楊振力 王麗

（大連外國語大學(xué)檔案館大連116044）

高校聲像檔案管理探討

楊振力 王麗

（大連外國語大學(xué)檔案館大連116044）

高校聲像檔案通過聲音、圖片、影像記錄學(xué)校的重大活動，能將學(xué)校珍貴的歷史原貌生動、形象、逼真地再現(xiàn)。與文書檔案的單一特性相比，高校聲像檔案能夠更加生動鮮活地展現(xiàn)學(xué)校的歷史。文章探討了聲像檔案管理中存在的問題，對高校聲像檔案的管理提出了幾點建議。

聲像檔案高校照片視頻

G271

A

2017-06-19

聲像檔案是機構(gòu)、個人在社會活動中形成的以聲音、影像為載體記錄信息的檔案形式，包括視覺、聽覺等不同的形式，實物形式有照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等。世界上第一張照片誕生于1826年，由法國人尼普斯拍攝，成為了世界上最早的照片檔案。20世紀(jì)80年代中期愛爾蘭電影協(xié)會成立，到2015年為止共建立了30000廳的電影、20000盤磁帶的聲像檔案庫，協(xié)會的專業(yè)設(shè)備、相關(guān)的知識水平都達到了國際最高水準(zhǔn)[1]149-150。隨著數(shù)字技術(shù)的普及，各機構(gòu)在社會實踐活動中形成了海量的聲像檔案[2]41。在歐洲，聲像檔案數(shù)字化成為大勢所趨，作為歐洲最古老的廣播公司之一的丹麥國家廣播公司近年來開始了聲像檔案的數(shù)字化[3]60-67，該公司擁有從1930年至今的廣播類的聲像檔案，從2012年開始公司的聲像檔案數(shù)字化項目獲得了國家巨大的資金的支持，使得聲像檔案的數(shù)字化進程大大加快[4]20-33。數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，高等院校在檔案管理過程中收集了大量的聲像檔案，高校聲像檔案具備檔案的基本屬性——原始記錄性、歷史憑證性[5]86，同時它能更加直觀形象地展現(xiàn)所包含的信息。隨著時間的推移，高校聲像檔案在檔案管理、利用中的重要地位將逐漸顯現(xiàn)出來[6]44。

一、高校聲像檔案的內(nèi)涵及存在意義

高校聲像檔案是高等學(xué)校在教育、科研、行政活動中形成的聲像資料，具體包括如下內(nèi)容：反映學(xué)校概況的聲像資料；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的聲像資料；校友的聲像資料；所獲榮譽的聲像資料；會議的聲像資料；學(xué)術(shù)報告的聲像資料；課程聲像資料；科研成果、獲獎成果的聲像資料。高校在日常活動中所生成的聲像檔案內(nèi)容十分豐富，對不具備保存價值的聲像檔案在歸檔中要進行篩選，剔除沒有保存價值的聲像檔案[7]45。聲像檔案因其載體的獨特性與文書檔案有著很大的區(qū)別，聲像檔案通過聲音和圖像對內(nèi)容進行呈現(xiàn)，反映的內(nèi)容直觀形象，給人以強烈的視聽感受。在高校檔案管理過程中，聲像檔案以其生動、形象、直接、精確的特點，發(fā)揮著文書檔案無法比擬的作用。近些年，高校建設(shè)精品課程，將課堂的情境記錄下來，不僅具有重要的學(xué)術(shù)價值和保存價值，更重要的是使用者可遠程學(xué)習(xí)、重復(fù)利用。在高校的教學(xué)、科研、交流、宣傳、校史展、校園文化建設(shè)等過程中起著不可替代的作用[6]44。

二、高校聲像檔案管理現(xiàn)存的問題

2002年國家檔案局出臺《照片檔案管理規(guī)范》，對照片的歸檔進行了說明，使聲像檔案中照片檔案的管理有“法”可依。但是縱觀高校聲像檔案管理現(xiàn)狀，高校聲像檔案還沒有引起足夠的重視，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.對聲像檔案的重視程度不夠。文書檔案是在文字出現(xiàn)之后產(chǎn)生的，是人類在社會實踐中形成的文字書面材料。兩河流域的蘇美爾人創(chuàng)制出楔形文字，之后產(chǎn)生了泥版文書。尼羅河畔的古埃及人創(chuàng)造出圖形文字，之后產(chǎn)生了紙草文書。殷商時期的甲骨文是我國有文字記載的最早的文字，這之后形成的甲骨文書是我國最早的文書檔案。與歷史悠久的文書檔案相比，聲像檔案是近現(xiàn)代照相、攝影、錄音等技術(shù)產(chǎn)生發(fā)展之后產(chǎn)生的，產(chǎn)生歷史短，管理、利用沒有得到像文書檔案一樣的重視[9]85-88。近些年，攝影等相關(guān)技術(shù)已經(jīng)得到了突飛猛進的發(fā)展，高校檔案部門的重心也逐漸從文書檔案向聲像檔案傾斜。

