沈東芳 聶二輝

（國家海洋局南海信息中心廣州510300順豐速運有限公司深圳518000）

電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績效評估探究

沈東芳 聶二輝

（國家海洋局南海信息中心廣州510300順豐速運有限公司深圳518000）

界定電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的內(nèi)涵，并歸納總結(jié)出檔案信息資源利用在電子政務(wù)環(huán)境下的現(xiàn)狀以及特點，引入績效評估的概念，提出電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的績效評估應(yīng)該從提供者、使用者、中介者、評估方法和評估反饋五個方面展開。在此基礎(chǔ)上，以城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的利用為例，做具體的探討和分析。

電子政務(wù)檔案信息資源績效評估

G273.5

A

2017-06-19

信息技術(shù)的發(fā)展，帶來電子政務(wù)時代的到來，作為政府信息資源一部分的檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的利用呈現(xiàn)出新的特點。隨著績效評估理論與實踐的發(fā)展，特別是在企業(yè)和政府部門活動中發(fā)揮重要作用，國內(nèi)的一些學(xué)者便開始思考將績效評估引入檔案信息資源的利用中，而且已有部分學(xué)者在這方面做了一些探索。緊跟時代步伐，將績效評估應(yīng)用到電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源利用，通過在這方面的探索，以更好地提高服務(wù)質(zhì)量。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用概況

電子政務(wù)是把現(xiàn)代信息技術(shù)引入政府機構(gòu)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，創(chuàng)建一個虛擬的政府辦公環(huán)境[1]。檔案信息資源包括內(nèi)容信息和形式信息，它們代表著檔案的不同方面。在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源主要指代的是內(nèi)容信息，它在利用過程中有其獨特的特點。

1.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的內(nèi)涵。檔案信息資源屬于政府信息資源的一種，是信息記錄匯聚而成，能夠滿足政府、企業(yè)以及公眾對政治、經(jīng)濟、社會等方面的信息需求。電子政務(wù)在我國迅猛發(fā)展，不僅使得檔案信息資源的內(nèi)容更加豐富，也使得其載體、服務(wù)方式等更加多樣化。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)的普及，政府信息資源管理開始進入電子政務(wù)管理的新階段，由原先信息傳遞系統(tǒng)的內(nèi)部管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛲獠康?、?shù)字化網(wǎng)絡(luò)的、具有交互性的有效管理活動，并實現(xiàn)政府與公眾之間的信息和服務(wù)交流[2]。電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源通過技術(shù)參與高效管理以獲得服務(wù)公眾的良好效果成為政府信息資源的一個主要目標(biāo)。電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源利用通過多種服務(wù)形式滿足政府、企業(yè)以及公眾的需求，它是一個從提供者到中介者再到使用者的過程，詮釋了檔案信息資源利用的全部含義。

2.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的特點。電子政務(wù)在檔案信息資源的利用過程中扮演著重要角色，以用戶需求為中心的服務(wù)理念逐漸深入人心。電子政務(wù)的推進給檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新的管理理念，它要求檔案機構(gòu)改變過去以職能為中心的信息服務(wù)模式，主動為用戶提供經(jīng)過整合的、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)[3]。

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的特點主要表現(xiàn)在三個方面：一是服務(wù)人員的專業(yè)化。由于信息技術(shù)的應(yīng)用，服務(wù)人員需要既掌握檔案專業(yè)的知識又要有技術(shù)層面的支撐，這對服務(wù)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求；服務(wù)人員作為檔案信息資源的提供者，是與用戶接觸的直接對象，檔案信息資源的利用情況決定了用戶對服務(wù)人員的滿意度；另外，能夠提供多少檔案信息資源、以哪些形式提供、利用便捷程度等都與服務(wù)人員是否專業(yè)化有直接關(guān)系。二是服務(wù)形式多樣化。檔案信息資源不僅要滿足政府機構(gòu)和企事業(yè)組織的需要，也要滿足社會大眾的需求，最大限度地實現(xiàn)其社會效益；新媒體的發(fā)展，檔案信息資源利用的渠道更加多樣化，特別是微博、數(shù)字雜志、手機短信、移動電視、數(shù)字報紙等都可作為檔案信息資源的一種服務(wù)形式，也可以交叉混合使用，這種人性化、便民化的利用方式可以更好地改善檔案信息資源的利用情況。三是服務(wù)平臺的易用化。建立全面、真實、完整的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，不僅滿足用戶基本的查詢需求，也通過深度開發(fā)數(shù)據(jù)為政府、企業(yè)等決策提供更為全面可靠的信息支撐；通過網(wǎng)站等平臺，提供在線查詢、在線辦理事務(wù)等服務(wù)，簡單快捷地滿足利用者需求。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績效指標(biāo)構(gòu)建

