：單位應(yīng)充分運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強內(nèi)部控制，對信息系統(tǒng)建設(shè)實施歸口管理，將經(jīng)濟活動及其內(nèi)部控制流程嵌入單位信息系統(tǒng)中，減少或消除人為操縱因素，保護信息安全。近年來，隨著體制機制改革的全面深化和大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的應(yīng)用與普及，重慶海事局通過建立與完善財務(wù)云平臺，逐步推進了行政事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系的建設(shè)和制度完善工作。通過運用大數(shù)據(jù)、云會計[1]等技術(shù)，基于財務(wù)云平臺整合與利用高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，可以實現(xiàn)重慶海事局采購業(yè)務(wù)全流程、常態(tài)化管控。

行政事業(yè)單位采購管理內(nèi)部控制問題是學(xué)術(shù)界和實務(wù)界的關(guān)注焦點之一。周衛(wèi)華[2]分析了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)面臨的主要問題，構(gòu)建了信息流和控制流與部門預(yù)算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的應(yīng)用框架，并闡釋了其實施內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)過程。趙紅衛(wèi)[3]以內(nèi)部控制理念為核心，以內(nèi)部控制信息化為保障，從內(nèi)部控制的觀念框架、實踐框架、信息化系統(tǒng)三個部分建構(gòu)了高等學(xué)校的內(nèi)部控制框架體系。唐大鵬等[4]認(rèn)為在信息技術(shù)應(yīng)用下的內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)要關(guān)注經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動及其內(nèi)部控制流程嵌入、歸口管理、數(shù)據(jù)備份等。尹律等[5]從信息的類別、規(guī)模和質(zhì)量等角度出發(fā)，分析了大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)變革下提供風(fēng)險管控、過程跟蹤等適時信息和控制環(huán)境、績效評估等專有信息。

綜觀上述文獻研究，目前采購管理內(nèi)部控制的研究主要集中在采購管理存在問題及改進措施、信息系統(tǒng)建設(shè)等方面的探討，而有關(guān)大數(shù)據(jù)、云會計等信息技術(shù)結(jié)合具體行政事業(yè)單位進行采購管理內(nèi)部控制設(shè)計與實施的相關(guān)研究還較少。實際上，基于財務(wù)云平臺的采購管理內(nèi)部控制通過充分利用云會計環(huán)境下人、數(shù)據(jù)、系統(tǒng)等因素的相互作用[6]，可以為采購管理與決策提供高質(zhì)量會計信息，并能夠?qū)崿F(xiàn)采購管理內(nèi)部控制的全程化和動態(tài)化。鑒于此，本文分析了重慶海事局采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了基于現(xiàn)有財務(wù)云平臺的優(yōu)化與改進建議。

二、重慶海事局的采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀與問題分析

（一）重慶海事局采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

重慶海事局是交通運輸部設(shè)置在長江干線負責(zé)重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關(guān)，下設(shè)永川、江津、巴南、朝天門、長壽、涪陵、豐都、忠縣、萬州、云陽、奉節(jié)、巫山12個海事處和重慶海事局通信信息中心、26個海事執(zhí)法大隊，代管長江瀘州通信管理處。采購管理作為重慶海事局的重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，經(jīng)過多年的探索與實踐，建立了完整的組織架構(gòu)、健全的工作機制和具體的內(nèi)部控制實施方案，單位層面上的采購管理內(nèi)部控制建設(shè)取得了良好的效果。

重慶海事局建立的采購管理內(nèi)部控制流程主要包括采購計劃、采購執(zhí)行、采購驗收、采購支付、采購評價等環(huán)節(jié)。重慶海事局按照政府集中采購和協(xié)議采購流程，組織實施采購工作，然后根據(jù)采購合同規(guī)定對采購的貨物、工程及服務(wù)進行全面檢驗，并取得驗收資料、數(shù)據(jù)及憑證。在財務(wù)會計處對采購資金的撥付申請進行審批后，最后對采購業(yè)務(wù)進行專項評價和綜合分析。重慶海事局采購管理內(nèi)部控制流程如圖1所示。

