潘曉輝
(昆明理工大學(xué)附屬昆華醫(yī)院/云南省第一人民醫(yī)院,云南 昆明 650032)
醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀分析及創(chuàng)新策略
潘曉輝
(昆明理工大學(xué)附屬昆華醫(yī)院/云南省第一人民醫(yī)院,云南 昆明 650032)
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要載體,對醫(yī)院科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價值的鑒定具有重要的作用。醫(yī)院科研檔案管理是一項科學(xué)性很強(qiáng)的工作。文章總結(jié)了醫(yī)院科研檔案管理工作體系及存在的特點(diǎn),分析其中存在管理意識不強(qiáng)、制度不完善、人員素質(zhì)有待提高、管理方式滯后等問題,提出強(qiáng)化醫(yī)院全員檔案管理意識、完善管理制度、提高管理人員素質(zhì)、使用現(xiàn)代化管理設(shè)備等創(chuàng)新性管理策略及措施。
醫(yī)院;科研檔案;創(chuàng)新管理
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員在從事科學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的原始記錄材料,是科學(xué)研究活動的真實(shí)記錄和反映[1]。醫(yī)院科研檔案作為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的載體,蘊(yùn)含了大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)及創(chuàng)新性科研思想等科研信息,對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價值的鑒定起著重要的作用;同時也為醫(yī)院制定科技決策、規(guī)劃醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院人才考核、職稱晉升、科研人員進(jìn)行科學(xué)研究及技術(shù)交流等方面提供了比較可靠真實(shí)的信息依據(jù),具有參考及憑證的功能[2]。因此,有效的醫(yī)院科研檔案管理工作,對于提高醫(yī)院科研和醫(yī)療技術(shù)整體水平,使醫(yī)院可持續(xù)健康的發(fā)展至關(guān)重要。當(dāng)前,隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)研究和信息技術(shù)的發(fā)展、現(xiàn)代化管理體制的革新及科研人員對檔案需求量的加大,醫(yī)院的科研檔案管理工作顯露出諸多不適應(yīng)的地方,這在一定程度上影響了醫(yī)院科研水平的提升和可持續(xù)發(fā)展。因此創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案管理工作,使科研檔案的管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和信息化,為醫(yī)院科技創(chuàng)新提供有效的服務(wù)勢在必行。
醫(yī)院部門機(jī)構(gòu)多,形成的檔案門類多、數(shù)量大,如科研教學(xué)類檔案、財務(wù)會計類檔案、行政黨群類檔案、人事類檔案等。因此,就科研檔案管理來講,每個醫(yī)院的科研部門一般都通過自行指定來配備相應(yīng)數(shù)量的科研兼職檔案員,形成以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管,檔案室專職檔案員負(fù)責(zé),科研兼職檔案員配合的檔案管理工作體系。在檔案管理工作體系中,科研兼職檔案員作為第一手科研原始資料的收集者,負(fù)責(zé)科研資料的收集、整理(分類、編頁、填寫卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂、案卷目錄填寫)、保管保存、查閱服務(wù)及歸檔移交(在規(guī)定的時間,將科研部門不同類別、不同載體形式的上年度檔案材料及時移交醫(yī)院檔案室)工作。醫(yī)院科研兼職檔案員作為檔案管理工作體系中的重要組成部分,他們熟悉科研項目的研究進(jìn)展,熟知各類原始資料的形成和價值,經(jīng)過科研兼職檔案員收集整理的材料,更能保證科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,這是做好科研檔案管理工作的關(guān)鍵。
醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn):①周期長:醫(yī)學(xué)科研項目一般需要經(jīng)歷課題申報、立項、鑒定、申報獎勵以及成果推廣等過程,因此科研項目的檔案管理工作也是一個較長的周期性過程,需要涉及的材料與內(nèi)容較多、時間跨度較大、覆蓋面廣泛[3]。②專業(yè)性強(qiáng):醫(yī)學(xué)科研課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)科分類,如內(nèi)、外、婦、兒、醫(yī)學(xué)影像、醫(yī)學(xué)檢驗、麻醉學(xué)、藥理學(xué)等學(xué)科,科研檔案則參照各自的專業(yè)自然形成,并依據(jù)專業(yè)分科管理檔案,分類存檔。因此科研檔案管理也具有專業(yè)性的特點(diǎn)。③關(guān)聯(lián)性強(qiáng):隨著醫(yī)學(xué)科技的發(fā)展,學(xué)科交叉綜合不斷發(fā)展,多學(xué)科聯(lián)合攻關(guān)不斷呈現(xiàn),如一些重大課題往往需要多個交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的協(xié)作參與,綜合研究,聯(lián)合攻關(guān)。因此,醫(yī)院科研檔案在分類管理的同時又要保持研究專題的關(guān)聯(lián)性[4]。
目前醫(yī)院各部門人員普遍存在科研檔案意識淡薄的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在:①醫(yī)院多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視,尤其是科研部門領(lǐng)導(dǎo),總體來說檔案意識比較薄弱,他們沒有接受過正規(guī)的檔案知識培訓(xùn),在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項率、課題級別與成果產(chǎn)量等,沒有意識到科研全周期資料收集、整理、歸檔、保存、維護(hù)等檔案工作的特殊性和重要性;②醫(yī)院的部分科研人員在研究過程中不注重對科研數(shù)據(jù)、文件資料的收集整理,或不愿、延遲甚至不交相關(guān)科研資料[5];③在科研檔案管理工作中,科研兼職檔案員的工作重點(diǎn)并不是檔案工作。他們往往一人多崗、身兼數(shù)職,分管的科研檔案工作又繁重,需占用大量的工作時間,且完成這份工作并沒有得到醫(yī)院的認(rèn)同,他們覺得干得多也沒有多余的獎勵或職務(wù)、職稱晉升的優(yōu)先條件,且還要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任,因此工作熱情和積極性不高、責(zé)任心不強(qiáng),導(dǎo)致科研檔案收集、歸檔不完全、檔案資料丟失等情況發(fā)生。上述情況的存在都直接影響了科研檔案的內(nèi)在質(zhì)量,使科研檔案管理工作難以正常有效地開展。
目前多數(shù)醫(yī)院缺乏完善且切實(shí)可行的科研檔案管理規(guī)章制度,或是制度執(zhí)行和落實(shí)力度不足,影響了科研檔案的收集與管理。具體表現(xiàn)在:①在檔案管理計劃的制定過程中,沒有制定將科研工作和建檔工作同步進(jìn)行;②缺少科研檔案歸檔的監(jiān)督機(jī)制,使得部分科研人員漏交或不交相關(guān)科研材料;③部分科研兼職檔案員責(zé)任心不強(qiáng),工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn),沒有嚴(yán)格按照規(guī)章制度履行崗位職責(zé),歸檔材料分散、不完整或部分檔案丟失、損壞等,使得科研檔案數(shù)據(jù)不全面、不真實(shí),嚴(yán)重影響了科研檔案的收集、整理和整體質(zhì)量,使之失去其應(yīng)有的指導(dǎo)、借鑒和應(yīng)用價值。
醫(yī)院科研檔案因內(nèi)、外、婦、兒等不同學(xué)科具有不同的特點(diǎn),科研檔案的收集和歸檔具有專業(yè)性的特征;而對于一些重大科研項目,多學(xué)科聯(lián)合攻關(guān)不斷呈現(xiàn),科研檔案在形成過程中又體現(xiàn)了學(xué)科交叉綜合的特征;同時隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的進(jìn)步,外文科研檔案也逐年增多。目前許多醫(yī)院科研檔案管理人員,尤其是科研兼職檔案員,普遍缺乏檔案專業(yè)背景,檔案業(yè)務(wù)能力不強(qiáng),且缺乏一定的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識和外語水平,缺乏信息意識、創(chuàng)新意識和參與意識,因此不能對科研資料進(jìn)行完整的收集和準(zhǔn)確地分類歸檔,進(jìn)而影響科研檔案的科學(xué)化、規(guī)范化及信息化管理。
