徐慶佳

新形勢下高校教學教務管理流程分析及優(yōu)化研究

徐慶佳

流程管理應用于高校教學教務管理工作，對于提高管理效率、營造良好的教學環(huán)境具有重要意義。本文對高校教學教務管理流程進行了分析，并針對存在問題的優(yōu)化策略進行了探討。

新形勢 高校 教學教務管理 流程 分析 優(yōu)化

一、高校教學教務管理流程分析

教學活動是高校工作的核心，而教學教務管理則為教學制定規(guī)則、創(chuàng)造環(huán)境、增強動力，從這個意義上講，教學教務管理是高校管理工作的核心，它包括宏觀上目標意義的確立，也包含具體行為的管理。從職能上講，教學教務管理的主要內(nèi)容為招生錄取、教學計劃的制定與調(diào)整、教學活動規(guī)則的制定，以及選課、考試、成績、學籍、教學質(zhì)量的管理和教學創(chuàng)新改革的推進等[1]。當前在高校教學教務管理中，還存在諸多與高校發(fā)展形勢不相適應之處，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）過于僵化

在傳統(tǒng)管理理念下，認為教學教務的管理工作是自上而下的、行政性的、事務性的工作，是各個管理條塊的總和。這種理念是缺乏高度的、被動性的、僵化的。當前形勢下，高校辦學理念在逐步提升，高校改革在深入推進，加之招生規(guī)模的擴大，教學目標的更新，傳統(tǒng)的教學教務管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。另一方面，在管理體制和機構(gòu)設置上，高校正在深化改革，機構(gòu)精簡和科學化管理已成為趨勢。在雙重壓力下，高校的教學教務管理的任務十分艱巨。在高校改革中，以人為本越來越受到重視并逐步體現(xiàn)于改革行動中，此處的以人為本，多指的是學生和教師，而對如何在“管理管理者”中體現(xiàn)以人為本，則研究不多，重視不夠，這也是導致教學教務管理改革相對滯后的重要原因之一。

（二）條塊分割

在高?，F(xiàn)有的教學教務管理組織架構(gòu)上，金字塔式、職能型的特點鮮明，即按照自上而下的模式，將教學教務管理的整體流程由各個職能管理部門分解，在這種模式下，流程呈條塊分割的態(tài)勢，細節(jié)被強化，部門職能被強化，但整體性被掩蓋或淡化[2]。條塊分割使管理主體之間存在職能的重疊和缺位現(xiàn)象并存，各條塊的目標容易出現(xiàn)沖突和矛盾，導致整體目標的實現(xiàn)得不到有效保障。同時，條塊分割和層級重疊提高了管理的成本，也使信息傳達和指令貫徹不夠暢通。從院系的管理層級來看，其教學教務管理人員與學生人數(shù)的比例一般為1：500左右，院系的管理部門向上面對高校多個職能部門，向下面對一兩千名學生，一方面需要承接學校多個職能部門的指令，一方面又要向上千名學生傳達到位，還要采集和向上反饋學生方面的信息，這種模式低效而重復，使其成為高校整體教學教務管理中的梗阻。大量的上傳下達任務使管理人員疲于應對，而無力對教學過程進行科學有效的監(jiān)管。

（三）信息化水平不高

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，當前在各個領(lǐng)域都在推進信息化管理。針對當前高校教學教務管理的復雜性和艱巨性，加快推進信息化是有效的破解之道。但是，當前在高校教學教務管理方面，信息化建設仍顯滯后，突出表現(xiàn)在理論研究不足、程序開發(fā)不夠、建設資金短缺、缺乏相應機構(gòu)等方面。當前在教學教務管理方面的信息化，大多僅體現(xiàn)于成品軟件和程序的采購與應用。這些軟件雷同化嚴重。但是各高校辦學理念、發(fā)展戰(zhàn)略、專業(yè)特色等各不相同，而這些差異性特點不能有效體現(xiàn)于信息化建設中，使信息化建設個性化不足，這一方面使高校教學教務管理與學校戰(zhàn)略不能有效結(jié)合，一方面使軟件大量功能閑置和浪費。

（四）隊伍薄弱

許多高校將教學教務管理視同一般性的事務管理崗位，對待這些管理人員，在教育培訓、職級晉升、經(jīng)濟待遇等方面與教師崗位相比較有較大的差距。也由于存在這種認識，高校在教學教務管理的人員安排上也存在較大的隨意性，對人員的學歷水平、專業(yè)素質(zhì)等方面要求過于寬松，有的甚至將教學教務管理崗位作為安排人員的調(diào)劑性崗位，這一方面導致管理隊伍水平參差不齊，一方面使管理人員感覺不被重視，再加上工作壓力大，人員流動頻繁，使教學教務管理隊伍很不穩(wěn)定，影響了管理的效率與水平。

二、高校教學教務管理流程優(yōu)化策略

流程化管理起源于西方的企業(yè)管理，目前國內(nèi)在管理上已廣泛應用這種理念和模式，涵蓋了企業(yè)、事業(yè)等諸多領(lǐng)域。在企業(yè)流程管理中，其內(nèi)涵是把客戶作為中心，對生產(chǎn)經(jīng)營的流程進行效率化改造，使產(chǎn)品實現(xiàn)最大程度的增值。在高校教學教務管理中應用流程化管理，借鑒了企業(yè)流程管理的理念，即圍繞以人為本，將學生的成長成才作為“增值”點，推動管理流程由繁雜變?yōu)楹啙?，由隨意性變?yōu)橹贫刃?，從而提高管理效率，為教學工作和學生成長創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（一）確定核心流程