為了提高采購管理內(nèi)部控制的水平與效率，從2012年起，重慶海事局基于《內(nèi)控規(guī)范》建立了財務(wù)云平臺，開始實現(xiàn)采購管理內(nèi)部控制信息化。財務(wù)云平臺通過大數(shù)據(jù)、云會計等技術(shù)的應(yīng)用，將采購管理內(nèi)部控制制度、權(quán)限、流程嵌入信息系統(tǒng)中。采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)涉及到的不同權(quán)限的部門可以通過財務(wù)云平臺上及時共享采購業(yè)務(wù)信息。負責(zé)法律規(guī)范、紀(jì)律監(jiān)督、財務(wù)會計和相關(guān)業(yè)務(wù)的部門，根據(jù)其職能和財務(wù)云平臺設(shè)置的相應(yīng)權(quán)限對采購合同涉及到的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資質(zhì)、采購方式、合法合規(guī)性、科學(xué)性、付款條款及違約責(zé)任等進行嚴(yán)格審核控制（任何一個環(huán)節(jié)審核未通過，均無法完成此項采購業(yè)務(wù)），實現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的事前審核控制。

財務(wù)云平臺采用表單數(shù)據(jù)采集方式，管理和使用部門可以隨時從數(shù)據(jù)庫中提取供應(yīng)商、采購內(nèi)容、合同金額、合同時間等采購過程數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)對采購業(yè)務(wù)的全程透明控制。通過財務(wù)云平臺的數(shù)據(jù)采集，采購業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的審核和變動處理都會被系統(tǒng)自動記錄，相關(guān)文檔均可通過上傳歸檔備查。財務(wù)云平臺對采購業(yè)務(wù)流程的控制較大地減少了人為操作，在一定程度上規(guī)避了采購業(yè)務(wù)過程中的舞弊風(fēng)險。

（二）重慶海事局采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題分析

重慶海事局盡管從單位層面和業(yè)務(wù)層面加強采購管理內(nèi)部控制，并運用大數(shù)據(jù)、云會計等技術(shù)將采購業(yè)務(wù)及其控制流程嵌入到財務(wù)云平臺中，但是其采購管理內(nèi)部控制仍然存在協(xié)議供應(yīng)商的商業(yè)信用難以評估、采購規(guī)模優(yōu)勢利用程度不高、無法實現(xiàn)采購過程持續(xù)跟蹤評價、采購管理與決策信息質(zhì)量不高等問題。

1.未建立供應(yīng)商的信用評估機制，無法進行最優(yōu)供應(yīng)商選擇

重慶海事局的協(xié)議供貨和自行采購涉及到供應(yīng)商選擇、品牌、價格等因素，具有交易次數(shù)頻繁、商品種類多等特點。協(xié)議供貨是重慶海事局根據(jù)中央政府采購中心確定的供應(yīng)商并從中央政府采購網(wǎng)上進行選擇。其他辦公用品、電腦耗材購置、車輛、船舶維修等實行定點采購，通過邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式確定定點采購供應(yīng)商或服務(wù)商。盡管重慶海事局建立了相對合理的供應(yīng)商渠道，但面對供應(yīng)商數(shù)量眾多、采購產(chǎn)品型號更新快、產(chǎn)品價格波動大的市場環(huán)境，傳統(tǒng)的供應(yīng)商選擇模式難以實現(xiàn)對產(chǎn)品型號和價格進行科學(xué)合理的評審，加大了供應(yīng)商的選擇難度。目前，財務(wù)云平臺基本實現(xiàn)了商品目錄及價格的自動更新，但缺乏完善的供應(yīng)商商業(yè)信用評估機制，在進行供應(yīng)商選擇時，財務(wù)云平臺難以及時對供應(yīng)商信用進行科學(xué)合理的評價。在傳統(tǒng)的供應(yīng)商選擇方式下，缺乏供應(yīng)商的全面及時的信用評估，無法進行最優(yōu)供應(yīng)商選擇，容易導(dǎo)致個別品目的產(chǎn)品或服務(wù)價格偏高，難以實現(xiàn)采購執(zhí)行的科學(xué)合理。