近年來,隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及無紙化辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用,醫(yī)院科研人員的科研環(huán)境和科研行為都發(fā)生了深刻變化,科學(xué)研究產(chǎn)生的材料成果形式也隨之發(fā)生變化,以數(shù)字形式儲存的科研電子檔案已成為科研檔案管理工作中越來越重要的檔案形式。諸如在醫(yī)院的科研項目管理工作中,從科技部到科技廳以及各級各類科研項目主管單位,都已使用本部門的科技管理系統(tǒng),從申報通知的發(fā)布到項目申報書的填報,立項后的中期管理,項目結(jié)題驗收的成果性文件等,都在項目申報系統(tǒng)填寫和上傳。醫(yī)院作為項目管理的終端單位,勢必形成大量的科研電子文件及有參考和利用價值的電子檔案。但是目前,多數(shù)醫(yī)院仍以卷宗形式進(jìn)行科研檔案管理。這種管理方式存在諸多問題:①紙質(zhì)材料在保存過程中,易遺失、破損、褪色、霉變,無法永久保存;②在需要調(diào)閱檔案時,只能到檔案存放地點(diǎn)進(jìn)行人工查找和復(fù)印,費(fèi)時費(fèi)力;③保管困難,隨著紙質(zhì)檔案的累積,需要在適宜環(huán)境下不斷加大存儲空間;④醫(yī)院科研檔案所蘊(yùn)含的科研信息無法快捷共享,無信息化的快速檢索系統(tǒng),使得科研檔案利用率低,科研成果難以轉(zhuǎn)化[6]。
醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理是《檔案法》的基本要求,是國家檔案事業(yè)的一項組織原則。具體做法:①強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識,特別是科研部門的領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)重視是員工做好每項工作的前提,領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案管理的重視程度直接影響科研兼職檔案員收集、整理科研檔案的效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度認(rèn)識科研檔案的巨大價值,把醫(yī)院科研檔案的管理提到醫(yī)院日常管理日程上,并著眼長遠(yuǎn)、頂層設(shè)計,建立自上而下的科研檔案管理體系;②可以通過院報、醫(yī)院官方網(wǎng)站、OA辦公系統(tǒng)、科研管理信息平臺等多種渠道不定期地宣傳國家《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》和結(jié)合本院實(shí)際情況制定的科研檔案管理相關(guān)規(guī)定等,并開展相關(guān)的檔案管理知識培訓(xùn),使各級領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科研人員和檔案管理人員都認(rèn)識到科研資料歸檔是每個人應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù),科研檔案留存具有重要的意義和作用;③醫(yī)院可以通過多種形式宣傳科研兼職檔案員隊伍中的先進(jìn)事跡和模范人物,表彰優(yōu)秀的科研兼職檔案員,通過樹立榜樣典型、傳遞正能量,增強(qiáng)科研兼職檔案員的工作積極性和責(zé)任意識。
醫(yī)院科研檔案管理要提升規(guī)范管理的實(shí)效,就必須健全科研管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。具體做法:①醫(yī)院科研檔案管理部門要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)工作條例》中的具體要求,在本院原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上,完善檔案管理在科研工作方面的規(guī)章制度,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀等制度,完善存檔措施,規(guī)范借閱制度,重視科研資料的連續(xù)性與完整性,把科研檔案管理工作與科學(xué)研究活動同步進(jìn)行,對于數(shù)據(jù)、資料等實(shí)行全周期跟蹤管理;②針對科研人員科研項目的歸檔情況進(jìn)行評價,建立獎懲機(jī)制:對于科研檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項目和科研人員給予一定的獎勵;若未能按期整理、歸集與報送科研檔案的,則通報批評并扣發(fā)該部分科研經(jīng)費(fèi)。通過建立完善的科研檔案管理制度,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了科研檔案資料的規(guī)范收集和整理,保證檔案管理的質(zhì)量;③醫(yī)院要加強(qiáng)對科研檔案管理人員,尤其是科研兼職檔案員的管理,建立健全科研檔案工作制度和兼職檔案員管理制度,明確崗位職責(zé),使其意識到“兼職”只是人事編制上的“兼職”,而不是工作要求和工作態(tài)度的“兼職”。
