程霞 范紅梅 王麗麗

摘 要：教學(xué)管理是高校管理工作的重要組成部分，在高校管理工作中居于重要地位。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理工作的主體和執(zhí)行者之一。教學(xué)秘書如何利用在線管理方式，實(shí)現(xiàn)對學(xué)生有效管控，是“互聯(lián)網(wǎng)思維”在高校教育改革探索中具體體現(xiàn)，也是提升教學(xué)管理水平重要課題。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；管理模式；信息化；教學(xué)秘書；SWOT

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2096-000X（2017）12-0126-02

Abstract： Teaching management is an important part of university management， which plays an important role. The teaching secretary is one of the main bodies and executors of the teaching management in colleges. How to use online management to achieve effective control of students for the teaching secretary is the specific embodiment of Internet thinking in college education reform， as well as an important topic in enhancing the level of teaching management.

Keywords： teaching management； management mode； informatization； teaching secretary； SWOT

一、緒論

移動互聯(lián)是現(xiàn)代管理的重要工具。在高校綜合改革形勢下，權(quán)利和責(zé)任向二級學(xué)院下放，這就對教學(xué)管理提出更高的要求。高校教學(xué)秘書隊伍是高校教學(xué)管理工作的主體和執(zhí)行者之一，教學(xué)秘書崗位面對大量紛繁復(fù)雜的教學(xué)信息傳達(dá)、學(xué)生學(xué)習(xí)與生活及時咨詢溝通、教學(xué)管理等多重任務(wù)，利用在線溝通與管理是教學(xué)秘書日常教學(xué)管理工作的重要輔助手段。因此，如何充分、有效利用在線管理路徑，提高教學(xué)管理的及時性、雙向性、有效性，是很多高校轉(zhuǎn)型背景下提升教學(xué)秘書崗位職業(yè)能力，提升教學(xué)管理水平的重要課題。

二、教學(xué)秘書在線教學(xué)管理現(xiàn)狀

（一）高校教學(xué)秘書崗位現(xiàn)狀

1. 學(xué)歷低，專業(yè)薄弱

從學(xué)歷上來講，以廈門幾所高校為例，80%為本科學(xué)歷，10%為碩士學(xué)歷，其余為大專。其次，從專業(yè)來講，95%為非教育管理專業(yè)畢業(yè)人員。同時96%的教學(xué)秘書在高校人事管理上處于非在編狀態(tài)。大多數(shù)教學(xué)秘書在上崗前都沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。綜上所述，教學(xué)秘書崗位隊伍學(xué)歷不高，專業(yè)薄弱，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)。

2. 工作任務(wù)重，職業(yè)前景慘淡

教學(xué)秘書處于教學(xué)管理工作的前線，工作任務(wù)繁重，往往工作得不到相應(yīng)的理解和尊重，缺乏相應(yīng)的激勵機(jī)制，這對教學(xué)秘書隊伍造成一定的心理影響。其次，高校教學(xué)秘書崗位升職難，一般的高校會設(shè)定教學(xué)秘書科級崗，但往往會有條框限定。同時作為衡量教學(xué)秘書崗位貢獻(xiàn)的激勵機(jī)制缺乏造成教學(xué)秘書崗位隊伍不穩(wěn)定，從而影響教學(xué)管理。

（二）教學(xué)秘書隊伍的成長跟不上信息化建設(shè)的步伐

當(dāng)前很多高校在使用教學(xué)管理系統(tǒng)的過中往往會出現(xiàn)這樣尷尬情況：一方面為了適應(yīng)學(xué)校綜合改革的需要而注重對教學(xué)管理系統(tǒng)的升級，但在這一過程中卻又忽略了對操作的維護(hù)。很多教學(xué)秘書信息化水平不高，計算機(jī)管理能力和應(yīng)用能力依舊停留在簡單的文字操作和信息收集，處理，反饋和發(fā)布等傳統(tǒng)的工作模式，在使用教學(xué)管理系統(tǒng)時很多擴(kuò)展功能不去嘗試，也不敢嘗試。一旦教學(xué)管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，有些教學(xué)管理工作則被中斷，出現(xiàn)兩眼摸黑狀態(tài)。