我國信息資源的利用缺陷表現(xiàn)為“死庫”資源開發(fā)、“信息孤島”現(xiàn)象、網(wǎng)站信息陳舊等問題[4]。在檔案信息資源的利用過程中也毫無例外地存在這種問題，電子政務(wù)環(huán)境下，它的更新維護、內(nèi)容質(zhì)量、標(biāo)準化等方面會顯現(xiàn)出更多困難。我國目前在這方面的研究大多屬于宏觀的、定性的分析，缺乏精確的、定量的研究，尤其缺乏專門針對電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用情況的準確評價[5]。

績效評估是指通過對適當(dāng)數(shù)據(jù)的采集、整理、分類、分析、解釋和傳播，來對以往行為的效力或效率進行量化，并據(jù)此作出相應(yīng)決策，采取相應(yīng)行動的過程[6]。它主要是從成績和效益的結(jié)果方面來衡量的，是一個客觀評估的過程。電子政務(wù)環(huán)境下，對檔案信息資源利用進行績效評估有著重要的意義。開展電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績效評估研究，可以幫助我們彌補目前在這方面研究的缺陷，有助于我們及時發(fā)現(xiàn)并準確把握電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用存在的問題，以便采取相應(yīng)的對策。

在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源的利用過程包含提供者、中介者、使用者，其中提供者指的是檔案信息資源的提供主體，包括人員、設(shè)備、環(huán)境等；中介者指的是檔案信息資源的載體、服務(wù)形式等；使用者即用戶。它們貫穿檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下利用的始終，是績效評估必須具備的指標(biāo)。采用何種評估方法對評估結(jié)果的真實可靠性有著重要影響，方法不同可能得出的結(jié)論也會不同，進而導(dǎo)致建立此結(jié)果基礎(chǔ)上的決策不能發(fā)揮預(yù)期效用，那整個績效評估的意義就不存在了?？冃Х答伆▽⒃u估結(jié)果提供給決策者參考、告知評估對象評估結(jié)論以及后續(xù)的回訪追蹤調(diào)查結(jié)果，在具體的績效評估中，績效反饋不應(yīng)當(dāng)只是充當(dāng)結(jié)果反饋的角色，還要在整個檔案信息資源利用過程中有所貢獻，即提供者與中介者能夠滿足使用者的各項需求。

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的績效指標(biāo)包含提供者、中介者、使用者、評估方法、績效反饋五個方面，這五個方面涵蓋了整個績效評估的過程，也是根據(jù)“構(gòu)建指標(biāo)體系時，應(yīng)堅持科學(xué)性和準確性原則”的思想[7]提出的。這五個指標(biāo)都不會過于抽象，具有一定的可行性和操作性，更重要的是它們都是可以量化的，而不僅僅是定性的，這在績效評估執(zhí)行中會更加便于應(yīng)用。在這五個指標(biāo)中，提供者和使用者是開展績效評估都會涉及的對象，只是名字有所不同而已，比如有些研究將“提供者”解釋為“評價主體”，將“使用者”指代為“用戶”或者涵蓋于“評估對象”之中。但無論如何進行改變，其實質(zhì)都是沒有變化的，都包含提供與利用的雙方。對于中介者而言，它是在電子政務(wù)環(huán)境下催生的比較與眾不同的指標(biāo)，它包含對載體和服務(wù)形式的新發(fā)展，已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息資源利用和只能入館查詢的形式，新媒介的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用都使得中介者的含義更加廣闊，成為更能體現(xiàn)用戶滿意度的一個重要方面。關(guān)鍵績效指標(biāo)法、360度績效評估法和平衡計分卡法等評估方法在檔案信息資源利用績效評估中的應(yīng)用，能夠更好地體現(xiàn)績效評估的科學(xué)性和準確性，這是績效評估中非常關(guān)鍵的一步，方法錯誤，結(jié)果肯定沒有得出良好決策的價值。電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用的績效評估可以發(fā)現(xiàn)目前存在的諸多問題，對于業(yè)務(wù)流程的改造、提高用戶滿意度等方面有著重要的意義。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源利用績效評估過程與分析

傳統(tǒng)的城建檔案館都是以職能為中心的信息服務(wù)模式[8]，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，主動為使用者提供經(jīng)過加工整合的、高質(zhì)量的、高標(biāo)準的城建檔案信息資源顯得尤為重要，它也逐漸成為城建檔案館建設(shè)的重要方向?？冃гu估在城建檔案信息資源利用中的應(yīng)用，將會對提供者、中介者和使用者產(chǎn)生較大影響，為提高用戶滿意度和達到城建檔案館服務(wù)性目的提供建議和策略。城建檔案信息資源屬于檔案信息資源的一種，它在電子政務(wù)環(huán)境下利用的績效評估也應(yīng)當(dāng)包含檔案信息資源利用績效評估的五個指標(biāo)，即提供者、中介者、使用者、評估方法和績效反饋。在具體的評估過程中，也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)這五個指標(biāo)。

城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下的績效評估過程包括制定評估計劃、確定評估標(biāo)準和方法、回收數(shù)據(jù)、統(tǒng)計分析和績效反饋應(yīng)用五個階段。

