田衛(wèi)慶

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

【教育管理】

檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應(yīng)用實(shí)踐微探

田衛(wèi)慶

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

檔案管理作為一種參考及憑證聯(lián)合的資源管理方式，在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位。通過(guò)研究，分析了檔案管理現(xiàn)代化的基本概念，總結(jié)了檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用中的核心現(xiàn)狀，構(gòu)建了完善性的應(yīng)對(duì)策略，核心目的是通過(guò)檔案管理工作的設(shè)計(jì)，為現(xiàn)代化工作項(xiàng)目的設(shè)計(jì)提供良好支持。

檔案管理現(xiàn)代化；檔案管理原理；應(yīng)用實(shí)踐；問(wèn)題探究

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行及發(fā)展的背景下，各行各業(yè)中的檔案數(shù)量逐步增加，不同檔案形式呈現(xiàn)出多樣化的變化，這種變化形式增加了檔案管理工作的難度，從而為檔案管理工作的構(gòu)建帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。因此，通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化理念的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理手段的設(shè)計(jì)，轉(zhuǎn)變了原有的檔案管理手段，提升了檔案管理工作的整體效率，同時(shí)也為檔案管理工作的完善及創(chuàng)新性發(fā)展提供了穩(wěn)定支持。

一、檔案管理現(xiàn)代化的概述

對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化而言，主要是檔案管理者秉承現(xiàn)代化的管理理念，在檔案管理工作內(nèi)容設(shè)計(jì)及資源優(yōu)化的背景下，需要通過(guò)對(duì)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引入，完善設(shè)備管理的基本內(nèi)容，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的積極構(gòu)建，滿足工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)的基本需求，從而為檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供支持。促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、智能化以及現(xiàn)代化的發(fā)展需求。而且，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的背景下，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理提供了全新的發(fā)展空間，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了信息化檔案資源管理的基本理念，通過(guò)檔案管理工作現(xiàn)代化的管理，可以充分彰顯出檔案管理工作的核心內(nèi)容，從而為行業(yè)發(fā)展中檔案管理工作的穩(wěn)定創(chuàng)新提供支持[1]。

二、檔案管理現(xiàn)代化的基本原理

(一)標(biāo)準(zhǔn)化原理

通常情況下，在檔案管理工作構(gòu)建的過(guò)程中，其基本的標(biāo)準(zhǔn)原則分為不同的類型：第一種，基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要是按照基本、具有大眾指導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案內(nèi)容的管理；第二種，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，主要是通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集；第三種，管理標(biāo)準(zhǔn)，主要是指在不越界、不違法的基礎(chǔ)上，保證工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化。

(二)統(tǒng)一化原理

在檔案管理工作構(gòu)建的過(guò)程中，其基本目的就是為了完成檔案資源的保護(hù)。在統(tǒng)一化原理分析中，其基本內(nèi)容包括了以下幾點(diǎn)：第一，統(tǒng)一的管理及規(guī)范，在統(tǒng)一性檔案資源管理中，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性、合理性；第二，不同的工作人員都需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案資源的收集，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的統(tǒng)一；第三，在新舊檔案信息收集的過(guò)程中，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的新舊更替，完成檔案資源的統(tǒng)一化管理。

(三)簡(jiǎn)潔化原理

對(duì)檔案管理工作而言，在其資料整理的過(guò)程中經(jīng)常面臨著資源復(fù)雜的現(xiàn)象，這種問(wèn)題的出現(xiàn)也就會(huì)為檔案資源的收集造成一定的制約，因此，在現(xiàn)階段檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整的過(guò)程中，檔案資源管理現(xiàn)代化理念的構(gòu)建，使檔案管理在不影響檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)、類型的減少，這種工作形式的構(gòu)建大大節(jié)約了勞動(dòng)力，使檔案管理工作的構(gòu)建實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)潔化的設(shè)計(jì)理念，減少了工作復(fù)雜性問(wèn)題的發(fā)生[2]。

(四)最優(yōu)化原理

在檔案管理現(xiàn)代化工作完善的背景下，需要充分保證檔案管理的最優(yōu)化管理體系，在檔案管理人員專業(yè)技能分析的過(guò)程中，需要將最優(yōu)化作為基本準(zhǔn)則，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步創(chuàng)新提供良好支持。同時(shí)，在檔案管理工作項(xiàng)目創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，也需要管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及吃苦耐勞的精神，并通過(guò)對(duì)創(chuàng)新管理項(xiàng)目的優(yōu)化，進(jìn)行檔案管理工作的完善，為檔案管理工作管理機(jī)制的完善提供良好支持。