在企業(yè)流程管理中，核心流程指的是以客戶為中心，創(chuàng)造價值的服務或生產(chǎn)的流程。而在高校教學教務管理中，核心流程是指以學生全面成長成才為中心，圍繞創(chuàng)造良好環(huán)境和條件所確定的管理流程。以學生為中心，管理流程就要貫穿于學生在校學習的全過程。學生通過招生錄取進入學校，要進行登記注冊，獲得學籍后，開始進入到專業(yè)教學的環(huán)節(jié)，之后是學習成績的獲得、整理與分析，再根據(jù)高校有關(guān)學籍的管理規(guī)定對學生的學籍進行相應處理，符合規(guī)定的，進入下一環(huán)節(jié)的選課和教學過程；如學生成績不符合有關(guān)學籍管理的規(guī)定，則要采取一定措施，如在規(guī)定時間內(nèi)修滿規(guī)定的一定學分，然后進入結(jié)業(yè)或畢業(yè)的環(huán)節(jié)。該流程緊緊圍繞學生學習的各個環(huán)節(jié)，可有效保障學生有序開展學習活動，為獲取知識、全面成長奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）流程分析

首先要根據(jù)核心管理流程，對教學教務管理的具體業(yè)務流程的各個項目進行梳理，區(qū)分出教學教務管理部門內(nèi)部的項目，以及教學教務管理部門與學校其他部門之間的流程項目。然后，再利用流程信息矩陣圖表對教學教務管理流程的內(nèi)容進行識別，按照識別出的內(nèi)容，對流程范圍、運行規(guī)則、運行方式進行設定；亦可運用流程主體矩陣圖表對流程主體職責、關(guān)系等進行識別，對流程運行的實施主體與協(xié)助主體的關(guān)系進行分析，在此基礎(chǔ)上建構(gòu)責任鏈。通過以上分析，可對流程信息的分布得出結(jié)論，如在教學管理與學籍管理的流程中，項目和信息數(shù)量較多，基于此，在教學教務管理流程設計中，可將這兩個環(huán)節(jié)當作重點流程進行關(guān)鍵性設計；按流程主體分析，院系級別的教學教務管理環(huán)節(jié)項目最多，說明院系級別的教學教務管理是整個流程的關(guān)鍵。因此，應將流程優(yōu)化的重點放在院系級的教學教務管理環(huán)節(jié)。

（三）流程優(yōu)化

管理流程的優(yōu)化，一切圍繞總體目標來進行，因為目標是達成價值的重要載體。針對當前高校在教學教務管理中存在的問題，流程的優(yōu)化就是要發(fā)現(xiàn)問題、梳理問題、分析問題，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化，提高管理效率，從而減少管理成本，縮短管理周期，最終確保師生價值的實現(xiàn)。

為實現(xiàn)這一目標，要通過以上梳理和分析，再綜合分析流程管理中的各制約因素，采取優(yōu)化流程的方法，對項目進行清除、整合、簡化等處理，以減少流程管理的周期，并推動建立流程運行的自動化機制。在優(yōu)化過程中，應緊密結(jié)合高校發(fā)展戰(zhàn)略、教學目標等宏觀指導性原則，緊緊圍繞以人為本的理念，并使流程更加具備關(guān)聯(lián)性、連續(xù)性以及完整性。

在高?，F(xiàn)有職能型的教學教務管理組織架構(gòu)下，由于層級過多、力量分布不平衡、信息傳輸不通暢，影響了管理的效率。因此，要結(jié)合流程管理的要求對管理的組織機構(gòu)進行優(yōu)化設置，具體為：綜合管理辦公室、信息化中心、學生管理中心、教學管理辦公室和教研辦公室等。對每個組織機構(gòu)的負責人進行明確，再由機構(gòu)負責人聯(lián)合組成流程管理委員會，使其在行使本機構(gòu)流程管理職責的基礎(chǔ)上負責機構(gòu)間流程運行的協(xié)調(diào)。每個機構(gòu)的組成人員除固定人員外，再吸納流程運行的相關(guān)人員，組成以流程運行為中心的管理和服務團隊。信息中心負責為整個流程的運行提供信息技術(shù)的系統(tǒng)支持，信息系統(tǒng)在各環(huán)節(jié)管理業(yè)務的支撐下自動運行，形成工作流，避免因人為因素降低管理效率，減少管理差錯?？傊M織機構(gòu)的設立與職責的確定一切圍繞流程管理來確定，使決策、響應的效率實現(xiàn)最大化，保障師生價值的實現(xiàn)。

三、結(jié)語

在企業(yè)中，流程化管理在提升生產(chǎn)經(jīng)營效率、提高客戶的滿意度和節(jié)本增效方面發(fā)揮著重要作用。流程管理應用于高校教學教務管理工作，對于改變過去層級過多、信息傳遞不暢、效率低下等問題也有著重要意義。由于體制的慣性原因，對流程的局部優(yōu)化是較為現(xiàn)實的選擇。隨著高校改革的深入推進，以流程管理為核心，以提高效率、提升層次為目標對組織架構(gòu)進行重組和調(diào)整也勢在必行。

[1]林小芳,陸春艷,韓小祥等．信息技術(shù)下A學院教務管理簡約流程的實現(xiàn)[J]．北京城市學院學報,2012,(6)：63～66,59．

[2]劉惠玲．業(yè)務流程再造在昌吉學院教務管理中的應用研究[D]．石河子大學,2014．

(作者單位：廣東科學技術(shù)職業(yè)學院)

徐慶佳（1987-），女，漢族，廣東揭陽人，研究方向：辦公室人力資源管理、高校教學教務管理研究。