2.聲像檔案缺乏完整性。大多數(shù)高校的聲像檔案缺乏行之有效的規(guī)章制度作為保障，有少數(shù)高校有相應(yīng)的制度，但在實際工作中沒有按照制度嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致許多珍貴的聲像資料散存在各職能部門內(nèi)部。許多涉及聲像資料的職能部門對聲像資料的管理缺乏，導(dǎo)致高校檔案館收集工作難度大，聲像檔案完整性差，無法實現(xiàn)集中管理。

3.聲像檔案生存環(huán)境堪憂。聲像檔案的載體一般以磁帶、光盤、硬盤為主，承載載體的特殊性決定了其處理環(huán)節(jié)和保管條件的特殊性。2000年，國家檔案局頒布了《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，規(guī)定了一般檔案庫房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃—24℃、濕度標(biāo)準(zhǔn)45%—60%[10]209。但是在現(xiàn)實的檔案管理工作中，絕大部分高校檔案館不具備聲像檔案保管條件，將聲像檔案與文書檔案混合存放，不具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件，容易導(dǎo)致聲像檔案受損，不利于長久保存和利用。聲像檔案依賴計算機等工具來讀取信息，因此，服務(wù)器、計算機病毒、人為操作失誤等一些不可控的不定性因素有可能致使聲像檔案損壞或丟失。

4.缺乏權(quán)威統(tǒng)一的分類規(guī)范。分類是人類認(rèn)識、管理事物的基本方法之一，聲像檔案的管理也需要進行分類[11]14，缺乏權(quán)威的歸類方法影響聲像檔案資料的保存、檢索，也會給開發(fā)利用造成困難。1994年，《高等學(xué)校檔案實體分類法》開始實施，確定了高等學(xué)校檔案的十個一級類目[12]83。2002年，國家檔案局出臺的《照片檔案管理規(guī)范》對照片的分類進行了說明。但是在實際工作中，這一規(guī)范并沒有貫徹到全國的照片檔案分類工作中。比如遼寧省教育廳發(fā)給省內(nèi)各高校檔案館的征集聲像檔案的通知中提出的聲像檔案及照片檔案歸類的類別結(jié)合了本省的實際情況給聲像檔案分為十類。缺乏權(quán)威統(tǒng)一的分類規(guī)范是檔案分類工作中的一個顯著問題，造成了各級檔案管理部門分類混亂。聲像檔案在分類上可以參考圖書分類法，《中國圖書分類法》的各個版本在不同的時期很好地指導(dǎo)了全國各類圖書館的圖書分類活動。

5.管理手段落后。面對數(shù)字浪潮的沖擊，高校檔案館（室）開始重視檔案的數(shù)字化，各種新興的技術(shù)逐步運用到聲像檔案的數(shù)字化過程中，這對聲像檔案的管理提出了更高的要求，相關(guān)信息之間的內(nèi)在聯(lián)系必須得到恰當(dāng)?shù)慕沂荆枰峁└尤娴男畔z索[13]7，但是在實際的管理工作中大多數(shù)高校目前的聲像檔案管理手段還比較落后，并沒有充分利用信息化技術(shù)來實現(xiàn)快速高效的檢索。

三、高校聲像檔案管理的幾點建議

1.形成制度。制度是要求大家共同遵守的行動準(zhǔn)則，制度制定的目的是使各項工作按計劃達到預(yù)計目標(biāo)。出版領(lǐng)域有呈繳本制度[14]18，在世界各國普遍采用，國家用法律或法令形式，規(guī)定全國所有出版機構(gòu)凡出版一種出版物，必須向指定的圖書館等機構(gòu)免費繳送一定數(shù)量的樣本[15]76，保證了國家收藏圖書的全面性。高校檔案館可以參照呈繳本制度出臺校級的相關(guān)規(guī)定，規(guī)定學(xué)校的相關(guān)部門在聲像檔案歸檔上做到定期收集，保證聲像檔案收集的連貫性以及專業(yè)性。

