萬佳梅

（中國石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設(shè)項目檔案管理的過程控制

萬佳梅

（中國石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設(shè)項目檔案管理涉及多個環(huán)節(jié)和專業(yè)的管理。本文結(jié)合相關(guān)實踐經(jīng)驗，就如何進一步強化檔案管理制度的執(zhí)行和歸檔的過程控制，從五個方面進行了論述。

工程建設(shè)項目；檔案管理；管理制度；過程控制

工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。工程建設(shè)項目檔案管理涉及工程、投資、土地、規(guī)劃、安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、節(jié)能、試生產(chǎn)、消防、防雷、水土保持等多個專業(yè)的管理制度和規(guī)定，涉及環(huán)節(jié)多，面對的情況極其復(fù)雜，要保證項目決策立項時期、規(guī)劃設(shè)計時期、建設(shè)實施時期、竣工投產(chǎn)時期、后評估時期、使用維護時期全過程文件和記錄的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，需要將項目檔案管理內(nèi)容融入企業(yè)專業(yè)管理過程、融入合同管理內(nèi)容、融入工程工序管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理內(nèi)容在納入企業(yè)檔案管理制度的同時，同步納入各專業(yè)管理制度范疇，實施全方位、全過程管理，將項目文件的歸檔作為工序完成、某項專業(yè)管理結(jié)束的一個重要標志，進一步強化制度的執(zhí)行和歸檔過程控制。

1 項目檔案管理制度與項目管理制度、項目文件管理制度同步

企業(yè)項目檔案管理制度，與上級管理制度、企業(yè)其它專業(yè)管理制度密切關(guān)聯(lián)。項目檔案管理工作既是項目管理的一項內(nèi)容，也是檔案管理工作的一個分支，要提高項目檔案管理水平，有必要建立健全與這些管理制度縱向和橫向一體的制度體系?？傮w上要按“制度管人，流程管事”的管理要求，研究制訂項目檔案管理制度和具體工作流程，將檔案管理制度納入企業(yè)管理制度之中，使項目檔案制度與項目管理制度既相輔相承，又互相約束。既要符合項目管理的相關(guān)要求，也須按檔案管理標準要求開展項目文件的收集、整理和歸檔工作。

項目文件的編制標準是提高項目文件質(zhì)量的一項重要舉措，在日常的項目檔案管理工作中，項目管理人員應(yīng)組織開展項目文件編制標準的制訂工作，確保項目文件的齊全、完整、準確。細化制度、完善流程是實現(xiàn)“流程管理”的重要舉措。在日常的項目管理工作中，要根據(jù)實際工作需要，將項目檔案管理制度不斷細化，使制度更具可操作性，包括制定單個項目的整理方案、文控方案、工作指南等。如《xxxx項目交工技術(shù)文件整編方案》、《工程項目電子文件的基本要求和光盤模板》、《xxxx項目文件歸檔指導(dǎo)意見》等。

2 項目文件、檔案的管理職責應(yīng)與項目管理職責同步

檔案管理涉及部門多、崗位多、人員多，每一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)空當都會導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。為此，應(yīng)按“誰形成、誰歸檔”“誰管理、誰負責”的工作原則，將項目文件的收集歸檔責任逐一落實到各責任部門，建立起項目文件歸檔的全流程責任體系，上一個環(huán)節(jié)要對下一個環(huán)節(jié)負責，下一個環(huán)節(jié)有責任對上一個環(huán)節(jié)提出要求。

要通過明確落實責任分工，逐步形成項目文件收集歸檔的閉環(huán)管理。項目立項審批文件由投資管理部門牽頭負責，項目設(shè)計及設(shè)計依據(jù)性文件由設(shè)計管理部門牽頭負責，項目施工過程文件、施工過程管理文件由施工管理部門牽頭負責，試生產(chǎn)文件由生產(chǎn)管理部門牽頭負責，專項工程及其驗收文件由各專項的負責部門牽頭負責，設(shè)備隨機資料由采購部門牽頭負責。收集整理完畢，牽頭部門出示合格證明后，統(tǒng)一向檔案管理部門移交歸檔，形成項目文件收集歸檔的閉環(huán)管理。

檔案部門應(yīng)超前介入，與工程部門一起，全程做好工程檔案收集歸檔的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，為項目檔案及時開展和規(guī)范運行提供基礎(chǔ)支持。將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為業(yè)主單位項目組人員、各參建單位檔案人員上崗前的必修課，開展崗前培訓(xùn)。在工程項目管理過程中，檔案部門應(yīng)派專人參加每周工程管理部門組織召開的工程項目協(xié)調(diào)會，了解工程項目的進度和交工技術(shù)文件的收集整理情況，根據(jù)需要深入施工單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。施工單位每完成一個項目，檔案部門就要對該項目的檔案進行預(yù)檢，有問題及時反饋給施工單位進行整改，直到合格為止，最后進行竣工檔案的正式驗收，形成良性循環(huán)，保證工程項目檔案的齊全完整和規(guī)范。