（三）高?！爸亟虒W(xué)”，輕管理的教學(xué)管理理念

很多高校往往以“教學(xué)無小事”為教學(xué)管理理念，以顯示其對教學(xué)的重視，但在對教學(xué)管理過程以及教學(xué)管理人員對位發(fā)展往往重視不夠。教學(xué)秘書的管理權(quán)限不夠，但很多教學(xué)事故責(zé)任往往由秘書承擔(dān)，這種權(quán)責(zé)不分明的狀態(tài)下以至于很多從事高校工作人員拒絕從事教學(xué)秘書崗位工作，造成教學(xué)秘書隊伍層次偏低，對信息化管理手段操作具有一定的挑戰(zhàn)，工作上循規(guī)蹈矩，不敢創(chuàng)新。同時在教學(xué)管理軟件的維護(hù)以及開發(fā)上因為高校的不重視而使得經(jīng)費(fèi)不足無法采購適應(yīng)高校發(fā)展的最新軟件。

（四）信息化媒介單一，對傳統(tǒng)的教學(xué)管理系統(tǒng)過度依賴

截止目前大多數(shù)高校對教學(xué)管理的信息化手段往往還停留在傳統(tǒng)的教務(wù)管理系統(tǒng)，僅僅依靠教學(xué)管理正方系統(tǒng)，以及傳統(tǒng)意義上的QQ，飛信等信息媒介。教務(wù)管理信息系統(tǒng)雖然能對教學(xué)管理過程起到一個持續(xù)的管理過程，但因為該系統(tǒng)的自身弊端對于在教學(xué)活動過程中的一些動態(tài)過程往往會無法起到相對應(yīng)的作用。一旦該軟件出現(xiàn)數(shù)據(jù)更新或者癱瘓，則很多教學(xué)管理活動往往會被迫中斷。

（五）教學(xué)管理信息化建設(shè)缺乏全局性

教學(xué)管理信息化作為一種全新的管理方式，其還不夠完善，缺乏完整的教學(xué)管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，高校在建設(shè)教學(xué)管理信息化的前期，會出現(xiàn)各種各樣的問題，這時高校的工作人員只注重眼前存在的問題，無法用長遠(yuǎn)的目光看待問題，沒有進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，使軟件的基本數(shù)據(jù)不斷發(fā)生變化，最終導(dǎo)致后期的工作難以得到合理的維護(hù)。

三、教學(xué)秘書有效管控在線教學(xué)管理對策SWOT分析

高校教育的迅速發(fā)展，對教學(xué)管理者提出了更高的要求。教學(xué)管理向信息現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給學(xué)校的教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn).教學(xué)管理不僅包含先進(jìn)的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支運(yùn)用信息化工作模式教務(wù)管理隊伍，這就對教務(wù)秘書工作提出了更高的要求。（表1）

四、教學(xué)秘書隊伍信息化管理策略

（一）加強(qiáng)隊伍建設(shè)以及信息化培訓(xùn)

首先，教學(xué)秘書隊伍要自我意識到以前那種只要學(xué)會用電腦，使用Office'軟件就可以勝任教學(xué)管理工作的觀念，重視計算機(jī)技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，高校要定期對教學(xué)秘書隊伍進(jìn)行信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高隊伍綜合素質(zhì)。其次，在薪資方面，實(shí)行了按崗定酬，同崗?fù)?，避免了同崗不同酬引起的部分秘書的心理落差。同時對工作優(yōu)秀的教學(xué)秘書進(jìn)行獎勵，例如：評選年度優(yōu)秀教學(xué)秘書等。這些措施的出臺與實(shí)施不僅激勵秘書人員認(rèn)真努力工作，也時給予了希望，使得該崗位的秘書人員更加有歸屬感，從而能夠全心全意地服務(wù)于師生。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，營造教學(xué)管理信息化氛圍，建立和諧數(shù)據(jù)校園