2.零星采購較多，規(guī)模優(yōu)勢利用不夠，增加了采購成本

目前，重慶海事局對辦公用品、電腦耗材，船舶配件等零星采購實行定點采購，局機關(guān)、朝天門海事處、通信信息中心統(tǒng)一執(zhí)行重慶主城區(qū)定點采購，其他單位自行確定定點采購供應(yīng)商。存在單筆采購金額較小，但采購次數(shù)多，累計金額較高的零星采購項目，比如購置辦公室用品，基層海事處提出采購需求，并向重慶海事局上報采購數(shù)量和金額，然后由重慶海事局統(tǒng)一進行定點采購。目前，重慶海事局建立了較為完善的集中采購模式，但對采購規(guī)模優(yōu)勢的利用程度還不夠。相對于其他采購項目，辦公室用品采購具有單筆金額較小、購置次數(shù)多、采購需求機構(gòu)分布零散等特點，分批次采購不利于采購信息的集中化管理，增加了重慶海事局對整體采購活動控制的難度。由于基層海事處的采購信息不能及時進行集中匯總處理，集中采購很難形成一定規(guī)模，導(dǎo)致重慶海事局采購部門難以發(fā)揮批量集中采購的規(guī)模優(yōu)勢和價格優(yōu)勢。

3.偏重事后評價，未建立采購全過程持續(xù)跟蹤評價機制

針對船舶交通管理系統(tǒng)（VTS）運行維護、海事車輛船舶飛機等監(jiān)督執(zhí)法裝備運行維護等維護費用以及其他采購業(yè)務(wù)，重慶海事局已經(jīng)建立了完善的考核評價體系，并將評價指標(biāo)嵌入財務(wù)云平臺中，能夠較為科學(xué)地從產(chǎn)出、效益和滿意度等角度進行采購業(yè)務(wù)評價，但部分指標(biāo)的度量不夠準(zhǔn)確，缺乏可操作性，如社會效益指標(biāo)和滿意度指標(biāo)。重慶海事局的采購評價主要是通過定期或不定期地對較大型的產(chǎn)品或服務(wù)進行質(zhì)量及滿意度的采購專項評估，然后將考核評價表的數(shù)據(jù)上傳到財務(wù)云平臺中。這種采購評價方式注重事后評價，忽視了對具體采購過程和效果的評價，缺乏系統(tǒng)性和全面性，無法對采購信息進行及時全面的收集、反饋與評估，難以實現(xiàn)采購過程持續(xù)跟蹤評價。

4.財務(wù)云平臺大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)不成熟，無法提供高質(zhì)量信息

財務(wù)云平臺通過運用大數(shù)據(jù)、云會計等技術(shù)，構(gòu)建了采購管理內(nèi)部控制系統(tǒng)，使得采購過程數(shù)據(jù)的獲取、傳輸、存儲和利用一體化，實現(xiàn)了采購信息的共享。但是，目前財務(wù)云平臺中采購管理內(nèi)部控制主要集中在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄和分析初級階段，對采購管理內(nèi)部控制流程中產(chǎn)生的文本、報表、圖片、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)仍存在不足，導(dǎo)致支撐采購管理與決策的信息質(zhì)量不高。另外，財務(wù)云平臺中的數(shù)據(jù)分析、決策、可視化等商業(yè)智能實現(xiàn)內(nèi)容還不夠豐富，只能通過可視化界面定期了解采購業(yè)務(wù)整體的簡單執(zhí)行情況，無法實現(xiàn)整個采購活動的動態(tài)全程監(jiān)管。