進一步強化監(jiān)理和質(zhì)檢的職責落實。由于監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機構(gòu)在項目建中的特殊地位，必須進一步強化落實好這兩個單位對交工文件的審核職責，這是保證交工文件齊全、完整、準確的重要舉措。建設(shè)單位應(yīng)按照DA／T28-2002第7.9條的規(guī)定：“施工單位在工程項目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審；經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審核記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)”，對監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機構(gòu)提出明確具體的審核職責，并建立相關(guān)的檢查考核機制, 充分發(fā)揮監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機構(gòu)在交工文件審核中的作用。

3 項目文件的收集歸檔與項目管理進度同步

在項目立項的同時，就應(yīng)建立項目檔案跟蹤臺賬，編制項目檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)業(yè)主各部門、各參建單位責任人員的實際變化情況不斷更新補充，做到項目檔案同步立項、同步跟蹤、同步監(jiān)督考核以及同步銷項。

建立項目文件收集歸檔與工程建設(shè)同步的檢查、考核工作機制，確保項目文件的真實準確。建設(shè)單位應(yīng)加強對設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位交工文件收集、整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，努力做到項目文件材料質(zhì)量過程檢查與項目安全、質(zhì)量過程檢查同步，項目文件材料移交與項目中交同步，項目文件材料審核審查與工程質(zhì)量生產(chǎn)考核同步，項目檔案驗收與項目專項驗收同步。

在實際工作中，還應(yīng)建立由參建單位、工程監(jiān)理、采購單位、工程質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)計管理、生產(chǎn)管理、施工管理、檔案管理、牽頭責任單位、使用單位組成的“十位一體”的交工技術(shù)文件審核體系。根據(jù)工程項目的實際，建立項目檔案審核工作流程和方式，通過例行檢查、節(jié)點檢查、定點檢查、集中審查等多種方式對交工文件進行審查，保證交工文件最終符合標準的要求。

4 項目文件與檔案的管理要求同步納入合同相關(guān)條款

為進一步規(guī)范和約束歸檔行為，還應(yīng)利用經(jīng)濟手段,發(fā)揮經(jīng)濟杠桿作用，不斷完善適應(yīng)市場經(jīng)濟的工程項目檔案管理模式。

工程建設(shè)項目在簽訂協(xié)議合同時，應(yīng)明確工程技術(shù)文件的質(zhì)量、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數(shù)、存貯介質(zhì)、格式及違約責任等內(nèi)容。在每項工程結(jié)束后，檔案作為一項單獨驗收程序，竣工檔案經(jīng)公司檔案管理部門驗收合格，出具驗收合格證書后，財務(wù)部門方可給予相關(guān)工程項目結(jié)算。通過經(jīng)濟手段和法律手段來約束檔案管理各個環(huán)節(jié)，確保工程建設(shè)項目歸檔文件符合標準。

5 項目檔案管理費用應(yīng)同步納入項目管理費用

對企業(yè)而言，落實《檔案法》具體體現(xiàn)在“收管用”和“人財物”6個字，檔案部門要按照《檔案法》的要求做好檔案的收集、保管和利用工作，但人財物是檔案的基礎(chǔ)條件，如何將項目檔案管理費用落實到具體的項目中，是做好項目檔案管理的前提。實踐表明，那些實現(xiàn)項目檔案管理費用同步納入項目管理費用的單位，其檔案管理水平也走在了其他單位的前列。

總之，工程檔案資料管理的質(zhì)量控制是一個系統(tǒng)工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質(zhì)量歸檔是工程項目建設(shè)的最終目標之一，只有真正重視工程建設(shè)項目檔案資料的集中管理、有序管理、質(zhì)量管理和安全管理，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質(zhì)量。實際工作中，我們還需要學(xué)習借鑒同行在檔案管理的典型經(jīng)驗做法，結(jié)合單位實際加以消化吸收，不斷提高整體檔案管理水平。

[1] 張志強,孟慶江,任啟金,邢建浩. 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案全過程管理的實踐與創(chuàng)新[J]. 產(chǎn)業(yè)與科技論壇, 2015, (23): 255-256.

[2] 梁衛(wèi). 石化企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀及思考[J]. 南方論刊, 2013, (05): 91-92+81.

[3] 張素娟. 談油田重點建設(shè)項目檔案管理[J]. 蘭臺世界, 2012, (S3): 71-72.

Process Control of Archives Management in Engineering Construction Project

Wan Jiamei
(SINOPEC Catalyst Co., Ltd., Beijing 100029, China)

Archives management of engineering construction projects involves many aspects and professional management. Combined with relevant practical experience, this paper attempts to discuss how to further strengthen the implementation of archives management system and archiving process control from five aspects.

engineering construction project, archives management, management system, process control

2017-6-3。

萬佳梅（1971—），女，湖南省人。畢業(yè)于長沙理工大學(xué)法律專業(yè)。小學(xué)高級教師，現(xiàn)任中國石化催化劑有限公司檔案室主任。電子郵箱：wanjm.chji@sinopec.com。