首先在教學(xué)管理隊伍里培養(yǎng)日常管理信息化。只有全校上下樹立信息化管理的重要性理念，更新教育觀念才能保證教學(xué)信息化管理的順利進(jìn)行，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理信息的集中管理，分散操作，資源共享，提高工作效率和管理水平。使得教學(xué)管理由傳統(tǒng)的經(jīng)驗型，事務(wù)型轉(zhuǎn)化為高效率，時效性的創(chuàng)新型服務(wù)。通過學(xué)習(xí)和探索出具有自身特色的教學(xué)管理手段。其次，高校管理者要更新觀念，在重視教學(xué)的同時，更要重視教學(xué)管理，提高經(jīng)費(fèi)的投入。高校應(yīng)該對教學(xué)管理信息化給予更高的關(guān)注和投入，確保高校綜合改革的順利進(jìn)行。

（三）完善現(xiàn)有的教學(xué)管理系統(tǒng)

高校教學(xué)管理系統(tǒng)往往較為獨(dú)立，僅限于教學(xué)秘書以及教務(wù)管理人員使用，封閉運(yùn)行，功能沒有發(fā)揮到應(yīng)有的作用，與其他部分沒有關(guān)聯(lián)，例如筆者所在的廈門理工學(xué)院教學(xué)管理使用的正方管理系統(tǒng)除了日常的教學(xué)管理功能外很多功能沒有得到擴(kuò)展例如：教材管理，畢業(yè)管理以及精品課程，多媒體教學(xué)，網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等管理，同時也沒有實(shí)現(xiàn)與學(xué)校學(xué)工、財務(wù)等相關(guān)系統(tǒng)實(shí)時對接，導(dǎo)致很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更新不及時以及上報數(shù)據(jù)口徑不一致等情況的發(fā)生。由此可見，教學(xué)管理信息化不能簡單的停留在管理系統(tǒng)的傳統(tǒng)功能上，而是應(yīng)該盡可能的涵蓋教務(wù)處所有功能。

（四）善于利用自身資源，開發(fā)新型管理軟件等

首先，組織學(xué)校計算機(jī)專業(yè)進(jìn)行最新軟件開發(fā)，自己所在學(xué)院的計算機(jī)專業(yè)對自身學(xué)校的教學(xué)管理比較了解，這樣不僅節(jié)約成本，而且更能適應(yīng)自身院校的管理情況。從當(dāng)前教學(xué)管理信息化較好的高校來看，很多都有自主開發(fā)和使用教學(xué)管理軟件的經(jīng)驗，例如：西南交通大學(xué)，東南大學(xué)等。高?？梢岳米陨頁碛嬎銠C(jī)專業(yè)師生為優(yōu)勢，選拔師生團(tuán)隊開發(fā)適合自身特點(diǎn)的管理信息化軟件，并實(shí)行動態(tài)管理。其次，充分利用便利的網(wǎng)絡(luò)溝通平臺，例如微信公眾號，開發(fā)在線申請，在線提醒以及實(shí)時簽名效度等功能的APP軟件平臺。實(shí)現(xiàn)日常教學(xué)事物能夠在線通知，在線申請，在線提醒，適時處理反饋實(shí)現(xiàn)在線效度簽名。

五、結(jié)束語

總之，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的靈魂紐帶，在高校綜合改革潮流下，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理信息化是互聯(lián)網(wǎng)思維在高校教育改革探索中的體現(xiàn)也是提高教學(xué)秘書隊伍自身發(fā)展的重要途徑以及提升高校教學(xué)管理水平的重要手段。

參考文獻(xiàn)

[1]孫文婷.高校本科教學(xué)管理信息化形勢下的院系教務(wù)秘書工作[J].教育教學(xué)論壇，2015，9.

[2]張佳麗.論新時期高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)以及必備的信息化能力[J].職業(yè)教育，2015，10.

[3]郭亦鵬.高校教學(xué)管理信息化建設(shè)[M].吉林大學(xué)出版社，2016.

[4]王曉艷.高校教學(xué)秘書獎勵機(jī)制體系構(gòu)建淺析[J].科級經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016，9.