三、檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理的應(yīng)用實(shí)踐

(一)檔案管理現(xiàn)代化的動(dòng)力管理運(yùn)用

在檔案管理現(xiàn)代化工作構(gòu)建的過(guò)程中，動(dòng)力管理是維護(hù)檔案管理工作持續(xù)運(yùn)行的重要保證，所以，在檔案管理現(xiàn)代化需求分析中，需要將動(dòng)力管理作為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化檔案資源管理體系的完善，保證檔案管理工作設(shè)計(jì)的安全性即合理性。同時(shí)，需要為人們體用相應(yīng)的動(dòng)力來(lái)源，從而有效提升檔案管理人員的工作效率。通常情況下，在檔案管理現(xiàn)代化工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)中，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，動(dòng)力機(jī)構(gòu)的內(nèi)容完善。在檔案管理現(xiàn)代化工作完善中，為了實(shí)現(xiàn)工作設(shè)計(jì)的科學(xué)性及合理性，需要將動(dòng)力管理作為基礎(chǔ)，完善檔案項(xiàng)目設(shè)計(jì)的內(nèi)容，提升檔案管理功能的構(gòu)建意義。第二，在精神方面的動(dòng)力分析中，需要通過(guò)工作內(nèi)容的實(shí)施，進(jìn)行培訓(xùn)、宣傳工作的構(gòu)建，從而使檔案管理者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，并通過(guò)對(duì)人們管理意識(shí)的刺激，激發(fā)檔案管理者的工作興趣。第三，物質(zhì)方面的動(dòng)力分析，對(duì)于檔案管理工作而言，其物質(zhì)需求是保障檔案工作構(gòu)建的基礎(chǔ)，所以，為了充分保證檔案管理工作的現(xiàn)代化需求，需要為檔案管理者營(yíng)造更好的工作空間[3]。

(二)檔案管理現(xiàn)代化的反饋管理運(yùn)用

對(duì)于檔案管理工作中的反饋工作內(nèi)容而言，主要是在信息資源收集以及檔案資源管理中，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)反饋信息的綜合性運(yùn)用，通過(guò)檔案資源管理工作的有效整合，可以為信息資源的分類、合理調(diào)控提供良好平臺(tái)，保證檔案新資源構(gòu)建的完整性。與此同時(shí)，在檔案管理現(xiàn)代化信息運(yùn)用的過(guò)程中，通過(guò)檔案信息反饋平臺(tái)的構(gòu)建，可以有效促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并在某種程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的科學(xué)評(píng)價(jià)。使相關(guān)部門在檔案工作中，通過(guò)對(duì)反饋信息的分析，構(gòu)建針對(duì)性的檔案管理工作，完善檔案管理現(xiàn)代化工作構(gòu)建的基本需求，有效促進(jìn)社會(huì)文化的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

(三)檔案管理現(xiàn)代化的整分合管理運(yùn)用

在某項(xiàng)工作管理中，通過(guò)對(duì)一項(xiàng)工作詳細(xì)過(guò)程的分析，將其分為若干個(gè)小組或是組成要素，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)小組的重新組成及排列，在這種工作模式構(gòu)建的過(guò)程中可以有效提高工作管理的整體效率。所以，整分合工作原理就是在這個(gè)角度中出發(fā)，將其運(yùn)用在檔案管理現(xiàn)代化工作之中，其具體的工作內(nèi)容體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，通過(guò)對(duì)檔案管理全過(guò)程內(nèi)容的分析，可以使相關(guān)人員及時(shí)掌握檔案管理工作的整體內(nèi)容，以及其發(fā)展規(guī)律；第二，通過(guò)對(duì)相關(guān)規(guī)律的分析，在滿足最大利益的基礎(chǔ)上，進(jìn)行工作內(nèi)容的科學(xué)、合理整合；第三，通過(guò)宏觀角度的分析，對(duì)檔案教育科研、檔案館工作以及檔案室工作等內(nèi)容進(jìn)行綜合性的闡述，充分保證檔案管理工作可以在最大程度上發(fā)揮出其經(jīng)濟(jì)效益。因此，在檔案管理現(xiàn)代化工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)的過(guò)程中，需要將自身實(shí)際進(jìn)行綜合性的分析，確定年度以及季度工作內(nèi)容，充分保證檔案管理現(xiàn)代化工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)的安全性及合理性，推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)定執(zhí)行及科學(xué)構(gòu)建，使檔案管理現(xiàn)代化工作項(xiàng)目的設(shè)計(jì)為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[4]。

總而言之，在現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行及創(chuàng)新發(fā)展的背景下，檔案管理工作的現(xiàn)代化構(gòu)建得到了人們的廣泛關(guān)注，國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及各個(gè)企業(yè)都需要完善性的檔案管理工作，因此，在檔案管理工作優(yōu)化中，需要企業(yè)管理者將檔案管理工作作為重點(diǎn)，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用，保證檔案管理工作基本內(nèi)容的完善性，促進(jìn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新，通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化項(xiàng)目設(shè)計(jì)原理的分析，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

[1]許惠瑋.基于檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案,2014(04):149.

[2]馬蘊(yùn).淺議檔案管理原理在現(xiàn)代化檔案管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2015(06):308.

[3]葉永清.檔案管理現(xiàn)代化原理應(yīng)用初探[J].城建檔案,2015(04):58-59.

[4]張長(zhǎng)河.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)用的分析[J].蘭臺(tái)世界，2013(20):53-54.

2017-03-10

田衛(wèi)慶(1982-)，男，山西臨縣人，呂梁教育學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。

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1672-2086(2017)01-0058-02