制定評估計劃。評估計劃的制定是建立在五個指標(biāo)的基礎(chǔ)上的，也就是說評估計劃中必須涵蓋提供者、中介者、使用者、評估方法和績效反饋。為了能夠順利地開展績效評估，必須制定評估計劃，這樣能夠在明確評估目的的基礎(chǔ)上確定恰當(dāng)?shù)臅r間、地點、對象等展開整個績效評估的起點。

比如關(guān)于提供者的評估中，需要涵蓋多種因素。城建檔案信息資源的提供者包括城建檔案機構(gòu)本身及其人員、設(shè)備、環(huán)境設(shè)施等，城建檔案機構(gòu)自身擁有的館藏量在利用過程中扮演著重要角色，數(shù)量、類別的多少某種程度上決定了能夠提供利用的能力，畢竟自身沒有的東西又何談提供給別人利用呢？服務(wù)人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平等對中介者和使用者都有較大的影響，載體和服務(wù)形式的多樣化，即中介者的內(nèi)涵更廣，能夠滿足不同使用者的不同需求。在這個評估計劃中，涉及提供者的評價時，必須包含這些因素，因為只有包含這些因素才能得出科學(xué)的評估結(jié)果。

確定評估標(biāo)準和方法。評估標(biāo)準一般包括絕對標(biāo)準和相對標(biāo)準，絕對標(biāo)準又可分為業(yè)績標(biāo)準、行為標(biāo)準和任職資格標(biāo)準。在城建檔案信息資源利用的績效評估中，確定適用于實際情況的評估標(biāo)準對以后評估的開展具有重要影響。多樣化的評估方法可以得到不同的應(yīng)用，在不同的方面有不同的優(yōu)勢體現(xiàn)，這樣對于結(jié)果的科學(xué)性至關(guān)重要。

回收數(shù)據(jù)。這是一個比較復(fù)雜而且異常艱巨的過程，因為績效評估對于數(shù)據(jù)的要求非常高，而且評估結(jié)果也都是建立在數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上的，所以數(shù)據(jù)的可靠性決定了結(jié)果的可靠性。

績效反饋應(yīng)用。這是將評估結(jié)果進行應(yīng)用的過程，無論能否得出問題，科學(xué)真實的績效結(jié)果都是非常有價值的，它對于城建檔案信息資源利用的改進具有重要影響。

城建檔案信息資源在電子政務(wù)環(huán)境下利用的績效評估，雖然只是作為檔案信息資源的一種績效評估，但其過程與所包含的指標(biāo)基本上適用于所有的檔案信息資源。

四、結(jié)論與探討

電子政務(wù)環(huán)境下，檔案信息資源利用的績效評估將會對提供者和中介者提出更高的要求，但同時獲得的是使用者更高的滿意度，這可以說是對等的價值，更多的付出更高的回報。而評估方法和績效反饋也充當(dāng)著必不可少的角色，評估方法的科學(xué)可靠性某種程度上決定了績效反饋的真實性?？冃гu估在電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源的利用過程中將會越來越受到重視，而對其的研究也將會進一步發(fā)展。

[1] 郝艷秋.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源管理的策略[J].黑龍江檔案,2012（1）.

[2] 宋恩梅.電子政務(wù)環(huán)境下政府信息資源管理結(jié)構(gòu)及發(fā)展趨勢[J].圖書情報知識,2010（3）.

[3] 劉明.檔案信息服務(wù)績效評估初探[J].湖北檔案,2007（8）.

[4] 謝明.我國電子政務(wù)建設(shè)中存在的問題及其分析[J].檔案學(xué)通訊,2003（3）.

[5] 王欣.浙江省網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)現(xiàn)狀及對策[J].情報科學(xué),2002（8）.

[6] 安迪·尼利.企業(yè)績效評估[M].李強,譯.北京:中信出版社,2004.

[7] 潘積仁.論建立檔案機構(gòu)績效評估體系[J.中國檔案,2005（6）.

[8] 章鴻,顏萍.論城建檔案信息服務(wù)績效評估[J].城建檔案,2012（2）.

The Exploration of Performance Appraisal About the Exploiting of the Archival Information Resources Under E-government Environment

Shen Dongfang,Nie Erhui
(South China Sea Branch of State Oceanic Administration,Guangzhou 510300,China;Shunfeng Express co.LTD,Shenzhen 518000,China)

This paper defines the connotation of archival information resources under E-government environment,summarizes the current situation and characteristics of the exploiting of the archival information resources under E-government environment,introduces the concept of performance appraisal,and puts forward that performance appraisal about the exploiting of the archival information resources under E-government environment should be carried out in following aspects:provider,user,mediator,appraisal procedure and appraisal feedback.On that basis,the paper analyzes and discusses the exploiting of archival information resources of the urban construction in detail under E-government environment.

E-government;archival information resources;performance appraisal

沈東芳，國家海洋局南海信息中心館員，研究方向為檔案數(shù)字化；聶二輝，中山大學(xué)檔案學(xué)碩士畢業(yè)生，研究方向為檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、電子文件管理。