檔案管理人員,尤其是科研兼職檔案員應(yīng)深入學(xué)習(xí)以下幾個方面的內(nèi)容:①學(xué)習(xí)和理解國家有關(guān)檔案工作的政策法規(guī),如《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等,學(xué)習(xí)檔案管理的各項規(guī)章制度,如科研檔案工作崗位責(zé)任制、收集歸檔制度、鑒定制度、借閱管理制度、保密管理制度、復(fù)制制度、統(tǒng)計制度、庫房管理制度、銷毀制度等[7];同時應(yīng)嚴(yán)格按照結(jié)合本院實(shí)際建立的科研檔案管理制度來管理檔案。②隨著計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在科研檔案工作領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案數(shù)字化建設(shè)不斷推進(jìn),檔案管理人員除了掌握紙質(zhì)檔案管理的理論、原則、方法和技術(shù)外,還需掌握微電子技術(shù)、計算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等以及所需設(shè)備的作用、性能、操作方法和設(shè)備維護(hù)知識[8],從而更好地完成從電子文件形成到電子檔案收集、整理、鑒定、安全保存和維護(hù)、提供查閱、有效利用和歸檔移交等科研檔案管理工作。③醫(yī)院科研兼職檔案員還應(yīng)熟悉一定的醫(yī)學(xué)方面的知識和掌握一定級別的外語能力。因此,為了使科研兼職檔案員緊跟時代步伐,醫(yī)院應(yīng)將他們的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,采取多種形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn),并進(jìn)行不定期的專業(yè)檢查,讓其不斷充電接受最新的檔案管理技術(shù),增強(qiáng)檔案管理的能力。同時建立合理的考評機(jī)制和績效機(jī)制,把科研檔案管理納入醫(yī)院整體的量化考核體系中,把他們的工作完成量計入工作量,并與考勤、目標(biāo)管理、年度考核、績效職稱等掛鉤[9],對于每年度評出的優(yōu)秀科研兼職檔案員,給予一定的物質(zhì)獎勵,并在職稱晉升、培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方面優(yōu)先考慮,以提高其工作積極性、主動性和責(zé)任心,提高他們的綜合素質(zhì),以更好地滿足科研檔案管理創(chuàng)新的需要[10]。
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的以紙質(zhì)存檔的方式已不能滿足科研人員對科研檔案的需求。為了提高檔案管理工作的效率,更便捷更準(zhǔn)確的為科研檔案需求者提供全方位服務(wù),轉(zhuǎn)變醫(yī)院科研檔案的管理模式勢在必行。首先可以從檔案管理的技術(shù)設(shè)備入手,使用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、多媒體等電子信息技術(shù)和現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備,建立數(shù)字化科研檔案管理平臺,對科研檔案進(jìn)行收集、整理和加工;其次,運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、計算機(jī)檢索、遠(yuǎn)程處理等新興技術(shù),建立科研電子檔案管理信息系統(tǒng)。這樣既改進(jìn)了檔案的儲存和檢索方式,實(shí)現(xiàn)檔案資料的長期保存和信息資源的便捷共享;同時又提高了科研檔案的開發(fā)和利用率,及時為科研活動提供數(shù)據(jù)和資料支持,加速了科研成果轉(zhuǎn)化,從而提高其服務(wù)臨床的效率和效果,最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研和臨床診療水平的不斷提高。
醫(yī)院科研檔案中提供的科研信息,在促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的正確性和合理性、醫(yī)院管理工作的科學(xué)性和創(chuàng)新性方面都起著不可估量的作用,它在一定程度上反映了一所醫(yī)院的學(xué)術(shù)水平和綜合實(shí)力。創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂,也是各項事業(yè)競爭優(yōu)勢的可靠保證。針對目前醫(yī)院科研檔案管理工作中存在的問題,我們必須實(shí)施科研檔案創(chuàng)新管理,借助創(chuàng)新理念、創(chuàng)新制度和創(chuàng)新方法等實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新觀念的滲透,不斷提高管理效率和改善管理機(jī)制,充分發(fā)揮醫(yī)院科研檔案的作用,使科研檔案真正成為促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的一大助力。
[1]胡桂周,吳志華,魯 鴻,等.醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案,2013,14(1):17-19.
[2]白永紅,陳美娟.談醫(yī)學(xué)科研檔案的歸檔與管理[J].新疆醫(yī)學(xué),2015,7(7):948-954.
[3]李嘉怡.高??蒲许椖繖n案收集工作存在問題及對策研究[J].北京檔案,2017(2):26-27.