三、基于現(xiàn)有財務(wù)云平臺的采購管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進

針對重慶海事局采購管理內(nèi)部控制現(xiàn)存問題，本文基于現(xiàn)有財務(wù)云平臺和《內(nèi)控規(guī)范》，主要從采購業(yè)務(wù)流程中供應(yīng)商信用體系建立、規(guī)模優(yōu)勢利用、全程評價與監(jiān)控、財務(wù)云平臺大數(shù)據(jù)應(yīng)用等方面來提出優(yōu)化與改進措施。通過對采購管理內(nèi)部控制進行優(yōu)化和改進，將使重慶海事局采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制觀念及制度、流程、權(quán)限嵌入到財務(wù)云平臺中，形成業(yè)務(wù)部門、財務(wù)會計處、科技信息處、供應(yīng)商等多主體充分參與采購執(zhí)行、采購驗收、采購支付和采購評價四個重要環(huán)節(jié)的控制，能夠?qū)崿F(xiàn)多主體之間的信息及時傳遞和交互，以及采購業(yè)務(wù)的全程控制。

基于現(xiàn)有財務(wù)云平臺的采購管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與設(shè)計充分考慮了人員、數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)之間的關(guān)系，通過利用采購業(yè)務(wù)及其他重要業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的高質(zhì)量數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了以大數(shù)據(jù)、云會計為核心的采購管理內(nèi)部控制方式，能夠為采購管理與決策提供高質(zhì)量的信息?；谪攧?wù)云平臺的重慶海事局采購管理內(nèi)部控制流程優(yōu)化與改進如圖2所示。

（一）通過平臺建立供應(yīng)商信用體系，提供最優(yōu)供應(yīng)商選擇

針對采購管理內(nèi)部控制過程中存在的供應(yīng)商信用建立與評估問題，財務(wù)云平臺通過互聯(lián)網(wǎng)采集商品的市場價格行情數(shù)據(jù)，以及供應(yīng)商的經(jīng)營數(shù)據(jù)、賬務(wù)數(shù)據(jù)、稅務(wù)數(shù)據(jù)、違法合規(guī)等信息，建立供應(yīng)商信用體系。通過分解采購項目指標(biāo)，進行供應(yīng)商信用測算并自動篩選，若測算結(jié)果出現(xiàn)異常值，財務(wù)云平臺會識別出供應(yīng)商偽造的虛假資料和技術(shù)參數(shù)、偽造的虛假業(yè)績等異常信息并預(yù)警，將不合格供應(yīng)商從供應(yīng)商庫中篩選出來。財務(wù)云平臺通過建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，存儲合格供應(yīng)商的信用信息，可以為采購執(zhí)行提供信用度高的供應(yīng)商。供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)過程中產(chǎn)生的交貨、價格、質(zhì)量、技術(shù)和服務(wù)等方面的信息，財務(wù)云平臺會自動存儲，并及時更新供應(yīng)商的信用信息。財務(wù)云平臺通過建立采購供應(yīng)商信用體系，為供應(yīng)商選擇提供了科學(xué)依據(jù)，方便為各部門提供最優(yōu)供應(yīng)商選擇，同時防范采購管理的后續(xù)風(fēng)險。

（二）建立最優(yōu)供應(yīng)商選擇機制，降低采購成本

重慶海事局確定產(chǎn)品或服務(wù)的采購需求之后，通過財務(wù)云平臺采集基層海事處的采購需求，將基層海事處原本分散的零星采購項目集中，對成批的同類性質(zhì)或者同時采購多種零星的采購項目實行一次性與供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議。供應(yīng)商通過財務(wù)云平臺獲取采購信息并進行自動報價，財務(wù)云平臺根據(jù)供應(yīng)商提供的商品價格、型號、質(zhì)量等信息進行對比，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選擇最優(yōu)供應(yīng)商。同時重慶海事局采購部門可以通過和選定的供應(yīng)商進行價格談判，充分利用規(guī)模優(yōu)勢，確定采購的最終品牌和價格?；谪攧?wù)云平臺的協(xié)議采購可以減少重復(fù)招標(biāo)，充分利用規(guī)模效應(yīng)獲得優(yōu)質(zhì)的采購服務(wù)，以合理的采購價格獲得優(yōu)質(zhì)的貨物或服務(wù)，節(jié)約采購成本，提高采購資金的使用效率。