2.加強高校聲像檔案載體的管理。聲像檔案的載體有磁帶、膠片、光盤等，檔案載體的選擇應(yīng)以環(huán)保、耐用為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案館的實際情況恰當(dāng)?shù)剡x擇合適的存儲介質(zhì)。以光盤為例，光盤可分為只讀光盤和可擦寫光盤，其中可擦寫光盤利用率比較高，可以隨時擦寫，但是聲像檔案的存儲要具備原始記錄性的特征，因而，聲像檔案載體材料的選擇以只讀光盤為宜。

3.通過合理備份來防止數(shù)據(jù)的遺失。檔案備份是抵御檔案災(zāi)害，確保檔案安全的一項重要舉措，包括異質(zhì)備份和異地備份[16]442。聲像檔案載體特殊，數(shù)據(jù)容易遺失，因此在管理中應(yīng)該采取異質(zhì)備份和異地備份相結(jié)合的方式。例如，在備份過程中對磁帶為載體的聲像檔案以視頻采集卡進行采集，再通過軟件進行數(shù)字化處理，存儲在其他存儲介質(zhì)中，這屬于異質(zhì)備份。有條件的檔案館應(yīng)對聲像檔案進行異地備份，避免因自然災(zāi)害造成不可恢復(fù)的損壞。

有觀點認(rèn)為光盤是數(shù)字化信息存儲的理想載體，因光盤費用低，保存條件簡單，壽命長[17]33。但是普通的高密度數(shù)字光盤的存儲容量有限，僅達到4.7GB[18]159，在聲像檔案管理過程中應(yīng)保存未經(jīng)壓縮、剪切等處理的原始數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的完整性。但未經(jīng)剪切、壓縮的原始視頻數(shù)據(jù)容量巨大，在存儲容量上光盤難以滿足。筆者認(rèn)為數(shù)據(jù)備份的載體宜選用磁盤進行，因為磁盤具有更高的備份速度，且存儲容量大，省去了反復(fù)更換的步驟。

4.建立高校聲像檔案數(shù)據(jù)庫。隨著數(shù)字技術(shù)的進步，高校聲像檔案的種類與數(shù)量會越來越多，利用傳統(tǒng)的文書檔案的管理方式來管理聲像檔案已經(jīng)不能滿足檔案管理的要求。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展給聲像檔案的管理帶來了巨大的便利，建立高校聲像檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了聲像檔案的計算機檢索，實現(xiàn)所有聲像檔案的全復(fù)制和雙套制[19]284。

5.將舊載體的聲像檔案進行搶救性保存。受檔案館保存環(huán)境以及載體自身壽命的影響，聲像檔案容易在保存的過程中受損。為防止數(shù)據(jù)丟失，聲像檔案要與存儲設(shè)備統(tǒng)一管理，設(shè)置獨立的空間[20]246。對照片、錄音帶、錄像帶進行格式轉(zhuǎn)換異質(zhì)保存到磁盤上，延長壽命。錄像帶利用時需要專門的讀取設(shè)備[21]251，采用視頻采集卡和軟件對錄音、錄像帶進行數(shù)字化處理，把轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式的聲像資料進行存儲，既方便長期保存也方便共享及使用。發(fā)現(xiàn)變黃變舊的照片和黏結(jié)的底片應(yīng)掃描或者翻拍，進行搶救性保存，數(shù)字化保存后能更好地發(fā)揮聲像檔案的利用效果[22]138。

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Discussion on Audio-visual Archives Management in Colleges and Universities

Yang Zhenli,Wang Li
(Archives of Dalian University of Foreign Languages,Dalian 116044,China)

The audio-visual archives of colleges and universities directly record the important activities of the school with sound,pictures and images,and reproduce the precious historical appearance vividly.Compared with the single feature of documentary archives,the audio-visual archives of colleges carry the historical vicissitudes of the school more vividly.This paper probes into the problems existing in the management of audio-visual archives,some suggestions are put forward for the management of audio-visual archives in colleges and universities.

audio-visual archives;colleges and universities;picture;video

楊振力，大連外國語大學(xué)檔案館館員，研究方向：聲像檔案管理、檔案數(shù)字化；王麗，大連外國語大學(xué)檔案館館長，副研究館員，研究方向：檔案管理。