[4]時維武.有關(guān)醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考[J].城建檔案,2016,(5):71-72.
[5]王志陽.淺談醫(yī)院科研檔案管理[J].醫(yī)學(xué)理論與實(shí)踐,2011,24(19):2400-2401.
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[8]馬 靜.電子檔案管理人員的重要性[J].黑龍江史志,2015,(11):148.
[9]董小艷.規(guī)范化、制度化、信息化-醫(yī)院科研檔案的創(chuàng)新管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(19):27.
[10]鄭富豪.創(chuàng)新醫(yī)院科研檔案管理 推動醫(yī)院科研檔案發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(9):34-35.
Analysisoncurrentsituationandinnovativenewstrategiesofhospital’sresearcharchivesmanagement
PAN Xiao-hui
(KunhuaAffiliatedHospitalofKunmingUniversityofScienceandTechnology/FirstPeople’sHospitalofYunnanProvince,KunmingYunnan650032,China)
Hospital’s research archives is an important carrier of medical science research.It has important function in advanced nature,scientificity and practical value identification of medical research work,and it’s also a high scientific work.It sums up existent characteristic of hospital’s research archives work.It analyzes problems in the management of research archives that management consciousness is weak,the system is imperfect,personnel quality has yet to be improved,management mode is lag and so on.It puts forward innovative management such as strengthen archives management consciousness,perfect management system,improve personnel quality,use modernization management equipment and so on.
hospital,research archives,innovative management
2017- 08- 21
10.3969/j.issn.1003-2800.2017.12.001
潘曉輝(1978-),女,山西陽泉人,碩士,館員,主要從事科研項目檔案管理工作。
R197.323.1
A
1003-2800(2017)12-0044-04
(本文編輯:閆云麗)
上海主辦“第十一屆京津滬渝衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)術(shù)論壇”
本刊訊(通訊員煥庭上海報道) 由上海市衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會主辦、羅氏診斷產(chǎn)品(上海)有限公司協(xié)辦的“第十一屆京津滬渝衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)術(shù)論壇”于2017年11月17日在上海舉行。
上海市衛(wèi)生計生委副主任衣承東致歡迎辭,上海市衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會副會長兼秘書長金春林主持會議。北京衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會吳曼會長、天津市衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會何松君秘書長和重慶市衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會張培林會長先后致辭。
會上,北京市衛(wèi)生計生委副主任鐘東波作了“公立醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)價格改革思考”的主題演講,從日常工作和研究角度闡述了自己觀點(diǎn)和思考。他指出,公立醫(yī)院管理體制由調(diào)控機(jī)制、治理機(jī)制、補(bǔ)償機(jī)制、監(jiān)管機(jī)制幾部分組成,其中,價格機(jī)制改革是公立醫(yī)院補(bǔ)償機(jī)制改革的重要內(nèi)容。醫(yī)療服務(wù)價格改革本身不是目標(biāo),而是深化醫(yī)改的政策手段,必須以優(yōu)化配置醫(yī)療資源、提高運(yùn)行績效為改革目標(biāo)與評價標(biāo)準(zhǔn)。北京市衛(wèi)生計生委整合行業(yè)力量,解決了資源與能力問題,解決了醫(yī)療服務(wù)價格改革與醫(yī)改目標(biāo)的契合問題,取消藥品加成后,未讓財政承擔(dān)、醫(yī)院自我消化,同時,對部分收入減收明顯醫(yī)院采取“一院一策”的定價策略。他提出,取消藥品加成后,必須在取消藥品加成時形成的調(diào)節(jié)空間耗盡之前,建立醫(yī)療服務(wù)價格動態(tài)調(diào)整機(jī)制。
中國中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院付仁明作、天津醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校的李菁、重慶市彭水縣衛(wèi)生計生委的代鴻、上海交通大學(xué)附屬新華醫(yī)院倪君文、北京市衛(wèi)生計生委會計核算服務(wù)中心的許濤、南開大學(xué)衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)與醫(yī)療保障研究中心的鄭先平、重慶市衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)學(xué)會張培林和上海市衛(wèi)生和健康發(fā)展研究中心李芬分別作了學(xué)術(shù)報告。
本刊主編助理兼編輯部副主任胡煥庭參加了會議。