（三）建立采購過程持續(xù)跟蹤評價機制，實現(xiàn)采購全程評價與監(jiān)控

通過財務(wù)云平臺，利用指標(biāo)監(jiān)控、訪問控制等手段，實時傳遞采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過科學(xué)、全面的采購評價，有效地實現(xiàn)對采購業(yè)務(wù)的事前、事中、事后的評價與監(jiān)督。在采購業(yè)務(wù)發(fā)生之前，財務(wù)云平臺會根據(jù)采購預(yù)算編制進行事前評價，并依據(jù)歷史采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置預(yù)警閾值，為后期跟蹤評價提供參考信息。針對采購業(yè)務(wù)，重慶海事局已經(jīng)形成了完整的評價體系，財務(wù)云平臺將評價指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)值嵌入系統(tǒng)，根據(jù)采購評價需要選擇相應(yīng)的指標(biāo)，采購管理內(nèi)部控制系統(tǒng)會自動分析指標(biāo)特性并進行數(shù)據(jù)分類，提取關(guān)鍵信息，自動生成數(shù)據(jù)表格和圖形，為采購管理內(nèi)部控制評價提供詳實的、可量化的數(shù)據(jù)支撐，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的事中和事后評價，最后將評價結(jié)果運用到采購預(yù)算安排中，優(yōu)化資源配置?；谪攧?wù)云平臺的采購評價根據(jù)權(quán)限和管理職能設(shè)置多種智能預(yù)警模式，當(dāng)采購過程中出現(xiàn)接近或超過預(yù)警閾值的現(xiàn)象時，財務(wù)云平臺可以發(fā)出不同等級的預(yù)警信息，方便管理人員及時了解采購執(zhí)行狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)存在的風(fēng)險并及時采取應(yīng)對措施，跟蹤采購風(fēng)險的解決情況。例如，針對船舶交通管理系統(tǒng)（VTS）運行維護，重慶海事局建立了故障響應(yīng)及時率、故障修復(fù)率、備品備件庫存管理準(zhǔn)確率、運維人員技能達標(biāo)率等6項績效考核指標(biāo)，財務(wù)云平臺可以根據(jù)需要進行評價，自動分析指標(biāo)值并與合格指標(biāo)值進行對比分析，以可視化的方式清晰、直觀地呈現(xiàn)，當(dāng)指標(biāo)值分析結(jié)果未達到設(shè)置的合格指標(biāo)值時，財務(wù)云平臺會向管理人員示警，實現(xiàn)對船舶交通管理系統(tǒng)維護服務(wù)的全程評價與監(jiān)控。

（四）深化財務(wù)云平臺大數(shù)據(jù)應(yīng)用，為采購管理與決策提供高質(zhì)量信息

在數(shù)據(jù)處理階段，財務(wù)云平臺通過對已存儲的大規(guī)模、多種類的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)抽取、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)清洗等操作，獲取金蝶K3等系統(tǒng)輸出的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及文本、報表、圖片、音頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并提取有效數(shù)據(jù)，同時將實時處理的數(shù)據(jù)加工集成后進行集中化存儲，并根據(jù)采購管理的業(yè)務(wù)形成供應(yīng)商、采購商品、采購合同等主題及采購類型、采購時間、采購人等維度的數(shù)據(jù)倉庫，為采購管理分析和決策提供數(shù)據(jù)支持。財務(wù)云平臺通過提高利用可視化分析技術(shù)可以清晰、直觀地呈現(xiàn)將采購管理全過程的執(zhí)行情況。數(shù)據(jù)處理與分析技術(shù)的提高為采購管理與決策提供高質(zhì)量信息，通過對不同的采購管理數(shù)據(jù)特征制定質(zhì)量監(jiān)控規(guī)則，實時監(jiān)控數(shù)據(jù)的產(chǎn)出質(zhì)量，保障采購管理與決策的信息質(zhì)量，提高采購管理的科學(xué)性，防范采購風(fēng)險。

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